Tehnici de estimare a timpului și costurilor de management al proiectului: o prezentare generală

Figura # 1: Estimarea timpului și a costurilor în raport cu planificarea proiectului

Planificarea inițială permite estimarea timpurie, în timp ce planificarea mai detaliată permite estimări mai precise.

Sid Kemp

Nevoia de estimare a timpului și a costurilor proiectului

În afaceri, scopul majorității proiectelor este de a face bani. Acest lucru necesită ca proiectul să câștige mai mult sau să economisească mai mult decât costă realizarea proiectului. Un proiect costă bani până când se termină și începe să îmbunătățească rezultatul companiei doar după ce este terminat. De asemenea, în fiecare an, o afacere are doar atât de mulți bani pe care îi poate cheltui pe proiecte. Deci, chiar înainte de începerea unui proiect, directorii vor răspunsuri la patru întrebări:

Cât va costa proiectul?
Suntem siguri că nu vom depăși bugetul?
Cât va dura proiectul și când va fi realizat?
Suntem siguri că nu vom alerga târziu?

Sunt întrebări foarte rezonabile. Întrebăm aceleași lucruri atunci când ne luăm mașina pentru reparații sau reparăm aparatul de aer condiționat. Cu toate acestea, peste jumătate din toate proiectele - chiar și cele bine gestionate - se întârzie sau depășesc bugetul. Așadar, răspunsul la aceste întrebări cu estimări pe care ne putem baza și cu care ne putem angaja este o mare provocare.

În lumea managementului de proiect, îi numim pe directori care angajează bani și eforturi organizaționale pentru un proiect sponsorizați, iar angajamentul lor este crucial pentru succesul nostru ca manageri de proiect. Dacă nu participă la proiect, rămân dedicați până la capăt, livrează resursele necesare și elimină obstacolele, proiectul nostru va eșua. Iar cererea lor pentru o estimare a timpului și a costurilor este, din perspectiva lor, complet rezonabilă.

De asemenea, este foarte dificil, uneori imposibil, de furnizat. Prin definiție, un proiect este „un efort unic întreprins pentru a crea un produs sau serviciu unic” (PMI Lexicon). Dacă fiecare proiect este unic și nu s-a mai făcut niciodată, atunci cum vom ști cât va costa să îl facem? De unde știm cât va dura? Cum facem o estimare a costului necunoscutului? Și cum putem fi siguri că avem dreptate? Dacă nu avem dreptate, vom arăta rău atunci când depășim bugetul sau livrăm târziu sau ambele.

Acestea sunt întrebări reale și au răspunsuri reale. Am învățat peste 3.500 de manageri de proiect cum să planifice proiecte, să estimeze costurile și timpul și să livreze la timp și în limita bugetului. Am scris trei cărți diferite de management de proiect cu tehnici de estimare a timpului și a costurilor. Și, de la clienții și studenții mei, am văzut totul, de la estimări excelente până la dolari care pot câștiga oferte competitive, până la sisteme de management care fac imposibilă o estimare bună. Dar sunt posibile estimări bune. Și câștigăm multă autoritate care ne ușurează locurile de muncă atunci când noi, ca manageri de proiect, estimăm bine proiectele noastre.

În acest articol, veți afla cum noi, ca manageri de proiect, putem crea estimări exacte și fiabile. Veți afla: ce trebuie să avem pentru a crea o estimare; ce tipuri de estimări sunt posibile; și procedurile de bază pentru pregătirea fiecărui tip de estimare. Instrucțiunile detaliate pentru tehnicile de estimare sunt prea mari pentru a se încadra în acest articol. Dar veți ști numele tehnicii de estimare corecte și cum să o utilizați. Și veți avea un exemplu de urmat. De acolo, probabil o poți face singur. Dacă nu, puteți găsi cu ușurință instrucțiuni detaliate într-un manual de management al proiectului sau în PMBOK, Ghidul Institutului de Management al Proiectului pentru Corpul de Cunoaștere al Managementului de Proiect.

Acest articol vă arată cum să faceți cele mai bune estimări de timp și de cost pe care le puteți, atât la începutul proiectului, cât și mai târziu, când planificarea este aproape finalizată, așa cum se ilustrează în Figura # 1.

