Luarea de minute: partea i

Fotografia lui Livingsta

Introducere

Acest articol este scris pentru a ajuta candidații care își urmează calificarea în afaceri și administrație. Acest lucru nu înseamnă că nu va fi util / util altora. Acest articol va fi benefic pentru oricine lucrează pentru o afacere sau organizație și ia minute pentru a produce înregistrări exacte ale discuțiilor și deciziilor luate în timpul întâlnirilor și înregistrării acțiunilor ca parte a rolului lor de serviciu.

Pentru a putea lua minute la o întâlnire, trebuie să posedați bune abilități de comunicare, abilități de evaluare, abilități interpersonale, abilități de organizare și planificare. Luarea de minute nu înseamnă doar așezarea la o ședință și scrierea de note. Implică o mulțime de pregătiri înainte și după întâlnire și, de asemenea, o mulțime de abilități pentru a ieși cu cel mai bun record de minute.

Înainte ca întrunirea să aibă loc, trebuie să vă pregătiți pentru întâlnire în ceea ce privește locul, participanții, agenda, băuturile răcoritoare, cerințele de acces și documentele necesare. Pentru orice prezentare, trebuie să fiți gata cu toate echipamentele, cum ar fi laptop, proiectoare, materialele și documentele necesare pentru a prezenta ideile.

Înainte de începerea ședinței, faceți o notă a oricăror modificări de ultimă oră ale agendei. Păstrați întotdeauna o copie a problemelor apărute în ultima întâlnire și a punctelor de acțiune. În timp ce luați minute, este mai bine să aveți un șablon care să fie relevant pentru cerințele, stilul și standardele organizației.

La finalizarea acestei unități, candidatul va avea o bună cunoaștere a rolului ședințelor, de ce se organizează ședințele, de cerințele legale și organizaționale care se pot aplica procesului verbal, de ce sunt luate procesele verbale și de beneficiile acestora, motivul pentru care procesele verbale trebuie corecte și diferitele documente utilizate în ședințe ca parte a procesului de preluare a proceselor-verbale, înainte și după întâlnire.

Candidații vor avea, de asemenea, cunoștințe despre diferitele tipuri de minute și stilurile de scriere pentru minute, cum să structurăm minutele și să le scriem cu tonul corect al limbajului și, de asemenea, cum să le stocăm și scopul de a le păstra în siguranță. Acestea sunt discutate în a treia parte a acestei serii.

Înainte de a începe această unitate, trebuie să cunoașteți definiția sau semnificația minutelor.

Procesele-verbale sunt documente oficiale și sunt rezumatul înregistrărilor unei ședințe. Sunt corecte și conțin informații despre ceea ce a fost discutat într-o ședință, care au fost recomandările, deciziile discuțiilor și punctele lor de acțiune.

Procesele-verbale bine scrise vor fi scurte, exacte și informative și vor fi prezentate logic cu discuții clare, recomandări, decizii și puncte de acțiune.

Rolul întâlnirilor

Dicționarul definește întâlnirea ca „ O adunare organizată formal ” sau „ Actul social de asamblare pentru un scop comun ”.

Întâlnirea este o adunare a două sau mai multe persoane pentru discuții, schimb de informații și pentru a ajunge la un acord. Întâlnirile pot avea loc în diferite moduri, cum ar fi față în față, conferințe, conferințe video etc. O întâlnire nu ar trebui să fie o pierdere de timp și să fie eficientă. Întâlnirile eficiente au loc cu o planificare adecvată și ar trebui să aibă un scop și un rezultat.

Rolurile întâlnirilor sunt:

• Pentru a coordona acțiunea, pentru o decizie comună convenită.
• Pentru a lua decizii mai rapid decât prin apeluri telefonice și e-mailuri. De exemplu, poate fi frustrant să sună pe oameni și să lăsați mesaje vocale sau să le trimiteți prin e-mail și să așteptați un răspuns mult timp.
• Pentru a economisi timp, de exemplu, ceva care v-a luat mai mult de 15 minute să scrieți pe un e-mail care încă nu poate fi clar pentru destinatar, poate fi discutat în două minute dacă vă întâlniți față în față.
• Pentru a partaja informații, pentru a obține sau căuta idei și informații și pentru a clarifica lucrurile.
• Pentru a rezolva probleme sau orice probleme și a planifica strategii de lucru.
• Pentru a discuta problemele organizaționale sau departamentale într-un mod detaliat, atunci când acest lucru poate fi dificil prin comunicări prin e-mail.
• Pentru a evita confuzia, conflictele și discrepanțele.
• Pentru a discuta despre proiecte sau orice altceva legat de muncă și modalități de a o face.
• Pentru a clarifica și rezolva conflictele și a soluționa litigiile.
• Să ia decizii cu privire la aspectele discutate și să ajute la urmărirea acțiunilor împotriva oricăror decizii luate în trecut.
• Pentru a ajuta la luarea deciziilor mai rapid, întrucât toată lumea este disponibilă într-un singur loc pentru a discuta și a decide.
• Să negocieze contracte și acorduri în funcție de organizație sau de problemele implicate.
• Pentru a oferi tuturor șansa de a vorbi și de a-și exprima gândurile și ideile.
• Să ia decizii și acțiuni de urgență în caz de nevoie - gestionarea crizelor.
• Pentru a ajuta la formarea echipei și la motivație.
• Pentru a ajuta la stabilirea țintelor și a obiectivelor.

În general, rolul reuniunii este de a purta anumite discuții importante și de a lua decizii prin reunirea tuturor membrilor implicați într-un singur loc. Acest lucru va evita numărul de apeluri telefonice, e-mailuri și confuziile implicate, ajutând la luarea deciziilor clare și la atribuirea acțiunilor persoanei sau persoanelor sau departamentului relevant.

Cerințe legale și organizatorice care se pot aplica procesului verbal

Procesul-verbal al ședinței trebuie să îndeplinească cerințele legale și organizaționale ale organizației, din multe motive.

Cerințele minime care sunt așteptate de procesele verbale sunt, detalii despre

• Unde a avut loc întâlnirea?
• Când a avut loc întâlnirea, inclusiv data și ora?
• Cine au fost prezenți la întâlnire și rolurile lor diferite în cadrul întâlnirii?
• Cine a lipsit?
• Cum a avut loc întâlnirea?
• Ce s-a întâmplat la întâlnire?
• Ce s-a discutat la ședință?
• Ce s-a decis și punctele oficiale de acțiune ale discuțiilor și deciziilor?

Procesele-verbale servesc drept documente juridice obligatorii în multe situații și în multe organizații și pot fi produse ca dovezi ale anumitor discuții și decizii atunci când există provocări legale în viitor.

Procesul-verbal trebuie să aibă data următoarei întâlniri la sfârșit și, acolo unde este posibil, ora și locul de desfășurare. Minutele trebuie să documenteze prezența unui cvorum, deoarece majoritatea deciziilor valide au nevoie de un număr minim de persoane pentru a lua o decizie. De exemplu, în organizația mea, atunci când deciziile sunt luate într-o ședință de echipă de către Managerul de operațiuni, se așteaptă ca un lider de echipă să fie prezent pentru ca decizia să fie valabilă ca parte a cerinței legale și organizaționale a organizației noastre.

Avantajele proceselor-verbale ca înregistrare exactă a discuțiilor și deciziilor

Procesele-verbale sunt luate atât în ​​ședințele formale, cât și în cele neoficiale, iar întâlnirea poate fi o scurtă ședință sau o ședință a comitetului / consiliului de administrație sau o discuție de grup etc.

Procesele-verbale sunt o înregistrare a unui eveniment sau întâlnire și, prin urmare, înregistrate pentru a avea o dovadă formală a ceea ce sa întâmplat sau a ceea ce a fost discutat și decis în cadrul unei întâlniri. Ajută persoanele care nu au putut participa la întâlnire și, de asemenea, ajută organizația sau compania pentru referințe viitoare. Din acest motiv, minutele trebuie să fie corecte.

