Cinci elemente ale unei agende eficiente

Descoperiți 5 aspecte esențiale ale unei agende eficiente.

Canva

Cinci elemente esențiale pentru o agendă eficientă

Dacă ți-aș spune că există un lucru simplu pe care l-ai putea face pentru a crește prezența și participarea la întâlnirile tale, ai sări peste tot, nu? Ei bine, să fie pregătit să sară, deoarece nu este un lucru pe care îl puteți pune în aplicare imediat că va face întâlniri mai eficient și mai productiv: Creați o agendă cu aceste cinci elemente esențiale și productivitatea reuniune va fi crescut în mod dramatic.

Crearea și distribuirea unei agende

La fel ca majoritatea dintre voi, sunt inundat de hârtie și uneori simt că trebuie să declar război pe hârtie albă și să imprim pe orice altă culoare, astfel încât să pot găsi ceea ce caut atunci când îl caut. Acestea fiind spuse, o agendă nu este locul pentru a zgâria. Putem schimba o mare parte din producția noastră în format electronic și e-reader, dar când vine vorba de o agendă, crearea și distribuirea unei copii pe hârtie la întâlniri este atât de critică încât fac întotdeauna copii suplimentare pentru a le distribui atunci când ne întâlnim personal și re -trimiteți o copie doar a agendei la întâlnirea online.

Gândiți-vă la o agendă precum o foaie de parcurs pe care ați folosi-o atunci când planificați o călătorie - componentele sunt aceleași și trebuie să cunoașteți următoarele informații:

Cine merge cu tine, când și la ce oră pleci și de unde?
De ce te duci?
Unde vă îndreptați, care sunt reperele sau reperele pe care le veți folosi pentru a măsura progresul înainte?
Cât timp ai pentru a ajunge acolo?
Ce se întâmplă dacă lovești o gropă și ai un apartament?

Fiecare dintre aceste întrebări se referă la un element esențial atunci când se creează o agendă eficientă. Să ne uităm la fiecare element.

Element esențial 1: antetul agendei

Scopul principal al antetului este de a identifica rapid următoarele:

Entitatea, organizația sau comitetul care convoacă ședința
Numele organismului convocator; este acesta un consiliu, un grup consultativ, un comitet?
Care este data și ora la care reuniunea este programată să înceapă și să se încheie
Locația întâlnirii

Deși ar putea fi ușor să presupunem că, dacă oamenii se prezintă la întâlnire, trebuie să știe locul și ora, totuși, aceste informații din antet încep să servească drept fundament pentru următoarele elemente și creează, de asemenea, o arhivă organizațională pentru a proclama că întâlnirea a avut loc într-adevăr la data, ora și locația corespunzătoare - luând o povară de pe toți participanții pentru a trebui să-și amintească sau să încerce să-și amintească când anume au decis să facă ceva atunci când au fost întrebați.

Un exemplu de antet ar putea arăta astfel:

Asociația locală de îngrijire a copilului

Ședința lunară a consiliului de administrație

15 aprilie 2014 1:00 - 2:00

Biblioteca publică

Prefer să îmi centrez antetele de agendă, dar și stânga (unde toate cuvintele sunt aliniate cu marginea din stânga) funcționează și ele. Indiferent de opțiunea pe care o alegeți, utilizați același format pentru fiecare întâlnire de acel tip. Coerența începe cu agenda.

Participanții la întâlnire vor aprecia informațiile vitale ale întâlnirii într-un singur loc, pe agenda lor, astfel încât să nu fie nevoiți să caute acel șervețel sau bucată de hârtie unde au scris nota despre următoarea întâlnire. Există un nivel de credibilitate pe care îl transmite și antetul, este inclusiv, informativ și oficial și începe să pună bazele că această întâlnire va fi luată în serios și nu va fi o pierdere de timp.