Un computer care rulează tot timpul

Unul dintre clienții mei a furnizat sisteme informatice agențiilor guvernamentale. Înainte să lucrez cu ei, o agenție a cerut un computer pentru sistemul lor de e-mail care să „ruleze tot timpul”. Managerul de proiect a rulat cu asta și a cumpărat un computer de 1 milion de dolari, care va rula 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână, cu o copie de rezervă duală automată a tuturor. Când i-a spus clientului, au fost șocați. "Dar suntem deschise doar 16 ore pe zi. Nu avem nevoie de el pentru a rula toată noaptea. Și cu siguranță nu vom plăti pentru asta!"

Compania a fost blocată cu un computer de 1 milion de dolari pe care clientul nu și-l dorea. Iar soluția reală a costat mult mai puțin de jumătate din ceea ce managerul de proiect a presupus că ar fi nevoie.

Lecția: Nu faceți presupuneri și nu presupuneți că înțelegeți ce înseamnă clientul dvs. atunci când utilizează un anumit limbaj. Verificați fiecare detaliu într-un mod clar și definibil.

Cerințe preliminare: Ce trebuie să aveți înainte de a crea o estimare a timpului și a costurilor

Imaginați-vă că un prieten a venit la voi și a spus: "Cât va costa pentru mine să cumpăr o mașină nouă?" Nu există nicio modalitate de a răspunde la această întrebare fără să întrebați „Ce fel de mașină doriți?” Și ce se întâmplă dacă el răspunde: "Oh, nu știu nimic despre mașini. Doar adu-mi o mașină care să funcționeze pentru mine. Cât va costa?"

În această situație, nu putem estima costul mașinii. Trebuie să lucrăm cu prietenul nostru, punând întrebări de genul „Cât de mare este familia ta?” - Conduceți la serviciu? și „Ce îți place să faci în vacanță?” Dacă prietenul nostru lucrează cu noi prin toate acestea și cunoaștem mașini, probabil că putem alege o mașină bună pentru el și apoi să-i spunem costul. Dar dacă prietenul nostru spune: "Nu am timp să-ți răspund la toate întrebările! Spune-mi doar cât costă o mașină!" atunci ne întoarcem imediat nicăieri. Sau, spunem ceva de genul, între 12.500 USD dacă doriți un Hyundai și 85.000 USD dacă doriți un Cadillac. Acesta este un răspuns adevărat, dar nu foarte util.

În calitate de manageri de proiect, ne aflăm în această situație tot timpul. De exemplu, un client poate dori un nou site web. Dar el nu știe cu adevărat ce este un site bun pentru afacerea sa. Știe doar că actualul său nu funcționează. Știm că un site web poate costa între 1.200 și 15.000 de dolari și poate dura între două săptămâni și patru luni, în funcție de caracteristicile necesare pentru o anumită afacere. Dar, până nu îi cunoaștem afacerea, nu putem face o estimare a timpului sau a costurilor.

Concluzia este următoarea: înainte de a putea pregăti o estimare exactă a timpului sau a costurilor, trebuie să lucrăm cu clientul pentru a defini scopul proiectului. În cazul în care termenul „scop” nu este familiar, înseamnă „ceea ce facem”. O definiție completă a domeniului de aplicare este o declarație clară a ceea ce facem prin realizarea acestui proiect. Pentru a afla mai multe despre acest lucru, consultați secțiunea Cum să stabiliți un plan de management al proiectului.

În plus față de o declarație de scop clară, mai avem nevoie de trei lucruri:

