Cuprins:
- Ce sunt procesele verbale?
- Cum mă pregătesc pentru întâlnire
- Ce fac în timpul întâlnirii
- Revizuirea și distribuirea procesului verbal
- Vă rugăm să utilizați acest lucru doar ca referință
Luând minute.
Ce sunt procesele verbale?
Procesele-verbale sunt scurte note pe care le iau în timpul unei întâlniri sau discuții. Le înregistrez, astfel încât să nu pierdem nimic din ceea ce a fost discutat sau convenit în cadrul unei ședințe. Procesele-verbale sunt aprobate oficial de către președinte și păstrate ca o înregistrare care aparține organizației. Ele pot ajuta cu orice investigații care au loc în viitor. De asemenea, acestea furnizează o evidență a deciziilor care au fost luate la ședință și cine va acționa asupra lor.
Minutele sunt întotdeauna scurte și simple, scrise într-un limbaj simplu, deoarece trebuie să fie difuzate sau accesate de către persoane cu diferite niveluri de standarde în limba respectivă, în cazul meu engleza. Oricine nu a putut participa la ședință și care trebuie să știe ce s-a întâmplat în ședință va beneficia de un proces verbal simplu scris.
Cum mă pregătesc pentru întâlnire
Organizez și pregătesc întâlnirea strângând informații pentru ordinea de zi, acceptând punctele care urmează să fie incluse pe ordinea de zi cu președintele, distribuind agenda cu lucrări justificative, rezervând sala de ședințe, informând cei implicați despre data, ora, locul și scop și prin organizarea de băuturi răcoritoare. Am, de asemenea, detalii despre orice vizitator și orice scuze necesare întâlnirii.
Am agenda în mână și toate blocnotele și pixurile necesare pregătite pentru procesele verbale. Ascult cu atenție discuția și scriu punctele importante.
Ce fac în timpul întâlnirii
Comunic constant cu președintele meu pe măsură ce ședința se desfășoară, asigurându-mă că ordinea de zi este urmată după cum sa discutat și aprobat. Rareori, din cauza unor circumstanțe inevitabile, agenda va trebui modificată sau urmărită în afara secvenței, dar participanții vor fi informați cu privire la schimbare și motivul pentru care aceasta să evite confuzia. De asemenea, mă asigur că președintele rezumă punctele importante, iar orice decizie luată este de acord cu participanții, luând în considerare orice conflict de idei. De asemenea, mă asigur că sunt luate măsuri pentru fiecare punct de pe ordinea de zi.
Mă concentrez să notez ceea ce s-a decis și cine urmează să o facă. Îi dau fiecărui articol un titlu separat și încerc să scriu notițele mele brute imediat după întâlnire. Mă asigur că procesele-verbale sunt corecte, metodice, gramatical corecte și concise și sunt scrise într-un limbaj simplu, ușor de înțeles. Mă asigur că sunt coerente în formă și conținut și se concentrează asupra deciziilor luate. Procesele-verbale sunt, de asemenea, scrise într-un format convenit în conformitate cu punctele de pe ordinea de zi, cu titluri îngrijite ori de câte ori este necesar.
Revizuirea și distribuirea procesului verbal
După ce am notat procesul-verbal, îmi iau timp să le revizuiesc și să le conduc de către președinte pentru aprobare și pentru orice modificări necesare înainte de a le distribui membrilor necesari. Procesele-verbale sunt distribuite ca document protejat prin e-mail către membrii angajaților necesari. Mă asigur că toate acțiunile care necesită o monitorizare sunt tratate în intervalul de timp necesar.
Minutele sunt stocate pe hard disk pentru referință viitoare. Acestea servesc drept înregistrare pentru orice persoană care va prelua orice poziții în viitor, în scopuri de referință.
Vă rugăm să utilizați acest lucru doar ca referință
Pe o notă amabilă, vă rugăm să nu copiați nimic trimis aici și să îl afișați în fișierul dvs. Acest lucru a fost publicat aici, doar pentru a vă ajuta să înțelegeți ce anume se așteaptă să scrieți și cum trebuie să scrieți. Când vă pregătiți propriile fișiere, va trebui să vă raportați la propria zonă de lucru și organizație și să rămâneți cu ea. Multumesc pentru cooperare.