Elaborare progresivă pentru succesul proiectului

Elaborare progresivă - Construiți succesul proiectului pas cu pas

Mulți oameni se tem să creeze un plan de proiect bun - cred că durează prea mult. Institutul de Management al Proiectului (PMI) are o soluție numită Elaborare progresivă. Este un termen elegant pentru a face un design bun pas cu pas, până când oferim rezultate excelente.

Elaborare progresivă

O reclamație pe care o primesc adesea de la oamenii pe care îi pregătesc în managementul proiectului este că trebuie să dureze mult timp pentru a defini un proiect suficient de precis pentru a preveni dezastrul proiectului. Ei sunt îngrijorați de faptul că vom planifica pentru totdeauna și nu vom face niciodată o muncă. Aceasta este o preocupare reală și eu o numesc paralizie prin analiză . Dar planificarea și proiectarea excelente nu trebuie să conducă la paralizie prin analiză.

Înțelegerea a trei puncte cheie va debloca ideea - și valoarea - designului calității prin elaborare progresivă.

• Precizia nu este la fel ca detaliile.
• Rezolvarea corectă pentru prima dată este mai ieftină.
• Nu trebuie să proiectăm totul dintr-o dată, în față.

Citiți mai departe pentru a afla mai multe.

Precizia nu este aceeași cu detaliile

Cheia elaborării progresive este că putem începe la un nivel foarte înalt, cu o imagine generală a ceea ce ne dorim. Apoi, putem merge mai departe cu proiectul și ne putem deplasa în detalii din ce în ce mai fine pe măsură ce mergem. În acest fel, începem să lucrăm devreme și continuăm să lucrăm pe măsură ce ne dezvoltăm designul. Acest lucru previne paralizia prin analiză.

Pentru a face acest lucru bine, trebuie să fim foarte clari: este posibil ca o declarație sau un design de nivel înalt să nu fie detaliat, dar trebuie să fie totuși precis. Poate fi scurt și simplu, dar trebuie să fie liber de orice vagitate.

Un studiu de caz: îmbunătățiri ale site-ului web pentru a crește rata de conversie

În acest caz, tipic din activitatea mea de consultanță, ne uităm la o companie care are o campanie de marketing și publicitate bună - mulți oameni vin pe site-urile lor web. Și cercetările de piață arată că oamenii care vin se află pe piața țintă. De asemenea, au o linie de produse bună și constantă - nu este nevoie să schimbi lucrurile acolo. Dar, după ce oamenii vin pe site, mulți nu cumpără. Trebuie să creștem rata de conversie, numită și rata de închidere. Ce se poate face?

Să elaborăm progresiv scopul acestui proiect:

• Declarație privind domeniul de aplicare al nivelului executiv: vor fi aduse modificări site-ului web pentru a crește rata de conversie, adică procentul de persoane care cumpără de fapt ceva din cei care ajung pe site. Odată ce creștem această rată, vrem să menținem noua rată. Excluderea domeniului: nu vor exista modificări ale marketingului sau ale liniei noastre de produse. Cei merg bine.
• Măsurarea nivelului executiv: aceasta ar implica rata de conversie actuală, studii privind ratele de conversie standard din industrie, stabilirea obiectivelor pentru o nouă rată de conversie până la o dată specificată.
• Declarație privind domeniul de aplicare al nivelului de management: modificările aduse site-ului web trebuie să mărească rata de conversie fără a interfera cu timpul de funcționare, productivitatea sau coșul de cumpărături și managementul financiar. Schimbările și consecințele lor trebuie să fie urmărite, așa că învățăm ce să păstrăm, ce să aruncăm și ce să continuăm să îmbunătățim.
• Abordare de management: Managementul selectează anumite produse pe care să experimenteze. Experimentele de succes vor fi reproduse la toate produsele adecvate.
• Probleme tehnice: cercetăm detalii, enumerate mai jos.
• Abordare tehnică: proiectăm experimente, testăm diferite opțiuni pentru a le compara și a vedea ce funcționează.

Acești șase pași elaborează progresiv proiectarea proiectului. Fiecare nivel de gândire oferă mai multe detalii - mai multă elaborare - pe măsură ce progresăm în proiectarea și implementarea de noi pagini web.

Rețineți că există cel puțin trei echipe diferite de oameni - probabil patru, dacă avem atât experți tehnici în marketing, cât și programatori tehnici. Fiecare echipă apare atunci când este nevoie și adaugă la detaliile esențiale pentru succes.

Mai multe elaborări: scufundarea în detaliile de marketing

Iată o listă parțială cu detalii tehnice de marketing (nu de design web) la care va lucra proiectul pentru a crește rata de conversie.