Sunt adesea întrebat cine ar trebui să redacteze ordinea de zi și să o trimită, iar răspunsul este un articol complet diferit, dar răspunsul scurt este că persoana care este responsabilă de convocarea ședinței ar trebui să ia inițiativa de a pune împreună cele cinci elemente discutate în acest articol. Este posibil ca altcineva să fie deja delegat sau desemnat să scrie sau să trimită documentul, dar conținutul agendei trebuie să fie în mâinile persoanei responsabile de facilitarea întâlnirii.

Element esențial 2: Obiectivul întâlnirii

Obiectivul întâlnirii este răspunsul la întrebările „De ce ne întâlnim? Ce sperăm să realizăm? ”

Spuneți chiar la începutul agendei scopul convocării acestei întâlniri. Răspunzând la „de ce ne întâlnim? Ce sperăm să realizăm? ” la începutul agendei ajută la concentrarea și menținerea grupului concentrat mai ales dacă lucrurile încep să scape de sub control. Dacă întâlnirea este o întâlnire lunară programată în mod regulat, scrieți-o pe ordinea de zi, dacă vă întâlniți pentru a discuta despre un eveniment, o problemă sau un subiect - enumerați aceste detalii. Și, în cele din urmă, dacă organizația dvs. are o declarație de misiune, asigurați-vă că listați declarația de misiune în acest loc pe agendă, astfel încât să rămâneți concentrat.

A avea scopul întâlnirii scris pe ordinea de zi permite facilitatorului și tuturor participanților posibilitatea de a reorienta o conversație care a deviat către un alt subiect. Este o mare obișnuință să citiți scopul întâlnirii și declarația misiunii înainte ca întrunirea să înceapă ca o recunoaștere că sunteți serios cu privire la ceea ce intenționați să realizați și că există un plan. Participanții nu vor discuta sau bârfi fără minte, sau vor împărtăși povești fără legătură dacă au un simț al scopului sau dacă lucrurile se mișcă în acea direcție, este o sarcină simplă să re-concentrați conversația în jurul scopului la îndemână.

Din perspectiva arhivei organizaționale, enumerarea scopului întâlnirii creează un proces de documentare scrisă pentru a privi înapoi la ceea ce lucrați când este foarte util atunci când planificați un eveniment similar sau pentru a încerca să vă amintiți când ați făcut ceva. Enumerarea scopului întâlnirii vă ajută, de asemenea, să vă evaluați realizările și să transmiteți progresul într-o întâlnire.

Un eșantion de declarație de scop pentru agenda întâlnirii:

Obiectiv: Să ne întâlnim pentru a planifica un training de conducere

Scrierea scopului întâlnirii este la fel de simplă ca răspunsul la întrebarea „De ce ne întâlnim?” Dacă nu există un răspuns la întrebarea respectivă sau răspunsul este „Nu știu”, atunci nu programați o întâlnire sau nu o anulați dacă este o întâlnire recurentă. Timpul este mult prea valoros pentru a putea fi întâlnit de dragul întâlnirilor.

Element esențial 3: Corpul agendei (Planul de lucru al întâlnirii)

Aceasta este carnea întâlnirii, ceea ce trebuie realizat în timpul întâlnirii, listând mai întâi cele mai sensibile la timp, apoi cele mai controversate sau care consumă mai mult timp, apoi articolele mai puțin sensibile și cu impact redus și terminând cu o hârtie loc de parcare.

În elementul următor (# 4) voi vorbi despre cât timp trebuie să dedic pentru fiecare dintre aceste domenii, așa că nu intrați în panică când vedeți probleme care consumă timp în partea de sus a agendei - nu există nicio scuză pentru a nu trecând printr-o agendă încărcată într-o oră. Nu numai că o oră este timpul pe care oamenii îl pot dona sau petrece de obicei într-un singur grup, dar atenția noastră se poate descurca atât de mult. Întâlnirile eficiente cu rezultate extrem de productive într-o oră, nu sunt posibile doar, ci norma într-o oră, dacă toate aceste elemente sunt utilizate.

