Răspuns la o cerere de propunere (rfp) pentru un auditor de irigații peisagistice

Dacă dețineți o companie de amenajare a teritoriului și sunteți interesat să vă extindeți pentru a include un alt tip de serviciu, s-ar putea să luați în considerare efectuarea auditurilor de irigare peisagistică (audituri de apă în aer liber) pentru utilități și agenții guvernamentale.

Dacă lucrătorii dvs. îndeplinesc următoarele sarcini ca parte obișnuită a afacerii dvs., există șanse mari să vă calificați, atâta timp cât abilitățile dvs. sunt ridicate și clienții dvs. vorbesc foarte mult despre dvs.

• Programați controlorii în funcție de tipurile de plantații și de condițiile meteorologice locale.
• Adaptați tipurile de duze la tipurile de plante udate.
• Configurați diferite stații pentru diferite nevoi de udare.
• Plantează nativ cât mai des posibil.
• Aveți grijă la scurgeri și sprinklere sparte, reparați și înlocuiți atunci când este necesar.
• Testați întregul sistem de irigare cel puțin lunar - controlere, stații și duze.
• Reversați anual sistemul de irigații.

Efectuarea unui audit de irigare include verificarea fiecărui aspersor pentru a vă asigura că pulverizează corect, apoi luarea de note cu privire la ceea ce trebuie corectat.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Ce este un audit de irigare?

Diferența dintre ceea ce ați face în mod obișnuit și ceea ce ați face într-un audit formal de irigare depinde de excelența abilităților pe care le oferiți, de tipul de raportare pe care îl faceți și de modul în care facturați pentru serviciile dvs.

Un audit este pur diagnostic - identificați problemele și modificările necesare sistemului de irigații ale unei proprietăți care v-a fost atribuită de agenția de angajare sau de utilitate, dar nu faceți nimic pentru a le remedia (cu excepția cazului în care aceasta face parte din contract). Mergi cu administratorul proprietății, indicând observații pe măsură ce testezi fiecare componentă a sistemului. Scrieți totul pe o listă de verificare, astfel încât să puteți compila constatările dvs. mai târziu într-un raport către agenție - nu administratorul proprietății, deși în cele din urmă vor primi o copie.

Prin intermediul agenției, achiziționați facturile de apă pentru proprietatea respectivă pentru a le compara cu apa reală utilizată în ultimul an. Compararea apei folosite cu ceea ce vedeți la sol vă ajută să diagnosticați problemele sezoniere, să identificați existența potențială a scurgerilor ascunse și, de asemenea, să prevedeți cât de multă apă ar putea fi economisită cu modificările pe care le veți recomanda.

Arătați clienților câtă apă pot economisi, în comparație cu cât folosesc în prezent.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (autor)

Cu această predicție, puteți calcula economiile potențiale de dolari pentru fiecare tip major de modificare pe care o recomandați, de exemplu, bani care ar putea fi economisiți prin actualizarea controlerelor existente la Controlere de irigare bazate pe vreme (WBIC) sau prin schimbarea duzelor de pulverizare pentru irigarea prin picurare. Oferă agenției și proprietarului proprietății o idee despre ceea ce pot modifica mai întâi.

O componentă integrală a efectuării unui audit de irigare este verificarea programării controlerului. Cât timp este setată fiecare stație? Ce tipuri de aspersoare sunt pe stația respectivă și cât de des rulează?

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Ce este o cerere de propunere (RFP)?

Să presupunem că faceți deja totul pe lista cu marcatori și știți că puteți face restul, așa că sunteți încântați să investigați această posibilitate. Ce este un RFP, unde îl găsiți și cum solicitați contractul?

Fiecare agenție și utilitate guvernamentală care depinde de finanțarea guvernamentală trebuie să emită o cerere de propunere atunci când un proiect atinge o anumită sumă de dolari. Pentru proiectele mai mici pot alege un antreprenor și doar să le dea o comandă de cumpărare, dar pentru proiectele mai mari au nevoie pentru a obține concurență. O cerere de ofertă este ceea ce generează concurența. Este un document care spune ce servicii caută, parametrii acestor servicii, cum să scrieți propunerea dvs., cum o vor evalua și cum și când să o depuneți.

Pagina de acoperire a cererii de oferte

Domeniu public, prin Rețea

Găsirea RFP-urilor

Multe agenții guvernamentale utilizează sisteme de licitare online. Aproape toți furnizorii de apă din sudul Californiei sunt conectați la un sistem numit „Rețeaua”. Va trebui să vă înregistrați, oferind numele companiei dvs., dimensiunea, locația, tipurile de servicii pe care le oferiți și alte informații. Apoi, puteți consulta doar ofertele care se referă la serviciile dvs. sau toate ofertele oferite, doar pentru a vedea ce există. Sistemul vă va trimite automat o notificare ori de câte ori o agenție postează un RFP care se potrivește cu unul dintre codurile NIGP pe care le-ați ales (coduri care vă identifică serviciile).

