Managementul scopului proiectului: ce facem?

Organizați-vă pentru succesul proiectului definind clar obiectivele - domeniul de aplicare - la început.

Imagine de David Mark de la Pixabay

Prevenirea dezastrelor de proiect

Acest articol este o prezentare generală a unui subiect foarte mare, Managementul domeniului de proiect. De fapt, au fost scrise cărți întregi despre gestionarea domeniului. Această prezentare generală vă poate orienta studiile ulterioare privind gestionarea domeniului, care este crucial pentru succesul proiectului.

Managementul domeniului este crucial pentru succesul proiectului

Majoritatea proiectelor eșuează și din mai multe motive. Dar eșecurile cu adevărat dezastruoase ale proiectului sunt eșecurile gestionării domeniului. Scopul este definirea scopului și scopului proiectului. Deci, dacă acest lucru este prost definit, fie nu obținem nimic (obiectivul nu este livrat), fie obținem un rezultat care nu face ceea ce dorim, fie obținem două părți care nu funcționează împreună, deoarece jumătate din echipa de proiect a avut o idee, iar cealaltă jumătate a avut o altă idee. Livrăm capătul din față al unui măgar și capătul din spate al unui cal și sfârșim prin a arăta ca capătul unui cal.

Prevenirea sfâșierii domeniului de aplicare

Chiar dacă produsul și scopul său sunt bine definite la început, clienții au un obicei notoriu de a obține idei noi și de a aștepta din ce în ce mai mult. Dacă îi ignorăm, ei vor începe să viseze și se așteaptă ca noi să le îndeplinim visele. Când vom livra ceea ce am promis - mult mai puțin decât au visat ei - ei nu vor fi mulțumiți. Nu contează dacă le oferim exact ceea ce au cerut. Oamenii se supără când nu obțin ceea ce se așteaptă. Mai rău, dacă îi ascultăm, adăugăm în continuare funcții pe care le solicită. Dar asta durează mult mai mult decât programul inițial și cu mult mai mulți bani decât este în bugetul inițial.

Drept urmare, nu avem nimic de livrat la sfârșitul proiectului. Clientul nu mai are timp și bani și nu avem nimic util de arătat pentru toată munca noastră. Numim acest scop monstru înfiorător, ceea ce înseamnă că, deși am definit domeniul de aplicare la început, tot mai multe caracteristici, tot mai multe clopote și fluiere, s-au strecurat în scop, adăugându-se la planul proiectului până când s-a prăbușit din propria greutate.

Potrivit Institutului de Management al Proiectelor, 64% din toate proiectele nu reușesc să ofere satisfacție în ceea ce privește programul și bugetul inițial. Și cea mai mare cauză a acestor eșecuri este definiția deficitară a domeniului de aplicare, sau dacă am definit domeniul de aplicare bine la început, sfera de acoperire.

Vestea bună este că, dacă definim în mod clar domeniul de aplicare și gestionăm fluirea scopului, suntem pe drumul către succes!

Am instruit peste 4.000 de manageri de proiect și am condus zeci de proiecte. Permiteți-mi să vă arăt cum să definiți domeniul de aplicare și să gestionați creepul scopului înainte ca proiectul dvs. să fie copleșit!

Solicitările pentru clopote și fluiere suplimentare vă copleșesc proiectul ca furnicile pe un cub de zahăr? Citiți mai departe pentru a afla cum să gestionați fluirea scopului.

stevendepolo Steven Depolo (CC BY) prin Flickr

Când este marți următoare?

Ori de câte ori predau o clasă despre definirea scopului și claritatea comunicărilor, cer o arătare cu mâna pe această întrebare. Să spunem că predau joi. Întreb: „Ridică mâna dacă crezi că marțea viitoare vor fi peste 5 zile”. Aproximativ jumătate din oamenii din cameră își ridică mâinile. Apoi întreb: „Ridică mâna dacă crezi că marțea viitoare sunt peste 12 zile”. Cealaltă jumătate a oamenilor din cameră ridică mâinile.

Acest lucru demonstrează că engleza simplă nu este o limbă precisă. Pentru unii, „marți viitoare” este cea care vine la cinci zile distanță. Pentru alții, „marți viitoare” este după „această marți”, deci este la douăsprezece zile distanță.

