Cuprins:
- 1. Trimiteți materiale în avans
- 2. Limitați Invitațiile
- 3. Setați regulile de bază de bază, dar nu vă descurcați
- 4. Rotiți cu înțelepciune rolurile
- 5. Începeți cu un pozitiv
- 6. Evitați depanarea detaliată
- 7. Puneți la final subiectele cel mai puțin importante
rawpixel
Apelurile de conferință nu fac adesea decât să genereze conversații multitasking și snarky pe Slack sau Gchat. În cel mai rău caz, sunt o pierdere totală de timp a oamenilor și pot pierde moralul dacă apelul este gestionat prost. Uneori, aceste apeluri sunt inevitabile, fie pentru că sunt necesare din punct de vedere logistic, fie pentru că unele solicitări superioare le necesită, așa că iată cum să profitați la maximum de ele.
1. Trimiteți materiale în avans
Vă ajută să trimiteți o agendă în avans, astfel încât oamenii să poată suna în avans cu tot ce trebuie să adauge. Acest lucru reduce probabilitatea ca oamenii să meargă „Oh, încă un lucru!” la fel cum toată lumea și-a luat rămas bun de la apel.
Dacă aveți de gând să faceți referire la un anumit document sau alt material vizual, poate fi util pentru toată lumea să îl aibă la dispoziție în timpul apelului. Descărcarea unor numere și apoi repetarea lor de trei ori este obligatoriu o pierdere de timp. Chiar dacă documentul în cauză ar trebui să se afle în căsuțele primite ale oamenilor, încercați să îl retrimiteți cu o zi înainte de apel, mai ales dacă a fost trimis acum câteva săptămâni sau luni.
De asemenea, ar trebui să vă asigurați că informați oamenii din timp dacă vor fi responsabili de actualizarea unui anumit proiect. Deși uneori cererile din ultimul moment sunt inevitabile, iar managerii ar trebui, în general, să fie pregătiți pentru această posibilitate, cel mai bine este să le oferi oamenilor o atenție în loc să presupună că știu și să le pună pe loc.
2. Limitați Invitațiile
Există două grupuri de oameni la care să ne gândim: oameni care trebuie să fie la apel și oameni care nu trebuie să fie, dar care ar putea fi totuși benefici. Oamenii din acea primă categorie sunt probabil factori de decizie și lideri de echipă cu actualizări de furnizat. Identificarea acestor persoane ar trebui să fie destul de ușoară.
Cea de-a doua categorie poate include persoane care pot răspunde la orice întrebări referitoare la o anumită situație sau care se află în calea lor în roluri de conducere și ar putea beneficia de pe urma apelului. Aceasta nu nu includ în mod necesar ca fiecare angajat sau fiecare departament. Amintiți-vă, petrecerea timpului la conferințe telefonice poate fi o risipă de putere a omului, atunci când managerii ar putea oferi actualizări cheie echipelor lor ulterior. Dacă aveți dubii, consultați managerii și conducătorii echipei cu privire la modul de utilizare eficientă a timpului lor.
În funcție de organizația dvs., ar putea avea sens să invitați pe toată lumea, dar doar să faceți prezența obligatorie pentru anumite persoane. Acest lucru permite părților interesate să se alăture, să afle mai multe și, sperăm, să contribuie cu ceva în cele din urmă. Asigurați-vă că comunicați clar aceste așteptări diferite - și amintiți-vă, cu cât sunt mai mulți oameni la apel, cu atât este mai probabil să vă ia timp!
3. Setați regulile de bază de bază, dar nu vă descurcați
Liniile directoare despre când să puneți întrebări, cine se așteaptă să participe și să vă amintiți să vă spuneți numele atunci când vă alăturați sau vorbiți trebuie comunicate, probabil în același e-mail care conține agenda. Amintiți-vă că aceste linii directoare vor avea adesea excepții rezonabile sau că un debutant ar putea să nu fie familiarizat cu cultura de lucru a organizației dvs. Nimeni nu va fi perfect în ceea ce privește amintirea de a-și dezactiva telefonul, deci asigurați-vă că nu arpați pe oameni pentru zgomot de fond minor sau alte infracțiuni mici.
