Ia minute - diplomă de nivel 3 ocr nvq în afaceri și administrație

A lua minute este vital în orice afacere.

David Travis, CC0, prin Unsplash

Introducere:

Această unitate este o unitate opțională Grupa B la nivelul 2 cu 4 credite. Această unitate îl ajută pe candidat cu o bună cunoaștere și înțelegere a sarcinilor în timp ce ia minute, rolul președintelui și al preluătorului de minute în ședințe, procedura de procesare a proceselor verbale, pregătirea proceselor verbale și cum să urmeze procedurile organizaționale, politicile și liniile directoare minute

Vă rugăm să găsiți o declarație personală relevantă pentru această unitate!

PS: Într-o notă amabilă, vă rugăm să nu copiați nimic trimis aici și să le afișați în fișierul dvs. Acest lucru a fost publicat aici, doar pentru a vă ajuta să obțineți o idee / înțelegere a ceea ce se așteaptă să scrieți și cum trebuie să scrieți. Va trebui să vă raportați la propria zonă de lucru și organizație și să rămâneți cu ea în timp ce pregătiți fișierele. Multumesc pentru cooperare.

1.1 Care este scopul întâlnirilor?

Scopul principal al întâlnirilor este de a împărtăși idei și de a exprima diferite gânduri. Întâlnirile sunt folosite în aproape fiecare organizație ca o modalitate de comunicare a informațiilor către alte persoane în care funcțiile lor principale sunt de a informa, căuta idei, solicita clarificări, rezolva probleme, discuta propuneri / modalități de lucru, lua decizii și soluționa litigii.

1.2 Care sunt cerințele organizatorice și legale care se pot aplica prelevării de minute?

Procesele-verbale ar trebui să fie o portretizare exactă a agendei ședinței. Structura procesului-verbal urmărește lista punctelor de pe ordinea de zi. Pentru a lua minute într-un mod eficient, trebuie să aveți șablonul pregătit pe baza punctelor de pe ordinea de zi. Lăsați suficient spațiu pentru a nota notele pe măsură ce întâlnirea continuă. Acest lucru vă va ajuta să nu vă confundați și să vă deplasați fără probleme pe parcursul întâlnirii.

Procesele-verbale sunt documente legale care servesc drept dovadă pentru referințele viitoare cu privire la orice discuții purtate într-o ședință. Procesul-verbal trebuie să conțină titlul, ora, data, locul întâlnirii, numele participanților, scuzele, vizitatorii, articolele, acțiunile necesare și data următoarei întâlniri.

Asigurați-vă că notați acțiunile pentru fiecare punct de pe ordinea de zi și de către cine. Procesele-verbale trebuie să fie corecte, deoarece oamenii se vor referi la el în viitor și ar trebui să poată înțelege exact ce s-a întâmplat în cadrul ședinței.

1.3 De ce procesul verbal trebuie să fie o înregistrare exactă a discuțiilor și deciziilor?

Procesul-verbal trebuie scris cu precizie și concizie, astfel încât orice persoană, indiferent dacă a participat sau nu la ședință, să poată ști ce a avut loc.

Procesele-verbale servesc drept înregistrare oficială a acțiunilor care au avut loc la o întâlnire și formează o înregistrare istorică pentru o echipă sau un departament. Chiar dacă oamenii uită să-și amintească ce s-a întâmplat într-o ședință sau ce s-a discutat și s-a decis, procesele verbale îi vor ajuta să se întoarcă înapoi și să obțină acele informații. Procesele verbale înregistrează, de asemenea, acțiunile întreprinse și acțiunile care trebuie întreprinse. Deci, acționează ca un memento care menționează termenele care trebuie respectate. Procesele-verbale oferă, de asemenea, informații persoanelor care nu au fost prezente la ședință.

1.4 Care este scopul documentelor și termenilor care sunt utilizați în mod obișnuit în ședințe?

Documentele de întâlnire sunt create atunci când afacerea se întrunește pentru a discuta aspecte legate de funcționarea actuală și de funcționarea viitoare a companiei.

Trei documente de întâlnire comune sunt:

Avizul întâlnirii (detalii precum data, ora, tipul întâlnirii, locația, scopul întâlnirii)
Ordinea de zi (listă detaliată a agendei întâlnirii)
Proces-verbal (Înregistrarea / dovada întâlnirii cu detalii precum locul și ora ședinței, scopul întâlnirii, participanții, președintele ședinței, scuze, ordinea de zi, revizuirea procesului-verbal al ședinței anterioare, data, ora și locul următoarei ședințe și ora închiderii ședinței)

2.1 Care este rolul președintelui și altor responsabilități formale în cadrul ședințelor?

Rolul președintelui este de a se asigura că se face o înregistrare exactă a unei ședințe. Președintele ședinței are responsabilitatea

Ajutați-l pe persoana care ia minute să accepte punctele de pe agendă.
Urmați punctele ordinii de zi în ordine.
Informarea ministrului cu privire la orice puncte care trebuie eliminate din agenda convenită.
Sintetizați anumite puncte, decizii sau acțiuni convenite pentru fiecare punct de pe ordinea de zi înainte de a trece la următorul punct.
De acord și furnizați un rezumat pentru discuții lungi.
Examinați procesul-verbal atunci când acestea sunt scrise ca schiță.