• Mai puține clicuri pentru închidere. Studiile arată că, cu cât sunt mai multe clicuri între sosirea pe o pagină și închiderea ofertei, cu atât mai multe persoane abandonează site-ul. Astfel, paginile pot fi simplificate pentru a crește rata de conversie.
• Crearea unui sentiment de urgență. Dacă un produs pare să fie mai târziu, oamenii întârzie adesea o achiziție - și nu se mai întorc niciodată. Este posibil ca echipa tehnică de marketing să fie nevoită să se întoarcă la directori pentru a întreba dacă vânzările cu reduceri pe termen scurt sunt o modalitate acceptabilă de creștere a ratei de închidere.
• Eliminați confuzia. Instrucțiunile detaliate și o mulțime de limbaj legal vor reduce rata de închidere.
• Pagini de destinație directe. Anunțurile ar trebui să meargă direct la paginile de destinație, care sunt pagini de vânzare pentru articolul promovat.
• Bun venit clienții înapoi. Folosind cookie-uri, autentificarea clienților sau ambele, putem direcționa clienții care se întorc către locul în care doresc cel mai mult să ajungă. De asemenea, putem reveni cu executivul despre păstrarea cardurilor de credit la dosar pentru a simplifica viitoarele achiziții.

După cum puteți vedea, niciuna dintre aceste idei nu trebuie gândită la început. Nivelul executiv stabilește obiectivul, conducerea ghidează direcția, iar apoi echipele tehnice elaborează progresiv modul în care schimbările vor atinge obiectivul.

Artiștii au folosit întotdeauna elaborarea progresivă

Aceasta este o schiță timpurie, în care artistul, pe lângă faptul că redă o figură completă, adaugă două capete alternative și o pălărie de top. În „Portretul lui Edouard Manet așezat pe un scaun”, Degas își elaborează ideile fără să se îngrijoreze de crearea unei piese finale.

Edgar Degas, Muzeul Luvru, Paris (Domeniu public) prin Wikimedia Commons

Aici, în această schiță în cretă neagră, conceptul este elaborat mai pe deplin ca „Studiu pentru un portret al lui Edouard Manet”. Elaborarea progresează.

Edgard Degas, Muzeul Metropolitan din New York (domeniu public) prin Wikimedia Commons

Acest complet „Gravura din„ Portretul lui Edouard Manet, Etude ”așezat, întors spre stânga, este rezultatul bogat și puternic al elaborării progresive a lui Degas a subiectului său.

Edgar Degas, Biblioteca publică din Boston (domeniu public), prin Wikimedia Commons

Soluționarea corectă pentru prima dată este mai ieftină

În orice proiect, există doar trei opțiuni în ceea ce privește calitatea și rezultatele:

• Cea mai puțin costisitoare alegere este ca lucrurile să fie definite corect prima dată.
• A doua opțiune este să greșești, apoi să o rezolvi în timpul proiectului.
• A treia opțiune este să greșești și să dai rezultate proaste.

Deci, una peste alta, este mai bine să fii clar și precis la început. Cât de bine? Scoruri de studii din ultimii 40 de ani au arătat că există un raport între costul prevenirii unei erori; costul remedierii unei erori în timpul proiectului; și costul curățării mizerie după proiect. Iar raportul minim este 1: 10: 100. Deci, o eroare care poate fi prevenită într-o oră suplimentară de planificare la 100 USD / oră va dura zece ore de proiect și 1.000 USD pentru a fi remediată în timpul proiectului și va dura 100 de ore și 10.000 USD dacă trebuie să facem o rechemare după finalizarea proiectului. Și s-au găsit rapoarte mult mai mari decât 1: 10: 100 dacă folosim cele mai bune practici în managementul calității pentru a face un design fără defecte încă de la început.

Lecția: elaborarea progresivă - dezvoltând mai multe detalii pe măsură ce avansăm - are întotdeauna sens. Munca neglijentă nu are niciodată sens.

Nu trebuie să o facem dintr-o dată

Facem lucrări bune și clare la fiecare pas. În același timp, nu trebuie să definim întregul proiect dintr-o dată sau să definim toate detaliile la început. În schimb, putem lucra în etape. Suntem clari și exacți în fiecare etapă, dar suntem mai detaliați pe măsură ce mergem. Aceasta se numește Elaborare progresivă. A face bine include:

• Începând cu imaginea de ansamblu și mergând până la detalii.
• Fiind clar în fiecare întâlnire, scriind rezultatele și confirmându-le.
• Urmărim cât de mult am definit și cât nu este încă definit.
• Aducerea persoanelor potrivite la fiecare întâlnire. Întâlnirile timpurii sunt mai probabil să aibă loc cu directori și manageri de nivel superior. Și noi, managerii de proiect, suntem probabil la toate întâlnirile. Pe măsură ce încercăm să descoperim detalii despre proces, flux de lucru și interfață, lucrăm mai mult cu lucrătorii. Și, pe măsură ce întâlnirile devin mai tehnice, avem nevoie de mai mulți oameni tehnici (cum ar fi programatorii și inginerii) implicați pe partea proiectului.
• Continuăm până când fiecare detaliu al fiecărei caracteristici a produsului sau serviciului pe care îl creăm sau îl îmbunătățim este definit. Cu toate acestea, este posibil să avem o mulțime de programe scrise sau produsul dezvoltat pe măsură ce continuăm să detaliați alte părți.

