Întrebări pe care un manager de proiect ar trebui să le pună atunci când începe un nou proiect

Există informații cheie care sunt esențiale pentru a fi adunate în primele câteva săptămâni de la lucrul la un nou proiect care va da tonul și va conduce restul proiectului. Elementele importante de strâns împreună includ:

De ce afacerea merge mai departe cu acest proiect
Cine este persoana potrivită pentru întregul proiect
Dacă data limită țintă este o linie dură în nisip
Care sunt criteriile pentru succesul proiectului

Acest articol oferă o prezentare generală a tuturor elementelor cheie pe care va trebui să le adunați pentru a vă ajuta să vă asigurați că proiectul dvs. începe cu piciorul potrivit.

Compania înțelege propunerea de valoare?

Aceasta este poate cea mai importantă întrebare pe care o puteți pune. Decizia cu privire la faptul dacă lucrarea propusă devine sau nu un proiect formal ar trebui să se bazeze în mare parte pe situația de afaceri, care ar trebui să conțină propunerea de valoare asociată acestei lucrări. În calitate de manager de proiect, dacă nu găsiți un caz de afaceri, lucrați prin canalele disponibile și vedeți dacă puteți găsi unul care să privească aceste informații. Dacă nu există un caz de afaceri, acesta este un steag roșu pe care afacerea s-ar putea pregăti să se angajeze în muncă care nu a fost clar gândit și există riscul ca afacerea să cheltuiască mulți bani, dar să nu primească nimic în schimb.

Înainte de a merge mai departe cu proiectul, este treaba ta să ridici steagul roșu către părțile necesare și să lucrezi pentru a construi un caz de afaceri și o propunere de valoare asociată, dacă unul nu există deja. Vreți să faceți ca toată lumea să fie clară despre ce este acest caz înainte de a merge mai departe cu proiectul.

Cu toate acestea, dacă proiectul este condus de la un nivel mult mai înalt, este posibil să faceți presiune să renunțați la crearea unui caz de afaceri și să continuați să mergeți mai departe cu proiectul. Aceasta este o decizie de afaceri și, atâta timp cât ați documentat că ați încercat să creați un caz de afaceri, ar trebui să aveți bazele acoperite în cazul în care proiectul devine o groapă de bani și suita C începe să întrebe de ce este afacerea chiar executând acel proiect în primul rând.

O înțelegere clară a propunerii de valoare ajută la asigurarea faptului că afacerea nu merge mai departe cu proiecte care nu vor aduce nicio valoare.

Ieșiți din Blogul albinelor

Există un sponsor al proiectului executiv?

Este critic misiunea să vă asigurați, înainte de începerea proiectului, că știți de la cine va veni direcția la nivel înalt pentru un proiect. Dacă lucrați la un proiect în care sunt implicați mulți oameni seniori, oricare dintre ei poate începe să acționeze de parcă ar fi condus spectacolul atunci când nu este chiar așa. Ar trebui să existe întotdeauna un sponsor executiv care să ofere îndrumare și conducere la un nivel superior și de aici ar trebui să provină ordinele de marș. Această persoană va fi critică pentru a determina care sunt cerințele proiectului în cele din urmă și va fi, de asemenea, cineva pe care managerul de proiect se poate sprijini pentru a atrage alți lideri superiori înapoi în linie și a sparge barierele pentru a ajuta la menținerea lucrurilor în mișcare.

Afacerea a derulat un proiect similar?

Trebuie să întrebați și să vedeți dacă afacerea a derulat un proiect similar cu proiectul la care veți lucra înainte. În cazul în care afacerea a derulat un proiect similar, este posibil să puteți dezgropa toate documentele și artefactele asociate cu acel proiect și să utilizați aceste informații pentru proiectul dvs. De exemplu, dacă există un document care să reflecte lecțiile învățate, puteți lucra pentru a evita unele dintre greșelile care au afectat acel proiect. În plus, ați putea analiza unele dintre riscurile pe care echipa de proiect le-a documentat pe tot parcursul proiectului și a vedea dacă acestea sunt amenințări legitime pentru proiectul dvs. De asemenea, ai putea să te uiți la membrii echipei de proiect pentru a vedea dacă există oameni care sunt încă în compania pe care ai putea să o explorezi atrăgând în proiectul tău. Chiar dacă nu poți atrage acei oameni în proiectul tău,ar trebui să puteți contacta și să purtați o conversație cu ei despre proiectul similar la care au lucrat.

Cum să obțineți cerințele de proiect de la părțile interesate

Există o dată până la care proiectul trebuie realizat?

Uneori, termenul limită care este propus pentru un proiect la început este o dată simplă și nu are niciun impact real dacă data respectivă scade. Cu toate acestea, dacă data țintă propusă pentru proiectul dvs. este o dată dificilă - data este inflexibilă și nu există loc pentru derapaj - trebuie să știți asta. Știind că data este inflexibilă ar trebui să te determine să analizezi pe deplin munca care trebuie făcută și să fii foarte realist și onest în programul pe care îl construiești. În plus, dacă după ce construiți un program onest, simțiți că există riscul ca proiectul să nu se finalizeze la acea dată, puteți purta o conversație cu proprietarul afacerii la începutul proiectului, mai degrabă decât mai jos, pentru a reduce scopul proiectului.

Având definiții clare ale succesului, cercul de afaceri revine după o perioadă de timp și îl validează, obținând valoarea pe care și-a asumat-o atunci când a decis să avanseze cu proiectul.

Universitatea Strayer

Ce va defini succesul proiectului?

Definiția succesului proiectului este un alt lucru obligatoriu care intră într-un proiect nou. Aceste informații sunt ceva ce ar trebui să puteți obține după ce ați analizat propunerea de valoare din cazul de afaceri. De exemplu, dacă lucrați ca manager de proiect pentru o companie de cablu și propunerea de valoare asociată cu acest proiect este că veți vedea o creștere de 10% a abonaților pe parcursul unui an, atunci ar trebui să luați în considerare definirea succesului ca fiind o creștere de 10% a abonaților la un an după finalizarea proiectului. Este bine să aveți cel puțin două până la trei valori pe care să le puteți utiliza pentru a măsura succesul proiectului.

Ce abilități vor fi necesare echipei de proiect?

Nu este niciodată prea devreme să începi să te gândești la cine vei dori să incluzi într-o echipă de proiect. Resursele sunt foarte strânse în unele locuri și toată lumea își dorește cei mai buni oameni din echipa lor. Prin urmare, este important să începeți să construiți o listă de abilități pe care doriți să le vedeți în membrii echipei dvs., astfel încât să puteți începe să identificați persoanele pe care doriți să le atrageți în proiect, să le verificați disponibilitatea și să le revendicați potențial. pe durata în care simți că vei avea nevoie de ele în proiectul tău.