De ce este important să actualizați fișele postului

Este important să mențineți descrierile postului actualizate în mod regulat pentru a oferi o reflectare reală a locului de muncă efectuat.

Autor

Fișele posturilor sunt instrumente eficiente pe care angajatorii le pot avea la locul de muncă. Ca rezumat al sarcinilor și îndatoririlor atribuite unui post, descrierile postului pot fi utile pentru un angajator din mai multe motive: pentru recrutarea de noi angajați, la finalizarea evaluărilor de performanță, pentru investigarea reclamațiilor la locul de muncă și pentru înțelegerea elementelor esențiale funcțiile postului în legătură cu ADA.

Fișele de post actualizate în mod regulat și corecte pot fi deosebit de importante pentru atribuirea sarcinilor, întrucât acestea se referă la îndeplinirea obiectivelor și obiectivelor organizației. Acestea sunt instrumente foarte utile care asistă supraveghetorii și angajații care îndeplinesc sarcinile.

Pentru a crea corect o descriere a postului, trebuie să includeți mai multe elemente ale postului.

Autor

Ce este o descriere a postului?

Este util să cunoașteți definiția fișei postului pentru a înțelege rolul lor la locul de muncă. Descrierile posturilor sunt create după efectuarea unei analize a posturilor. Această analiză analizează funcțiile esențiale ale postului și ce cerințe minime sunt necesare pentru a îndeplini cu succes funcțiile atribuite. Listarea specificațiilor sau „descrierea” este ceea ce devine descrierea postului. Sistemul de învățare SHRM (Modulul 2, Planificarea forței de muncă și ocuparea forței de muncă 2006) definește o descriere a postului ca rezumând caracteristicile importante ale unui post, inclusiv:

Oamenii Societății pentru Managementul Resurselor Umane (SHRM) recunosc importanța descrierii exacte a locurilor de muncă prin descrieri eficiente ale posturilor la locul de muncă. Pentru mai multe informații despre descrierile posturilor și alte aspecte legate de resursele umane, puteți consulta site-ul web al SHRM, www.shrm.org.

Toate locurile de muncă, incluse temporar, ar trebui să aibă descrieri de post actualizate pentru a oferi o descriere exactă a postului.

Autor

De ce ar trebui managerii să actualizeze periodic descrierile postului?

Managerii sunt deseori însărcinați cu revizuirea și modificarea fișelor de post pentru a se asigura că descriu în mod corespunzător postul. Există mai multe motive pentru actualizarea fișelor de post. Luați în considerare următoarele:

1. Recrutare și angajare

Când apare un post vacant la locul de muncă, supraveghetorul trebuie să ia măsuri pentru a găsi un înlocuitor care să completeze golul. Unul dintre primii pași în procesul de recrutare este extragerea celei mai recente fișe a postului pentru a revizui cerințele minime și funcțiile esențiale ale postului care urmează să fie ocupat.

Deoarece obiectivele și obiectivele sunt afectate de modificările planurilor strategice generale ale unei organizații, supraveghetorii vor descoperi că descrierile posturilor uneori nu mai descriu cu adevărat locul de muncă care trebuie ocupat. Schimbarea priorităților din cauza personalului limitat și / sau a schimbărilor la locul de muncă în structura organizațională va provoca adesea o schimbare a ceea ce trebuie cu adevărat realizat de locul de muncă. Odată ce fișa postului este actualizată pentru a reflecta munca de făcut, angajatorul va fi gata să posteze postul vacant pentru ca solicitanții să poată aplica.

În plus, unii angajatori postează fișa postului pe site-ul lor web pentru ca solicitanții să o poată revizui înainte de a completa cererea de post online. Când solicitanții de locuri de muncă au acces la fișa postului, pot înțelege mai bine dacă abilitățile lor se potrivesc cu cele ale funcției postate. O mulțime de timp pierdut poate fi evitat atât de angajator, cât și de angajat atunci când fișa postului este postată sau pusă la dispoziția solicitanților de locuri de muncă interesați de postul postat.

2. Orientare către angajați noi

Angajații noi ar trebui să primească o copie a fișei postului lor în prima zi de muncă. În timpul orientării către noi angajați, de exemplu, noii angajați primesc o mulțime de documente despre politicile angajatorului, informații despre salariu, beneficii pentru sănătate și / sau alte beneficii acordate angajaților cu normă întreagă. În același timp, primesc astfel de informații, pot primi și o copie a fișei postului lor.

Din nou, această descriere a postului ar trebui actualizată pentru a oferi noului angajat o descriere exactă a postului pe care a fost angajat să îl facă. Un nou angajat va deveni ușor dezamăgit de noul loc de muncă atunci când locul de muncă pentru care a crezut că solicită este foarte diferit de ceea ce a fost postat pe site. Angajatorii pot pierde angajați buni care aleg să nu rămână cu noul lor angajator din acest motiv.

