Lucrul cu oameni într-un mediu de afaceri: diplomă nvq

Certificat NVQ: Lucrul cu alte persoane

Aceasta este o unitate opțională a grupului B la nivelul trei cu un total de patru credite. La finalizarea acestei unități, candidatul va înțelege cum să susțină misiunea și scopul general al unei organizații, cum să lucreze ca o echipă pentru a atinge obiectivele și obiectivele, să comunice ca parte a unei echipe, să facă față problemelor și dezacordurilor, să poată lucra în echipă pentru a atinge obiective și obiective, pentru a face față problemelor într-o echipă și pentru a putea împărtăși feedback-ul cu privire la obiectivele unei echipe. De asemenea, vor înțelege contribuțiile membrilor echipei și scopul feedback-ului atunci când lucrează în echipă.

De asemenea, am scris o declarație personală despre cum să ofer și să primesc feedback, care am considerat că ar fi relevantă pentru această unitate. Vă rugăm să aruncați o privire la linkul de mai jos!

Oferirea și primirea de feedback - O declarație personală.

O altă declarație personală relevantă pentru această unitate.

1.1 Explicați cum funcționează organizația dvs.

Organizația mea este un angajator cu șanse egale. Organizația mea ia în considerare valorile, convingerile, atitudinile și comportamentele împărtășite de toți angajații și lucrează cu organizațiile învecinate.

1.2 Care este misiunea și scopul organizației dvs.?

Misiunea organizației mele este de a servi oamenii cu respect pentru bunăstarea economică, socială și de mediu a comunității.

1.3 Cum funcționează organizația dvs. cu alte organizații?

Organizația mea este una dintre _______________________ ( ștearsă din motive de confidențialitate ). Ca atare, organizația mea lucrează îndeaproape cu alte organizații și ia în considerare valorile, etica și credințele angajaților și ale oamenilor. Face ajustări interne pentru a se adapta și a integra acele valori, etică și credințe.

1.4 Care sunt principalele dvs. responsabilități? Cum se potrivesc acestea cu structura organizației dvs.? Explicați cum contribuie responsabilitățile dvs. la organizația dvs.

Principalele mele responsabilități ca administrator al echipei sunt de a facilita buna desfășurare a diferitelor proceduri administrative în birou. De asemenea, gestionez anumite atribuții administrative departamentale, ajutându-l pe managerul localității mele și pe șeful serviciilor. Mă ocup de procesarea comenzilor de cumpărare pentru toate ____________, evitând astfel orice plată cu întârziere sau conturi restante. Pregătesc, prezint și distribuie cereri de panouri pentru pachete de îngrijire, ceea ce facilitează suportul în afaceri și echipe de finanțare în îndeplinirea sarcinilor lor și se asigură că clienții primesc finanțarea la timp. De asemenea, îmi ajut echipa și seniorul cu alte sarcini administrative, dintre care IT joacă un rol foarte important.

De asemenea, vă ajut cu tastarea, trimiterea prin poștă, arhivarea, depunerea, gestionarea datelor, aranjarea întâlnirilor și preluarea proceselor verbale.

Acoper recepția pentru pauze de ceai și prânz, primind apeluri de la clienți și conectându-i la departamentul corect.

1.5 Descrieți politicile, procedurile, sistemele și valorile organizației dvs. care sunt relevante pentru rolul dvs.

Strategie

Dezvoltarea strategiei este procesul general de stabilire a locului în care ne aflăm acum, unde vrem să fim și cum vom ajunge acolo.

Urmăresc diverse strategii pentru a gestiona termenele, timpul și stresul în fiecare zi din viața mea profesională.

Politică

Elaborarea politicilor necesită o poziție clară cu privire la o funcție, un serviciu sau o problemă pentru a oferi un cadru sau un set de principii care determină deciziile, acțiunile și abordările acestor chestiuni.

În calitate de angajat al acestei organizații, mă străduiesc să respect politicile și procedurile organizației mele.

Plan

Un plan stabilește o metodă de progresare de la situația actuală la unul sau mai multe rezultate dorite.

