Șase secrete pentru întâlniri mai productive

La întâlniri la care am participat

Toată lumea vrea să aibă întâlniri mai bune

Ok, am fost cu toții acolo… tocmai ne-am așezat într-o întâlnire pentru ceea ce pare o cantitate excesivă de timp și părea o risipă colosală. Toată lumea a vorbit mult, unele dintre ele au fost complet subiect și nu este evident ce s-a realizat de fapt. Sună deloc familiar?

Din fericire, există modalități de a organiza întâlniri care le fac mai productive. Întâlnirile productive au întotdeauna un scop, sunt eficiente în modul în care se desfășoară și sunt programate pentru timpul potrivit.

Următoarele șase sfaturi vă pot ajuta să vă transformați următoarea întâlnire:

1. Întâlnirile grozave nu se desfășoară singure.
2. Planificarea începe cu scopul în minte.
3. Există întotdeauna o agendă formală.
4. Regulile de bază sunt exprimate și convenite în mod explicit.
5. Există atribuții de rol cheie pentru a menține întâlnirea pe drumul cel bun.
6. Există un plan de acțiune pentru monitorizare.

Să ne luăm ceva timp împreună pentru a le explora mai în profunzime.

1. Întâlnirile minunate nu se desfășoară

Cineva trebuie să dirijeze orchestra pentru ca toată lumea să cânte în armonie, să urmărească premiul, să conducă din față… hmm, să obții poza? Când toată lumea din cadrul întâlnirii este concentrată pe rolul lor singular, o persoană ar trebui să fie desemnată ca facilitator pentru a micșora imaginea de ansamblu, pe măsură ce discuțiile evoluează și ghidează procesul de comunicare eficientă.

O facilitare bună îi ajută pe participanți să se deplaseze fără probleme prin itinerariu și să rezolve provocările în care apar. Facilitatorul ar trebui să fie un bun comunicator și poate fi președintele întâlnirii, unul dintre participanți sau o persoană externă care nu este implicată în discuțiile întâlnirii.

2. Planificarea începe cu scopul în minte

Puneți-vă următoarele întrebări:

1. Ce încercăm să realizăm ținând o întâlnire? Care sunt rezultatele dorite?
2. Este o întâlnire cea mai bună opțiune sau se pot realiza unele sau toate obiectivele prin utilizarea e-mailului sau a altor mijloace de comunicare?
3. Cine trebuie să participe? Cum identificăm participanții potriviți și numărul corect de participanți?
4. Ce nivel de pregătire este necesar pentru a obține cel mai bine rezultatul final?
5. Ce procese trebuie să încorporăm în ședință? De exemplu, trebuie să luăm în considerare includerea unei sesiuni de brainstorming pentru a genera idei noi sau să avem prezentări individuale pentru o colaborare mai informată?

Începând cu rezultatele care trebuie obținute, puteți identifica mai bine participanții și puteți procesa timpul și prelucrarea care pot fi necesare pentru o întâlnire eficientă.

3. Există întotdeauna o agendă formală

Cele mai eficiente ședințe au o agendă, adică lista punctelor care trebuie discutate la ședință. Deși suntem obișnuiți cu agendele care menționează doar elementele care vor fi discutate, o modalitate mai bună este de a include intenția (obiectivul) și rezultatul dorit al fiecărui punct de pe agendă, astfel încât toți participanții la reuniune să fie pe aceeași pagină.

Atunci când o agendă este creată în acest mod, devine mai evident atunci când o discuție se desprinde, este completă sau când poate fi timpul să continuați. Obiectivele formale vor spune participanților cum să contribuie cel mai bine și rezultatele oferă o măsură a eficacității unei discuții. Este, de asemenea, un instrument excelent pentru facilitator sau președinte pentru a direcționa întâlnirea către o concluzie reușită.

Exemplu de agendă care arată calendarul, rezultatele și obiectivele

4. Regulile de bază sunt exprimate și convenite în mod explicit

Implementarea regulilor de bază corecte poate produce întâlniri cu mai multă fluiditate și mai puține fricțiuni. De obicei, atunci când auziți termenul de reguli de bază, vă puteți gândi la „telefoane care vibrează” sau „ați fi la timp” sau „aplicați regula de aur” etc. Acestea pot fi standardele cele mai des aplicate, dar regulile de bază pentru întâlnirile fructuoase ar trebui să se concentreze și îmbunătățirea comunicării pentru o mai mare implicare în grup.