2.2 Cum lucrați în parteneriat cu președintele atunci când luați minute?

Discut cu președintele înainte ca întâlnirea să înceapă să aprobe punctele de pe ordinea de zi și, de asemenea, cu privire la vizitatorii care participă la ședință. Primesc sfaturi cu privire la timpul și locul de desfășurare a ședințelor dacă sala obișnuită unde se ține întâlnirea nu este disponibilă. În caz de îndoială, mă întreb dacă trebuie adăugată o anumită discuție la proces-verbal. De asemenea, clarific orice termeni tehnici discutați în cadrul întâlnirii, pentru a evita înregistrarea informațiilor greșite. După ședință, întocmesc procesele verbale cât mai curând posibil și obțin aprobarea lor de către managerul meu înainte de a le distribui membrilor.

3.1 / 2 De ce ar trebui să ascultați activ când luați minute și cum faceți asta?

Ar trebui să ascult activ în timp ce iau minute, pentru că acestea servesc drept evidență a deciziilor și detalii pentru tot ceea ce este discutat și convenit în cadrul unei ședințe.

Următoarele sunt câteva modalități prin care fac asta:

Trebuie să ascult analitic, căutând idei și detalii principale.
Clarific lucrurile pe care nu le înțeleg sau îi cer președintelui să repete fapte pe care nu le înțeleg.
Țin cont de sentimentele vorbitorilor și ale participanților.
Sunt proactiv și sunt gata să răspund.
Elimin distragerea atenției (zgomot, întreruperi etc.) și mă concentrez asupra difuzorului, astfel încât să nu pierd punctele și acțiunile importante care trebuie înregistrate.

3.3. Cum luați notițe în timpul discuțiilor purtate la ședințe?

Ajung la întâlnire devreme, mă asigur că știu cine este președintele, stau lângă președinte și verific dacă toată lumea are toate lucrările (ordinea de zi) și le iau de rezervă. Am citit toate ziarele cu mult înainte de ședință și cer numele acelor persoane prezente. Ascultă cu atenție, notează cuvintele cheie și notează deciziile. Cer clarificări și îmi verific notele cu catedra.

3.4 / 5 De ce ar trebui să obțineți clarificări și cum faceți acest lucru?

Orice îndoieli apărute în timpul notării procesului verbal trebuie clarificate, deoarece sunt decizii luate în grup și ajută la referințe viitoare.

Clarific lucrurile cerându-i președintelui sau grupului să repete sau să vorbească puțin încet, dacă am îndoieli cu orice discuție. Îmi acord timp pentru a asculta și a elimina distragerea atenției.

3.6 Cum sortați, selectați și structurați informațiile pentru a produce minute?

Folosesc un șablon consistent pentru a produce minute. Scopul întâlnirii variază de la un tip de întâlnire la altul, deci aspectul procesului-verbal poate varia, de asemenea.

Șablonul utilizat va facilita, de asemenea, localizarea informațiilor importante și ar trebui să fie consecventă într-o serie de întâlniri.

Structurez procesul-verbal după cum urmează:

Titlul întâlnirii.
Data și ora întâlnirii.
O listă a tuturor celor prezenți sub titlul „Prezent”.
O listă a tuturor celor care nu sunt prezenți, dar care și-au trimis scuzele, această listă ar trebui să apară sub titlul „Scuze”.
Confirmarea faptului că procesul-verbal al ședinței anterioare a fost convenit. Ar trebui inclusă data ședinței anterioare.
Orice amendament sau acțiune care rezultă din procesul-verbal al ședinței anterioare trebuie notat.
Orice chestiuni care decurg din procesele-verbale anterioare ar trebui incluse sub titlul problemelor care vor fi discutate.
Procesele-verbale trebuie să urmeze întotdeauna aceeași ordine care a fost urmată în ședință.
Data următoarei întâlniri.

3.7 Ce se înțelege prin utilizarea tonului corect și a limbajului profesional în câteva minute?

Procesul verbal este o înregistrare a ceea ce s-a întâmplat exact în ședință. Deci, ar trebui să aibă o evidență a discuțiilor și acțiunilor. Ar trebui să se concentreze asupra elementelor care au fost discutate și să aibă informații clare despre ceea ce s-a decis pentru fiecare element. Procesele-verbale trebuie scrise în propoziții complete și în detalii suficiente. Acest lucru va ajuta orice cititor care nu este prezent la ședință să înțeleagă ce s-a discutat de fapt.