Cea mai mare responsabilitate a facilitatorului în gestionarea unei întâlniri eficiente și eficiente folosind aceste elemente constă în strângerea conținutului pentru agenda întâlnirii și apoi prioritizarea diferitelor piese. Acest lucru se poate face într-o varietate de moduri, preferatul meu este să trimit un anunț de ședință cu cel mult 2 săptămâni înainte de ședință tuturor celor care sunt responsabili de participare și să le ceară feedback cu privire la orice ar dori să discute despre acest lucru. la obiectiv sau au avut informații de la întâlnirile anterioare despre care ar dori să actualizeze grupul.

Sfat util - Anunțul întâlnirii include toate informațiile din Elementele esențiale # 1 și # 2, antetul și obiectivul.

Dacă sunteți conștienți de subiectele care vor fi raportate sau aveți unele rapoarte standard care sunt necesare sau dorite pentru grupul dvs., adăugați fiecare dintre aceste puncte pe ordinea de zi, precum și orice puncte din ultima întâlnire care nu au fost rezolvate. Folosesc o parcare pe hârtie pentru aceste tipuri de probleme.

Sfat util pentru desfășurarea ședințelor de succes - nu trebuie să rezolvați fiecare problemă de pe ordinea de zi, pur și simplu începeți discuția și când vă aflați la câteva minute distanță de timpul alocat, sugerați ca zonele care rămân nerezolvate sau în conflict, să fie revizuite la următoarea întâlnire și că oamenii fac cercetări sau se gândesc la strategii și opțiuni pentru a trece prin problemă. Acest lucru va funcționa numai dacă plasați în mod intenționat problema în parcare și apoi îl plasați ca prioritate la următoarea întâlnire și reveniți de fapt la subiect. Chiar dacă subiectul este încă controversat sau consumator de timp când vă întâlniți din nou, trebuie revăzut dacă spuneți că va fi revizuit, chiar dacă îl puneți înapoi în parcare sau pentru a programa o întâlnire dedicată rezolvarea unui singur subiect sau problemă.

Acum să reunim corpul agendei (planul de lucru al întâlnirii):

Dacă grupul este obligat să respecte regulile de ordine ale lui Roberts sau alte principii de organizare, fiecare dintre aceste componente trebuie să fie inclusă pe ordinea de zi. Exemplele acestor puncte pot include: chemare la comandă, apel nominal, aprobarea ordinii de zi, citirea procesului verbal al ședinței anterioare, aprobarea procesului verbal al ședinței anterioare, raportul președintelui, rapoarte ale personalului, afaceri noi, afaceri vechi, data următoarei ședințe, amânare.

Este posibil să existe alte elemente necesare în corpul agendei dvs., deci asigurați-vă că confirmați orice reglementări legate de grupul dvs. specific înainte de a face modificări semnificative, cu toate acestea, voi încorpora majoritatea acestor elemente, doar într-o ordine puțin diferită. și adăugați câteva elemente. Un corp de agendă ideal pentru mine include următoarele puncte în această ordine:

Apel la comandă (2 minute)
- Apelarea la ordinea întâlnirii, la ora programată și citirea scopului întâlnirii
Bun venit și prezentări (5 minute)
- Toți își declară numele, rolul la întâlnire și altceva relevant pentru responsabilitatea lor față de organizație sau în cadrul întâlnirii
Menaj (5 minute)
- Consultați formatul și regulile de funcționare ale întâlnirii
- Confirmați data și ora următoarei întâlniri înainte de a intra în carnea întâlnirii
Revizuirea agendei (2 minute)
- Întrebați dacă cineva are ceva de adăugat
Aprobarea procesului-verbal al ședinței anterioare (3 minute)
- Confirmați că minutele ședinței au fost distribuite, revizuite și solicitați modificări sau corecții
- Aprobați dacă este necesar sau dictat de consiliul de conducere de care sunteți responsabil
Raportul președintelui (5 minute)
- Folosiți acest timp pentru a face pe toată lumea centrată și concentrată asupra sarcinii la îndemână și așa ne-ar putea împărtăși faptul că avem o mulțime de muncă sau că avem un lucru în special care trebuie acționat, bun venit noi membri în comitet etc., Câțiva minute pe care facilitatorul le ia pentru a da tonul, cu atât ședința va continua mai ușor - această secțiune ar trebui să dureze doar câteva minute.
Raport personal (5 minute)
- Acesta este domeniul în care văd că multe ședințe se strică, dacă există personal care trebuie să raporteze grupului, să colaboreze cu personalul respectiv pentru a raporta doar informațiile care sunt esențiale pentru sarcinile la îndemână în timpul acelei ședințe.
- Toate rapoartele personalului care revizuiesc operațiunile unei organizații ar trebui să fie scrise și distribuite înainte de ședință.
- Un raport eficient al personalului nu ar trebui să depășească 5 minute, dacă raportează despre o problemă sau subiect care este discutat în timpul ședinței, atunci ar trebui să raporteze aceste informații în timpul respectiv (afaceri noi sau vechi).
- Dacă nu aveți personal, atunci aceasta nu este o problemă, totuși, același lucru se întâmplă atunci când comisiile raportează și așa că voi aborda un raport adecvat al comisiei în continuare.
Rapoarte ale comitetului permanent, adică finanțe, personal etc. (2 rapoarte @ 5 minute - 10)
- Rapoartele Comitetului permanent pot fi pustiul existenței unei ședințe eficiente, așa că rețineți aceste strategii atunci când plasați un raport al comisiei permanente pe ordinea de zi:
- Majoritatea rapoartelor comitetului permanent pot fi prezentate în scris și, în mod ideal, înainte de timp, dacă rapoartele nu pot fi distribuite mai devreme de data ședinței, atunci să le fie deja colectate și într-un pachet cu toate celelalte lucruri care vor fi distribuite în timpul respectivului întâlnire.
- Dacă se referă la un raport, persoana care raportează ar trebui să evidențieze doar elementele asupra cărora grupul trebuie să acționeze la acea întâlnire și dacă face un raport verbal - singurele elemente despre care ar trebui raportate sunt cele asupra cărora grupul va acționa (hotărând despre) în timpul acelei întâlniri.
- Dacă comitetul are informații noi pentru a raporta ceva nou pentru grup - ar trebui să fie incluse în New Business, totuși, poate fi menționat în timpul raportului comitetului, cum ar fi „vom recomanda o nouă metodă de plată în timpul unei noi afaceri”. dar aceasta este întinderea raportării - dacă oamenii vor să afle mai multe, ar trebui să participe la comitetul respectiv.
- Majoritatea comisiilor permanente ar trebui alocate 5 minute pentru a raporta și dacă nu există alt raport decât raportul scris (în mod specific, dacă nu au nimic nou de raportat asupra grupului dvs. trebuie să acționeze) este bine să treacă.
- Pentru întâlniri eficiente și productive, distrați doar afaceri cu privire la care grupul are nevoie să acționeze sau să ia o decizie. Actualizările și informațiile de bază pot fi prezentate în formă scrisă din timp sau distribuite la ședință pentru examinare înainte de următoarea întâlnire.
Afaceri vechi (de la parcare la întâlnirile anterioare) (2 acțiuni la 5 minute - 10)
- Discuții, raportări și acțiuni limitate de timp în afaceri care nu au fost rezolvate la întâlnirile anterioare.
- Asigurați-vă că, în calitate de facilitator al ședinței, știți tot ce va fi abordat în acest timp și dacă va fi sau nu informații sau acțiuni (este necesar un vot sau o decizie).
- Fiți dispus să plasați problema înapoi în parcare dacă după timpul alocat, este evident că grupul nu este încă pregătit să acționeze.
- De regulă, odată ce o problemă a intrat în parcare pentru mai mult de 4 întâlniri și / sau există emoții sau energie semnificative în jurul problemei sau este semnificativ complexă - programez o întâlnire pentru a începe să lucrez doar problema. Dacă comunitatea răspunde la o problemă urgentă care are unele dintre componentele menționate anterior, atunci va fi utilă o întâlnire specială dedicată.
- Fiecare punct de pe ordinea de zi în cadrul unei noi activități ar trebui să fie alocat nu mai mult de 10 minute.
Companie nouă (2 acțiuni la 5 minute - 10 minute)
- O afacere nouă este orice element sau problemă care apare dintr-un comitet, personal sau grup care necesită o acțiune sau o decizie a grupului reunit.
- Cea mai eficientă metodă de gestionare a afacerilor noi este de a tria elementele care vor fi abordate mai întâi de cei mai complexi și consumatori de timp și de a limita timpul de introducere
- Scopul noii afaceri este de a introduce subiectul, de a stabili ce informații sau resurse vor fi necesare pentru a merge mai departe și apoi de a furniza informațiile necesare înainte de următoarea întâlnire în care problema va apărea acum ca afacere veche.
- Am tendința de a acorda maximum 10 minute unui nou articol de afaceri, cu excepția cazului în care grupul care aduce problema este dispus să pregătească grupul din timp, astfel încât toată lumea să vină la întâlnire pregătită să acționeze.
Parcare (3 minute)
- Acest domeniu al agendei este locul în care problemele care necesită discernământ suplimentar, resurse sau informații merg până când apar la următoarea întâlnire sub denumirea de Old Business.
- Acest punct de pe ordinea de zi îl face esențial ca toată lumea să aibă o copie scrisă, să poată completa spațiile libere din zona parcării și să o folosească pentru a face notițe despre ceea ce trebuie pentru a lua o decizie cu privire la un anumit subiect sau problemă.
- În acest interval de timp veți negocia unde, când și cum să procedați cu fiecare articol)

