Cum să scrieți o reclamație eficientă către o companie: ghid pas cu pas și exemple de scrisori

Scrierea unei scrisori de plângere

Am fost cu toții acolo când o companie nu ne lasă mulțumiți de produsul lor. Achiziționarea unui articol defect, de calitate slabă sau pur și simplu nu depășește așteptările dvs. ar trebui întotdeauna abordată. Uneori, un restaurant vă poate servi mâncare care nu este ceea ce vă așteptați (păr în carne, cineva?).

În timp ce oamenii sunt, în general, mulțumiți de un produs sau serviciu, uneori compania poate face o excepție sau doar să te lase complet.

Primirea unui produs defect sau tratarea rea a unui chelner nu ar trebui să treacă neobservată! Probleme ca acestea pot fi rezolvate cu ușurință - cu o scrisoare sau un e-mail de reclamație.

Cum să scrieți o scrisoare de plângere puternic formulată: un rezumat

Fiecare dintre acești pași este descris integral în continuare.

Pași	Ce trebuie să spui	Exemplu - Produs
Pasul 1: asigurați-vă că îl trimiteți la locul potrivit	Adresa departamentului și a companiei din stânga. Salutați-vă cu Stimate Domn / Doamnă	Adresă, Stimate Domn / Doamnă sau Stimate Domn / Blakey
Pasul 2: Începeți Scrisoarea cu tonul potrivit	Ați cumpărat un produs în _store_ în _date_. Oferiți alte informații relevante, cum ar fi codurile de referință, detaliile garanției, garanțiile și datele de expirare pentru alimente.	Recent am cumpărat perdelele Pastel Lavender cu dimensiunea 1,5mx 2m în magazinele Super, Bakers Lane pe 12 septembrie 2020. Codul de referință pentru perdele este 338J.
Pasul 3: Explicați problema în mod eficient	Ce s-a întâmplat cu produsul sau serviciul? Fii scurt, precis și concis. Menționați exact ce este în neregulă cu produsul.	Perdelele aveau o ruptură pe cusătura exterioară, ceea ce este foarte vizibil și nu poate fi fixat fără a deteriora țesătura.
Pasul 4: Sugerați o soluție	Spuneți cum ați dori să fie rezolvată problema, ce va modifica problema? Ar putea fi o rambursare / reparație / înlocuire / modificare a serviciului / cuponului / produselor gratuite	Pentru a modifica problema, aș dori o înlocuire complet plătită a tipului de perdea menționat mai sus.
Pasul 5: atașați sau atașați documente relevante și necesare	Puteți menționa, de asemenea, că există documente relevante anexate, adică garanții, chitanțe	Vă rugăm să găsiți atașat chitanța cu detaliile necesare și garanția de 1 an.
Pasul 6: setați o limită de timp	Oferiți un interval de timp adecvat pentru un răspuns.	Aș fi încântat dacă ați putea trimite înlocuitorul în orice moment din 6 iunie până în 15 iunie.
Pasul 7: scrieți un final puternic	Încheiați spunând că sperați să rezolve problema și să se semneze.	Am cea mai mare încredere că veți trimite înlocuitorul și veți modifica problema. Cu stimă….

Cum se scrie o scrisoare de plângere eficientă

Pasul 1: asigurați-vă că îl trimiteți la locul potrivit

Primul lucru de care ai nevoie este

adresa sediului companiei din țara dvs. și
departamentul către care îl veți trimite.

La început poate fi dificil să găsești locul unde să scrii, deoarece este posibil ca companiile să nu arate unde se află baza lor foarte eficient. Mai mult ca sigur că veți putea găsi informațiile lor de contact pe:

o garanție sau o pagină de garanție furnizată împreună cu produsul dvs.
site-ul lor web. Faceți clic pe linkurile „Contactați-ne” sau „Despre noi” care conțin informațiile relevante
produsul în sine. Alimentele și băuturile au de obicei informații de contact pe ambalaj, așa că asigurați-vă că le verificați! Ați fi surprins că informațiile sunt în cele mai ușoare locuri.

Odată ce aveți adresa lor, asigurați-vă că verificați departamentul relevant căruia îi veți trimite scrisoarea. Pentru serviciile mici, cum ar fi restaurantele, nu este nevoie, dar pentru companiile de mare putere (Unilever sau Pepsi, de exemplu), va fi necesar un departament. Pe site-ul lor, compania va specifica de unde să vă trimită scrisoarea, indiferent dacă este vorba de servicii tehnice, de servicii pentru clienți sau așa mai departe.

Pasul 2: Începeți Scrisoarea cu tonul potrivit

Odată ce ai aflat acea adresă plictisitoare și gata de plecare, poți începe scrisoarea!

