Înțelegerea proceselor de stocare și recuperare a informațiilor

William Bout, prin Unsplash

Sisteme informaționale și caracteristicile acestora

Sistemele informaționale au grijă, creează, procesează, distribuie și analizează datele pentru a contribui la îmbunătățirea eficienței și eficacității unei organizații. Câteva exemple de sisteme informaționale includ:

• Sistem de procesare a tranzacțiilor (TPS): responsabil pentru procesarea tranzacțiilor comerciale. Tipurile de tranzacții variază între organizații, dar unele exemple ar putea fi plasarea comenzilor, facturarea, depozitele de cecuri, sistemele de salarizare, sistemele de rezervare și controlul stocurilor. Acestea ajută la menținerea, adăugarea, schimbarea și eliminarea datelor.
• Sistemul informațional de gestionare: ajută la îndeplinirea sarcinilor necesare pentru rezolvarea problemelor și luarea deciziilor. Acestea ajută managementul prin monitorizarea performanței, eficienței, contabilității și datelor tranzacționale. Câteva exemple includ sisteme de gestionare a vânzărilor, bugetare, personal și controlul stocurilor. Aceste informații trebuie să fie corecte și relevante.
• Sisteme de sprijinire a deciziilor: Asistă managerii în luarea deciziilor. Utilizează resurse interne și externe pentru a analiza informațiile existente și a proiecta efectele. Ele ajută la rezumarea rapoartelor, prognozelor și graficelor. Câteva exemple includ sisteme logistice și foi de calcul.
• Sisteme de gestionare a relației cu clienții (CRM): proprietarii de afaceri utilizează sistemele de relații cu clienții pentru a acumula și urmări activitățile clienților, inclusiv achizițiile, defectele produselor și cererile clienților
• Business Intelligence Systems (BIS): furnizați analize care prezic viitoarele tipare de vânzări, rezumă costurile curente și prognozează venituri din vânzări.

Cerințe legale și organizatorice de informații

Este important să existe reguli privind securitatea și confidențialitatea informațiilor, deoarece acestea pot conține date sensibile precum:

• Înregistrări personale
• Evidența salarizării
• Evidența resurselor umane
• Date financiare

În mâinile greșite, aceste informații ar putea reprezenta o amenințare pentru companie și clienții săi sau ar putea fi utilizate pentru a comite fraude, discriminări și alte încălcări.

Există legi precum Legea privind protecția datelor din 1998 care, dacă nu este respectată, ar putea duce la acțiuni în justiție.

Alegerea informațiilor de stocat

Organizațiile nu pot păstra toate informațiile pe care le obțin. Stocarea informațiilor greșite sau irelevante nu este de niciun folos și ocupă spațiu valoros, ceea ce face mai dificilă recuperarea informațiilor.

Atunci când se iau decizii cu privire la informațiile care ar trebui stocate, decizia va depinde în primul rând de cerințele legale referitoare la fiecare tip particular de informații. De exemplu, cerințele legale stipulează că:

• Înregistrările de resurse umane trebuie păstrate de o organizație timp de șase ani după încetarea angajării unui membru al personalului
• Înregistrările de sănătate și siguranță trebuie păstrate permanent
• Evidențele contabile trebuie păstrate între trei și șase ani, în funcție de tipul de organizație

Informațiile, cum ar fi datele personale referitoare la foștii clienți, trebuie eliminate atunci când nu mai sunt utilizate. Urmând aceste ghiduri, vă puteți asigura că sunt stocate numai informațiile relevante, facilitând găsirea acestora atunci când este nevoie.

Markus Spiske, prin Unsplash

Asigurarea exactității informațiilor

Legea privind protecția datelor din 1998 impune companiilor obligații de a asigura exactitatea datelor cu caracter personal pe care le dețin. Informațiile trebuie să fie întotdeauna actualizate acolo unde este necesar. Unele modalități de a face acest lucru includ:

• Folosind baze de date și foi de calcul actualizate periodic
• Setarea alertelor cu privire la informațiile despre clienți și angajați pentru a vă asigura că sunt contactate atunci când sistemele sunt actualizate
• Utilizarea auditurilor interne și externe
• Revizuirea și revizuirea metodelor dvs. de colectare a datelor

Formatarea și furnizarea informațiilor la timp

Informațiile care nu sunt furnizate în formatul corect vor trebui reformate înainte de a fi utilizate, ceea ce provoacă o întârziere și creează riscul modificării accidentale a informațiilor. Informațiile care nu sunt furnizate în intervalele de timp convenite pot fi de nici un folos, deoarece este posibil să nu existe suficient timp pentru interpretarea datelor.

Alegerea informațiilor de șters

Organizațiile își stabilesc propriile orientări cu privire la momentul și ce informații pot fi șterse. Aceste linii directoare depind de tipul și dimensiunea unei organizații, de spațiul disponibil în sistemul de înregistrare actual sau actual și de tipul de informații.

Informațiile care sunt irelevante, depășite sau inexacte pot fi șterse.

Informațiile din fișierele arhivate pot fi șterse numai atunci când perioada de păstrare a acestora este expirată. Datele cu caracter personal vor fi păstrate nu mai mult decât este necesar. Eliminarea datelor cu caracter personal atunci când nu mai sunt necesare reduce riscul ca acestea să devină inexacte, depășite sau irelevante.

Abordarea problemelor cu sistemele informatice

Problemele care pot apărea în sistemele informaționale și modalitățile de rezolvare a acestora includ:

• Informațiile nu sunt stocate în mod corect. De exemplu: în ordinea greșită; păstrarea fișierelor inutile; duplicatele fiind stocate; și fișierele lipsă. Modalitatea de a depăși această problemă este ca o organizație să stabilească linii directoare cu privire la modul de stocare a informațiilor, facilitând preluarea informațiilor atunci când este necesar. Managerii trebuie să fie informați atunci când lipsesc informații, deoarece acest lucru ar putea încălca legile privind protecția datelor. O altă modalitate de a ține pasul cu informațiile este de a avea un sistem care verifică și elimină în mod regulat informațiile inutile.
• Probleme cu sistemele informatice, cum ar fi virușii. Acestea trebuie raportate unui manager IT sau tehnicienilor IT.
• În cadrul organizațiilor, pot exista defecțiuni ale comunicării care duc la transferul informațiilor în mod corect. Acestea trebuie rezolvate între echipă sau raportate unui manager dacă nu pot fi rezolvate imediat.
• Majoritatea organizațiilor folosesc sisteme de procesare a tranzacțiilor pentru a colecta, stoca, prelucra și produce funcționalitățile operațiunilor de bază ale unei companii. Sistemele de informații TPS colectează date de la intrările utilizatorilor și apoi generează ieșiri pe baza datelor colectate. Aceste sisteme sunt utilizate pentru a gestiona sute de tranzacții și necesită mulți utilizatori să lucreze pe același set de date în același timp. Uneori, acest lucru face ca sistemul să se blocheze. În cazul unui accident, este vital ca o organizație să aibă o copie de rezervă a sistemului, astfel încât informațiile să nu se piardă. Este important ca regulile să fie stabilite și respectate pas cu pas pentru ca o tranzacție să fie considerată de succes.

Scopul stocării informațiilor este acela de a fi păstrate într-un mediu sigur, respectând legile privind protecția datelor. De asemenea, este o cerință legală pentru organizații să stocheze anumite informații.