De asemenea, este recomandabil ca angajatul să semneze fișa postului, astfel încât o copie semnată să poată fi plasată în dosarul personalului. Copia semnată va indica pur și simplu că persoana a primit o copie a fișei postului care descrie locul de muncă pe care a fost angajat să îl îndeplinească.

3. Cazări ADA

Pentru a determina dacă se poate face o acomodare rezonabilă pentru un angajat sau un solicitant de post cu handicap, organizația trebuie să revizuiască fișa postului postului. Probabil că instanțele se vor uita nefavorabil la un angajator care întocmește o fișă a postului după ce un angajat face o cerere de cazare. Ajustarea poate fi făcută numai atunci când există o descriere actualizată a postului.

4. Reclamațiile angajaților

Angajații care vin la Resurse Umane sau la supraveghetorii lor direcți pentru a se plânge de un aspect al locului lor de muncă, vor beneficia adesea de la examinarea fișelor postului lor. Descrierea postului enumeră funcția esențială a postului, care adesea intră în dispută pentru angajatul care consideră că li se cere să îndeplinească sarcini care sunt mult în afara fișei postului lor.

În timp ce mulți angajatori au o linie listată în fișa postului pentru „toate celelalte atribuții atribuite”, supraveghetorii nu trebuie să încredințeze angajaților o muncă care este mult în afara fișei postului lor. Un astfel de limbaj este inclus pentru a oferi o anumită flexibilitate angajatorului atunci când poate exista o muncă temporară sau în afara responsabilităților normale. Când angajaților li se atribuie în mod regulat aceste sarcini, va exista în cele din urmă un angajat nemulțumit sau nemulțumit care simte că nu sunt tratați corect.

5. Probleme de compensare

Profesioniștii în compensații evaluează fișele postului pentru a determina salariile care ar trebui plătite pentru îndeplinirea unui loc de muncă. Determinarea salariilor pentru un loc de muncă este un alt motiv crucial pentru descrierea posturilor care sunt corecte și actuale. Deoarece nu este neobișnuit să se producă schimbări semnificative la locul de muncă, conducerea ar trebui să revizuiască și / sau să actualizeze fișele posturilor anual sau după cum este necesar.

În plus, angajații pot provoca angajatorii dacă consideră că sunt subplătiți pentru o muncă care nu se află în descrierea postului pe care o prestează în mod regulat. Această problemă poate fi deosebit de supărătoare dacă există politici în limbajul contractului sindical care dictează modul în care un salariat ar trebui să fie plătit pentru munca suplimentară efectuată.

6. Taxe EEOC

Atunci când un angajator primește o taxă de discriminare de la un angajat sau fost angajat prin sistemul de reclamații al Comisiei pentru egalitatea de șanse în muncă (EEOC), conducerea are sarcina de a investiga cererea și de a oferi un răspuns scris la detaliile taxei. Adesea, documentația furnizată va include fișele postului. Acea descriere a postului care este preluată din dosarul personalului angajatului sau din detașare va oferi investigatorului EEOC o descriere bună a atribuțiilor și cerințelor postului.

7. Evaluări de performanță

Atunci când supraveghetorii se pregătesc să finalizeze o evaluare a performanței pentru un angajat, este util să revizuiți descrierea postului pentru a completa diferiții factori de evaluare de pe formularul de evaluare. Acesta va furniza o structură din care să revizuiască performanța în legătură cu diferitele sarcini și responsabilități ale postului.

Descrieri exacte ale posturilor sunt importante

Descrierea posturilor trebuie să fie exacte pentru a satisface nevoile acelor responsabilități la locul de muncă enumerate mai sus. Deși nu sunt menite să fie atât de detaliate în numărul exact de sarcini îndeplinite sau în orice scenariu posibil cu care se poate confrunta un angajat în locul său de muncă, acestea ar trebui să includă domeniul de aplicare general și nivelul muncii care urmează să fie efectuate.

Supraveghetorii ar trebui să revizuiască în mod regulat fișele posturilor pentru a se asigura că oferă o imagine bună a responsabilităților postului. Activitatea de angajare, cum ar fi cifra de afaceri, reclamațiile angajaților și alte probleme ale angajaților, aduc adesea acest punct în prim plan pentru management.

Faceți din Descrierea locurilor de muncă o prioritate la locul de muncă

Descrierea posturilor sunt documente importante de păstrat la dosar la locul de muncă. Așa cum s-a menționat mai sus, descrierile postului pot fi utilizate în multe dintre resursele umane care se desfășoară fie în mod regulat, fie în activități mai puțin frecvente (taxe EEOC, evaluări anuale ale performanței etc.). Informațiile incluse în dosar sunt utilizate ca mijloc de păstrare a evidenței.

La fel ca orice alt document, o fișă a postului trebuie păstrată la dosar pentru momentele în care trebuie utilizate într-un anumit scop la locul de muncă. Atunci când importanța lor nu este recunoscută și nu sunt utilizate în mod eficient pentru a reflecta locurile de muncă pe care le descriu, angajatorii sunt însărcinați cu o varietate de probleme inutile.