Trebuie să eliminăm ipotezele nerostite. De exemplu, prietenul nostru a cerut o mașină „nouă”. A vrut să spună nou-nouț, modelul din acest an sau a vrut să spună „nou pentru mine” și a cumpăra o mașină uzată ar fi bine. Nu știm până nu întrebăm. Consultați bara laterală despre „Un computer care funcționează tot timpul” pentru un caz real al unui dezastru estimat al costului unui proiect ca acesta.
Trebuie să decidem cum va fi realizat proiectul și să obținem un acord cu privire la abordarea de bază de la client. Nu este nevoie să cunoaștem toate detaliile. Dar trebuie să cunoaștem abordarea generală. De exemplu, dacă proiectul nostru este de a înființa o unitate de asamblare, vom dori să știm dacă clientul se așteaptă să-l depășească în curând. Dacă da, atunci închirierea unei proprietăți, mai degrabă decât cumpărarea acesteia sau achiziționarea unui contract de închiriere pe termen lung, este probabil cea mai bună idee. Și costul unui proiect care implică închiriere de proprietăți este total diferit de costul unui proiect care implică cumpărarea sau închirierea unei clădiri.
Trebuie să cunoaștem situația actuală. Dacă clientul dorește un nou site web, atunci trebuie să știm totul despre vechiul său site web și ce funcționează și ce nu. De asemenea, trebuie să știm despre materialele lor de marketing tipărite, descrierile produselor și imaginile produselor lor. Crearea unui site web dintr-un catalog actual costă mult mai puțin decât crearea unui site web de la zero, unde trebuie să ne aranjăm pentru a obține fotografii și descrieri pentru zeci de proiecte.

Există o poveste care ilustrează acest ultim punct. Odată, a existat un proiect pentru drenarea unei mlaștini. Un executiv al județului a întrebat: "cât va costa drenarea acestei mlaștini?" Managerul de proiect a răspuns: „Depinde câte aligatori sunt acolo”. "Ei bine, de unde știm câți aligatori sunt acolo?" „Scurgem mlaștina și vedem câți se epuizează”.

Aceasta este marea problemă cu estimarea timpului și a costurilor. Trebuie să planificăm suficient pentru a ști ce își dorește cu adevărat clientul și să facem suficientă muncă la proiect pentru a descoperi ce se întâmplă cu adevărat, înainte de a putea face o estimare exactă a costurilor. Dar, adesea, directorii doresc o estimare exactă a costurilor înainte ca proiectul să înceapă.

Mai ai nevoie de un lucru și am scris un articol despre asta: o înțelegere a factorilor cheie ai unei bune estimări a timpului, a costului sau a oricărui altceva.

Acum că am prezentat problema, să aruncăm o privire la câteva soluții.

Studiul nostru de caz: o estimare simplă a costului site-ului web

Cantitatea de muncă necesară pentru a face o estimare bună a costurilor depinde de mărimea proiectului pe care îl faceți și, de asemenea, de cât de familiarizați dvs. și echipa cu munca de proiect. Tehnicile de estimare descrise aici vă pot oferi o estimare bună a costului proiectului în câteva ore pentru un proiect care costă sub 10.000 USD. Aceleași tehnici, aplicate în câteva săptămâni, pot estima proiecte care costă în jur de 100.000 de dolari. Și aceleași tehnici, aplicate cu atenție cu multe cercetări, pot fi folosite pentru a estima proiecte care vor costa milioane de dolari. Dar asta va dura luni de muncă și multe alte planificări utile ale proiectului vor intra în estimarea costurilor și a timpului.

Deoarece ne concentrăm pe tehnici, vom lucra cu un proiect foarte simplu și mic: primul site web pentru o nouă companie de start-up, care include 40 de pagini de text și grafică, și un coș de cumpărături cu aproximativ 200 de produse. A fost deja realizat un catalog tipărit cu toate imaginile și descrierile produselor. Dar companiei nu îi place aspectul catalogului și are nevoie de o nouă lucrare de artă și design conceptual pentru site-ul web, pe care o va folosi și pentru marketingul tipărit viitor.

Tabelul nr. 1: Totalul estimărilor timpurii



Componenta proiectului	Scăzut	Mediu	Înalt
Gazduire (primul an)	300 USD	360 USD	396 dolari
Grafică	2.500 USD	3.500 USD	5.000 USD
Pagini web	1.824 dolari	2.280 USD	3.420 dolari
Articole din catalog	1.920 dolari	2.400 USD	3.600 dolari
Du-te si traieste	300 USD	500 USD	600 USD
Total	6.844 dolari	9.040 dolari	13.016 dolari

Tehnici de estimare timpurie a costurilor și timpului

După cum am spus deja, cea mai timpurie estimare a costurilor trebuie să vină după ce domeniul de aplicare al proiectului este clar definit, se adoptă o abordare a proiectului și se clarifică ipotezele. Când se face acest lucru, dar nu avem încă un plan pas cu pas pentru a face toate lucrările, putem crea o estimare timpurie a costurilor. O estimare a costurilor timpurie este numită o estimare a costurilor de ordin de mărime de către Institutul de Management al Proiectului. Când îl creăm, oferim o gamă în care suntem aproape siguri că costul proiectului va scădea. Dar este o gamă destul de mare. Valoarea inferioară este de 50% din estimarea noastră, iar cea finală este de două ori estimarea noastră. Deci, dacă credem că proiectul va costa 100.000 de dolari, putem spune cu încredere că proiectul va costa între 50.000 și 100.000 de dolari.