În munca mea de zi cu zi, planific totul cu obiectivul SMART.

Procedură

O procedură stabilește o serie de pași asociați pentru a îndeplini o sarcină specifică sau pentru a desfășura o anumită activitate. Pașii sunt descrierea exactă a ceea ce, când, cine, de ce și cum de la o anumită activitate

Urmăresc procedurile organizaționale în tot ceea ce fac la locul de muncă.

Consider că o bună strategie și elaborarea de politici sunt esențiale pentru îmbunătățirea serviciilor și a rezultatelor pentru localnici. Cerințele privind resursele limitate ale Consiliului sunt semnificative. Prin urmare, este important să știu clar unde dorim să fim și angajatorul și cum să concentrăm resursele pentru a atinge viziunea și obiectivele strategice și pentru a îmbunătăți rezultatele pentru localnici.

1.6 Când este potrivit să solicitați îndrumare de la alții când nu sunteți sigur cu privire la obiective, politici, proceduri de sistem și valori?

Este adecvat să cer orientări de la alții atunci când nu sunt sigur cu privire la obiective, politici, proceduri de sistem și valori, deoarece astfel evit erorile și posibilitatea de a scăpa de conformarea cu obiectivele organizației.

2.1 Care sunt scopurile și beneficiile colaborării cu alte persoane pentru a atinge obiective și obiective convenite?

O echipă eficientă este mult mai mult decât un grup de oameni care sunt uniți pentru a atinge un obiectiv.

Scopul și beneficiile colaborării cu alte persoane pentru atingerea obiectivelor și obiectivelor convenite sunt următoarele:

Constructia unei echipe

Construirea echipei este un proces care necesită mai multe etape de dezvoltare pentru a evita probleme și contracarări.

Viziune

Echipele trebuie să petreacă ceva timp explorând și înțelegând scopul și viziunea lor. Apoi, trebuie să-și stabilească obiective și obiective, astfel încât să poată rămâne concentrat asupra obiectivelor lor.

Gestionarea conflictelor

Conflictul este o consecință inevitabilă a colaborării cu alte persoane. Opiniile, valorile și stilurile diferite pot duce la dezacorduri în cadrul echipei, dar toate dezacordurile trebuie luate în considerare cu atenție. Această îngrijire va ajuta echipa să funcționeze eficient.

Roluri și structură

Fiecare membru al echipei lucrează și gândește diferit. Aceste diferențe, atunci când sunt reunite într-o echipă, pot maximiza performanța echipei dacă persoanele potrivite sunt angajate în rolul potrivit.

Dezvoltarea echipei și a membrilor

Indiferent ce rol joacă o persoană într-o echipă sau ce sarcini i-au fost atribuite, aproape întotdeauna există loc pentru îmbunătățirea personală. Când indivizii dintr-o echipă funcționează la capacitate mare, echipa în sine înflorește.

Înțelegere și cooperare

Într-o echipă de succes, toți membrii lucrează în aceeași direcție spre un scop comun.

Când prioritățile și obiectivele diferă sau diferă de ceea ce este necesar, stresul și tensiunile inutile vor apărea în cadrul echipei. Cooperarea și partajarea unui obiectiv sunt importante pentru ca echipa să aibă succes

2.2 Dați exemple de când ați lucrat cu alții pentru a obține rezultate pozitive.

Au existat cazuri în care echipa a primit termene, iar eu și managerul meu ne-am unit pentru a termina treaba la momentul potrivit. Acest lucru s-a întâmplat de mai multe ori, iar rezultatele finale au fost fantastice. Performanța generală a echipei noastre s-a îmbunătățit enorm de fiecare dată.

