Întâlnirile personalului: un mijloc de comunicare eficientă la locul de muncă

Întâlnirile de personal oferă un loc util în care angajații de toate nivelurile pot conversa, actualiza reciproc și pune întrebări.

Autor

De ce sunt benefice întâlnirile regulate ale personalului?

Ținerea întâlnirilor de personal programate în mod regulat cu angajații la locul de muncă va spori mult eforturile de comunicare care alcătuiesc fundamentul oricărui grup de lucru. Angajații care pot conta pe întâlnirea constantă cu colegii de muncă și managerii vor simți mai multă proprietate asupra muncii pe care o fac datorită oportunității frecvente de a comunica între ei la aceste întâlniri.

În plus, acești angajați vor simți un sentiment de încredere pentru conducerea lor, deoarece sunt incluși în planificarea și în alte procese care fac ca locul de muncă să fie un loc mai bun pentru toți. Deoarece angajații își petrec o mare parte din viață la locul de muncă, este important să-i faci să simtă că fac parte din succesul unei organizații, întrucât aceasta își îndeplinește obiectivele strategice.

Comunicare eficientă pentru manageri și angajați

Întâlnirile cu personalul permit angajaților să facă parte din procesul decizional al unei organizații, comunicându-și opiniile, ideile etc. într-un forum structurat, dar acceptat în mod obișnuit. În timp ce autoritatea finală și luarea deciziilor aparțin conducerii unei organizații, liderii se adresează adesea angajaților lor pentru contribuția lor valoroasă.

Managerii care folosesc aceste întâlniri ca instrumente de comunicare le oferă angajaților o oportunitate excelentă de a-și împărtăși experiențele din ziua de lucru. Unele caracteristici comune ale unei întâlniri eficiente a personalului sunt următoarele.

Caracteristicile întâlnirilor de echipă de succes

• Un program regulat: Pentru a fi cu adevărat un mijloc eficient de comunicare a informațiilor și colectarea de informații de la angajați, ședințele de personal ar trebui să fie programate din timp pentru a permite angajaților să le anticipeze și să planifice în mod corespunzător cu restul programului / calendarului lor. Angajații care pot conta pe aceste întâlniri care vor avea loc în mod regulat îi vor vedea ca pe oportunități de a partaja informații cu alții în mod consecvent.
• Un început în timp util: Dacă managerii doresc ca angajații lor să se prezinte la o întâlnire la timp, trebuie să dea exemplul de a ajunge la întâlnire la timp. Mai mult, începutul întâlnirii ar trebui să fie conform programării, astfel încât participanții târziu să știe că trebuie să facă eforturi pentru a nu întârzia la următoarea întâlnire. În calitate de manager care conduce întâlnirea, a fi prompt și a începe întâlnirea la timp va demonstra cât de important este managerul pentru că este întâlnirea.
• O agendă pregătită: Deoarece este probabil ca angajații să aibă informații de partajat, este util să aveți o agendă pregătită pentru a păstra o anumită structură și ordine pentru întâlnire. Este ușor să ieșiți din cale când angajații oferă informații care ar putea să nu aibă legătură cu agenda pregătită. Agendele servesc, de asemenea, ca înregistrări la îndemână pe care un supraveghetor le poate reveni și le poate analiza pentru a determina dacă anumite subiecte au fost acoperite.
• Participare obligatorie: O întâlnire a personalului programată în mod regulat, care se desfășoară pentru a împărtăși și a colecta informații importante la locul de muncă, ar trebui să aibă de obicei o cerință obligatorie de prezență pentru personal. Angajații trebuie să facă parte din acest „grup de reflecție” de comunicare, deoarece este eficient numai dacă toți sunt acolo pentru a asculta discuția și a oferi o perspectivă unică despre subiectele discutate. Permisiunea de a sări peste o întâlnire de personal pentru un alt angajament de muncă ar trebui să fie mai degrabă o excepție decât un eveniment obișnuit.
• Profesionalism: Întrucât opiniile și perspectivele personale vor fi împărtășite în cadrul ședințelor de personal, este crucial ca un manager să monitorizeze ședința, deoarece alții vorbesc pentru a se asigura că toate discuțiile rămân profesionale și respectuoase. Angajații salvează adesea anumite subiecte pentru discuții deschise la o ședință a personalului. Acești oameni ar putea să se simtă foarte pasionați de părerea lor și să-și rănească sentimentele sau să devină defensive când alții împărtășesc o opinie diferită. Este foarte important ca conducerea de la masă să-i păstreze pe toți profesioniști, reamintindu-le că toată lumea are o părere și ar trebui să le respectăm oportunitatea de a vorbi cu colegii lor într-un astfel de forum. Dacă nu există niciun control la o ședință a personalului în acest sens, personalități mai puternice vor depăși pe altele, iar acest lucru ar putea avea ca rezultat unii angajați reticenți să participe activ în viitor.
• Nevoia de a anula întâlnirile personalului: managerii pot avea ocazia să anuleze o întâlnire din cauza propriilor probleme inevitabile de programare sau a faptului că nu există probleme reale care să necesite contribuția personalului în acel moment. Deoarece nu este eficient să aveți o întâlnire doar pentru a avea o întâlnire, anularea întâlnirii este înțeleaptă, deoarece angajații vor aprecia eliberarea timpului din programul lor pentru a face alte lucrări. Ar putea fi prudent să trimiteți un e-mail pentru a informa angajații că sunt bineveniți să vorbească cu managerul individual, în cazul în care au probleme nerezolvate pe care trebuie să le discute. Permisiunea de a vorbi cu managerul sau promovarea unei „Politici de ușă deschisă” după ce o ședință de personal a fost anulată în mod neașteptat îi va informa angajatului că nu trebuie să aștepte până la următoarea întâlnire pentru a discuta despre ceva important pentru ei.