Prezentarea estimărilor ordinii de mărime

Când livrăm o estimare cu o gamă atât de mare, sponsorii proiectului vor deveni probabil balistici. Majoritatea sponsorilor de proiecte doresc și au nevoie de o estimare mult mai precisă mult mai devreme decât este posibil. Este nevoie să educăm în sus, adică să îi învățăm pe șefii noștri ceea ce este realist, pentru a-i ajuta să înțeleagă că o estimare a ordinii de mărime este cea mai bună pe care o pot face chiar și cei mai buni manageri de proiect din lume, la începutul unui proiect, înainte ca planul să fie aproape complet. În acest stadiu, există pur și simplu prea multe necunoscute pentru a oferi o garanție mai realistă.

Există mai multe vești bune pentru noi și sponsorii noștri despre estimarea timpurie a proiectului:

Dacă facem un tip de proiect care este familiar echipei, atunci putem fi mai încrezători că costurile nu vor fi mult mai mari decât punctul central al estimării noastre.
Dacă putem controla domeniul de aplicare, putem limita proiectul la bugetul disponibil oferind unele, dar nu toate caracteristicile.

De exemplu, să spunem că am creat o estimare cuprinsă între 50.000 și 200.000 de dolari, iar sponsorul spune: „Chiar pot să bugetez doar 120.000 de dolari și, dacă depășește acest lucru, poate aș putea scoate un total de 150.000 de dolari. Putem răspunde, 100.000 de dolari. este probabil și există o șansă foarte bună ca noi să venim sub 120.000 de dolari. Dacă doriți o garanție pentru 150.000 de dolari, atunci sunteți de acord că, dacă este absolut necesar, putem reduce două din cele cinci articole de pe listă și va face proiectul pentru 150.000 dolari sau mai puțin. Probabil veți obține tot ce doriți. Dacă nu, veți obține cele trei sau patru lucruri cele mai importante, iar noi putem face ultimul sau doi din bugetul anului viitor. "

Împărțirea proiectului nostru eșantion în câteva bucăți mari

Majoritatea proiectelor pot fi împărțite în câteva bucăți mari, iar estimările adunate din bucăți sunt întotdeauna mai bune decât estimările create din întregul proiect. Deci, să examinăm piesele proiectului site-ului web în exemplul nostru. Vom include:

Găzduire: configurați găzduirea și wireframe-ul pentru un site de comerț electronic cu coș de cumpărături
Grafică: Elaborați un nou design grafic: culori, imaginea site-ului, sigla, imagini cheie pentru fiecare dintre cele 7 linii de produse
Pagini Web: creați 40 de pagini de text și grafică
Catalog de articole: creați un coș de cumpărături de 200 de articole din catalog din nume de produse existente, descrieri de produse și imagini
Treceți în direct: testați întregul site, remediați problemele și treceți în direct

Obținerea unor estimări ridicate și scăzute pentru fiecare piesă

Primul nostru pas este să găsim cea mai bună modalitate de a obține o estimare a costurilor pentru fiecare dintre cele cinci părți ale proiectului enumerate mai sus. Pentru articolele unu, doi și cinci, cea mai bună soluție a noastră este să creăm o estimare bazată pe costul real de a face aceleași lucruri pentru site-uri similare pentru clienții anteriori. Pentru articolul # 1, putem chiar bloca un preț fix. La articolul 2, vorbim cu graficianul. El poate spune: „Ei bine, depinde. Dacă știu stilul general al afacerii și le plac primele mele idei, acesta este un lucru. Dar dacă nu au nicio idee ce vor și au un comitet care ia decizii și apoi încep să schimbe numele liniilor lor de produse în timp ce realizez grafica, ar putea costa mult mai mult. " Dacă avem comunicări bune cu clientul, putem încerca să primim răspuns la aceste întrebări. Dar să spunem că nu.Apoi, cerem artiștilor grafici să estimeze costul pentru scenariile cele mai bune și cele mai nefavorabile, iar acestea sunt estimările noastre scăzute și ridicate.