Elaborare progresivă pentru proiecte care remediază probleme

Proiectele care rezolvă probleme sunt un caz special în care elaborarea progresivă este deosebit de utilă.

O problemă este ceva care a apărut care împiedică compania sau o linie de producție să funcționeze așa cum funcționa. Așadar, obiectivul este deja clar: Puneți în funcțiune acest d ** mn * d! Implicarea executivului este minimă, iar managerii au puțin de făcut decât să ofere sprijin. De fapt, din moment ce managerii știu deja ce este „lucrul” și cum ar trebui să funcționeze, „Fă ca acest lucru să meargă!” este o declarație completă și precisă a domeniului executiv la nivel înalt.

Studiu de caz: 2006 Lansarea întârzierii navetei spațiale Atlantida

Un bun exemplu al acestui tip de proiect a avut loc în 2006, când problemele unui indicator de combustibil vechi de 10 ani care măsurau cantitatea de hidrogen din rezervoarele de combustibil de pe naveta spațială Atlantis au intrat pe fritz. Ecartamentul a devenit nesigur, arătând uneori că rezervorul era gol când era plin, iar problema era intermitentă.

Declarația privind domeniul de aplicare al nivelului executiv ar fi clară: Remediați indicatorul de carburant, astfel încât să putem zbura naveta!

Cu toate acestea, pe măsură ce investigăm problema nivel la nivel, folosind elaborarea progresivă, găsim patru probleme tehnice care fac din ce în ce mai dificilă rezolvarea problemei:

• Decizie de gestionare: dacă știm că gabaritul este defect, îl putem opri și ne putem baza pe alte gabarite și putem zbura oricum. S-a dezbătut mult despre asta. Dar s-a decis în cele din urmă că o caracteristică esențială de siguranță, Main Engine Cut Off (MECO) nu ar fi fiabilă fără acest indicator. Deci, decizia conducerii a fost că gabaritul trebuia reparat.
• Problemă tehnică: problema a fost intermitentă. Prin urmare, orice test care a fost trecut nu a fost o dovadă că gabaritul funcționează și că naveta poate zbura în siguranță. Problema specifică trebuia găsită pentru a fi sigur că a fost remediată.
• Problemă tehnică detaliată: indicatorul nu era un dispozitiv simplu. A implicat multe componente diferite și conectorii electrici dintre ele. Unele dintre acestea au fost îngropate adânc în cablurile navetei. Doar localizarea tuturor componentelor și curățarea conectorilor acestora a fost o treabă importantă. De mai multe ori, inginerii au crezut că au rezolvat problema, dar ecartamentul nu a fost testat curat.
• Problemă tehnică foarte detaliată: Este posibil ca planurile de proiectare ale Navetei Spațiale să nu fi fost o potrivire exactă pentru Atlantida în momentul în care a fost construită. Piesele au fost modernizate și înlocuite. Un inginer a raportat că găsirea tuturor părților ecartamentului a fost o misiune exploratorie, că ei încă aflau cum a funcționat Naveta Spațială!

Acest lucru ilustrează modul în care o directivă executivă foarte simplă trebuie elaborată progresiv la niveluri de detalii din ce în ce mai fine pentru a asigura succesul. Cu toate acestea, această elaborare nu trebuie să apară ca parte a planificării. Odată ce fiecare componentă a indicatorului de combustibil a fost atinsă, acesta a putut fi curățat, testat și documentat. Aceasta se înțelege prin elaborarea progresivă a unui proiect care rezolvă o problemă.

