Luând minute: stil, structură și limbaj

Fotografia lui Livingsta

Acest articol face parte dintr-un grup de trei persoane cu privire la procesarea proceselor verbale (celelalte două sunt destinate întâlnirilor și proceselor verbale, precum și rolul președintelui ședinței și al preluării minutelor. Acest articol explică diferitele tipuri de procese verbale, diferitele stiluri de scriere utilizate în luarea de minute, sortarea, selectarea și structurarea informațiilor pentru a produce minute și tonul corect și utilizarea limbajului profesional în procesul verbal de scriere.

Diferite tipuri de minute

Există diferite tipuri de minute și tipul de minute pe care le scrieți va depinde de scopul sau de utilizarea minutelor. De obicei, un tip simplu de minute este utilizat în întâlnirile echipei, în timp ce un tip formal detaliat de minute este scris dacă minutele sunt destinate publicului extern. Deci, tipul de minute depinde de tipul de public și de scopul.

În principiu, există trei tipuri de minute:

• Minute verbale
• Minute discursive
• Note de acțiune

Minute verbale:Verbatim înseamnă „în exact aceleași cuvinte folosite de un scriitor sau vorbitor” sau „cuvânt cu cuvânt”. Aceste minute sunt folosite mai ales atunci când există o dispută de un fel și fiecare cuvânt al vorbitorilor va trebui să fie înregistrat. Este folosit în ședințele oficiale ale consiliului sau adunările generale anuale sau în situațiile juridice în care o persoană înregistrează discuția cuvânt cu cuvânt. Toate argumentele și comentariile făcute sunt înregistrate. De obicei, va fi o situație în care discuția se concentrează asupra unui anumit individ. Deoarece poate fi un proces obositor, în funcție de natura sensibilă a problemelor discutate, persoana care înregistrează va trebui să utilizeze un înregistrator audio sau va trebui să folosească stenograma și apoi să tastați notele mai târziu. Trebuie avut grijă în timp ce efectuați o înregistrare audio, astfel încât piesa înregistrată să nu ajungă în mâinile persoanelor greșite.Exemple de situații în care sunt luate procese verbale verbale sunt contestațiile, audierile publice, ședințele consiliului, completele disciplinare, procedurile de plângere etc.

Procese verbale discursive: Aceste tipuri de procese verbale sunt utilizate atunci când au loc întâlniri mai formale, cum ar fi ședințele comitetului sau ale consiliului de administrație. Au conținutul principal al punctelor de discuție și de acțiune. Este posibil ca aceste tipuri de întâlniri să aibă un public extern care să răspândească informațiile discutate în cadrul întâlnirii. Deci procesul-verbal va fi sub formă de paragrafe, ordonat în secțiuni și în ordinea discuțiilor.

Este foarte rar să vezi persoane adresate după numele lor în aceste tipuri de procese verbale, deoarece acțiunile și discuțiile vor fi întreprinse de un consiliu sau un comitet și, prin urmare, vor fi menționate ca consiliu sau comitet în procesul-verbal. Procesul-verbal va fi preluat de secretar sau de o persoană cu un rol similar, care nu va participa la discuție și, prin urmare, va fi liber să înregistreze procesul-verbal cu precizie. Secretarul în acest caz va fi responsabil cu pregătirea agendei, aranjarea întâlnirii precum locul de desfășurare, băuturi răcoritoare, urmărirea punctelor de acțiune, informarea președintelui și distribuirea altor lucrări relevante.

Puncte de actiune: Acestea sunt cel mai frecvent tip de minute și sunt de obicei înregistrate ca note scurte cu detalii despre decizii și note de acțiune. Discuțiile nu sunt înregistrate în detaliu, ci doar menționate. Aceste procese verbale sunt luate la întâlniri de echipă, discuții în grupuri mici, întâlniri interne, discuții de proiect etc. După cum sugerează și numele, aceste procese verbale au doar o listă de decizii sau note scurte cu puncte de acțiune. Acestea se concentrează asupra rezultatului și acțiunii viitoare. Are un stil informal și poate fi scris ca puncte glonț, deoarece acestea sunt circulate doar în interior. Adesea persoana care ia minute participă și la întâlnire în discuții. Aceste minute sunt simple, pot fi scrise mai repede și sunt corecte. Aceste întâlniri au, de asemenea, o agendă, pregătită de administratori sau de oricine care se ocupă de ședință.Există momente în care unul dintre participanți doar notează note pe măsură ce întâlnirea continuă.