2.3 Care este scopul și avantajul partajării obiectivelor și planurilor de lucru atunci când lucrați cu alții?

În general, lucrăm pentru același obiectiv pentru succesul afacerii. În cadrul unei afaceri, cu toții avem propriile noastre sarcini de îndeplinit și obiective de atins. Dacă suntem cu toții conștienți de celelalte obiective, atunci putem oferi sprijin. Munca în echipă înseamnă că toți lucrăm în același scop, dar putem face acest lucru doar dacă știm la ce ne putem aștepta unul de la celălalt și unde ne îndreptăm fiecare

Lucrând cu alții, voi dezvolta o mai bună înțelegere a modului de a lucra cu alte persoane pentru a atinge obiective comune. Voi învăța cum să:

• dați seama ce trebuie făcut;
• discutați și decideți cine se va ocupa de ce sarcină și fiți clar cu privire la ceea ce face toată lumea;
• decid asupra calendarelor și resurselor pentru a-mi îndeplini sarcinile la timp;
• adunați-vă și vorbiți despre modul în care progresez - ce a mers bine și ce nu;
• sunt de acord cu ceilalți cu privire la modalitățile pe care aș putea să le îmbunătățesc;
• găsiți modalități de a lucra împreună care funcționează;
• susțineți-mi colegii de echipă;
• preia roluri diferite;
• să se ocupe de situații și relații dificile;
• știi unde să mergi pentru ajutor.

Lucrând cu alții, pot folosi abilitățile întregului meu grup pentru a-mi face treaba cu succes. Voi putea să-mi împărtășesc abilitățile și să învăț noi moduri de lucru de la alte persoane. Voi, de asemenea, să împărtășesc și să primesc idei noi.

2.4 Descrieți două situații în care alți membri ai echipei au avut nevoie de sprijin.

Îmi amintesc de două ori când a trebuit să acopăr atribuțiile unei alte zone: o dată când membrul echipei a fost timp de trei luni și o dată când nu a existat niciun administrator pentru mai mult de o lună. M-a ajutat să înțeleg cât de capabil am fost și cum aș putea face față și gestiona aproape dublul cantității de muncă.

Au existat, de asemenea, câteva cazuri când am pregătit personal nou administrator în diferite domenii. Am rămas disponibil pentru a-i oferi asistență și consiliere prin telefon, personal sau prin e-mailuri.

2.5 Descrieți cel puțin două ocazii când ați oferit asistență. Descrieți cum ați ajutat.

Prima ocazie pe care mi-o amintesc este când mi-am ajutat șeful de servicii cu o colaționare a datelor în raport cu panoul. A trebuit să meargă la o întâlnire cu directorul adjunct. Am strâns datele în valoare de un an în două ore și i le-am prezentat într-un format îngrijit (lunar) pentru a le prezenta înainte de ședință.

A doua ocazie este când mi-am asistat seniorul într-un proces de curățare a datelor. Această colaborare a ajutat echipa noastră să își îmbunătățească performanța generală.

2.6 Explicați scopul și beneficiile acordului asupra măsurilor de calitate în cadrul unei echipe.

Măsurile de calitate sunt convenite în cadrul unei echipe pentru a menține standardele organizației ridicate. Acest proces se va reflecta apoi asupra imaginii companiei.

Fiecare membru al unei echipe funcționează diferit. Atunci când o echipă stabilește standarde și obiective de calitate, toată lumea din echipă va trebui să lucreze pentru a produce rezultatul respectiv. Membrii echipei vor comunica constant pentru a ști ce se întâmplă și ce trebuie făcut pentru a termina lucrarea. Acest proces ajută la evitarea repetării sarcinilor și a risipirii resurselor.

3.1 Descrieți momentele în care a fost esențial să comunicați cu oamenii din echipa dvs.

O situație în care trebuie să comunic eficient cu echipa mea este ori de câte ori întâlnirile sunt re-programate, datele de antrenament sunt anulate sau locul de schimbare pentru întâlniri sau instruire. Pentru a evita complicațiile, nu pot întârzia comunicarea acestor informații.

Au existat și cazuri în care a trebuit să comunic informații echipei și întregului departament. M-am asigurat că detaliile sunt exacte și fără erori, deoarece acest lucru poate afecta buna funcționare a organizației.

3.3 Care sunt avantajele unei comunicări eficiente în cadrul unei echipe?

Fundația unei echipe de afaceri bune este comunicarea regulată și completă. Confuzia și conflictul apar atunci când comunicarea este slabă. De asemenea, echipa trebuie să fie deschisă și sinceră pentru a fi o echipă de succes.