Elaborarea progresivă nu este doar pentru scop

Deși acest articol se concentrează pe elaborarea progresivă în dezvoltarea structurii de definire a domeniului și structura defalcării lucrărilor (WBS), conceptul de elaborare progresivă este mai larg decât atât. De fapt, poate fi aplicat tuturor celor nouă domenii de gestionare a unui proiect. Aici sunt cateva exemple:

Elaborarea progresivă a planului de comunicare a proiectului

Prima versiune a planului de comunicare a proiectului ar putea fi doar o listă de contacte a membrilor echipei și a clienților proiectului. Elaborăm acest lucru prin:

• Identificarea tuturor părților interesate din proiect și adăugarea lor pe listă
• Decizia modalității de comunicare cu fiecare părți interesate
• Decizia cum să includă vocea clientului în proiect

Elaborarea managementului riscului într-un proiect

Etapele formale ale managementului riscului proiectului elaborează progresiv definiția noastră a riscului proiectului - ceea ce ar putea merge prost - și răspunsul nostru prin:

• Identificarea riscurilor, unde facem lista noastră inițială de riscuri.
• Analiza riscurilor, unde evaluăm și prioritizăm riscurile
• Planificarea răspunsului la risc, unde decidem ce să facem pentru a preveni evenimentele de risc și ce să facem dacă se întâmplă
• Monitorizarea și controlul riscurilor, unde urmărim riscurile, căutăm noi riscuri și le gestionăm pe măsură ce se întâmplă.

Din aceste exemple, puteți vedea că elaborarea progresivă este o practică standard pentru toate cele nouă domenii ale managementului de proiect.

Elaborare progresivă și cicluri de viață ale proiectului

Elaborarea progresivă poate fi aplicată diferit pe diferite proiecte. Atunci când alegeți cum să faceți elaborarea progresivă, cheia este să legați elaborarea detaliilor de ciclul de viață al proiectului pe care îl utilizați.

Elaborare progresivă în cascada clasică

În cascada clasică, sau ciclul de viață al dezvoltării sistemului (SDLC), toată planificarea precede executarea. Prin urmare, elaborarea progresivă a domeniului are loc în toate etapele de planificare.

Elaborare progresivă cu urmărire rapidă

Dacă cascada clasică este modificată pentru a permite urmărirea rapidă, atunci întregul produs este împărțit în module. Deoarece planificarea este finalizată pentru fiecare modul, dezvoltarea poate continua pentru modulul respectiv, în timp ce altele sunt încă planificate. În acest ciclu de viață, unele module sunt elaborate mai repede decât altele.

Management de proiect concurent

Managementul simultan al proiectelor a fost dezvoltat de Hewlett-Packard și este acum utilizat pe scară largă în industria auto. Prin adunarea tuturor specialiștilor diferiți la început, un ciclu de viață al proiectului (să zicem, pentru aducerea pe piață a unui concept concept) poate fi redus de la cinci ani la 18 luni! În gestionarea simultană a proiectelor, elaborarea progresivă se face devreme și rapid de către echipe multifuncționale.

Dezvoltarea software-ului cu zero defecte

Metoda zero-defect de dezvoltare software se concentrează pe precizie pentru a preveni erorile de a intra în cod. Elaborarea timpurie a proiectării, urmată de elaborarea timpurie a codului în sine, cu recenzii multiple pune mai mulți ochi asupra problemei, creând software de cea mai înaltă calitate la cel mai mic cost. Punând 80% din eforturi într-o bună proiectare, testarea și depanarea, care sunt costisitoare, sunt reduse drastic.

Modelul în spirală

Modelul în spirală a fost un precursor al dezvoltării Agile. Pune caracteristici într-un program și, dacă o caracteristică se întârzie, este scăzută la un ciclu ulterior în spirală. fiecare caracteristică este elaborată pe măsură ce apare pentru proiectare și apoi, din nou, în ciclul următor, când vine pentru dezvoltare.

JAD și RAD

JAD, dezvoltarea comună a aplicațiilor și RAD, dezvoltarea rapidă a aplicațiilor, nu sunt alternative reale ale ciclului de viață. Mai degrabă, acestea sunt tehnici de elicitare a cerințelor care afectează ciclul de viață. Punerea proiectanților și programatorilor în imediata apropiere a clienților lor, a utilizatorilor aplicației, accelerează dezvoltarea. Întâlnirile frecvente permit elaborarea rapidă progresivă. Și această abordare este o componentă cheie a dezvoltării Agile.

Elaborare progresivă în dezvoltarea agilă

Dezvoltarea Agile, numită și Agile Programming, este cea mai recentă abordare a ciclului de viață al proiectului și funcționează deosebit de bine cu platformele de dezvoltare web și coduri orientate obiect de astăzi. Programatorii lucrează îndeaproape cu clientul, de multe ori rezidând permanent în fiecare departament de clienți. Folosind prototiparea și modificarea rapidă a aplicațiilor, proiectarea este combinată cu dezvoltarea. Elaborarea progresivă este un proces constant pe tot parcursul proiectului.

Ce crezi despre elaborarea progresivă?

Elaborarea progresivă menține proiectul în mișcare

Deci, lecția finală este următoarea: indiferent de tipul de proiect la care lucrăm și orice ciclu de viață și alte metodologii alegem, nu planificăm și apoi mergem. Cu o elaborare progresivă, planificăm și plecăm și continuăm să planificăm pe măsură ce mergem.