Toate cele de mai sus sunt tipurile de minute și important este să folosiți fiecare stil în mod adecvat și eficient.

Diferite stiluri de scriere care sunt folosite pentru a lua minute

Scrierea stilului pentru minute este cea mai importantă sarcină în procesul de preluare a minutelor. A lua minute înseamnă că notele luate pe măsură ce se desfășoară întâlnirea sau în timp ce vă aflați în ședință. Trebuie să notați într-un mod pe care îl veți înțelege mai târziu atunci când produceți minutele. Nu există o regulă specială de respectat, întrucât fiecare are propriul stil de notare a minutelor.

Diferitele stiluri de scriere utilizate la luarea de minute sunt:

• Este bine să aveți o schiță conform agendei, astfel încât vă este ușor să luați notițe sub fiecare punct pe măsură ce discuția continuă
• Pregătiți o listă a participanților și bifați-i când intră în sală, iar acest lucru vă va oferi și o listă a persoanelor absente. Acest lucru vă va ajuta, deoarece nu trebuie să scrieți numele tuturor participanților, deoarece poate fi consumator de timp și confuz atunci când există un grup mare.
• Scrieți numele întâlnirii, data, ora și locul de desfășurare a întâlnirii, includeți elementele care au rămas fără a fi discutate din anumite motive, deoarece vor trebui să fie trimise înapoi în viitor. De asemenea, nu uitați să includeți data și ora următoarei întâlniri la sfârșit.
• Nu încercați să capturați totul decât dacă sunt minute textate. Ascultați cu atenție și surprindeți detaliile importante. Nu scrie propoziții lungi, doar notează punctele (puncte glonț) folosind un limbaj direct. De asemenea, evitați repetarea și fiți specific.
• Dacă luarea notelor devine prea dificilă ca urmare a prea multor discuții și referințe încrucișate etc., puteți lua întotdeauna permisiunea de a vedea dacă întâlnirea poate fi înregistrată pe un dispozitiv de înregistrare audio. Asigurați-vă că participanții sunt conștienți de acest lucru. Acest lucru ajută foarte mult la clarificarea lucrurilor în timp ce produce minutele.
• Când vine vorba de minute textate, scrieți totul cuvânt cu cuvânt sub titlurile relevante, deoarece acest lucru va fi util atunci când produceți minutele. Trebuie să fii un scriitor rapid pentru acest lucru și cel mai bine este să știi pe scurt. Notarea cât de mult puteți este importantă și orice lucru care nu este necesar poate fi lăsat deoparte mai târziu, deoarece dacă lăsați anumite informații, este posibil să nu vă mai puteți aminti mai târziu când scrieți procesul-verbal.
• Pentru minute discursive, scrieți punctele importante pentru fiecare discuție, astfel încât să vi se amintească de ceea ce s-a discutat în timp ce produceți minutele. Din nou, cel mai bine este să scrieți la rubricile corespunzătoare pentru a evita confuziile în timp ce produceți minute.
• Pentru note de acțiune, utilizați puncte glonț pentru a nota punctele importante. Puteți utiliza un șablon cu coloane pentru subiectul discutat, decizie și acțiuni
• Este bine să folosiți abrevieri pe măsură ce scrieți, chiar și pentru numele membrilor, deoarece acest lucru va face scrierea mai rapidă. Asigurați-vă că utilizați abrevierile pe care le urmați, deoarece alte abrevieri nu vor avea sens atunci când priviți notele mai târziu în timp ce produceți minutele. Câteva exemple sunt, Minute (min), Organul de conducere (GB), Pregătire (pregătire), Important (imp), etc.
• Notați întotdeauna discuțiile în ordinea în care au fost discutate, dar puteți avea în continuare numărul articolului în funcție de ordinea de zi. De exemplu, dacă punctul 7 de pe ordinea de zi a fost discutat al treilea în cadrul ședinței, scrieți-l ca a treia discuție, dar puteți avea numărul 7 de lângă el pentru o referință ușoară cu ordinea de zi.