Când elevii văd că, indiferent de modul în care gândesc, jumătate din oamenii din cameră gândesc diferit, încep să vadă valoarea unor definiții scrise precise și clare. Astfel de definiții contribuie la eliminarea neînțelegerilor costisitoare și previn, de asemenea, greșelile care dezamăgesc clienții noștri.

De acord asupra sferei proiectului dvs.

Lucrul cu clientul, echipa și toate părțile interesate pentru a conveni asupra rezultatelor proiectului și asupra funcției și scopului acestuia nu este ușor. De exemplu, un site web corporativ este:

• o expresie a imaginii corporative, potrivit directorilor executivi
• o sursă de expunere la răspundere juridică, potrivit avocatului corporativ
• un instrument pentru a aduce noi venituri, potrivit departamentului de marketing
• un alt element de cost de menținut, conform finanțelor
• o oportunitate de a rezolva unele probleme de angajare și de a obține potențiali angajați buni, conform resurselor umane
• un serviciu de întreținere, conform departamentului IT
• un proiect de finalizat, potrivit echipei de dezvoltare web

Cheia aici este că toată lumea are dreptate. Gestionarea cu succes a domeniului de aplicare necesită capacitatea de a înțelege perspectiva fiecăruia, de a vedea de ce au nevoie și ce au de oferit și de a pune totul într-un singur plan și o singură definiție.

Intrarea pe aceeași pagină

Toți cei afectați de un proiect au propria perspectivă și, de asemenea, propria limbă. Cum se traduce „imaginea corporativă” executivă în „pagina de destinație eficientă” a marketingului și în mesajele „nr 404 Pagină Fără Găsire” ale departamentului IT. Arhitectura este abilitatea de a vedea un singur lucru în mai multe vizualizări, perspective multiple și limbi multiple. În calitate de manageri de proiect, trebuie să fim și arhitecți, capabili să vedem proiectul din toate perspectivele și să abordăm toate preocupările.

Pe măsură ce adunăm definiția inițială a proiectului, declarația privind domeniul de aplicare, trebuie să ne asigurăm că toată lumea înțelege scopul și scopul. Ar putea avea termeni diferiți pentru același lucru; este în regulă. Dar dacă doi oameni au imagini complet diferite cu ceea ce se face, avem o problemă. Și nu putem fi vagi în privința asta. Nu putem declara „Facem un mamifer cenușiu”, iar echipa corporativă să aștepte un elefant, în timp ce directorul financiar a fost de acord să plătească doar pentru un șoarece.

De acord asupra domeniului de aplicare

Odată ce suntem pe aceeași pagină, lucrăm cu fiecare părți interesate pentru a defini ce facem și de ce. Lucrăm încă la un nivel înalt aici. Dar mergem înainte și înapoi, clarificând, definind și obținând o imagine din ce în ce mai bună a ceea ce facem.

Clarificarea ipotezelor

După cum am spus mai sus, clienții nu sunt mulțumiți atunci când nu obțin ceea ce așteaptă. Pentru a ne asigura că le înțelegem și le gestionăm așteptările, nu putem lăsa declarația de acoperire a proiectului în termeni englezi vagi și simpli. Trebuie definit cu precizie tehnică și trebuie explicat și în limbajul obișnuit. De asemenea, vă ajută să utilizați diagrame și, atunci când este posibil, să dezvoltați machete și prototipuri, astfel încât clienții și părțile interesate să poată vedea sau să vadă o imagine a ceea ce vor primi. Pentru importanța limbajului precis, consultați bara laterală, Când este marți viitoare?

Pașii gestionării domeniului

Institutul de Management al Proiectelor definește patru procese care alcătuiesc Managementul Scopului:

• Planificarea domeniului de aplicare stabilește planul nostru de gestionare a domeniului de aplicare al acestui proiect. Dacă proiectele noastre sunt destul de similare unele cu altele, atunci acest lucru se realizează o dată pentru toate proiectele și urmăm o metodologie standard.
• Definiția domeniului de aplicare este procesul de creare a primei noastre afirmații a ceea ce facem cu privire la acest proiect, inclusiv natura, funcția și scopul său. Declarația de definire a domeniului de aplicare rezultată este conceptul de bază din care este planificat întregul proiect.
• Structurarea defecțiunilor de lucru (WBS) este un proces de definire a tuturor detaliilor a ceea ce facem, creând o definiție completă și precisă a sferei proiectului.

