Cuprins:
Întâlnirile au loc des în fiecare organizație și joacă un rol foarte important în luarea deciziilor pentru performanțe mai bune. Sunt conștient de faptul că pentru ca o întâlnire să progreseze și să aibă loc cu succes, sunt necesare o planificare și o organizare adecvate. La planificarea întâlnirii, iau în considerare scopul întâlnirii, tipul de întâlnire, numărul de participanți, locul de desfășurare etc. Verific dacă există vizitatori care au solicitat să vină la întâlnire. Dacă da, am legătură și cu ei pentru a vedea dacă datele sunt convenabile.
După planificare, organizez întâlnirea. Mă asigur că timpul întâlnirii nu intră în conflict cu alte numiri ale persoanelor implicate. Aleg un loc care poate găzdui participanții la întâlnire. Ofer participanților ora întâlnirii și durata aproximativă a întâlnirii. Mă asigur că și băuturile răcoritoare sunt aranjate. Când aranjez băuturi răcoritoare, mă uit la cerințele dietetice ale participanților, dacă cineva are ceva. Este important să oferiți băuturi răcoritoare, deoarece îi face pe participanți să se simtă întâmpinați și, de asemenea, îi împiedică să fie obosiți, mai ales dacă a fost o zi lungă și obositoare pentru unii.
Tipuri de întâlniri
În organizația noastră avem diferite tipuri de întâlniri, în funcție de necesitatea și numărul de participanți. Avem întâlniri de echipă care au loc o dată pe săptămână sau o dată pe lună, în funcție de necesități. Participanții sunt, în general, membrii echipei mele și orice vizitatori, dacă ar fi solicitat acest lucru. Avem întâlniri comune ale echipei, care este o întâlnire combinată pentru echipa ____________________________ (eliminată din motive de confidențialitate) care participă împreună cu orice vizitator. Uneori facem apel la întâlniri de urgență atunci când există probleme urgente care trebuie discutate. Există, de asemenea, o întâlnire individuală atunci când se discută probleme confidențiale și, de asemenea, despre performanța persoanelor. Prezentările sunt ținute atunci când există modificări aduse sistemelor sau sunt introduse noi politici și proceduri care trebuie comunicate cu departamentul.
Atunci când planifică întâlnirile, mă asigur că există un motiv solid pentru întâlnire și că locul este ușor accesibil pentru toți participanții. Pregătesc agenda și o conduc prin președinte, pentru a mă asigura că este conștientă de punctele care vor fi discutate. O informez despre ce va fi întâlnirea, cine va participa, cine nu va participa, la ce va participa invitatul, unde va avea loc ședința și cât va dura și va continua. Este important să o informați, astfel încât să fie pregătită și să știe ce să pregătească în prealabil. Trimit o copie a agendei tuturor participanților și, de asemenea, invitațiile la întâlniri în perspectivă. Le informez despre adresa unde va avea loc întâlnirea. Dacă cineva refuză invitația la întâlnire, va trebui să motiveze motivul și să primească consimțământul managerului și să trimită scuze pentru întâlnire.De asemenea, am grijă să văd dacă întâlnirea poate continua cu oamenii care nu vor participa.
Rezervare și configurare
La rezervarea locurilor sau camerelor pentru întâlniri, caut locuri sau camere care să aibă capacitatea de a găzdui toți participanții și că sala sau locația are toate facilitățile necesare întâlnirii. Mă clarific cu locul de desfășurare sau verific dacă locul de desfășurare este sigur în ceea ce privește structura și dacă toate cablurile electrice sunt sigilate și dacă respectă procedurile de sănătate și siguranță. Dacă există participanți cu dizabilități, mă asigur că au toate facilitățile de care au nevoie în locul întâlnirii. De asemenea, mă asigur că locația este ușor accesibilă și este convenabilă pentru toți participanții. Dacă locul a fost rezervat cu mult înainte, îi sun pentru a mă asigura că sala este disponibilă pentru întâlnire, pentru a evita dezamăgirile din ultimul moment. Orice plată care trebuie efectuată pentru locul de desfășurare este agreată de managerul bugetului.Bugetul pentru băuturi răcoritoare este împărțit de tot personalul echipei.
