Structura de repartizare a lucrului (wbs) și lista de activități pentru a proiecta succesul

WBS și Lista de activități: Există o diferență?

Mulți manageri de proiect nu cunosc diferența dintre o structură de repartizare a lucrărilor (WBS) și o listă de activități. La proiectele mici, diferența nu contează prea mult. Dar, pe măsură ce lucrurile se complică, este crucial să înțelegem diferența și să facem o treabă bună creând fiecare.

WBS și lista de activități: Care este diferența?

Mulți manageri de proiect utilizează termenii Structura defalcării lucrului (WBS) și Lista activităților în mod interschimbabil. Acest lucru este în regulă pentru proiectele mici și simple. Dar ne poate pune într-o mulțime de probleme, pe măsură ce devenim responsabili pentru proiecte mai mari și mai complicate, în special cele care implică echipe cu abilități speciale sau care utilizează subcontractanți.

Iată modul confuz de a o spune:

• Un WBS este o listă cu ceea ce facem.
• O listă de activități este o listă a ceea ce facem.

Gândiți așa și sună cam la fel… și te îndrepți spre necazuri.

Deci, să ne gândim diferit.

• Un WBS este o listă a componentelor livrabilului.
• O Listă de activități este o listă a activităților pe care le vom desfășura în timpul proiectului.

Acum sună destul de diferit. Avem nevoie de amândouă, iar ordinea corectă este: Faceți mai întâi structura defalcării lucrărilor și faceți lista de activități în al doilea rând.

Cât de important este să separați WBS de lista de activități?

Odată am îndreptat un proiect de 10 milioane de dolari, care deja irosise 600.000 de dolari și nu mergea nicăieri timp de șase luni. Nu făcuseră o listă de activități separată de WBS-ul lor și toată lumea făcea o treabă greșită. Am lucrat cu echipa doar două săptămâni și am rezolvat totul. Odată ce membrii echipei se gândeau la propria lor muncă și își făceau propriile liste de activități, totul a devenit clar și drept, iar proiectul a fost din nou pe drumul cel bun.

Gândiți-vă la un meniu pentru cină…

Imaginați-vă că sunteți un catering și că faceți o listă de articole care vor fi servite la o cină prestabilită, fără comenzi speciale. Este posibil să aveți o listă de genul acesta:

• Biscuit de fructe de mare
• salată Cezar
• Pui marsala
• Legume mixte sotate
• Paste
• Tiramisu

Minunat! Și ceea ce vedeți mai sus este Structura de repartizare a lucrărilor (WBS) a acestei cine. Lista de activități ar arăta astfel:

• planul de cumpărături - la ce magazine să mergeți și ce să cumpărați la fiecare magazin
• rețetele pentru fiecare articol, cu instrucțiuni de gătit
• munca de placare, servire și curățare după aceea

Un WBS listează elemente; o listă de activități descrie procesele.

Când facem WBS și lista de activități?

Crearea structurii de repartizare a lucrului și a listei de activități reprezintă un punct de cotitură în planificarea proiectului. WBS este creat ca cel mai bun detaliu de nivel al scopului proiectului definit, după elaborarea progresivă. Acesta finalizează activitatea noastră privind planificarea domeniului și ne pregătește să planificăm toate celelalte opt domenii ale managementului de proiect, inclusiv timpul. Și primul pas în estimarea detaliată a timpului și a costurilor este crearea listei de activități. Lista de activități trebuie pregătită astfel încât să ne putem crea graficul PERT.

Un WBS bun facilitează tranziția de la planificarea domeniului la planificarea timpului. Odată ce știm clar ce facem, este ușor să planificăm cum o vom realiza.

Cine face WBS și lista de activități?

Între WBS și Lista de activități, există o schimbare mare în cine lucrează la proiect. Crearea unui WBS necesită o mulțime de contribuții ale clienților. Comunicarea cu clienții este realizată sau coordonată de managerul de proiect. Iar munca de construire a WBS este realizată în primul rând de managerul de proiect sau de designeri care știu cum să obțină cerințele clienților.

În schimb, Lista de activități este cel mai bine pregătită de lucrătorii care vor face treaba. Dacă descriu cum își vor face propria muncă, atunci Lista de activități este mai precisă. Mai important, ghidată de managerul de proiect, echipa poate găsi modalități foarte eficiente de a lucra rapid și de a preveni problemele. Echipele care își planifică propria muncă și sunt auto-gestionate creează lucruri grozave la un cost redus. Pe măsură ce membrii echipei pregătesc lista de activități, aceștia devin extrem de motivați și concentrați, astfel încât proiectul este pe cale să aibă succes.

În construcții, WBS este realizat de către arhitect sau un proiectant de arhitectură din echipa sa. Apoi, antreprenorul general va verifica și modifica WBS și, colaborând cu maistrii de construcții, va elabora lista de activități.