Avantajele comunicării eficiente sunt:

Productivitate

Productivitatea depinde în mare măsură de comunicare. Comunicând corect și eficient, confuzia poate fi evitată, ceea ce îi va ajuta pe oameni să își atingă obiectivele.

Satisfacția clientului

Fericirea clienților este o prioritate. Comunicarea cu clienții îi va face să se simtă respectați și apreciați.

Respect

Ca echipă, ar trebui să fim întotdeauna gata să comunicăm sincer și deschis și să ne ascultăm reciproc. Fiecare membru ar trebui să fie apreciat și respectat, deoarece toată lumea posedă abilități și talente valoroase. Atunci când sunt puse împreună, acești pași vor ajuta la crearea unei echipe eficiente.

Identificați o serie de metode de comunicare.

Verbal

Comunicarea verbală este orice se vorbește direct. Acest tip include declarații, întâlniri, prezentări și feedback și este cel mai bun mod prin care echipele să se înțeleagă și să fie înțelese.

Nonverbal

Comunicarea nonverbală poate funcționa cel mai bine atunci când trebuie adunate idei și contribuții, dar întâlnirea personală nu este posibilă. Acest tip de comunicare economisește resurse, timp și finanțe. Cu toate acestea, comunicarea nonverbală poate produce confuzie și neînțelegere dacă nu este în concordanță cu comunicarea verbală.

Prezentare

Un tip mai puțin comun de comunicare în echipă este prezentarea. Este ușor să transmiteți ideea mai multor persoane în același timp. Acest tip este cel mai bun atunci când procesele și procedurile trebuie explicate unui grup sau când un grup mai mic din cadrul echipei colaborează pentru a crea un raport pentru grupul mai mare.

Dezbate

Dezbaterea este o formă sănătoasă de comunicare în echipă care încurajează membrii să nu fie de acord și să conteste normele. Ajută oamenii să-și exprime ideile și preocupările. Acest tip este cel mai bun atunci când membrii echipei trebuie să exploreze idei noi și să facă brainstorming. Dezbaterea oferă timp pentru exprimare, feedback și schimbări sănătoase.

Părere

Feedbackul îi ajută pe membrii echipei să primească contribuții constructive și ajută indivizii și echipa să se îmbunătățească.

4.1 Care este scopul și avantajul recunoașterii punctelor tari ale altora?

Recunoașterea oamenilor pentru că „doar” își face treaba are două avantaje mari:

1. Li se amintește, sau poate văd pentru prima dată, că munca lor contează și că rezultatele acțiunilor lor ajută la rezolvarea unei probleme, la economisirea de bani și la îndeplinirea obligațiilor.

2. Li se amintește că au de ales în ceea ce fac și că, atunci când aleg să fie de serviciu, angajatorul, clienții, colegii și furnizorii lor apreciază acest lucru.

4.2 Care este scopul și avantajele respectării persoanelor care lucrează în cadrul unei echipe?

Toată lumea are nevoie și merită respect. Există câteva avantaje specifice de a arăta respect corespunzător la locul de muncă. Una este că angajații încep să-și accepte greșelile în sensul corect și se străduiesc să le îndrepte. Angajații care se simt respectați se străduiesc pentru bunăstarea și succesul organizației.

Arătarea respectului la locul de muncă ajută organizația să funcționeze la unison. Thomas Jefferson a spus: „ Noi considerăm aceste adevăruri ca fiind de la sine înțeles, că toți oamenii sunt creați egali; că sunt înzestrați de Creatorul lor cu drepturi inerente și inalienabile; că printre acestea se află Viața, Libertatea și căutarea Fericirii… "

5.1 Explicați tipurile de probleme și dezacorduri care pot apărea atunci când lucrați cu alții. Dă exemple.

Tipurile de probleme și dezacorduri care pot apărea atunci când lucrați cu alții sunt:

• Diferențe de opinie: Uneori aceste diferențe nu sunt ușor de rezolvat, mai ales dacă niciunul dintre răspunsuri nu este corect.
• Incompetență: acesta este un alt lucru greu de rezolvat. O persoană incompetentă poate să nu-și dea seama că nu este eficientă. Deseori, o instruire suplimentară vă poate ajuta.
• Necinstire: Aceasta îi conferă persoanei o reputație proastă
• Dezacorduri cu privire la sarcinile de lucru.
• Probleme / dezacorduri cu privire la pauzele de prânz, concediul anual, concediile etc.
• Diferența în ceea ce privește stilul de lucru.