Întâlnirile de personal care întruchipează aceste caracteristici vor produce rezultate eficiente care vor aduce beneficii organizației și tuturor celor care lucrează din greu pentru a avea succes.

Abraham Lincoln a ținut discursul „House Divided” în capitolul statului Illinois (Old State Capitol) din Springfield, Illinois, la 16 iunie 1858. Organizațiile nu vor supraviețui dacă angajații nu vor avea șansa de a comunica deschis.

Autor

Utilizați întâlnirile pentru a discuta problemele în curs

O întâlnire a personalului organizată în mod regulat creează un forum pentru o discuție consecventă a oricăror dezacorduri în curs sau noi sau probleme interpersonale care pot apărea între indivizi care interacționează reciproc în mod regulat. Dacă se ia în considerare cât de mult din ziua lor și, prin urmare, din viața lor, se petrece la locul de muncă, nu este surprinzător faptul că pot apărea situații interpersonale din cauza diferențelor generaționale, a valorilor și a experiențelor de viață generale.

Faptul este că toată lumea vine să lucreze cu propriul „bagaj” de felul care compune cine este cu adevărat. O întâlnire programată în mod regulat cu colegii de muncă permite o oportunitate planificată și, prin urmare, fiabilă de a rezolva problemele înainte de a deveni situații de criză.

Relația de lucru este ca orice altă relație personală - are nevoie de suficiente oportunități pentru a rezolva problemele care ar putea împiedica realizarea muncii și îndeplinirea obiectivelor de către organizație. Atunci când relațiile sunt „împărțite” și continuă să se dezlănțuie fără intervenția conducerii, pot apărea întreruperi semnificative la locul de muncă pe măsură ce diferite echipe sau părți se provoacă reciproc pentru dominația cu privire la un anumit punct de vedere.

Comunicarea este cheia

Profitarea de toate oportunitățile de comunicare între ele la locul de muncă este cheia succesului profesional al angajaților și al conducerii acestora. Atunci când întâlnirile cu personalul se desfășoară în mod regulat, profesional și într-un mod care încurajează toți participanții să participe activ, o organizație poate profita de beneficiile unei echipe de lucru solide în care încrederea se câștigă prin interacțiune productivă. Schimbul de informații între oamenii care fac ca o organizație să își îndeplinească obiectivele și obiectivele creează un mediu mai armonios pentru toți.