Acestea sunt componentele unui plan de lucru eficient pentru o întâlnire, altfel cunoscut sub numele de agendă. O caracteristică importantă a faptului că fiecare dintre ei are propria copie scrisă este că poate monitoriza cât de departe pe parcurs se află toată lumea în călătorie. Fiecare punct de pe ordinea de zi poate fi bifat pe măsură ce este finalizat, iar etapa importantă trebuie doar să fie bifată. Apropo de bifare…

Ceasurile, cronometrele, clopoțelele și bastoanele de vorbire îl ajută pe facilitator să se asigure că întâlnirea va curge și începe și se termină la timp

Kathy Stutzman

Element esențial 4: Alocați timpul, păstrați timpul și adresați-vă întrebării

Alocarea și păstrarea timpului, inclusiv începutul și sfârșitul la timp este o problemă simplă de respect. Întâlnirile care sunt în timp util demonstrează că timpul participantului este valoros. Alocați timpul maxim pentru fiecare punct de pe ordinea de zi și rămâneți cu el. În timp ce unii oameni s-ar putea să nu se simtă confortabil să „pună întrebarea”, acesta este unul dintre cele mai critice elemente ale unei întâlniri productive.

Deoarece acest lucru este atât de crucial, îmi place să mă distrez cu el și să am o reputație mondială pentru întâlnirile mele în timp util, puteți citi că respect oamenii cu care mă întâlnesc. Iată deci câteva modalități distractive de a ține o întâlnire la timp:

Folosiți un cronometru și setați-l la începutul fiecărui raport,
Începeți și terminați la timp indiferent de ce. Dacă nu toată lumea este acolo, nu faceți un cerc pentru a recapitula tot ce le-a scăpat, aceasta este responsabilitatea lor. Întrucât o întâlnire se apropie de timp pentru a fi făcută și există încă multe lucruri care par să fie realizate, chestionați grupul pentru a vedea dacă există ceva care CERĂ acțiune înainte de încheiere și mutați-o în partea de sus a discuției - orice altceva poate mergeți într-un formular de raport scris sau așteptați până la următoarea întâlnire.
Am un clopot foarte mare pe care îl aduc și îl așez la masa din cap - am știut că îl sun pentru a mișca lucrurile sau pentru a convoca grupuri care s-au împărțit în grupuri mai mici pentru discuții suplimentare și, din când în când, întâlnesc pe cineva care doar nu dorește să nu mai vorbească și îl va suna politicos pentru a convoca din nou grupul.
Oferiți rapoarte și sarcini de lectură din timp, astfel încât timpul să nu fie folosit într-o ședință citind și pregătind.
Negociați cu alții care sunt programați să raporteze despre timpul de care au nevoie dacă altcineva indică că are nevoie de mai mult timp.
Dacă există o problemă care într-adevăr are nevoie de mult mai mult timp, programați o întâlnire separată pentru a aprofunda problemele mai complexe și raportați la un grup ulterior.
Folosiți bețișoare sau microfoane pentru a oferi tuturor oportunități de a vorbi.

Dezvoltarea unei reputații pentru începutul și sfârșitul la timp, precum și controlul timpului programat pentru a ajunge la afaceri va asigura că oamenii participă și participă la întâlnirile pe care le facilitați. Este una dintre cele mai simple modalități de a spune: „Te respect, timpul tău și contribuția ta la această întâlnire”.

Element esențial 5: Răspunsul la probleme urgente și critice care apar

Inevitabil, va apărea o urgență critică în timpul unei întâlniri, iar planificarea pentru aceasta în ordinea de zi este extrem de importantă pentru a realiza o întâlnire eficientă și productivă. Sau cineva care este „expert” dorește să depună mărturie despre cunoștințele sale sau să facă un apel pasionat cu privire la ceva în afara subiectului sau în timp. Un facilitator flexibil va folosi parcarea pentru a „parca” o problemă controversată, emoțională sau complexă. Toate agendele pe care le creez includ o funcție de parcare inclusă.

Indiferent de gravitatea problemei, orice poate fi parcat, chiar dacă este temporar, până la încheierea întâlnirii sau până la organizarea unei noi întâlniri speciale. Doar faptul că există un loc pentru parcarea problemelor dificile, creează permisiunea pentru orice participant de a identifica că un subiect sau o problemă va trece în timp și va avea nevoie de o atenție suplimentară la o altă întâlnire.

Fidelitatea parcării va fi la fel de bună ca atenția acordată eliminării acestor probleme din lot și într-o altă întâlnire mai adecvată sau în timp util, așa că pentru a vă asigura că acesta este un instrument eficient, acesta trebuie utilizat, trebuie să fie folosit bine și trebuie utilizat în mod consecvent - atunci va fi o strategie eficientă pentru întâlniri productive.

Dacă facilitați întâlnirile sau participați la întâlniri, aceste 5 elemente esențiale pentru elaborarea unei foi de parcurs excelente vă vor ajuta să vă ghidați către destinația finală; o întâlnire în care toată lumea se simte prețuită, auzită și implicată. Acest lucru este posibil mai întâi elaborând agenda, dar și distribuind-o și urmând apoi elementele enumerate aici; rezultatele vor fi rapide și în curând veți vedea creșteri ale prezenței și participării. Dacă vă aflați brusc în mijlocul unei întâlniri „ad-hoc”, opriți grupul și redactați rapid o agendă pentru a nu-l transforma într-un festival de bârfe, cu excepția cazului în care, desigur, este o sesiune de brainstorming; și acesta este un alt articol.

Ca întotdeauna, aștept cu nerăbdare feedback-ul dvs. despre strategii pe care le-ați găsit utile și semnificative în crearea conexiunilor între oameni.

O agendă bună vă va ghida, ca o foaie de parcurs, pentru a atinge succesul, sporind productivitatea și eficiența