Ce trebuie să includeți într-un raport săptămânal de stare a proiectului

Introducere

Scrierea actualizărilor săptămânale de stare a proiectului se poate simți ca o corvoadă, dar reprezintă un instrument critic care îi ajută pe managerii de proiect să mențină un proiect pe drumul cel bun. Rapoartele săptămânale privind starea proiectului țin la zi conducerea superioară și echipa proiectului cu privire la stadiul proiectului, vă oferă un forum pentru a pune riscurile și problemele în fața tuturor și vă oferă un alt drum pentru a continua să împingeți datele de referință în fața tuturor asigurați-vă că oamenii rămân concentrați asupra lor. Acest articol parcurge elementele critice pe care ar trebui să le includeți în fiecare raport săptămânal de stare a proiectului.

Un indicator luminos simplu, verde, galben sau roșu poate comunica foarte repede despre starea unui proiect.

Departamentul de Stat al Statelor Unite ale Americii

Starea semnalizatorului

O stare a semnalizatorului este un indicator verde, galben sau roșu. Verde indică faptul că proiectul este în termen și nu există probleme. Galbenul indică faptul că există riscuri care, dacă nu sunt adresate, vor avea un impact clar fie asupra calendarului proiectului, fie asupra bugetului proiectului. Roșu indică faptul că proiectul se confruntă cu probleme semnificative și un impact asupra domeniului, calendarului sau bugetului este inevitabil. După ce ați abordat un proiect care se află în stare roșie, va trebui să re-bazați proiectul, moment în care îl puteți muta din starea luminii roșii.

Actualizarea stării

Secțiunea de actualizare a stării este un rezumat scurt, scris, care indică unde se află în prezent proiectul. În mod ideal, acest lucru ar trebui să se limiteze la câteva propoziții care să atingă notele înalte. În general, acest lucru va indica unde se află echipa în ceea ce privește atingerea etapei următoare a proiectului. Alternativ, dacă proiectul se confruntă în prezent cu un obstacol major, acesta este un loc bun pentru a-l invoca, astfel încât să ajungă pe radarul conducerii superioare. În plus, dacă proiectul dvs. are mai multe faze, includeți o scurtă actualizare de stare asociată cu starea fiecărei faze sau o parte cheie a proiectului.

Includerea etapelor de referință ale proiectului și a datelor asociate acestora le oferă tuturor căsuțe de nivel înalt pentru a verifica dacă un proiect este pe drumul cel bun.

Știri despre Accelerator de Proiect

Programul de referință

Repere sunt datele importante pe care este esențial să le atingă echipa de proiect în timpul dezvoltării proiectului. De exemplu, o etapă importantă poate fi o demonstrație a lucrărilor la care lucrați pentru investitori sau părți interesate cheie sau data preconizată de finalizare. Trebuie să apelați datele de referință din raportul săptămânal al stării proiectului pentru a vă asigura că atât părțile interesate cheie ale proiectului, cât și echipa proiectului nu le pierd din vedere.

Lucrări în zbor și viitoare

Includeți o secțiune în actualizarea săptămânală a stării proiectului dvs. care să rezume la ce lucrează în prezent membrii echipei de proiect și la ce lucrări vor trece după aceea. Ar trebui să puteți obține aceste informații dintr-o combinație între programul proiectului și structura de defalcare a lucrărilor. Acest lucru ajută și la menținerea sub control a managerului de proiect, deoarece îi obligă să atingă baza cu toată lumea pentru a valida la ce lucrează și la ce sarcini vor trece mai departe. De asemenea, oferă membrilor echipei de proiect o altă cale de a prezenta orice probleme cu care se confruntă sau riscuri care se află la orizont.

Riscuri și probleme

Ultimele secțiuni, dar totuși critice, pe care trebuie să le includeți într-un raport săptămânal de stare a proiectului sunt pentru riscuri și probleme. Secțiunea privind riscurile trebuie să expună în mod clar toate riscurile potențiale pentru proiectul pe care îl vedeți la orizont și planul pe care trebuie să îl atenuați în cazul în care acestea devin probleme. Aceasta nu este o știință exactă și nu există nicio modalitate de a fi pregătiți pentru toate, dar doriți să vă asigurați că ați identificat tot ce puteți și că aveți o idee aproximativă despre cum ați controla-o în cazul în care devine o problema. Secțiunea cu probleme ar trebui să enumere toate problemele care se confruntă în prezent cu proiectul și acțiunile care sunt întreprinse pentru a le aborda.