„Lucrați într-un mediu de afaceri”: o declarație personală (examen nvq de afaceri și administrație)

Scopul și beneficiile respectării și sprijinirii altor persoane la locul de muncă

Apartenența la o echipă mă face să mă simt parte a ceva mai mare decât mine. Într-un mediu orientat spre echipă, înțeleg misiunea și obiectivele organizației mele, contribuind la succesul general al organizației, lucrând cu colegii mei. S-ar putea să am o funcție specifică și să aparțin unui anumit departament, dar chiar și dincolo de asta, voi colabora cu alții pentru a contribui la obiectivele generale și la succesul organizației.

Pentru a lucra ca parte a echipei sau în cadrul unei organizații, trebuie să învăț să respect alte persoane la locul de muncă și să sprijin și alte persoane la locul de muncă. Trebuie să știu ce face organizația, care este structura organizației și de ce a fost construită fiecare echipă și departament, ce face și cum contribuie. Fiecare echipă și individ trebuie să înțeleagă unde se încadrează munca lor în contextul total al unei organizații.

Atunci când munca se face cu un efort de echipă, mai degrabă decât de către indivizi care stau singuri, îndeplinind sarcinile, o organizație poate înflori, deoarece lucrările vor fi finalizate la timp și la buget. Pentru a construi o muncă de echipă bună, membrii echipei trebuie să comunice între ei și să se sprijine reciproc. Această conexiune ne învață să împărtășim obiectivele de lucru și să planificăm obiectivele și, de asemenea, îi ajută pe toți să se dezvolte ca individ. Când lucrăm în echipă, ne putem identifica punctele slabe și punctele forte. Acest lucru duce la oferirea și primirea de feedback pentru a-și îmbunătăți munca.

Lucrez într-un mediu de lucru divers și întâlnesc indivizi diferiți cu personalități diferite și din culturi diferite. Ca organizație și ca echipă, trebuie să respect și să prețuiesc fiecare individ, indiferent de rasă, obiceiuri, credințe, aspect, etc. Când oameni diferiți lucrează împreună, ei aduc diferite abilități, talente și experiențe împreună. Acest lucru ajută echipa și organizația să funcționeze pe cât posibil.

Înainte de a judeca pe oricine, trebuie să pășesc în locul lor, astfel încât să înțeleg clar cum se simte acea persoană. În acest fel voi privi lucrurile din punctul de vedere al acelei persoane. Mă gândesc întotdeauna la ce aș simți dacă aș fi în situația acelei persoane. Trebuie să le respect nevoile, valorile culturale și diferențele rasiale atunci când rezolv orice neînțelegeri. În felul acesta fac ca persoana să se simtă importantă și să îi arăt că îmi pasă și că sunt acolo pentru a o susține în orice mod pot. Îi fac să se simtă apreciați ascultându-i și susținându-le gusturile și interesele și valorificând nevoile lor și respectând confidențialitatea informațiilor acolo unde situația o cere.

De asemenea, învăț multe de la oameni atunci când lucrez într-un mediu divers. Solicit observație și îndrumare atunci când am nevoie de asistență. Înțeleg, de asemenea, importanța construirii de relații la locul de muncă cu colegii și superiorii și folosesc alte persoane ca sursă de inspirație.

Menținerea securității și confidențialității la locul de muncă

Securitatea informațiilor înseamnă protejarea informațiilor și a sistemelor informatice împotriva accesului, utilizării, divulgării, perturbării, modificării sau distrugerii neautorizate. Securitatea informațiilor se referă la confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea datelor, indiferent dacă datele sunt în format electronic, tipărit sau în alte forme.

Confidențialitatea este importantă din diferite motive. Datele referitoare la recrutarea și gestionarea angajaților sunt automat sensibile. În afară de aceasta, în organizația mea, ne ocupăm de o cantitate imensă de date confidențiale pentru clienții noștri. Toate sunt stocate în dulapurile și serverele organizației. Dacă datele intră pe mâini greșite, aceste informații ar putea fi utilizate în mod abuziv pentru a comite fraude, discriminări și alte încălcări.

Fiecare organizație ar trebui să fie atentă la modul în care gestionează și respectă datele care le trec prin mâini.

Următoarele sunt cerințele legale și cele mai bune practici:

• Legea privind protecția datelor din 1998 (concepută pentru a proteja colectarea, păstrarea și utilizarea datelor cu caracter personal.)