Elementele 3 și 4 sunt cel mai bine estimate folosind metoda Bucket. Dar și metoda descrisă pentru articolele 1, 2 și 5 va funcționa.

Articolul 5 este similar cu articolul 2. De exemplu, dacă toate vânzările sunt în SUA continentală, testarea unui coș de cumpărături este standard. Dacă este necesar transportul internațional, împreună cu taxele și tarifele internaționale, vor fi necesare mai multe teste. În acest caz, ne-am dus la client și ne-au spus: „Oh, suntem în SUA și vindem doar în SUA chiar acum. vedeți în Tabelul nr. 1.

Această metodă pune la dispoziție o estimare timpurie bună și a costurilor. Estimarea costurilor este ilustrată în Tabelul nr. Estimarea timpului este creată într-un mod similar, solicitând fiecărui lucrător sau lider de echipă o estimare scăzută, probabilă și ridicată a duratei lucrării, iar estimările sunt adunate împreună.

Un avantaj cheie al acestei abordări este că, chiar dacă o parte este estimată prea mică, o altă parte este probabil să fie estimată ridicată. Deci, estimarea totală are șanse mai mari de a avea dreptate decât orice parte. Acesta este motivul principal pentru divizarea unui proiect în părți și estimarea fiecăruia separat, în loc să încercați să estimați întregul proiect dintr-o dată.

Precizia variază în funcție de industrie

Cât de exactă este estimarea noastră? Acest lucru variază foarte mult, în funcție de industrie, precum și de alți factori de proiect și de echipă. În industria construcțiilor, cu companiile care adună oferte competitive pentru a construi drumuri pentru proiecte finanțate de stat, care alege în general cea mai mică ofertă de cost, am văzut un proiect de 25 de milioane de dolari estimat până la ultimul dolar. O ofertă prea mare nu va primi contractul, iar o ofertă prea mică va însemna pierderi financiare pentru companie.

Proiectele de construcții pot fi estimate atât de precis, deoarece metodele, materialele și costurile sunt foarte standard.

Pe de altă parte, proiectele privind tehnologia informației (IT) sunt notoriu prost estimate. Cel mai rău caz pe care îl știu a fost un proiect IT estimat la 2.000 USD, care a ajuns să coste peste 170.000 USD - dar acesta a fost un caz extrem. Dar rezultatele efective care ajung la dublu sau triplu estimarea timpului sau costului sunt mult prea frecvente. Un motiv pentru aceasta este că instrumentele, tehnicile și mediile se schimbă rapid în lumea IT. Se întâmplă chiar ca un program să fie scris, să zicem, pentru o versiune de Windows, apoi să fie reconstruit pentru o altă versiune de Windows înainte de a fi lansat.

Cum facem cele mai bune estimări pe care le putem în propria industrie? Planificarea și urmărirea consecventă și completă a managementului proiectului și lecțiile învățate pentru a ne îmbunătăți metodele la sfârșitul fiecărui proiect sunt esențiale. Și, când faceți fiecare estimare, întrebați: "Cât de familiară este echipa mea cu acest tip exact de muncă? Am mai lucrat vreodată împreună? Ce este nou și diferit în acest proiect?" Cu cât echipa dvs. specială a făcut mai des acest tip de muncă înainte, cu atât poate fi mai precisă estimarea dvs. Și, în același timp, atunci când estimați munca folosind instrumente și metode noi, sau dezvoltați prototipuri experimentale sau lucrați cu clienți noi, luați-o în considerare și permiteți mai multă libertate pentru neașteptate.