Dacă vedeți o cerere de ofertă pentru un auditor de peisaj mare, supraveghetor de peisaj, companie care să furnizeze audituri de irigații în aer liber (toate sunt la fel), continuați și descărcați-l. Agenția care solicită oferta solicită, în general, audituri pentru clienții lor, dacă sunt furnizori de utilități, sau pentru reședințe și / sau companii din zonă, dacă sunt oraș sau județ. Cererea de oferte poate solicita un număr (cum ar fi un total de 75 de audituri) sau o perioadă de timp (de exemplu, doi ani pentru a fi la apel pentru audituri).

Unele agenții au propriul lor sistem de licitare, deci este important să verificați site-ul web al oricărei agenții pentru care doriți să lucrați. Căutați secțiunea de achiziții sau ceva similar. Dacă sunt conectați la Rețea, site-ul web vă va informa și cel mai probabil vă va oferi un link.

Conferința pre-licitare

Este important atunci când descărcați un RFP să vă uitați mai întâi la cronologia acestora pentru datele scadente. Documentul poate preciza că participarea la o „conferință pre-licitare” este obligatorie și orice furnizor care nu participă va fi descalificat automat. O pre-ofertă este o întâlnire cu agenția contractantă pentru toți ofertanții potențiali, astfel încât aceștia să se poată întâlni și să-și pună orice întrebări au, unde toată lumea poate auzi răspunsurile. Dacă este un contract complicat care solicită mai mult decât doar audituri de irigare, vă puteți conecta cu alți furnizori de servicii care s-ar putea califica pentru părțile contractului pe care nu le faceți. Unul dintre voi devine atunci principalul contractor, în timp ce celălalt este subcontractorul.

Este rar, dar unele conferințe de pre-licitație au loc la fața locului, astfel încât ofertanții să poată vedea amploarea contractului pentru care licitează. Participarea la una este o modalitate bună de a primi răspunsuri la întrebări, de a vă extinde concurența și, de asemenea, de a găsi potențiali parteneri..

Orașul Portland SA, domeniu public, prin intermediul site-ului web al orașului

Nu toate RFP-urile necesită participarea la o pre-ofertă și mulți o fac opțională. Oricare ar fi cazul, va exista o perioadă de timp în care furnizorul poate pune întrebări prin telefon sau e-mail. Recomand să-i sun. Este întotdeauna o idee bună să vă conectați personal, astfel încât să știe cine sunteți atunci când trimiteți propunerea dvs.

Când termenul limită pentru întrebări și răspunsuri este de peste (de obicei două săptămâni), agenția va trimite fiecărui furnizor răspunsurile la toate întrebările. Opțional, aceștia pot posta răspunsurile pe rețeaua de licitare (de la care ați achiziționat oferta de preț) pentru a le putea descărca.

Următoarea dată scadentă pe care este probabil să o întâlniți va fi data și ora la care este scadentă propunerea dvs., împreună cu metode acceptabile de livrare. Apoi, de obicei, vă vor spune când se așteaptă să intervieveze cei mai buni candidați, când se așteaptă să atribuie contractul și / sau când speră să înceapă să lucreze la contract. Acest lucru vă ajută să vă planificați calendarul.

Scrierea de propuneri cu integritate

Odată ce ați notat termenele limită, începeți să vă scrieți propunerea uitându-vă la cererea de oferte pentru a vedea cum doresc să fie organizată. Majoritatea RFP-urilor vă vor oferi ordinea exactă în care vor să scrie propunerea. Aceasta este astfel încât toate intrările să aibă un format similar, ceea ce face mai ușor pentru agenție să le compare în timpul procesului de evaluare.

Configurați schema propunerii dvs. în consecință, cu titluri și subtitrări și pagini suplimentare, cum ar fi Cuprinsul în față și o anexă în spate. Determinați aspectul general al acestuia, orice culori pe care doriți să le puneți în anteturi și subsoluri pe fiecare pagină și cum doriți să arate pagina de titlu (în general). Odată ce cadrul este configurat, duceți RFP într-un loc liniștit, aducând o tabletă, un pix și un marcator și începeți să luați notițe.

Nu scrieți la început, ci doar citiți, absorbiți și notați câteva lucruri pe care doriți să le amintiți. Evidențiați zonele în care credeți că compania dvs. va excela (un memento pentru a le sublinia în propunere) și imaginați-vă compania care realizează efectiv proiectul. Acest vizual ar trebui să vă ajute să scrieți propunerea succint. Vrei să vadă cine ești cu adevărat și cât de grozav ar fi să lucreze cu tine.

De asemenea, doriți să vă prezentați compania cu o integritate cât mai mare posibil, deoarece acest lucru deschide calea încrederii. Fără încredere nu poți avea niciodată o relație foarte bună, continuă (adică una plăcută, care funcționează ușor și care duce la alte contracte).

Faceți propunerea dvs. atractivă și informativă.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Identificarea celor mai bune calificări

Până când ați terminat această etapă, calificările pe care veți dori să le evidențiați ar trebui să fie evidente. Zonele dvs. mai slabe vor fi, de asemenea, evidente. Luați notă de acele zone mai slabe și, în aproximativ o lună, care vă va ajuta să scrieți propunerea, vedeți ce puteți face pentru a le oferi oamenilor mai multă experiență în acele zone - cum ar fi furnizarea de audituri gratuite clienților peisajului existenți.