• Legea drepturilor omului din 1998

• Drept comun al confidențialității

Confidențialitatea este datoria tuturor. Personalul ar trebui să se simtă întotdeauna liber să discute cu persoanele în vârstă sau cu managerii ce înseamnă acest lucru zilnic în manipularea oricărui material. De asemenea, toți angajații trebuie să știe care sunt regulile pentru orice industrie se află și să cunoască procesul de la locul de muncă pentru a face față riscurilor suspectate și a încălcărilor.

Păstrarea mediului de afaceri în siguranță

Când lucrați pentru o organizație sau o afacere sau orice mediu de lucru, este foarte important să urmați procedurile legale și de siguranță. Fiecare organizație are propriile sale informații confidențiale și trebuie să se acorde atenție protejării acestor documente de public, altfel va duce la efecte dezastruoase. Proprietatea trebuie asigurată cu încuietori care pot fi deschise numai de personalul autorizat. În organizația noastră, avem încuietori sigure care pot fi deschise numai de către angajații organizației folosind cardul lor. Camerele managerilor sunt securizate cu încuietori numerice. Toate informațiile și fișierele confidențiale sunt securizate în dulapuri accesibile doar angajaților.

Ușa principală de intrare în birouri este asigurată cu încuietori care pot fi deschise prin glisarea cardului. De asemenea, atunci când conduc organizația, toți angajații respectă toate cerințele legale referitoare la modul în care sunt utilizate informațiile confidențiale și la protejarea datelor clienților. De asemenea, sunt semnate contracte pentru orice servicii furnizate și căutate, precizând toate necesitățile legale și rezultatul dacă produsul sau serviciul este nesatisfăcător.

Se așteaptă ca angajații care lucrează în organizație să poarte cărțile lor de identitate personale, care detaliază numele, funcția și numele organizației împreună cu fotografia lor. De asemenea, toți angajații trebuie să se asigure că neidentificați, neautorizați sau neangajați nu intră în clădire fără un motiv. Orice vizitator care intră în clădire trebuie să se conecteze la registru la recepție și să se deconecteze la ieșirea din sediu. În fiecare birou se păstrează o evidență a tuturor activelor - echipamente de birou, mobilier și orice articole care aparțin organizației, împreună cu mărci și modele. Fiecare echipament este prevăzut cu coduri unice care sunt puse pe echipamente împreună cu numele și numărul de telefon al organizației. Toate articolele care (cum ar fi laptopurile) care nu sunt utilizate sau confidențiale sunt blocate în siguranță.

Orice articol împrumutat de angajați, cum ar fi laptopuri sau proiectoare, etc este semnat pentru împrumut și returnare. Obiectele de valoare ale angajaților trebuie blocate în siguranță tot timpul. Trebuie să aveți grijă să evitați furtul după ore în birou, așa că asigurați-vă întotdeauna că toate obiectele de valoare și informațiile confidențiale sunt închise în siguranță. Orice articol care lipsește sau credeți că a dispărut trebuie raportat managerului biroului. De asemenea, trebuie să raportați poliției furtul și orice activități suspecte și să întreprindeți acțiunile legale necesare.

Hârtia confidențială nu trebuie eliminată doar. Trebuie mărunțite înainte de eliminare.

Incidente care implică confidențialitatea

Când vine vorba de confidențialitate și securitate cu privire la locul meu de muncă și la dosarele cu care mă ocup, am cea mai mare grijă în tratarea situațiilor și a documentelor. Închid toate informațiile confidențiale și documentele referitoare la angajați și clienți într-un dulap închis. De asemenea, fișierele confidențiale salvate pe hard disk sunt protejate prin parolă, astfel încât oricine are acces la unitatea partajată să nu deschidă documentele. Acesta a fost rezultatul unei probleme pe care am întâlnit-o anul trecut. _________________ (eliminat din motive de confidențialitate) sunt salvate în unitatea partajată, la care au acces alți colegi. Nu le salvam în folderul „Documentele mele”, care este personal, deoarece managerul meu avea nevoie și de acces la acele fișiere. Am constatat că un coleg de muncă a încercat să deschidă documentele din dosarul în care toate _____________ (eliminate în scopuri de confidențialitate) au fost salvate. Am avut o discuție cu managerul meu în urma acestui incident despre ceea ce s-a întâmplat, modul în care a afectat organizația, confidențialitatea altor detalii ale angajaților și i-am explicat cum ar afecta acest lucru și pe toți ceilalți membri ai echipei. Managerul meu a întrebat apoi ce se poate face, am sugerat să protejăm prin parolă toate fișierele care erau confidențiale. De atunci, toate fișierele confidențiale, indiferent de locul în care au fost salvate, au fost protejate prin parolă și au fost furnizate cu parolă numai persoanei în cauză care are permisiunea de a deschide fișierele.

