Managementul proiectului: monitorizare și managementul persoanelor

Imagine de Gerd Altmann de la Pixabay

Urmărire și control

Scopul implementării sau executării unui plan de proiect este de a oferi rezultatele așteptate.

În calitate de manager de proiect, trebuie să vă confruntați cu orice problemă în etapa de implementare în momentul în care știți despre aceasta. Cea mai bună modalitate de abordare a rezolvării problemelor este așteptarea cu nerăbdare a ceea ce se poate face, nu în retrospectiva a ceea ce s-ar fi putut face pentru a contracara. Trebuie să identificați și să înțelegeți problema dacă doriți să găsiți cea mai bună soluție.

Managementul și controlul persoanelor sunt cele două părți critice în gestionarea unui proiect în etapa de implementare. Sunt interconectate; o problemă într-una dintre ele poate crea sau duce la o problemă în cealaltă.

Veți gestiona modul în care se desfășoară un proiect prin monitorizare, revizuire și replanificare. De asemenea, trebuie să gestionați oamenii și procedurile.

Monitorizarea

Monitorizarea înseamnă supravegherea activităților care sunt în desfășurare pentru a se asigura că sunt pe curs și în termen pentru a atinge obiectivul general de performanță. Obiectivele definesc ce urmează să fie atins și când și cum se va realiza.

Monitorizați punerea în aplicare a planului de proiect utilizând instrumente pentru a colecta în mod regulat informații despre progres.

Stabiliți metode de gestionare a variabilelor într-un mod dorit. Aceste metode se numesc mecanisme de monitorizare. Pentru ca acest lucru să se întâmple, trebuie să descrieți:

• Tipul de informații care este necesar.
• Cantitatea și detaliile informațiilor necesare.
• Metoda formală și informală de obținere a informațiilor, cum ar fi observația, discutarea cu experți în materie, întâlniri și rapoarte.
• Livrarea informațiilor, fie că vor fi verbale sau scrise, față în față, prin telefon, poștă, e-mail sau într-o întâlnire virtuală.

Revizuirea

Măsurați progresul prin compararea informațiilor despre progres cu planul cu privire la cele trei limitări ale calității, programului și costului:

• Calitatea lucrărilor finalizate.
• Data finalizării.
• Costul lucrării.

Odată ce aveți instalate sisteme de monitorizare bune și primiți informații regulate, puteți măsura progresul proiectului în funcție de timp, cost și calitate a muncii de făcut.

Majoritatea pachetelor software vă permit să măsurați progresul, reținând informațiile „de bază”, adică informații la punctul de plecare. Odată ce introduceți noile date, computerul le va afișa în raport cu planul de bază, astfel încât să puteți compara și analiza progresul.

Replanificare - Planificați din nou sau într-un mod diferit

Trebuie să replanificați atunci când procesul de revizuire arată o inconsecvență între finalizările planificate și cele efective în orice moment sau când obiectivele proiectului se schimbă.

Examinați orice problemă din etapa de execuție din partea umană și tehnică, deoarece acestea se afectează reciproc. Este util să rezolvați o problemă într-un mod rapid, deoarece chiar și o problemă simplă se poate agrava și poate compromite finalizarea cu succes a întregului proiect.

Doriți să evitați adoptarea unei soluții cu risc ridicat la o problemă dacă nu are o copie de rezervă în cazul în care ceva nu merge bine, deoarece aceasta va pune în pericol execuția proiectului.

Când replanificați, ați schimba obiectivul principal al proiectului doar ca o ultimă opțiune. Când schimbăm obiectivul principal, s-ar putea să fim conduși la ceva numit „sfâșiere a scopului”, care este considerat dăunător.

Un scop al proiectului este înțelegerea partajată a părților interesate despre ceea ce intră într-un proiect și ce definește succesul acestuia. Domeniul de aplicare este caracteristicile și funcțiile bine definite ale unui produs sau munca necesară pentru finalizarea unui proiect.

O scurgere a scopului implică schimbări constante sau frenetice în obiectivul principal oricând după începerea proiectului. Acest lucru se poate întâmpla atunci când domeniul de aplicare nu este definit, documentat sau controlat într-un mod adecvat.

