Managementul proiectului: planificare

Instrumente și tehnici de planificare

Imagine de annca de la Pixabay

Planificarea este principala metodă pe care o putem folosi pentru a controla și reglementa un proiect care se execută. Executarea unui proiect înseamnă punerea în aplicare a unui plan pentru a oferi rezultatele scontate.

În etapa de planificare, un manager de proiect gândește prin întregul proiect, comunică și administrează persoanele care vor face munca și găsește cel mai bun aranjament în care munca trebuie să fie realizată sau executată.

Managerii de proiect trebuie să plănuiască să găsească cel mai bun mod de acțiune, să le arate clar în minte ce trebuie făcut, să verifice ce se află în afara domeniilor lor de expertiză și să știe cum să delege și să stabilească lucrări pentru ceilalți.

Iată câteva instrumente de planificare pe care le putem folosi pentru a planifica un proiect.

Diagrama Gantt

Imagine de OpenClipart-Vectors de la Pixabay

O diagramă Gantt este o reprezentare grafică a planului pentru proiect. Acesta arată sarcinile, duratele lor, secvențele (sau pozițiile lor în timp) și durata totală a proiectului. Prezintă toate aceste informații într-o formă interconectată și este o modalitate simplă de a comunica planul proiectului.

Pregătim o diagramă Gantt pentru a combina informații despre sarcini și durata proiectului nostru. O astfel de diagramă ne ajută să înțelegem procesul necesar pentru finalizarea proiectului. De asemenea, ne ajută să înțelegem cu exactitate întreaga durată a proiectului, să comunicăm informații despre acesta și să oferim un standard pentru evaluare și estimare dacă trebuie să luăm decizii suplimentare.

Este o diagramă Gantt complet fiabilă? Nu chiar. Nu ne putem baza pe o diagramă Gantt pentru a oferi detalii cu privire la motivele pentru care sarcinile sunt plasate în ordinea în care apar. De asemenea, nu ne putem baza pe o diagramă Gantt pentru a arăta ce sarcini sunt esențiale pentru finalizarea corectă a proiectului sau pentru a arăta impactul modificărilor asupra dependențelor sau secvențelor sarcinilor. Dependența de sarcini este o relație logică între sarcini sau repere. Într-o dependență de sarcină, o sarcină sau o etapă esențială se bazează pe alte sarcini care trebuie îndeplinite, integral sau parțial, înainte de a putea fi efectuate.

Analiza căilor critice

Imagine de Nuggetkiwi, Wikimedia Commons

O cale critică este ordinea activităților unui proiect care evaluează cea mai lungă durată totală pentru a determina cel mai scurt timp posibil pentru finalizarea proiectului.

O diagramă de cale critică sau o rețea arată ce sarcini sunt critice sau esențiale pentru finalizarea la timp a proiectului.

Un software de cale critică calculează automat efectele modificărilor în funcție de dependențele dintre sarcini. Datorită vitezei sale de funcționare, software-ul actualizează rapid orice modificare a datelor sarcinilor și a resurselor sale.

Programele software sunt utilizate pentru a ajuta la planificarea unui proiect și alocarea resurselor la sarcini, la nivelarea resurselor, la stabilirea costurilor sau la estimarea costului, structura defalcării lucrărilor și structura defalcării organizaționale.

Iată câteva programe de management de proiect prezentate în ordine alfabetică: Accelo , Asana, Backlog, Easy Projects , inMotion , luni .com, ProWorkFlow, Workamajig , Workfront și Wrike . Dacă doriți să aflați mai multe despre aceste programe software, puteți vizita site-ul web al GetApp®, care publică recenzii generate de utilizator și editoriale de software și aplicații pentru companii.

Scenarii ce se întâmplă

Costurile și timpul trebuie verificate în raport cu obiectivele din faza de planificare.

Ce se întâmplă dacă sunt utilizate scenarii atunci când datele se schimbă. Software-ul computerului recalculează apoi noua durată, alocarea resurselor și costul pentru a oferi opțiuni posibile.

Dacă software-ul de planificare arată că data de finalizare necesară depășește timpul sau costul permis, managerul de proiect trebuie să analizeze trei opțiuni:

• Găsiți ce sarcini pot fi realizate în paralel sau care pot fi acoperite parțial, apoi conectați din nou aceste sarcini în rețea în paralel. Computerul va estima apoi o durată mai scurtă a proiectului.
• Introduceți noua dată obligatorie de finalizare, iar computerul va stabili o nouă dată de începere.
• Aflați dacă durata sarcinilor critice poate fi redusă. Acest lucru se poate face folosind mai multe resurse, lucrând ore mai lungi, scăzând calitatea, ceea ce va reduce cantitatea de muncă sau utilizând prefabricarea.

Dacă software-ul de planificare arată că costul va fi mai mare decât bugetul alocat, managerul de proiect poate fie să reducă numărul de resurse, să scurteze programul, fie să scadă calitatea livrabilului.

Explicația termenilor și expresiilor

Iată o explicație a unora dintre cuvintele sau expresiile utilizate mai sus:

• Alocarea resurselor alocă resurse, cum ar fi timpul, oamenii și instrumentele, pe o serie de sarcini pentru a respecta un termen limită.
• Nivelarea resurselor este o tehnică care ajustează datele de început și sfârșit în conformitate cu limitarea resurselor pentru a echilibra cererea de resurse cu oferta disponibilă.
• O structură de repartizare a lucrului descompune un proiect în componente mai mici în care fiecare se concentrează pe un livrabil.
• Structura defalcării organizaționale este un model care detaliază cadrul organizațional pentru planificarea proiectelor, gestionarea resurselor, urmărirea timpului și a cheltuielilor, alocarea costurilor, raportarea veniturilor și profiturilor și gestionarea muncii.
• Urmărirea timpului ține o evidență a orelor lucrate.
• Urmărirea cheltuielilor păstrează o evidență a cheltuielilor.

Managementul proiectului: definirea obiectivelor

• Managementul proiectului: definirea obiectivelor

  Practica managementului proiectului este bine stabilită. Are o gamă extinsă în industrii variate. Mai multe companii și organizații din domenii precum marketing, finanțe, dezvoltare de produse, servicii pentru consumatori și guvern sunt acum aplicabile

Managementul proiectului: monitorizare și gestionarea persoanelor

• Managementul proiectelor: monitorizare și gestionarea persoanelor Managementul

  proiectelor nu trebuie să fie pe scară largă și nu se limitează la proiecte mari. Puteți utiliza unele dintre informațiile prezentate în articolele mele din 3 Principii de gestionare a proiectelor pentru a dezvolta un plan de acțiune personal.