Un bun eșantionare a regulilor de bază care exemplifică acest lucru provine de la Roger Schwarz (Schwarz, 2016). El enumeră opt reguli pentru întâlniri eficiente: „Exprimați punctele de vedere și puneți întrebări autentice; împărtășiți toate informațiile relevante; folosiți exemple specifice și de acord asupra a ceea ce înseamnă cuvintele importante; explicați raționamentul și intenția; concentrați-vă pe interese, nu pe poziții; testați ipotezele și inferențele; proiectați pașii următori; discutați probleme nediscutabile. "

Aceste reguli au fost concepute pentru a ghida comportamentul discuțiilor individuale și de grup pentru un dialog mai extins, dar sunt doar un exemplu al unora dintre protocoalele care ar putea stimula participarea pozitivă. Crearea sau adaptarea propriului set de norme procedurale și comportamentale poate reglementa și orienta întâlnirea către rezultate mai bogate.

Înțelegerea deplină a fiecărei reguli de bază la începutul fiecărei întâlniri va fi importantă pentru ca participanții să fie de acord și să încerce să se conformeze standardelor dorite.

5. Există atribuții de rol cheie pentru a menține întâlnirea pe drumul cel bun

Cele mai reușite întâlniri au unele roluri esențiale care pot fi atribuite participanților ca rol dublu sau unor persoane externe. Rolurile atribuite ar depinde de durata întâlnirii, de numărul de participanți și de scopul din spatele întâlnirii.

Cronometru

Solicitați un voluntar care să monitorizeze timpul pe baza agendei. Acest lucru poate fi inclus în responsabilitățile președintelui sau facilitatorului de ședință, cu toate acestea, dacă ședința este lungă sau se așteaptă să aibă o natură complexă, poate fi mai bine să solicitați un voluntar separat.

Rolul cronometristului este de a avertiza participanții când se apropie timpul pentru un anumit punct de pe agendă, astfel încât grupul să poată decide timp suplimentar dacă rezultatul nu a fost atins sau să fie de acord să meargă mai departe.

Flipchart / Whiteboard Note Taker

Când cineva prezintă progresul întâlnirii pe un șevalet sau pe o tablă albă, acesta oferă o imagine de ansamblu a progresului întâlnirii.

Diagrama contribuțiilor poate stimula idei noi sau poate crea legături între concepte care poate nu au fost făcute altfel. De asemenea, poate încuraja persoanele care pot ezita să împărtășească, mai ales într-un grup de participanți vocali cu tendința de a se impune asupra celorlalți. În schimb, ar putea modera aceste persoane, mai ales dacă tendințele lor provin dintr-un sentiment că nimeni nu le ascultă sau nu își ia ideile în serios. Ideile, odată capturate, pot fi referite dacă există repetare.

Notele pentru flipchart ar trebui să fie lizibile și să surprindă cu precizie contribuțiile cheie. Acestea pot fi reprezentate sau însoțite de simboluri vizuale sau abrevieri pentru ușurință și acuratețe. La sfârșitul ședinței, acestea pot fi transcrise și adăugate la notele formale, sau stocate și utilizate ca referință în ședințele ulterioare.

Notă de întâlnire / Minut Taker

Nu există niciodată garanția că dvs. și ceilalți membri ai întâlnirii veți împărtăși aceeași înțelegere la o dată ulterioară a ceea ce a fost discutat sau convenit, oricât de scurtă sau simplă ar fi fost întâlnirea. Notele de întâlnire sau procesele verbale ar trebui să ofere o evidență a deciziilor importante, acordurilor, discuțiilor și elementelor de acțiune.

Deoarece pot exista diferite interpretări a ceea ce constituie „minute de întâlnire” sau „note de întâlnire”, este o idee bună să furnizați un șablon sau să conveniți în prealabil asupra formatului.

Persoana responsabilă cu capturarea notelor poate fi un participant la întâlnire sau o persoană externă al cărei singur scop este să creeze o înregistrare exactă a întâlnirii.

6. Există un plan de acțiune pentru monitorizare

Secretul final al întâlnirilor de succes este să ne asigurăm că întâlnirea a fost mai mult decât un „magazin de discuții”. Dacă există un element care trebuie urmărit, acesta ar trebui să aibă o cronologie atribuită și o persoană sau persoane responsabile. Lista elementelor, a termenelor și a persoanelor responsabile ar trebui să fie creată și convenită ca parte a recapitulării la sfârșitul reuniunii. Acest lucru nu ar trebui să fie îngropat în corpul procesului-verbal / notițelor ședinței, ci ar trebui să aibă o secțiune separată în care să poată fi clar referite.

Aplicarea acestor sfaturi

Iată-l, șase sfaturi simple pentru întâlniri mai valoroase. Puteți fi sigur de o întâlnire mai productivă în care sunt aplicate toate sau unele dintre aceste sfaturi.

Dacă intenționați să adăugați oricare dintre aceste sugestii la următoarea dvs. întâlnire, vă recomandăm să le implementați în etape, astfel încât să nu fie o schimbare copleșitoare pentru dvs. sau pentru celelalte persoane implicate în întâlnire.

Referințe:

Schwarz, R. (2016). 8 reguli de bază pentru întâlniri extraordinare. Adus la 23 iulie 2019.

© 2019 Audra Stevenson