Toate minutele trebuie să fie concise și exacte și, pentru a realiza acest lucru, notele trebuie să fie scrise cu exactitate în ordinea și stilul corect. Faceți scrierea notelor cât mai simplă posibil făcând câteva pregătiri avansate înainte de întâlnire și dacă scrierea notelor merge bine, acest lucru va face sarcina de a produce minute mult mai simplă. Procesele-verbale ar trebui, de asemenea, să ajute pe oricine nu a putut participa la ședință să înțeleagă clar ceea ce a avut loc la ședință, fără a mai fi nevoie de o altă ședință pentru clarificarea acelorași discuții.

Cum se sortează, se selectează și se structurează informațiile pentru a produce minute

Producerea de minute este următoarea sarcină în procesul de preluare a minutelor. Cel mai bine este să scrieți procesul-verbal cât mai repede după întâlnire, pentru că vă veți aminti lucrurile mai bine. Când scrieți procesul-verbal, nu este necesar să includeți tot ceea ce a fost notat în timpul procesului de preluare a notelor. Ar trebui să existe suficiente informații pentru ca persoanele care nu au participat la ședință să poată urmări și captura conținutul fără confuzie sau fără a avea nevoie de informații suplimentare. Așadar, scrieți punctele principale / importante.

Primul punct de reținut este numerotarea minutelor. Fiecare punct discutat într-o ședință sau fiecare punct de pe ordinea de zi care a fost discutat are o scurtă notă numită minut. Minutes in total este o colecție de note scurte. Deci, pentru ușurința citirii și urmăririi și pentru referință, cel mai bine este să acordați un număr fiecărui minut.

Fiecare punct de pe ordinea de zi sau fiecare discuție ar trebui să aibă o explicație (dacă este vorba de minute discursive) sau o scurtă notă (dacă sunt note de acțiune) a ceea ce sa discutat cu principalele puncte ale discuției, orice dezacorduri, decizii și acțiuni. Este o bună practică să aveți un șablon standard pentru minute dacă o întâlnire se repetă periodic, deoarece acest lucru va simplifica sarcina de scriere a minutelor. Orice puncte de pe ordinea de zi, care sunt standard, pot fi adăugate la șablonul de procese-verbale.

Elementele standard din toate minutele sunt:

• Titlul / numele ședinței / consiliului / comitetului
• Data întâlnirii
• Ora întâlnirii
• Locație / locație
• Lista participanților - sunt persoane invitate la întâlnire
• Lista scuzelor - persoane de la care s-au primit scuze
• Lista absenților - persoane care au fost invitate, dar nici nu au participat, nici nu au trimis scuze
• Confirmarea minutelor anterioare împreună cu data întâlnirii anterioare
• Modificări care decurg din procesele-verbale anterioare
• Aspectele care decurg
• Rezumatul discuțiilor, deciziilor și acțiunilor
• Probleme în curs sau amânate sau finalizate
• Orice alta afacere
• Data următoarei întâlniri

Pentru restul articolelor adăugați / creați titlurile din șablonul dvs. Acum aveți un aspect cu titluri pentru toate elementele discutate în ședință. Acum parcurgeți notele dvs. și adăugați informații relevante, cum ar fi discuții, decizii și puncte de acțiune pe sau sub fiecare titlu, aruncând informațiile irelevante.

Structurarea minutelor nu este o sarcină foarte dificilă, deoarece există un standard sau stil sau șablon agreat care este folosit pentru a nota minutele. Structura proceselor-verbale depinde și de ordinea de zi, deoarece procesele-verbale sunt scrise în ordinea în care au fost discutate punctele de pe ordinea de zi.

În cazurile în care rapoarte sau politici sau proceduri au fost aprobate într-o ședință, acestea trebuie atașate procesului-verbal. Când minutele au atașamente, adnotarea Att apare în marginea minutelor. De asemenea, se face o trimitere pe prima pagină a atașamentului pentru a indica numele ședinței sau comitetului sau consiliului, data ședinței și punctul din procesul-verbal la care aparține atașamentul. Acest atașament trebuie depus împreună cu minutele de după aprobare.

