Inițiative de îmbunătățire a proceselor de supraviețuire

Pixabay

Introducere

Companiilor le plac inițiativele de îmbunătățire a proceselor. Aproape orice poate fi îmbunătățit și toți ne dorim ca viața noastră la locul de muncă să devină mai ușoară. Vrem mai puțină durere și suferință, mai puțin stres, mai puține întârzieri, mai puține eșecuri și mai puține blocaje. Oamenii din partea de sus își doresc cu disperare vizibilitate și control, în timp ce oamenii din partea de jos își doresc același lucru - autonomie și capacitatea de a-și controla propriul destin. Controlul se deplasează adesea în sus și în jos ca un ascensor în creștere. La fiecare 2-3 ani, organizația dvs. se poate deplasa în direcția opusă pentru a remedia tot ceea ce oamenii se plâng, doar pentru a crea mai multe lucruri pentru care oamenii complet diferiți să se plângă în următorii câțiva ani în timp ce așteaptă următoarea schimbare.

Inițiativele de îmbunătățire a proceselor sau schimbările organizaționale eșuează uneori, uneori în mod epic. Este posibil să fi urmărit cum se întâmplă în jurul tău, așezat în cabina ta cu punga cu floricele. Sau, este posibil să aveți cicatrici adânci din eșecurile epice din trecut, pe care le-ați pierdut adânc și nu ați putut scăpa. Poate că v-ați pierdut slujba sau ați pierdut credibilitate. Eșecul are un efect de pendul natural, pe măsură ce organizațiile merg înainte și înapoi între două extreme și asta nu se oprește singură - cineva trebuie să fie intenționat să acționeze frânele. Companiile care suferă de această dinamică au nevoie disperată de un catalizator pentru schimbări pozitive, chiar dacă ar putea crede că le au deja la locul lor.

Pixabay

Problema cu schimbarea

Există două presupuneri naturale pe care liderii le fac adesea, care stau la baza problemei:

1. Schimbarea este bună / sănătoasă.
2. O schimbare mai mare înseamnă o îmbunătățire mai rapidă.

Ambele sunt inerent false, dar acest lucru poate fi foarte greu de recunoscut. Companiile pot fi obsedate de schimbări determinate de o acțiune „trebuie să meargă mai repede” pentru a prinde sau a zdrobi concurența. Trebuie să pornim un ban, să ne adaptăm rapid la schimbările de pe piață și să răspundem rapid la solicitările clienților noștri. Desigur, toate acestea sunt adevărate. Problema este modul în care ne schimbăm, nu motivația pentru schimbare.

„Schimbarea este bună / sănătoasă” este falsă, deoarece orice cantitate de schimbare, chiar și schimbare bună, încetinește în mod natural pe cei care trebuie să se adapteze la schimbare. În timp ce companiile ar putea dori sau trebuie să activeze un ban, oamenii pur și simplu nu pot asimila schimbări semnificative în pas fără efort considerabil sau chiar bătăi de cap. O modificare care afectează întreaga organizație va invalida probabil procesele existente și va necesita un șir de întâlniri pe mai multe niveluri ale organizației pentru a răspunde la aceasta. Vor exista noi documentații, lansări, întrebări și răspunsuri, dezacorduri etc. Cu cât schimbarea este mai mare, cu atât impactul asupra vitezei organizaționale este mai mare. Există un cost pentru schimbare care este adesea uitat atunci când se iau decizii. Asta înseamnă că trebuie să fim focalizați pe laser doar să implementăm modificările corecte.

Cei dintre noi care au experimentat durerea schimbării către o echipă sau organizație pot fi înșelați să creadă că răspunsul creează pachete mari de schimbare, astfel încât procesul dureros de lansare să fie răspândit pe o lungă listă de „îmbunătățiri”. ” Liderii bine intenționați vor defini o inițiativă amplă de îmbunătățire a proceselor, o vor examina cu colegii care au aceeași idee, apoi vor solicita aprobarea la nivel executiv, astfel încât să o poată lansa în masă. Dar există un grup foarte tăcut, complet ignorat, care este pe cale să fie afectat de schimbările pe care le-ați identificat. Sunt tăcuți pentru că schimbările nu le-au deraiat încă viața, nici măcar nu știu că vine și nu v-ați deranjat să le cereți părerea înainte de a intra în direct.