Tehnici de estimare a costurilor târzii

Mai târziu în procesul de planificare a proiectului, putem crea o estimare mult mai precisă. Și este mult mai ușor de făcut. PMI apelează estimarea de jos în sus pentru estimarea timpului târziu și a costurilor, deoarece estimăm fiecare activitate detaliată și le adăugăm pe toate pentru a obține un total. PMI spune că costul real va fi de -10% până la + 15% din costul estimat utilizând estimarea ascendentă. Și varianța programului este aceeași. Asta înseamnă că, dacă estimarea este de 100.000 de dolari, costul real al proiectului este de așteptat să scadă între 90.000 și 115.000 de dolari. Dacă se așteaptă ca un proiect să ruleze 100 de zile de la început până la sfârșit, atunci este foarte probabil să se desfășoare între 90 și 115 zile. Acea gamă mai mică este mult mai ușor să lucreze cu sponsorii proiectului.

Estimarea tardivă și a costurilor necesită un plan de proiect detaliat, care să includă:

O structură de repartizare a lucrărilor (WBS) - o listă detaliată a tuturor componentelor proiectului
O listă de activități - o listă cu toate lucrările care vor fi făcute și cine o va face.
Informații detaliate despre costuri, cum ar fi tarifele orare pentru salariu, muncă contractuală și alte articole, cum ar fi spații de birouri sau echipamente.
Un plan de achiziții, inclusiv costurile estimate sau, dacă este posibil, confirmate pentru fiecare articol care urmează să fie cumpărat.
Un plan de risc

În mod ideal, estimarea detaliată a costurilor va face parte dintr-un plan de proiect complet, în care sunt abordate toate cele nouă domenii ale cunoștințelor de gestionare a proiectelor, așa cum este descris în articolul I enumerat mai sus, Cum să dispun un plan de proiect.

Cu toate aceste informații disponibile, crearea unei estimări detaliate a costurilor este destul de ușoară - de fapt, este mai ușoară decât crearea unei estimări anticipate. Pur și simplu adăugăm costul (timpul și materialele) pentru fiecare activitate a proiectului și venim cu un total. Ca parte a acestui proces, putem folosi o estimare PERT. PERT înseamnă Tehnică de evaluare și revizuire a proiectelor și este o modalitate de a obține o estimare unică a costurilor utilizând o medie de centrare a estimărilor optimiste, probabile și pesimiste pentru fiecare element rând. Puteți învăța PERT citind Cum să utilizați o diagramă PERT pentru gestionarea proiectelor.

O bună practică pentru estimarea costurilor include includerea riscului în ecuație. O parte a managementului riscului este de a include planuri de urgență, adică planuri de lucru pe care le putem face în cazul în care apare un eveniment de risc. Să spunem că construim o clădire nouă în Florida. Suntem conștienți de riscul de a trebui să închidem șantierul timp de până la două săptămâni în cazul unui uragan. Planificăm un program care să realizeze construcția, chiar dacă un uragan vine prin utilizarea orelor suplimentare de weekend după uragan. Acest lucru, desigur, se adaugă la cost. Putem prezenta factorii de risc ca fonduri de urgență. De exemplu, putem spune: „Costul estimat al construirii acestei clădiri este de 1 milion de dolari. Cu toate acestea, dacă apare un uragan major, vom avea nevoie de 50.000 de dolari în plus din fonduri de urgență pentru a finaliza proiectul la timp”.

Urmărirea lucrărilor de proiect și ajustarea estimării

Când planul de proiect, programul și estimarea costurilor sunt acceptate, atunci lucrările de planificare ale proiectului dvs. sunt complete și puteți începe să efectuați lucrarea. În mod formal, aceasta se numește execuția și controlul proiectului. Executarea înseamnă să faci treaba. Controlul înseamnă urmărirea lucrării și asigurarea faptului că se realizează la timp și în limita bugetului. Procesul de urmărire a lucrărilor finalizate (sfere livrabile) în funcție de timp și cost se numește Earned Value Analysis (EVA). Pe măsură ce facem EVA, lucrăm pentru a ne asigura că livrăm în limita bugetului. De asemenea, aflăm dacă am făcut o treabă bună făcând estimarea noastră în primul rând.

Urmărirea timpului și a costurilor reale pe măsură ce lucrăm este foarte importantă din două motive. În primul rând, datele respective sunt date utile pentru estimările viitoare. În al doilea rând, la sfârșitul proiectului, comparăm costurile noastre estimate cu costul real, linie cu linie și programul nostru planificat cu programul nostru real, zi de zi; și creați un document de lecții învățate. Lecțiile învățate includ metode mai bune de estimare a costurilor pentru următorul nostru proiect.