Întreținerea echipamentului

În birou, ne ocupăm întotdeauna de imprimante și aparate de fax și fișiere care necesită reciclare. Cartușele de toner goale și panglicile de fax pot provoca efecte periculoase din cauza substanțelor chimice prezente în ele. Se referă la probleme de sănătate și siguranță. Deci, acestea sunt introduse în zona în care materialele reziduale periculoase sunt lăsate pentru eliminare, iar firma de colectare le colectează în fiecare lună. De asemenea, toate cutiile și capacele în care sosesc tonerele, cartușele și articolele de papetărie sunt aruncate în ambalajele respective, pentru a evita problemele de sănătate și siguranță.

De asemenea, mă asigur că toate echipamentele, precum imprimanta, aparatul de fax și computerele, sunt în stare bună de funcționare. Dacă există probleme IT, înregistrez un apel la biroul de service IT și urmăresc orice întârziere citând numărul de referință al cazului.

Anexă: „Date de raportare”

Acest răspuns special de mai jos a fost adăugat aici, deoarece au existat cereri de la doi candidați. Acest lucru nu este în nici un fel legat de declarația personală de mai sus.

Livingsta

Descrieți modalitățile de raportare a datelor astfel încât

a) Îndeplinește scopurile și obiectivele convenite

b) Este corectă și fără prejudecăți

Datele sunt un grup de informații care sunt utilizate în diverse scopuri, cum ar fi analize, evaluări și pentru a ajunge la anumite rezultate sau concluzii. Raportarea datelor este un proces în care datele sunt extrase dintr-o sursă sau mai multe surse și apoi convertite într-un format care poate fi utilizat într-un scop. De obicei, este prezentat sub formă de raport în tabele sau diagrame sau statistici sau grafice sau pe foi de calcul etc. Aceste date pot fi utilizate pentru a lua decizii importante în cadrul organizației sau cu organizații externe. Deci, raportul de date trebuie să fie produs în așa fel încât să îndeplinească obiectivele și obiectivele cerinței și, de asemenea, trebuie să fie exacte și fără prejudecăți, deoarece calitatea datelor este foarte importantă.

Modalitățile de raportare a datelor, astfel încât acestea să îndeplinească obiectivele și obiectivele convenite sunt:

• Asigurați-vă întotdeauna că datele pe care le colectați îndeplinesc scopul raportului pe care urmează să îl pregătiți.
• Verificați dacă raportul este în stilul și formatul convenit și că poate fi ușor de înțeles de către persoanele implicate.
• Verificați dacă cerința este pentru un raport detaliat sau unul rezumat și pregătiți raportul în consecință.
• Păstrați limbajul cât mai simplu posibil dacă raportul urmează să fie distribuit unei game largi de public; din nou, acest lucru depinde de scopul raportului și de ceea ce încercați să realizați sau să raportați.
• Verificați dacă raportul are o structură convenită / acceptabilă și dacă conținutul respectă scopurile și obiectivele organizației. Pe scurt, trebuie să aibă o structură logică, cu idei clare și să fie bine organizată.
• Aranjați datele în mod clar și ordonat în diferite secțiuni, cu note sau explicații ori de câte ori este necesar.
• Cel mai bine este să nu numiți sau să etichetați persoane în raport.
• Partea de concluzie trebuie să fie clară cu rezultatele cercetării sau analizei dvs.
• Includeți recomandări, dacă există.
• Este întotdeauna bine să rezumăm la început despre ce este raportul, despre scopul său și despre ce se discută. Puteți include și motivul pentru care a fost creat acest raport. Puteți menționa limitările sale, dacă există, și puteți sugera domenii de îmbunătățire.

Modalitățile de raportare a datelor, astfel încât acestea să fie corecte și fără prejudecăți, sunt:

• Nu faceți niciodată presupuneri cu privire la date sau concluzii, deoarece acest lucru poate reprezenta o amenințare pentru funcționarea organizației.
• Verificați dacă există gramatică, ortografie și acuratețea cifrelor implicate, deoarece aceste rapoarte reprezintă calitatea organizației. Dacă există calcule implicate, verificați-le din nou pentru a vedea dacă există erori. Este întotdeauna cel mai bine să rulați acest lucru printr-o altă persoană sau două pentru o recenzie, pentru a evita orice erori gramaticale sau numerice.
• Nu aveți informații repetitive sau irelevante.
• Trebuie să fiți foarte specific în raport, utilizând cuvinte și cifre exacte, clare, astfel încât raportul dvs. să fie liber de părtinire.