Pregătirea ca cheie a succesului

Pixabay

Pregătirea poate părea anostă și consumatoare de timp atunci când tot ce vrei cu adevărat să faci este să te scufunzi într-un proiect și să începi să simți că ai realizat ceva. Mai ales când termenele sunt strânse. Dar o uncie de prevenire poate atenua o kilogramă de intervenție. Dacă petreci ceva timp la începutul unui proiect, organizându-te și planificând un plan, poți economisi o grămadă de timp pierdut mai târziu în reluarea muncii sau ajutători zbătând degetele mari, pentru că nu știi ce muncă să le dai mai departe. În plus, luarea timpului pentru a urma proceduri adecvate poate preveni apariția unor probleme mai târziu care pierd timpul, prezintă compania prost la clienți și poate pune stres și anxietate inutile colegilor de muncă.

Efectuarea saltului de la lucrător la manager

Pe măsură ce progresăm pe scara responsabilității corporative, ne putem trezi trecând de la rolul de albină lucrătoare la unul de conducere, chiar dacă titlul postului nostru nu include cuvântul. Slujba unei albine lucrătoare este să urmeze ordinele și să bifeze lucrurile din lista proverbială „De făcut” cât mai repede posibil. Dar când treceți la un rol managerial, ideea profund încorporată de „trebuie să o faceți” vă poate împiedica de fapt capacitatea de a gestiona.

Managerii trebuie să facă un pas înapoi de la agitație și să învețe să-și petreacă timpul pregătindu-se, delegând și comunicând. Din mentalitatea albinelor lucrătoare, aceste lucruri par foarte intangibile și vă pot lăsa să simțiți că nu ați „făcut” nimic. Dar ignorarea acestor cerințe de rol poate însemna că cei pe care îi gestionezi nu fac de fapt nimic, deoarece nu ți-ai luat timp să le spui ce trebuie să facă sau nu ți-ai luat suficient timp pentru a te asigura că înțeleg ce ceri. pentru. De asemenea, este important ca managerii să ia în considerare nevoile fiecărui lucrător individual și să își adapteze stilul de comunicare și instruire în funcție de nevoile acelui lucrător pentru a-și maximiza potențialul.

Cunoașterea este putere

Una dintre cele mai bune metode de pregătire pentru evenimente viitoare este documentarea celor actuale. Cunoașterea este putere. Ați luat ceva timp acum pentru a documenta pas cu pas ceea ce tocmai ați făcut pentru a remedia o problemă sau pentru a configura o caracteristică înseamnă că data viitoare trebuie să faceți același lucru, puteți delega acea sarcină altcuiva, pentru că toți trebuie să le indicăm către articolul care explică, pas cu pas, ceea ce trebuie să facă. Dacă aveți nevoie de o oră acum pentru a documenta un proces care se va repeta, economisiți două ore în 3 luni și din nou în 6 luni și din nou și din nou și din nou, de fiecare dată când nu trebuie să vă dați seama din nou procesul și apoi faceți-l sau invata-l altcuiva. Nu reinventați roata, documentați invenția și apoi lăsați-o pe altcineva să o facă.

Planificarea proiectului pentru a rămâne concentrat

Privirea asupra sferei de aplicare a unui întreg proiect poate fi descurajantă, chiar chiar copleșitoare. Când un proiect este împărțit în părți mici și sarcini specifice, devine ușor să vă concentrați asupra fiecărei sarcini mici și să treceți de la una la următoare cu eficiență. Planificarea unui proiect și identificarea sarcinilor și a termenelor este un pas cheie pentru pregătirea lucrărilor viitoare. Acest proces poate fi învățat. Poți învăța cum să te organizezi pe tine și munca ta și, făcând acest lucru, vei face mai multă muncă în mai puțin timp, cu mai puțin stres. Când ne confruntăm cu un nou proiect, primul lucru pe care trebuie să îl identificăm este termenul limită. Apoi, împărțiți proiectul în bucăți tematice cheie de lucru. Acestea vor fi reperele voastre. Estimează termenele limită pentru fiecare etapă, astfel încât să îți îndeplinești termenul final. Dacă utilizați Planificator, un organizator de stil Kanban,acele repere vor deveni coloanele sau gălețile voastre. Apoi, luați fiecare etapă de referință și descompuneți-o mai departe în sarcinile necesare pentru a atinge acea etapă de referință. Organizați acele sarcini în ordine și voila, aveți un plan de proiect care să vă țină la punct.

Pregătirea zilnică și săptămânală

Poate că munca dvs. nu se bazează pe proiecte sau se întinde pe mai multe proiecte. Pregătirea zilnică și săptămânală devine apoi cheia pentru menținerea concentrării și atingerea obiectivelor. La începutul fiecărei zile, nu săriți doar în primul e-mail pe care îl vedeți și începeți să răspundeți. Începeți fiecare zi cu pregătire.

• Mențineți o listă de sarcini, inclusiv un calendar
• Examinați sarcinile existente
• Examinați toate comunicările noi și adăugați elemente la lista de activități. Dacă sunt specifice datei, cum ar fi o întâlnire, adăugați o referință la acele sarcini în calendar.
• Prioritizați lista de activități
• Folosind calendarul și lista de sarcini, identificați sarcinile pe care vă așteptați să le îndepliniți până la sfârșitul zilei
• Acum începe să lucrezi.

În fiecare luni, consultați lista de sarcini și calendarul pentru a vă face o idee despre cum va arăta săptămâna dvs. Blocați orice bucăți mari de timp necesare pentru întâlniri sau sarcini mari.

Puncte cheie

• Pregătirea este esențială, nu opțională
• A fi pregătit crește eficiența, economisind timp și bani
• Eșecul de a fi pregătit pune în pericol satisfacția clienților
• Lipsa de pregătire crește stresul angajaților, anxietatea, absenteismul și arsurile.
• Pregătiți-vă prin gestionarea listelor de sarcini și documentarea proceselor.