O strategie de schimbare care funcționează

Schimbarea în sine nu este rea. În timp ce chiar și schimbările bune vor încetini inițial echipele, acesta este un obstacol temporar și necesar, care este umbrit teoretic de îmbunătățirile pe care le vom vedea odată ce echipele s-au adaptat complet. Problema constă în modul în care identificăm schimbările și modul în care le implementăm. Iată câteva principii directoare pentru agenții de schimbare care vor ajuta la realizarea inițiativelor dvs. de îmbunătățire cu succes în mod fiabil:

1. Fail rapid.Cel mai înțelept lucru pe care îl puteți face este să împărțiți inițiativele mari în multe mici și să lansați mici bucăți de îmbunătățire pentru organizația dvs. Bucățile mici de îmbunătățire sunt mai ieftine de lansat, mai ușor de redus, au un timp mult mai bun de apreciat, costă mult mai puțin, generează mai ușor alinierea între organizații (deoarece conversația este mult mai concentrată) și prezintă un risc semnificativ mai mic. Bucăți mari de îmbunătățire sunt ușor deraiate de unul sau două ouă rele din cutie. Cu cât cutia este mai mare, cu atât este mai probabil să aveți cel puțin un ou rău acolo. Dacă decuplăm și ne concentrăm pe piese mai mici, fiecare poate reuși sau eșua pe propriul său merit.Inițiativele mai mari sunt, de asemenea, mai predispuse să aibă proprietari care consideră că inițiativa trebuie să aibă succes datorită dimensiunii investiției și nu sunt capabili să se gândească obiectiv la închiderea (sau încetinirea) sau nu a acesteia.
2. Aveți o mentalitate medicală. Îmbunătățirea procesului seamănă mult cu intervenția chirurgicală, parțial deoarece în ambele cazuri există un pacient viu, care respiră, care trebuie să rămână funcțional pe parcursul întregii proceduri. Chirurgia este întotdeauna un proces pas cu pas, iar monitorizarea este acolo pentru a vă spune dacă ați încurcat ceva. Modificările sunt foarte mici (pentru a minimiza riscul), dar este posibil să aveți nevoie de multe dintre ele. Dacă apare o problemă, nu pur și simplu continuați. Îl triați și îl remediați înainte de a continua la pasul următor. Dacă preferați să faceți o mulțime de modificări simultan, vă recomandăm să păstrați defibrilatorul în apropiere.
3. Lansați 1-2 modificări odată. De fiecare dată când luați o mușcătură de mâncare, există timp petrecut pentru a procesa acest lucru înainte de a lua următoarea mușcătură. Probabil că am văzut cu toții ce se întâmplă atunci când copiii mici își continuă să-și umple gura fără să se deranjeze să termine mușcătura anterioară. Progresul se oprește. Ar trebui să lansăm o modificare, apoi să monitorizăm în timp ce echipele procesează această modificare. Se sufocă? Ochii li se udă? Când încep să vorbească din nou, sunt gata pentru următoarea mușcătură.
4. Socializați devreme și adesea cu cei care sunt cel mai probabil să nu fie de acord. Este foarte tentant să eviți conversațiile cu cei care rareori consideră că ideile tale sunt strălucitoare și doar împing în față singuri. Cu toate acestea, o parte a mentalității „eșuează repede” este de a purta conversații dificile devreme, astfel încât să poți ucide rapid o inițiativă care are nevoie disperată să moară în timp ce ai investiții minime legate de aceasta. Cei care sunt cei mai susceptibili să se certe sunt cel mai puțin probabil să vă urmeze pe o stâncă, ceea ce este destul de la îndemână. Dacă cred că există o stâncă în fața depărtării, cel mai înțelept lucru pe care îl poți face este să înțelegi pe deplin de ce cred asta și să decidă ce să facă împreună. Masele care nu văd stânca s-ar putea să-i urmărească doar privindu-și pantofii.
5. Măsurați și urmăriți adoptarea. Nu puteți pur și simplu lansa o îmbunătățire și continuați. Echipele regresează adesea în timp, deoarece presiunile cronologice și gestionarea crizelor le fac să treacă în modul de supraviețuire. Trebuie să găsim modalități de măsurare a adoptării folosind KPI-uri, astfel încât echipele să poată fi răspunzătoare pentru că fac lucrurile în modul corect. Este prea ușor pentru echipele de dezvoltare să existe și să funcționeze în spatele vitraliilor, astfel încât să nu existe o vizibilitate a nivelului lor de maturitate. Transparența este esențială pentru a obține o îmbunătățire cu succes pe termen lung, iar îmbunătățirea temporară nu merită efortul depus pentru aceasta.

Concluzie

Ce se întâmplă dacă opriți pendulul și începeți să lansați periodic îmbunătățiri mici, de dimensiuni mușcate, pe care oamenii le pot digera cu ușurință? Viteza ta organizațională ar fi mult mai stabilă și ai avea echipe mai fericite și mai productive. Ce se întâmplă dacă toate ideile tale proaste au murit rapid, mai degrabă decât să afli că ai o mizerie pe mâini după o investiție considerabilă? Nu ar exista oprirea unei astfel de organizații. Poate că acea organizație ar putea fi a ta?