În programarea computerizată în zilele noastre, avem deseori analiști-programatori care fac atât design cât și dezvoltarea de aplicații. În acest caz, persoana care lucrează nu se schimbă. Dar rolul se schimbă. Dacă faceți acest tip de muncă - și eu o fac - este o idee bună să vă imaginați schimbând pălării. Puneți-vă o pălărie pentru a asculta clienții și face design, și o altă pălărie pentru a fi singuri și pentru a vă planifica activitățile de lucru.

Raftul meu de utilități

Setul de rafturi de utilități pe care l-am construit folosind WBS și una dintre listele de activități din acest articol.

Sid Kemp

Un studiu de caz: construirea unui raft de utilități

Acest studiu de caz ar trebui să facă diferența dintre o structură de repartizare a lucrărilor (WBS) și o listă de activități complet clară.

Am construit un set de rafturi utilitare în spălătoria mea. Există trei rafturi pe un perete, fiecare lung de 3 metri. Iată WBS:

Structura de repartizare a rafturilor utilitare

3 rafturi din lemn, 3 'x 8 "x 3/4"

6 bretele, 9 "lungime, două pentru a ține fiecare raft

2 suporturi de perete reglabile pentru a ține bretele

6 șuruburi pentru a fixa rafturile la perete

6 ancore pentru a ține șuruburile în perete

Fotografia din stânga vă arată cum arată rafturile, apropo.

Trei liste de activități posibile pentru un proiect

Pentru a vă arăta cât de diferită este o listă de activități față de un WBS, voi crea trei liste de activități diferite , fiecare dintre acestea utilizând același WBS pentru a crea același set de rafturi:

• Lista DIY (faceți-o singur) poate fi făcută de cineva cu abilități de tâmplărie.
• Pasionatul de reparații la domiciliu o face singur, dar nu face tâmplărie.
• Angajarea unei soluții profesionale arată destul de diferită!

Lista de activități nr. 1: Abordarea „Do-It-Yourself” (DIY)

1. Cumpărați ancore, șuruburi, suporturi de perete și bretele.
2. Cumpărați două scânduri de rafturi de pin de 8 'x 8 "x 3/4" și pata de nuc
3. Tăiați trei rafturi de 3 'de pe scânduri.
4. Patați scândurile și lăsați-le să se usuce.
5. Măsurați locațiile în perete pentru suporturile de perete.
6. Marcați locațiile găurilor șuruburilor.
7. Verificați locațiile găurilor șuruburilor cu un nivel.
8. Găuriți 6 găuri și așezați 6 ancore în pereți.
9. Montați 2 suporturi de perete reglabile cu 6 șuruburi, șuruburile fixate slab.
10. Strângeți toate șuruburile.
11. Atașați paranteze la suporturile de perete.
12. Verificați acoladele cu un nivel.
13. Așezați rafturile pe bretele.
14. A curăța.

Lista de activități nr. 2: abordarea hobby-ului de reparații la domiciliu

1. Cumpărați toate articolele din lista de sarcini, inclusiv rafturile pre-tăiate și pre-colorate.
2. Măsurați locațiile în perete pentru suporturile de perete.
3. Marcați locațiile găurilor șuruburilor.
4. Verificați locațiile găurilor șuruburilor cu un nivel.
5. Găuriți 6 găuri și așezați 6 ancore în pereți.
6. Montați 2 suporturi de perete reglabile cu 6 șuruburi, șuruburile fixate slab.
7. Strângeți toate șuruburile.
8. Atașați paranteze la suporturile de perete.
9. Verificați acoladele cu un nivel.
10. Așezați rafturile pe bretele.
11. A curăța.

Lista de activități nr. 3: Angajați o soluție profesională

1. Cumpărați toate articolele din lista de sarcini, inclusiv rafturile pre-tăiate și pre-colorate.
2. Angajați un muncitor care să instaleze rafturile și să facă curățenie după el.
3. Plătește bărbatul.

Trei liste de activități diferite pentru un WBS

După cum spune vechea zicală, există mai multe modalități de a jupui o pisică. Vedeți mai sus trei moduri diferite de a face același proiect; trei liste de activități diferite. Și puteți vedea că fiecare ar avea un program diferit și un buget diferit, de asemenea.

WBS și Lista de activități

Păstrați-vă WBS și lista de activități în linie dreaptă

Deci, lecția este: Păstrați WBS și lista de activități separate și păstrați-le drept.

Pe un proiect mic, mai ales dacă faceți toată munca, le puteți rula împreună.

Dar într-un proiect cu o echipă sau un proiect în care ar putea exista diferite abordări demne de luat în considerare, faceți mai întâi WBS și apoi elaborați lista de activități. Și dacă puteți, cereți echipei să își construiască propria listă de activități.