PMI oferă un nume fantezist pentru crearea mai întâi a unei definiții de domeniu la nivel înalt și a unui WBS detaliat mai târziu. Ei o numesc elaborare progresivă.

Întrebări care definesc restul proiectului

Definirea clară a domeniului este esențială pentru planificarea și definirea tuturor celorlalte aspecte ale proiectului. Definirea corectă a fiecăruia dintre celelalte opt domenii ale managementului de proiect se bazează pe o definiție solidă și clară a domeniului de aplicare. Dacă nu sunteți clar cu privire la cele nouă domenii ale managementului de proiect, vă recomandăm să citiți Cele nouă domenii ale managementului de proiect și de ce contează.

Incluziuni și excluderi

Un instrument excelent pentru definirea scopului și prevenirea fluirii scopului este să includem atât o definiție a ceea ce facem, adică o listă de incluziuni, cât și o listă cu ceea ce oamenii ne-au cerut și nu facem, adică o listă de excluderi. Există două motive pentru a face acest lucru.

În primul rând, oamenii tind să-și amintească că vor obține orice vor, chiar dacă spui „nu”. Putem gestiona această tendință naturală umană scriind ceea ce am fost de acord și arătându-le acestora și făcându-i să se conecteze la ea. Apoi, mai târziu în proiect, când își amintesc că l-au cerut și cred că îl vor obține, le putem arăta, îmi pare rău, nu, a fost întotdeauna exclus din domeniul de aplicare, acordul a ceea ce facem.

De exemplu, să spunem că construiesc un site web pentru o companie din Florida de Sud, unde există trei limbi populare: engleză, spaniolă și creolă haitiană. În timpul definirii inițiale a domeniului de aplicare, suntem de acord că site-ul va fi în engleză și spaniolă, dar că traducerea acestuia în creoul haitian nu este rentabilă în acest moment. Scriem „Site-ul web nu va fi tradus în creoul haitian anul acesta. Dacă cererea comunității creole crește, acest lucru ar putea fi accesibil anul viitor.”

Apoi, când site-ul este testat, vine un manager și spune „dar nu am putut citi site-ul în creol. Ce s-a întâmplat?” Afișăm declarația de scop și îi arătăm că pentru moment creolul a fost exclus.

Al doilea motiv este pur și simplu pentru claritate. Definirea excluderilor mărește claritatea cu privire la ceea ce facem și ne oferă un instrument pentru gestionarea stropirii scopurilor mai târziu în proiect. De exemplu, să presupunem că unul dintre scopurile unui site web din declarația noastră de scop este „îmbunătățirea asistenței pentru clienți”. Ca parte a acestui lucru, cineva a sugerat chatul online, dar am ales să nu o facem. Dacă nu scriem „chat online” în lista de excluderi, cineva îl poate sugera din nou mai târziu. Dar dacă îl scriem, atunci toată lumea este clară: nu implementăm chat-ul online. Asta economisește mult timp purtând aceeași discuție din nou și din nou.

Crearea structurii de repartizare a muncii (WBS)

Structurarea defalcării lucrărilor începe atunci când declarația de domeniu este aprobată de toate părțile interesate. Este un proces de creare a unei liste foarte atente, detaliate, ierarhice a tuturor componentelor proiectului.

De exemplu, să spunem că construim un avion. Descrierea noastră inițială arată astfel:

• un fuselaj
• o cabină de pilotaj
• o cabină
• două aripi
• un ansamblu de coadă
• comenzi de zbor
• electronice pentru navigație și alte scopuri

Fiecare dintre aceste componente majore devine un titlu pentru o listă de componente mai mici. O aripă include:

• corpul aripii
• rezervoare de combustibil
• conducte de combustibil
• clapete

În cele din urmă, acest lucru este detaliat într-o listă completă de piese. Pentru un jet comercial, acesta poate fi de peste 1 milion de piese!