Dacă ceva interferează cu adevărat cu apelul, încercați o opțiune largă „Poate toată lumea să se asigure că telefonul lor este dezactivat dacă este undeva zgomotos?”, Chiar dacă știți exact cine este vinovatul. A face feedback cât mai indirect posibil îi poate împiedica pe angajații bine intenționați să nu se simtă certați sau neașteptați.
4. Rotiți cu înțelepciune rolurile
Atribuirea de roluri oamenilor fără luarea în considerare a disponibilității și abilităților lor va face ca apelul dvs. de conferință să devină mai plictisitor. Încercați să alocați roluri de luare a notelor, stabilirea agendei și facilitare persoanelor care sunt de fapt interesate să conducă. În alte cazuri, poate doriți să căutați membrii echipei care au un interes personal în subiectul unui anumit apel. Oricare ar fi motivul, asigurați-vă că informați oamenii de ce le cereți să preia rolul, deoarece acest lucru le poate ajuta să vă îmbunătățiți încrederea și moralul.
De asemenea, este plăcut să ai o voce proaspătă care rulează apelurile din când în când. Poate că unul dintre managerii regionali este foarte plăcut, iar echipei tale s-ar putea să-i placă să-i facă lucruri interesante.
În timp ce o rotație aleatorie sau programată a rolurilor poate părea corectă, aceasta se poate da înapoi. Recipientul ar putea ajunge să vă supere dacă îi faceți responsabili pentru notițe despre ceva pentru care sunt nou-nouți. De asemenea, probabil că nu este bine să atribuiți o datorie cuiva care este responsabil pentru gestionarea situațiilor de urgență și ar putea fi nevoit să renunțe la apelul mediu.
5. Începeți cu un pozitiv
Deși nu doriți să exagerați și să păreați nesincer, este plăcut să recunoașteți când s-a făcut o treabă grozavă sau când s-au făcut eforturi speciale. Dacă un anumit grup sau individ tocmai a realizat ceva mare, deschideți cu asta, chiar dacă nu este foarte relevant pentru apel. Puteți, de asemenea, să dați un strigăt cuiva proaspăt întors dintr-o mare călătorie de afaceri sau poate unui birou întreg, dacă pleacă dintr-un fus orar unde este încă dimineața devreme. Acest lucru poate seta un ton pozitiv pentru un apel altfel epuizant.
Totuși, nu faceți această parte prea lungă, altfel doar pierde timpul. De asemenea, aveți grijă să evitați dusul acelorași persoane cu laudă la fiecare apel, deoarece acest lucru se poate întoarce și poate reduce moralul celorlalți.
6. Evitați depanarea detaliată
Rămânerea la subiect este în mod evident un obiectiv pentru conferințele, dar uneori întâlnești situații dificile în care întrebarea cuiva este subiect, dar este complicată sau foarte specifică situației sale. Dacă nu este deloc aplicabil celorlalți aflați în apel, nu vă fie teamă să răspundeți cu „Acesta este unul complicat, destul de specific biroului. Putem discuta acest lucru offline? ”
În unele cazuri, puteți încerca, de asemenea, o justificare mai specifică, cum ar fi „Știu că unii oameni din echipa de resurse umane au o altă întâlnire la care să ajungă în 10 minute; putem amâna această discuție, deoarece nu le implică? ” Partea importantă este să vă asigurați că întrebătorul nu simte că întrebarea lor este inadecvată sau împovărătoare - trebuie doar tratată într-un alt moment sau loc.
7. Puneți la final subiectele cel mai puțin importante
Deși obiectivul este întotdeauna să se încheie la timp o conferință, există câteva zile în care problemele tehnice sau problemele complicate ar putea dura mai mult. De asemenea, este posibil ca o urgență să apară, forțând cel puțin o persoană să sară din apel.
Dacă apelul dvs. este programat mai mult de o jumătate de oră, există șanse mari ca un manager ocupat sau un alt factor de decizie să fie nevoit să alerge la o altă întâlnire mai urgentă, indiferent dacă este planificată sau nu. Încercați să introduceți elementele sensibile la timp care necesită introducerea lor mai devreme în apel. Deși poate fi posibil să readuci un manager lipsă în buclă după aceea, asta îți ia timp și atenție din ziua ta - sau a altcuiva.