Scopul și beneficiile proceselor verbale ca înregistrare exactă a discuțiilor și deciziilor sunt:

• Multe companii nu vor avea doar procesele verbale înregistrate pentru propria lor referință și înregistrare, ci vor trebui, de asemenea, să împărtășească aceste informații companiilor lor de parteneriat și acționarilor. În aceste cazuri, procesele verbale oferă dovezi pentru apariția întâlnirilor și reflectă, de asemenea, calitatea și standardele organizației.
• Acestea oferă o evidență a discuțiilor și deciziilor și, prin urmare, servesc drept memorie și istorie a organizației.
• Procesele-verbale vor trebui să fie împărtășite publicului atunci când vine vorba de organele publice de conducere. Deci, înregistrările întâlnirii vor fi disponibile publicului pentru a le vedea, deoarece oamenii vor dori să afle rezultatele întâlnirilor și discuțiilor și cum au fost luate.
• Minutele pot fi folosite pentru a monitoriza deciziile și acțiunile menționate în cazul în care există un conflict în viitor.
• Vor exista puncte de acțiune în minute care trebuie acționate și acestea vor ajuta la schimbări și îmbunătățiri pentru organizație și, prin urmare, minutele vor fi un memento al acțiunilor respective, persoana care trebuie să le acționeze și în ce interval de timp trebuie acționat..
• Împărtășirea de minute cu persoanele interesate care nu au putut participa îi va ține la curent cu orice schimbări, discuții și decizii.
• În general, aceste minute ajută organizația să crească și, de asemenea, ajută la construirea departamentelor și a membrilor echipei.

Eșantion de șablon pentru agenda întâlnirii

Livingsta - Creat în MS Word

Documente utilizate în mod obișnuit în ședințe: agende, procese verbale, chestiuni care apar, foi de acțiune

Pentru ca orice întâlnire să aibă loc într-un mod procedural, există câteva documente importante și necesare implicate, fără de care întâlnirea nu se va desfășura fără probleme.

Documentele necesare pentru o întâlnire sunt:

Agendă - O agendă este un document care este creat fie de un secretar, fie de un administrator, fie de oricine are o funcție sau un rol similar. Acesta este apoi aprobat de către președinte și distribuit celorlalți membri care vor participa la ședință. Poate fi distribuit fie electronic, fie sub formă de copii. Este întotdeauna cel mai bine să aveți câteva copii de rezervă.

Agenda conține detalii despre numele ședinței, data ședinței, ora ședinței și locul întâlnirii în partea de sus. Acesta este apoi urmat de participanți, scuze și vizitatori / vorbitori. Urmează apoi punctele de pe ordinea de zi, în care problemele urgente și importante sunt listate în partea de sus a listei. Punctele obligatorii de pe lista ordinii de zi sunt, procesele-verbale anterioare sau Confirmarea proceselor-verbale anterioare, chestiunile care apar și orice altă problemă. Restul sunt elementele adunate de la membrii relevanți implicați în ședință.

Șablon eșantion pentru foaia de prezență

Livingsta - Creat în MS Word

Foaie de prezență - Acest document este o listă cu toți participanții la întâlnire. Pentru a avea detalii exacte, sunt incluse câteva coloane cum ar fi, Nume, Poziție, Număr de contact, Adresă de e-mail. Acest lucru va ajuta persoana care ia minute să noteze numele în câteva minute și, de asemenea, va ajuta la contactarea lor cu ușurință atunci când este necesar, mai ales atunci când sunt membri externi care participă la ședință. Vă rugăm să consultați un format din dreapta pe care îl folosesc în organizația mea pentru participare.

Acest lucru nu este de obicei utilizat pentru întâlniri interne, ci utilizat pentru întâlniri în care sunt implicați clienți externi sau organizații de parteneriat. Dar este întotdeauna bine să aveți unul în care participă atât de mulți membri sau departamente diferite la o întâlnire și pot exista persoane pe care nu le recunoașteți. Acest lucru vă reduce, de asemenea, timpul de a scrie lista participanților, mai ales atunci când există un număr mare de participanți.

Glosar de termeni și acronime - Dacă reuniunea va include discuții despre afaceri în care vor fi folosiți termeni tehnici și acronime și dacă există participanți care nu vor fi familiarizați cu acești termeni și acronime, este întotdeauna mai bine să dați o listă a acestora cu o scurtă descriere sau semnificație. Acest lucru îi va ajuta să urmărească întâlnirea cu ușurință și să oprească prea multe întreruperi inutile.