Crearea restului planului de proiect

Odată ce avem un WBS, este posibil să creăm restul planului detaliat al proiectului. Putem crea estimări precise de timp și costuri. Putem finaliza planuri pentru a gestiona și celelalte șase domenii ale managementului de proiect: calitate, risc, resurse umane, comunicații, achiziții și integrare.

De exemplu, WBS este o listă cu ceea ce facem. Din aceasta, ne întrebăm cum vom face fiecare componentă. Aceasta generează Lista de activități, care este o componentă cheie a estimării timpului. De asemenea, atunci când știm ce facem, ne putem întreba „Ce ar putea merge prost?” și acesta este punctul de plecare pentru planificarea riscurilor. Și întrebând „ce o face bună?” este începutul planificării calității.

Gestionarea domeniului de aplicare în timpul proiectului

Odată ce WBS este aprobat, finalizăm restul planului de proiect. Odată ce întregul plan este aprobat, lansăm lucrarea. Acum, treaba noastră este să finalizăm proiectul. Sau, în termeni de management al proiectului, vom furniza domeniul de aplicare specificat cu o calitate acceptabilă la timp și în limita bugetului, indiferent ce se întâmplă.

Pentru a face acest lucru, este nevoie de muncă, care se numește execuție. Dar, de asemenea, solicită urmărirea acelei lucrări și corectarea cursului, dacă este necesar. Acestea se numesc urmărire și control. Este ca și cum ai merge pe autostradă. Dacă tot ce faci este să conduci, vei pierde ieșirea și vei întârzia. Sau vei merge prea încet și vei întârzia, sau vei accelera și vei primi un bilet. Pentru a conduce bine, trebuie să urmărim unde suntem, cât de repede mergem, dacă rămânem fără benzină și ce fac alți șoferi pe drum. La fel este la un proiect. Și realizăm acest lucru cu analiza valorii câștigate, gestionarea creep-ului scopului și gestionarea tuturor celor nouă zone ale proiectului.

Analiza valorii câștigate

Analiza valorii câștigate (EVA) începe cu urmărirea domeniului, timpului și costului. În engleză simplă: ce am finalizat, cât timp a durat și câți bani am cheltuit? Odată ce avem aceste cifre, le trecem prin câteva ecuații. Ecuațiile sunt proporționale: se întreabă cât de mult am realizat în raport cu timpul petrecut și banii cheltuiți. Aceste rezultate răspund la întrebarea: Dacă continuăm în acest ritm, vom termina înainte de a rămâne fără timp și bani? Dacă da, totul bine. Dacă nu, atunci trebuie să ne dăm seama de ce alergăm lent sau cheltuim prea mulți bani și să ne ocupăm de problemă.

Gestionarea Scope Creep

Analiza valorii obținute măsoară progresul în atingerea obiectivului nostru angajat, domeniul de aplicare specificat. Dar ce se întâmplă dacă clientul are o idee grozavă și dorește ca aceasta să fie adăugată la proiect? Ce se întâmplă dacă un inginer se gândește la o caracteristică mai bine, și el vrea adăugat? Ce se întâmplă dacă un executiv superior renunță și este înlocuit de un nou șef și vrea ceva complet diferit?

Aceste probleme apar tot timpul. Așa cum am spus mai sus, fluirea scopului apare din natura umană. Ceea ce trebuie să facem este să fim conștienți de aceasta și să abordăm orice modificare propusă pentru proiect înainte ca acestea să devină ipoteze, caracteristici sau cereri.

Pe scurt, nu lăsa pe nimeni să mute posturile de poartă. Dacă cineva dorește să schimbe domeniul de aplicare, calculăm costul modificării proiectului și timpul suplimentar pe care îl va lua. Apoi negociem: Noi preferăm nici o schimbare, dar vom face o schimbare a domeniului de aplicare în cazul în care proiectul primește o extindere a fondurilor termenul și în plus, astfel încât să putem livra noua , a crescut domeniul de aplicare, care este mai mult decât a fost specificat, și prin urmare, mai mult decât a fost bugetat sau pus în program.