Dezacordurile apar adesea din faptul că nu vă deranjează propria afacere. Cel mai bine este să respectați regulile de angajare.

5.2 Dați două exemple de probleme și dezacorduri care pot apărea atunci când lucrați cu alții. Includeți modalități de a rezolva problema.

Cel mai bun mod de a rezolva orice problemă sau dezacord este să faceți compromisuri, să fiți cât mai flexibili posibil și să căutați medierea liderilor.

Oamenii trebuie răspunzători pentru ceea ce spun, fie scriind și semnând declarații acuzatoare, fie ținând gura închisă.

Problemele pot fi depășite prin atribuirea de roluri pentru diferiți membri și discutarea problemei. Discuțiile față în față care implică proceduri de gestionare și reclamații pot ajuta, de asemenea, la rezolvarea problemelor de la locul de muncă.

6.1 Explicați de ce este important să dați și să primiți feedback. Dați exemple de când ați făcut acest lucru.

Feedback-ul constructiv este important, deoarece îi ajută pe angajați să își facă munca mai eficient. De asemenea, ajută echipa și organizația să își facă treaba.

Pentru a obține feedback eficient, încercați să faceți din acesta un proces și o experiență pozitivă.

• Trebuie să fie în timp util. Cu cât abordez problema mai aproape de eveniment, cu atât mai bine.
• Feedback-ul trebuie să fie dat în mod regulat.
• Trebuie să-mi pregătesc comentariile înainte de a da feedback.
• Trebuie să fiu specific, spunându-i persoanei exact ce trebuie să îmbunătățească.
• Găsiți întotdeauna un loc sigur și privat pentru a oferi feedback,
• Feedback-ul ar trebui să fie limitat la anumite probleme, mai degrabă decât la mai multe.
• Fiți foarte atenți să includeți și feedback pozitiv. Acest lucru ajută persoana să se simtă încrezătoare și motivată să se îmbunătățească.
• Asigurați-vă că informați persoana ce trebuie făcut pentru a îmbunătăți situația și dați sugestii utile.
• Feedback-ul este dat pentru a îmbunătăți performanța, deci asigurați-vă că urmăriți.

Primirea feedback-ului în mod eficient

Foarte similar cu oferirea de feedback, este foarte important să primiți și feedback. Nimeni nu este perfect!

• Trebuie să ne asigurăm că cerem feedback de la membrii echipei și managerului, întrucât nu vedem întotdeauna greșelile noastre. Întotdeauna cer feedback de la managerul meu în timpul supravegherii mele.
• Când primiți feedback, rămâneți liniștiți și ascultați. Este pentru binele tău!
• Dacă nu înțelegeți ceva, păstrați-vă calmul și rugați persoana care dă feedback să îl reformuleze pentru dvs.
• În timp ce primiți feedback, cereți exemple și sugestii pentru a evita neînțelegerile.
• După sesiunea de feedback, așezați-vă și reflectați.

6.2 Cum folosiți feedback-ul pentru a îmbunătăți munca individuală și echipa în ansamblu?

Feedback-ul poate fi utilizat în mai multe moduri. Vă ajută să realizați și să identificați modul în care membrii echipei și alte departamente simt că vă puteți îmbunătăți. Feedback-ul critic este util. Poate fi util să cereți feedback de la alte câteva persoane cu privire la aceeași problemă pentru a vedea dacă toată lumea simte la fel.

O echipă poate folosi feedback-ul pentru a introduce modalități comune de a lucra împreună pentru a atinge obiectivele.