Înainte de întâlnire am toate resursele, cum ar fi blocnotesuri, pixuri și echipamente precum OHP, laptop, proiectoare, cabluri prelungitoare și cabluri Ethernet etc. necesare întâlnirii. Scaune și mese sunt aranjate conform cerințelor întâlnirii. Imprim câteva exemplare ale agendelor și, de asemenea, procese verbale de la ședințele anterioare pentru a verifica dacă toate acțiunile au fost finalizate. În cazul în care orice fișe au nevoie de tipărire și distribuție, le am prea gata în mână pentru participanți. Am configurat laptopuri și proiectoare dacă sunt necesare pentru întâlnire. Orice documente confidențiale care sunt duse la ședință, le păstrez în siguranță, astfel încât să nu intre în mâini greșite și doar persoanelor autorizate le este permis să se uite prin ea.
Ordinea de zi
Ordinea de zi conține data, titlul și locul de desfășurare, numele ședinței, scuzele, numele vizitatorilor și lista elementelor care trebuie discutate. Dacă există subiecte specifice care vor fi discutate de o anumită persoană, acesta este menționat și pe ordinea de zi. Agenda și procesele verbale se numesc lucrări de întâlnire și conțin fiecare detaliu al tuturor lucrurilor importante care au fost discutate în cadrul ședinței.
În timpul întâlnirii
Toți participanții la întâlnire sunt întâmpinați și li se oferă băuturi răcoritoare. Distribu agendele și orice materiale care necesită distribuire. Dacă cineva are întrebări cu privire la ceva, îi ofer informații clare și, când nu știu, iau sfaturi și îndrumări de la colegii mei sau manageri.
În timpul ședințelor, mi se cere să susțin preluarea proceselor verbale și configurarea echipamentelor IT. De asemenea, primesc copii ale agendei și ale proceselor verbale anterioare.
Sunt conștient că va trebui să fiu pregătit să fac față oricăror probleme care ar putea apărea în timpul ședinței. Dacă există probleme cu echipamentele IT, voi încerca tot posibilul să rezolv problemele din drepturile mele administrative. Dar dacă are de-a face cu ceva din asta, iau legătura cu biroul de servicii IT pentru ajutor. S-ar putea să existe probleme în rândul participanților din cauza problemelor profesionale și de personalitate. Acestea sunt rezolvate prin discuții față în față, schimbarea rotațiilor, dacă este necesar, efectuarea procedurilor de plângere etc.
Când înregistrez minutele într-o întâlnire, înregistrez tot ceea ce este important, deoarece servește drept referință în viitor și ajută la dezvoltarea organizației. Notez minutele clare și scurte. Sunt foarte atent pentru a nu pierde nicio informație. Îmi iau un șablon cu detalii despre toate elementele care vor fi discutate la ședință. Va avea data, ora, titlul ședinței. De asemenea, conține detalii despre ceea ce a fost discutat, deciziile luate și acțiunile care trebuie întreprinse. Data următoarei întâlniri, dacă se decide, va fi înregistrată și ea. Când începe întâlnirea, dacă există noi participanți și vizitatori, ne prezentăm reciproc. Stau atent când scriu minute și numerotez paginile pe măsură ce scriu, astfel încât să nu mă confund mai târziu.
Dupa intalnire
La sfârșitul ședinței, colectez toate documentele care trebuie luate înapoi. Deconectez și împachetez orice echipamente IT care au fost utilizate. Toate scaunele și mesele care au fost rearanjate sunt puse înapoi în locurile lor inițiale pentru a evita obstacolele la următoarea întâlnire. După întâlnire, mă uit prin note și le elaborez și scriu o copie corectă înainte de a uita care au fost discuțiile. Trimit apoi minutele terminate către catedră, fie prin e-mail, fie printr-o copie tipărită, și le cer să le revizuiască înainte de a putea fi trimise participanților. Scaunul le examinează și face orice schimbări care trebuie. Le modific, pregătesc o copie corectă și le trimit participanților.
După întâlnire, urmăresc acțiunile care trebuie urmărite. Fie sun, fie trimit un e-mail persoanelor pentru a mă asigura că acțiunile au fost finalizate până la momentul vizat.
Un alt lucru important este colectarea de feedback de la participanți. Mă ajută să ascult părerile oamenilor și să aduc orice îmbunătățire necesară. Ascult feedback-ul foarte calm și reflectez la el. Poate fi pozitiv, neutru sau negativ. Nu las feedback-urile negative să mă afecteze. În schimb, îl folosesc pentru a-mi îmbunătăți performanțele și performanțele echipelor. Când lucrezi în echipă, nu contează ideea sau perspectivele individului; punctul de vedere al întregii echipe este cel care contează. Orice feedback general este discutat și comunicat cu întreaga echipă, pentru a îmbunătăți performanța echipei.
Toate problemele întâlnirilor sunt notate și sunt discutate în ședințele managerilor și decid asupra a ceea ce se poate face pentru a evita aceste situații în viitor.