Șablon de eșantionare

Livingsta - Creat în MS Word

Cod de etică / coduri de conduită - Acesta nu este utilizat în toate ședințele, dar poate fi utilizat în ședințele consiliului de administrație și în ședințele în care publicul este implicat etc. Acesta este un set de principii și așteptări care sunt stabilite membrilor, prin care trebuie să adere la participarea la întâlnire. Acesta este stabilit pentru funcționalitatea lină și de succes a întâlnirii. În unele întâlniri este folosit pentru a păstra libertatea de exprimare.

Proces-verbal anterior - Acestea sunt procese verbale de la ședința anterioară și sunt aduse la ședință pentru a fi citite și confirmate. De asemenea, punctele de acțiune din ședința anterioară sunt verificate pentru a vedea dacă au fost acționate sau la ce stare sunt acțiunile, dacă nu acționate, motivele pentru care sunt adunate și notate în procesul-verbal, împreună cu acțiunile sau deciziile necesare.

Luarea notelor (Minute) - Luarea notelor este pasul către pregătirea procesului verbal. Acesta este documentul principal al unei întâlniri, deoarece tot ceea ce are loc sau este discutat sau decis este înregistrat. Notele sunt luate de către secretari sau administratori sau de către o persoană de birou similară și sunt scrise într-un stil convenit, urmând politicile și procedurile organizației. Un șablon poate fi utilizat pentru a lua ușor notele.

Șablon eșantion pentru Note de acțiune

Livingsta - Creat în MS Word

Atașamente la procesele verbale - Uneori, în cadrul ședințelor, poate fi necesară citirea și aprobarea unei politici sau proceduri sau a unui raport. În acest caz, acest document va fi adus în ședința citită membrilor și va trebui atașat procesului-verbal. Detalii despre cum se face acest lucru vor fi discutate într-o altă secțiune a acestei unități.

Lucrări de prezentare - Unele întâlniri vor avea lucrări de prezentare. Deși prezentările sunt realizate pe un ecran mare cu proiectoare, este întotdeauna bine să le oferiți tuturor copiilor o copie, astfel încât să aibă o înregistrare a ceea ce a fost prezentat și, de asemenea, îi va ajuta să noteze puncte importante care vor fi utile sau de ajutor pentru ei pentru referințe viitoare pe măsură ce prezentarea continuă.

Fișe de acțiune - Această fișă nu este obligatorie, dar pentru claritate și pentru organizarea corectă, ceea ce puteți face este să colectați toate punctele de acțiune de la întâlnirea anterioară și să menționați starea din fiecare dintre ele, astfel încât să fie mai ușor de parcurs. ei în timpul întâlnirii. De asemenea, orice punct de acțiune pentru întâlnirea curentă poate fi notat pe foaia respectivă, în timp ce unele acțiuni pot avea legături cu acțiunile anterioare. De asemenea, la sfârșitul ședinței va fi mai ușor să rezumați toate punctele de acțiune din această fișă. Cu toate acestea, acest lucru nu este obligatoriu. Diferite persoane funcționează diferit, astfel încât să puteți utiliza orice metode convenabile și care vă vor face procesele mai simple și mai ușoare.

În afară de acestea, în funcție de întâlnire și de scopul acesteia, diverse alte documente, cum ar fi avizul întâlnirii, rapoarte financiare, rapoarte de cercetare, rapoarte de proiect, corespondență, raportul președintelui etc., pot fi documente utilizate într-o ședință.

Vă rugăm să urmați linkul de mai jos pentru a naviga la următoarea parte a acestei unități, unde rolul președintelui ședinței și responsabilitățile acestora, modul în care persoana care prelucrează minute lucrează împreună cu președintele în timpul ședinței, cum să ascultați eficient și să luați note și scopul se discută clarificarea oricăror îndoieli în timpul ședinței.

Proces verbal - Partea II

Sper că acest lucru ți-a fost de ajutor. Mulțumesc că ai citit. Vă rugăm să nu ezitați să mă contactați pentru orice întrebări sau feedback referitor la acest articol. Dacă credeți că nu acoperă subiectele relevante, vă rugăm să ne faceți feedback!

Mulțumesc.

Livingsta