Trebuie să trimiteți orice modificare a domeniului către sponsorul proiectului, care trebuie să îl aprobe mai întâi.

Procesul de monitorizare, revizuire și replanificare trebuie să dureze pe durata proiectului.

Replanificarea este necesară atunci când în mod clar proiectul nu își atinge obiectivele sau dacă obiectivele s-au schimbat. Aceasta este situația în care trebuie să utilizați scenarii What-if (a se vedea articolul 2 din 3 al Principiilor mele de management al proiectului) despre sarcinile și activitățile care mai sunt de făcut.

Managementul oamenilor

Tu, în calitate de manager de proiect, ești responsabil pentru proiect. Acceptați responsabilitatea pentru desfășurarea zilnică a proiectului, precum și gestionarea echipei dvs. și gestionarea dezacordurilor.

Dacă apare o problemă, evitați tentația de a căuta un țap ispășitor, deoarece ar putea întârzia găsirea unei soluții. Ca regulă generală, este mai bine să negociați decât să vă confruntați atunci când vă confruntați cu o problemă.

Conduceți echipa în mod eficient atunci când clarificați rolul și responsabilitățile fiecărui membru al echipei, clarificați nivelurile de autoritate și responsabilitate, stabiliți așteptări realiste, oferiți sprijin membrilor echipei și luați decizii realiste.

Îți motivați membrii echipei în mod eficient atunci când îi implicați în luarea deciziilor, delegați fără microgestionare, stabiliți obiective personale realiste pentru echipă și pentru fiecare membru al echipei și recompensați contribuțiile.

Negociați prin investigarea pentru a găsi natura cererilor concurente, știind că aceste cereri sunt valabile, discutând soluții cu echipa, prezentând avantajele și punctele slabe ale soluțiilor alternative, explicând de ce și cum a fost adoptată o procedură pentru a face față unei situații și înțelegând obiectivul global al proiectului.

Vă conectați prin crearea de sisteme de comunicații și monitorizare, gestionarea fluxului de informații în cadrul echipei, schimbul de informații cu echipa, sponsorul proiectului și toate părțile interesate, solicitând feedback cu privire la toate comunicările și implicând echipa în luarea deciziilor pentru a-și spori motivația către dețin munca lor.

Planul personal de acțiune

Managementul de proiect nu trebuie să fie pe scară largă. Nu se limitează la proiecte mari, cum ar fi construirea unei noi gări sau îmbunătățirea uneia existente.

Puteți utiliza unele dintre informațiile prezentate în cele trei articole din Principiile mele de management al proiectului pentru a dezvolta un plan de acțiune personal. De exemplu, ai putea decide asupra a trei domenii din viața ta care crezi că ar beneficia de o îmbunătățire.

Notează-ți obiectivele într-un mod clar pentru tine, stabilește-ți calendare realiste și proceduri simple, dar eficiente de monitorizare și analizează progresul.

Mi-ar plăcea să aud de la dumneavoastră despre un proiect personal pe care intenționați să îl întreprindeți și căruia i-ați putea aplica unele dintre informațiile furnizate în cele trei articole ale mele.

Managementul proiectului: definirea obiectivelor

• Managementul proiectului: definirea obiectivelor

  Practica managementului proiectului este bine stabilită. Are o gamă extinsă în industrii variate. Mai multe companii și organizații din domenii precum marketing, finanțe, dezvoltare de produse, servicii pentru consumatori și guvern sunt acum aplicabile

Managementul proiectului: planificare

• Managementul proiectului: Planificarea

  planificării este importantă pentru a găsi cel mai bun curs de acțiune, pentru a clarifica ceea ce trebuie făcut, pentru a verifica ce se află în afara ariei noastre de expertiză și pentru a ști cum să delegăm și să stabilim lucrările pentru alții.

Cum am devenit asociat certificat în managementul proiectelor

• Cum am devenit asociat certificat în managementul proiectelor

  Distingeți-vă prin învățarea pe tot parcursul vieții