În engleză simplă: dacă doriți mai multe lucruri, va dura mai mult și va costa mai mulți bani. Asta se numește Triunghiul de fier al domeniului, timpului și costului.

Gestionarea tuturor celor nouă zone

Mai putem face un lucru pentru a ne asigura că livrăm rezultatele proiectului și că încântăm clientul. Rețineți ceea ce am spus mai sus, furnizați rezultate „cu o calitate acceptabilă… indiferent ce se întâmplă”. Acest lucru subliniază faptul că trebuie să gestionăm mai mult decât domeniul de aplicare, timpul și costurile. Este esențial să gestionezi toate cele nouă domenii de management al proiectului pe tot parcursul proiectului, de la început până la sfârșit. Managementul calității proiectului asigură rezultate acceptabile - sau excelente -. Managementul riscului proiectului asigură succesul indiferent de ce se întâmplă. Pentru o explicație a tuturor celor nouă domenii și de ce acestea contează, vă rugăm să citiți Cele nouă domenii ale managementului de proiect și de ce contează.

Oferind ceea ce ai promis

Dacă continuăm să lucrăm la proiect pentru a construi produsul, serviciul sau rezultatul pe care l-am definit în declarația de scop, atunci cu o zi - cu o zi înainte ca banii și timpul să se epuizeze, sper - suntem gata să livrăm.

Sau, credem că suntem gata să livrăm. Dar suntem chiar siguri? Și ce crede clientul. Să aruncăm o privire la pașii pe care îi urmăm pentru a ne asigura că livrăm ceea ce trebuie clientului și să terminăm bine.

Verificare si validare

Verificarea este un proces intern proiectului, în care verificăm ceea ce am creat în raport cu declarația de scop, WBS și alte documente relevante. Ne asigurăm, cât de bine putem, că ceea ce am făcut îndeplinește sau depășește toate cerințele clienților. Și, dacă am aprobat o modificare a domeniului de aplicare al proiectului, includem și aceste modificări în livrabilul nostru. Mai simplu spus, comparăm ceea ce urmează să livrăm cu planul și ne asigurăm că totul este bine. Este important ca acest lucru să nu fie doar un lucru pe care îl oferim. Orice livrăm trebuie să funcționeze pentru client, adică trebuie să îndeplinească cerințele funcționale , precum și cele fizice. Așadar, înainte de a livra, vrem să putem spune: „Iată-l și funcționează!”

Dar va fi clientul de acord? La această întrebare se răspunde prin procesul de validare. Nu putem face validarea singuri. De obicei, acesta este realizat de client, deoarece acesta verifică și se semnează la livrarea rezultatelor proiectului. Dar există alte două posibilități:

• Dacă livrăm ceva mare sau complicat sau ceva care trebuie să îndeplinească cerințele solicitante, probabil că vom dori să aranjăm validarea cu mult înainte de data livrării. Acest lucru oferă echipei de proiect timp pentru a ajusta sau remedia orice nu îndeplinește cerințele clienților.
• Dacă există o dispută cu privire la faptul dacă proiectul nostru furnizează rezultatele pentru care s-a înscris clientul, acesta poate solicita o verificare și validare independentă (IV&V), unde un contractant extern vine să definească decalajele dintre ceea ce livrăm și ceea ce clientul dorește și recomandă soluții.

Livrare

În mod normal, însă, nu este nevoie de IV&V. Livrăm rezultatele proiectului, care pot include instalarea, configurarea și instruirea, în funcție de faptul dacă acestea au fost incluse în declarația de acoperire a proiectului. Clientul lovește cauciucurile, ca să spunem așa, și fie este mulțumit, fie solicită câteva mici modificări pe care le facem. Și apoi proiectul este complet - aproape.

Deliciul clientului

Ultimii noștri pași includ asigurarea faptului că toată lumea este plătită și semnarea contractelor și altele. Ar trebui să includă, de asemenea, o întâlnire exclusiv pentru servicii pentru clienți, pentru a ne asigura că sunt încântați de munca noastră. Sfârșitul unui proiect poate fi începutul unei relații lungi și sănătoase cu un client.

Ce oprește proiectele?