Șase sfaturi pentru a fi mai organizat și pregătit la locul de muncă

Monica din spectacolul PRIETENI

Colegii și prietenii mei spun că sunt cea mai organizată și structurată persoană pe care o cunosc. Totuși, nu am trăit întotdeauna acest tip de viață. De fapt, principalul motiv pentru care sunt organizat și structurat astăzi este din cauza cât de uitat pot fi.

Am întotdeauna multe în minte și cred că acesta este unul dintre principalele motive pentru care uit lucrurile atât de repede. Când am început să trăiesc singură, departe de părinți, am decis să nu mai scuz și să fac o schimbare pentru mine. Această schimbare din viața mea nu numai că m-a făcut mai puțin uitată, ci m-a ajutat și să reușesc în cariera mea de astăzi.

1. Utilizați un calendar sau un planificator

Locuiesc din iCalendarul meu. Aceasta este o caracteristică pentru MacBook-uri și iPhone; cu toate acestea, puteți utiliza Google Calendar dacă nu aveți aceste dispozitive. Îmi place calendarul, deoarece nu numai că se sincronizează cu laptopul, ci și cu smartphone-ul meu. Pot introduce ora la care începe evenimentul, iar pe smartphone-ul meu va apărea o notificare cu câteva zile înainte de a ajunge la acesta. De asemenea, pot pune o descriere a ceea ce trebuie să aduc la acel eveniment și unde este locația. Partea mea preferată din calendarul meu digital este că îmi pot organiza evenimentele având culori diferite pentru evenimente specifice.

Rețineți că, dacă utilizați o carte de planificare, trebuie să intrați în rutina verificării acesteia în fiecare zi. Știam că nu voi face acest lucru, motiv pentru care am făcut alegerea unui mod digital de planificare. Având un mod digital de planificare îmi permite să îmi pot extinde disponibilitatea oricând și oriunde.

2. Setați o alarmă

Setarea unei alarme pe telefon poate fi ușoară și utilă și pentru lucrurile mici. Uneori pot avea o scurtă întâlnire pentru a merge dimineața devreme la serviciu. Odată ce ședința este anunțată în prealabil, știu că voi uita de ea dacă nu am o modalitate de a-mi aminti. Voi seta imediat o alarmă pe telefonul meu timp de 5 minute înainte de începerea întâlnirii pentru ziua respectivă și o voi eticheta ca „întâlnire”.

Mi se pare foarte util acest lucru, deoarece uneori o notificare nu este suficientă. Acest lucru este valabil mai ales dacă aveți o slujbă ocupată în care nu aveți timp să vă verificați telefonul pe tot parcursul zilei. Îmi place cum alarma mea va continua să se declanșeze în poșetă până când o voi opri. Mă obligă să opresc munca pe care o fac, să văd memento-ul și să ajung la întâlnirea mea la timp.

3. Creați note lipicioase virtuale cu Google Keep

Să lipesc o notă lipicioasă pe partea de sus a ecranului computerului la locul de muncă este un alt mod în care îmi amintesc de evenimentele viitoare. Având o slujbă în care sunt mereu ocupat și mă plimb, totuși, nu am întotdeauna timp să scriu pe o notă lipicioasă când trebuie. Folosesc notele lipicioase digitale, cunoscute sub numele de Google Keep, când am o listă lungă de lucruri de făcut. Puteți să le verificați și să le setați memento-uri. Puteți partaja notele lipicioase digitale cu oricine doriți, astfel încât să poată edita și împărți lucrurile cu dvs. Acest lucru este minunat atunci când lucrați la un proiect de echipă cu un coleg de muncă. Este o sursă excelentă de comunicare.

Nu numai că îl puteți accesa de pe computer, dar îl puteți accesa și dintr-o aplicație de pe smartphone. Cea mai bună caracteristică este funcția de localizare. Puteți pune un memento pe nota lipicioasă în Google Keep și puteți seta locația pentru adresa dvs. de serviciu. De îndată ce trageți la adresă, pe telefonul dvs. smartphone va apărea un memento.

4. Creați un Google Drive

Acesta este un sistem de înregistrare pe care îl iubesc pentru copii digitale. Google Drive vă permite să accesați fișierele dvs. oriunde pe orice computer. Puteți chiar să vă accesați fișierele de pe smartphone prin intermediul aplicației Google Drive. Confortul acestui instrument m-a ajutat enorm, mai ales când sunt în mișcare și nu am computerul pe mine.

5. Folosiți folderele și etichetați-le

Organizarea documentelor în dosare este un alt mod excelent de a vă menține organizat. În funcție de tipul de slujbă pe care îl aveți, munca dvs. poate necesita o mulțime de hârtii sau copii pe care trebuie să vă agățați. Dacă le puneți pe toate într-o grămadă într-un singur loc, acestea se vor pierde cu ușurință. Obțineți niște foldere standard, foldere manilla sau ambele și etichetați-le într-un mod care vă va ajuta să vă urmăriți documentele. Dacă aveți hârtii și copii specifice în anumite locuri, veți provoca mai puține dureri de cap pe termen lung.

6. Utilizați un liant cu mai multe file de liant

Acesta este un alt mod de a organiza toate documentele noastre dacă nu doriți foldere peste tot. Cu toate acestea, este posibil să nu puteți pune documente importante acolo, deoarece ar trebui să le faceți un pumn. Vă recomandăm să obțineți filele pentru fiecare categorie în care se încadrează lucrările dvs. Dacă nu doriți să ieșiți și să cumpărați file, vă puteți crea oricând propriul. Am făcut-o eu însămi, dar este nevoie de mult timp, iar acestea erau foarte fragile, deoarece erau făcute din hârtie de construcție.

Fa schimbarea

Nu lăsați uitarea sau dezordinea să vă scadă performanța la locul de muncă. Dacă o vedeți ca o problemă, depinde de dvs. să faceți această schimbare. Stabiliți-vă obiective și încorporați organizarea încet în viața dvs. profesională până când devine a doua natură. Oamenii vor lua în seamă și vei avea mai mult succes în cariera ta.