După ce ați redactat procesul-verbal, acesta poate fi trimis președintelui pentru orice clarificare și apoi aprobare. După aprobarea președintelui, acestea pot fi distribuite persoanelor relevante, adică persoanelor care au participat și persoanelor care trebuie să ia măsuri pentru luarea deciziilor. Poate fi util dacă lista de acțiuni împreună cu datele limită sunt atașate împreună cu procesul-verbal, astfel încât să fie mai ușor pentru persoanele respective să le acționeze.

Dacă după distribuție, oamenii cer corecții, pot fi notați și duși la următoarea ședință, astfel încât președintele să le poată verifica și clarifica împreună cu ceilalți membri prezenți la ședință. Numai după efectuarea tuturor modificărilor, procesele-verbale sunt convenite și semnate ca fiind exacte.

Ton corect și utilizarea limbajului profesional în câteva minute

În timp ce scrie, tonul scriitorului este foarte important, deoarece acesta transmite un mesaj și arată atitudinea sau emoția față de subiect de la scriitor și are un efect asupra cititorului. Tonurile adecvate utilizate, depind de cine este publicul și depinde și de informațiile scrise.

Procesele-verbale sunt documente profesionale care nu sunt vizualizate doar de persoane interne, ci pot fi vizualizate de oricine din afara organizației, chiar dacă a fost o întâlnire internă în momentele în care sunt implicate probleme juridice. Deci, este important să le scrieți într-o manieră profesională utilizând tonul și limbajul profesional / formal corect. De asemenea, asigurați-vă că documentul conține propoziții scurte și clare care se mențin la obiect și utilizați cuvinte simple ușor de înțeles.

Procesele-verbale ar trebui să fie scrise la timpul trecut, deoarece se referă la o întâlnire sau discuție care a avut loc în trecut. Utilizați vocea pasivă acolo unde puteți în timp ce scrieți minute, deoarece acest lucru va elimina utilizarea numelui oricărei persoane, dar utilizarea doar a vocii pasive nu va avea sens și va face dificilă înțelegerea. Așadar, folosiți întotdeauna un amestec de propoziții vocale active și pasive în timp ce scrieți minutele.

Procesele-verbale conțin detalii despre ceea ce a fost discutat și decis în cadrul unei ședințe de către un grup de membri și, prin urmare, cel mai bine este să scrieți procesul-verbal ca o a treia persoană. În felul acesta te distanți de scrisul tău și notezi lucrurile neutru. Folosiți fraze precum „președintele a declarat că”, „s-a notat”, „comitetul a decis că”, „s-a decis” etc. În cazurile în care punctele au fost transmise de o anumită persoană sau în care acordul a fost făcut individual, este important să specificați acea persoană și ceea ce a spus, deoarece va ajuta pentru referințele viitoare.

Cuvintele rostite într-o ședință nu trebuie scrise exact în procesul-verbal, dar trebuie transformate într-o altă limbă care este acceptabilă pentru documentele profesionale. În cazul în care membrii au folosit argouri în ședință, nu le includeți în procesul-verbal, ci înlocuiți-le cu cuvinte adecvate. Dacă nu sunt relevante pentru decizie sau nu sunt importante, trebuie doar să le omiteți. În mod similar, atunci când apar argumente sau dezacorduri în cadrul ședințelor, nu le scrieți ca argumente, în schimb folosiți fraze alternative precum „s-au exprimat diferite puncte de vedere” sau „s-au exprimat diverse opinii”. Aceasta nu specifică persoana care era în dezacord, dar îi spune cititorului că a existat o discuție din cauza dezacordului.

Folosiți fraze sau cuvinte de genul „au fost preocupați”, „a subliniat directorul”, „a explicat consiliul de administrație”, „directorul executiv a solicitat”, „și-a exprimat îngrijorarea cu privire la”, „a sugerat ședinței”, „a ridicat problema”, etc. Următorul punct de remarcat este să verificați ortografia, gramatica și punctuația. Nu vă bazați doar pe verificarea ortografică și gramaticală a editorului de documente. Cel mai bine este să citiți manual minutele după ce le-ați redactat și, de asemenea, să citiți o altă persoană să citească și să feedback.

Sper că acest lucru ți-a fost de ajutor. Mulțumesc că ai citit. Vă rugăm să nu ezitați să mă contactați pentru orice întrebări sau feedback referitor la acest hub. Dacă credeți că nu acoperă subiectele relevante, vă rugăm să ne faceți feedback!

Mulțumesc.

Livingsta