Este foarte important să nu minți. Dacă trebuie, minimizați sau nu menționați zonele dvs. slabe în propunere, dar cel puțin configurați-o astfel încât personalul dvs. să aibă experiența până când veți aplica pentru o altă propunere în viitor.

Acum căutați abilități sau metode de operare care nu sunt solicitate, pe care credeți că le-ar putea oferi beneficii suplimentare agenției. Dacă personalul dvs. vorbește fluent spaniolă, puneți acest fapt într-un loc proeminent în propunere, deoarece mulți lucrători peisagistici de pe site-urile pe care este probabil să le auditați sunt hispanici. Dacă personalul dvs. este priceput să lucreze cu plante native, acesta vă va oferi un avantaj diferit, așa că includeți acest fapt și în propunerea dvs. Dacă aveți fotografii ale acestora care desfășoară oricare dintre aceste activități, plasați-le lângă locul în care declarați aceste calificări pentru a atrage atenția acolo.

Calificare specială: O mare majoritate a peisagistilor și a lucrătorilor din această zonă sunt hispanici. Deoarece majoritatea angajaților companiei noastre vorbesc fluent limba spaniolă, suntem capabili să comunicăm mai bine în domeniu decât majoritatea concurenților noștri.

Aici desfășurăm un test de captare, care determină cât de uniform pulverizatoarele pulverizează. Este o procedură standard pentru a efectua una, dar nu toți o fac. Dacă oamenii dvs. o fac, asigurați-vă că o menționați.

Finalizarea și trimiterea propunerii

Agenția va dori să vă cunoască istoria, experiența și va dori mărturii dacă le aveți… deci colectează-le. Dacă nu aveți deja mărturii la îndemână, trimiteți scrisori clienților care vă plac în mod deosebit, spuneți-le despre ce este contractul, dați-le termenul limită și cereți-le să scrie o frază sau două despre cât de mulțumiți sunt serviciile dvs. Includeți aceste mărturii în propunere în blocuri de culoare speciale, cum ar fi citatele care sunt.

După ce ați terminat de scris textul propunerii, verificați dacă există imagini (diagrame, grafice, cronologii) și fotografii suplimentare pe care le puteți adăuga. Nu uitați să le utilizați în principal pentru a evidenția informațiile la care doriți să acorde atenție agenției, pentru a furniza un pic de date suplimentare și, de asemenea, pentru a ameliora o pagină de text, altfel plictisitoare. În timp ce faceți acest lucru, căutați și o fotografie reprezentativă pe care o puteți adăuga pe pagina de copertă. Pagina de copertă ar trebui să fie formatată într-un mod atractiv și să fie îngrijită și ordonată, deoarece va fi primul lucru pe care un evaluator îl va vedea.

Apoi, parcurgeți lista de verificare a cererii de oferte pentru a vă asigura că ați inclus tot ce a solicitat agenția. Uitați-vă și la sistemul lor de notare pentru a vă asigura că aveți informații complete în acele secțiuni pe care le vor cântări mai mult. Apoi editați. Apoi dați propunerea altcuiva pentru a edita cu un ochi proaspăt. Acest lucru este crucial, deoarece până în acest moment ochiul tău va fi obosit și probabil că mintea ta va fi epuizată.

Asigurați-vă că puneți propunerea împreună în tipul de legături solicitate de RFP sau trimiteți-o prin e-mail, dacă acest lucru este permis. Asigurați-vă, de asemenea, că îl trimiteți persoanei desemnate în RFP. Dacă sunteți aproape de termenul limită de depunere, plătiți banii suplimentari pentru a-i expedia peste noapte - nu are sens să faceți toate acele lucrări și să le ajungeți târziu. Majoritatea agențiilor sunt foarte stricte în ceea ce privește termenele de depunere.

În urma prezentării propunerii

Din moment ce aveți încă cererea de ofertă, puteți pune pașii următori pe un calendar cu care să urmați mai târziu, după ce v-ați odihnit. Este posibil ca agenția să fi declarat că vor alege primii câțiva candidați pentru a fi „selectați” pentru interviuri înainte de a alege, sau poate că au dat un termen limită de atribuire a contractului. În orice caz, este un protocol bun să le trimiteți o scrisoare, după ce aflați cine a câștigat contractul, fie pentru a le mulțumi pentru contract, fie pentru oportunitatea de a fi aplicat pentru acesta. Oricare dintre acestea vă va pregăti pentru interacțiuni pozitive în viitor. Dacă ți s-a atribuit contractul, bucură-te! Sunteți pe cale să ajutați oamenii să economisească bani pe facturile de apă.

Iată o resursă care vă poate ajuta să înțelegeți mai bine procesul de licitare și calificare:

• Scriitori de propuneri,

  resurse de scriere de propuneri federale, resurse de scriere de propuneri pentru scriitori de propuneri federale. Scrieți o propunere federală câștigătoare, răspundeți la o cerere de ofertă folosind șabloane de propuneri, textul modelului de propunere.