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să puneți adresa expeditorului în colțul din dreapta sus și adresa dvs. în colțul din stânga. Acest lucru este de dragul formalității, care adaugă întotdeauna o notă plăcută scrisorii dvs.
Apoi, scrieți Stimate Domn / Doamnă dacă nu știți cine este reprezentantul serviciului pentru clienți. Dacă scrieți unui manager sau CEO, scrieți Stimate domn / doamnă…..

Apoi, începeți corpul real al scrisorii, care va fi centrul atenției pentru oricine o va citi!

Începeți prin a spune că ați cumpărat un articol în orice magazin, la orice dată. Pentru alimente menționați data de expirare și codul magazinului. Pentru orice altceva, acest lucru este relevant. De exemplu: am achiziționat recent o sticlă de 2L de Pepsi Max în magazinele Super, pe 19 noiembrie 2014. Data de expirare a sticlei a fost 30 noiembrie 2014, iar codul de pe gâtul sticlei scria 113A.
Spuneți că v-ați așteptat întotdeauna la cea mai înaltă calitate de la acea companie și în acea zi anume, așteptările dvs. au fost diminuate, de exemplu: am apreciat întotdeauna TechnoPC și am avut încredere în fiecare laptop. Am intrat în Super Stores pentru a cumpăra un laptop cu aceleași așteptări, dar experiența mea cu laptopul consideră că declarația este neadevărată.

Pasul 3: Explicați problema în mod eficient

Următoarea parte este cea mai importantă, deoarece menționează exact ce s-a întâmplat atunci când ați folosit produsul sau ați participat la serviciu.

Spuneți în ce stare se afla produsul când ați deschis ambalajul și ce anume este în neregulă cu acesta. Dacă nu puteți identifica ce este în neregulă la nivel intern, spuneți doar că nu funcționează corect și compania se va uita la el, de exemplu: am constatat că camera nu funcționează corect. De fiecare dată când porneam camera, intra în galeria foto. Acest lucru nu mi-a permis să fac o fotografie, deoarece mi-a permis doar să accesez galeria.
Dacă vorbiți despre un serviciu, spuneți ce s-a întâmplat în vizita dvs., de exemplu: Când am avut o întâlnire cu coaforul pe numele de "Lizze", ea a petrecut 30 de minute vorbind cu prietenii ei și am ajuns să aștept o perioadă lungă de timp!

Sfaturi pentru a transmite tonul potrivit:

Rămâneți calm în orice moment. Nu te înfuria, ai tot dreptul să fii, dar imaginează-ți câte reclamații a primit echipa de servicii pentru clienți în acea zi. Cititorul ar putea fi frustrat, enervat de tine și arunca-l, considerându-l fals sau spam.
Rămâneți concis, nu vă încurcați scrisoarea cu afirmații irelevante, cum ar fi să spuneți ce risipă de bani a fost, cât ați suferit sau ce produs rău este. Vor pur și simplu să știe ce este în neregulă și să o remedieze, de obicei nu citesc nici măcar jumătate din scrisoare, ci doar propozițiile cheie.
Fiți cât mai precis posibil atunci când spuneți ce este în neregulă cu produsul sau serviciul. Acest lucru va economisi mult timp pentru companie.

Dacă aveți o plângere, nu ezitați! Pentru asta sunt serviciile pentru clienți. Du-te!

Pasul 4: Sugerați o soluție

În această secțiune, veți spune ce doriți să faceți pentru a remedia problema. Aveți o serie de opțiuni pe care le puteți solicita companiei, inclusiv:

O rambursare pentru produs
Un voucher pentru a fi utilizat cu oricare din gama lor
Produsul de reparat
O schimbare a serviciului lor, cum ar fi servirea mai multor alimente de înaltă calitate, ridicarea igienei sau schimbarea atitudinii personalului.
Cupoane alimentare

Exemple: aș dori o rambursare integrală pentru camera mea, deoarece aș dori să cumpăr o cameră alternativă.

Spuneți cum ați dori să fie produsul în viitor dacă l-ați cumpăra din nou, de exemplu: Sper că această problemă nu se va mai repeta pentru alți clienți și că voi primi întotdeauna cea mai înaltă calitate din produsele dvs.

Pasul 5: atașați sau atașați documente relevante și necesare

Dacă aveți imagini pe care doriți să le anexați (în special pentru e-mailuri), pagini de referință precum garanții, pagini de garanție sau chitanțe, va trebui să menționați acest lucru în scrisoare.

Spuneți că este inclusă o garanție / garanție / chitanță.

Exemple:: "Vă rugăm să găsiți atașat o copie a chitanței mele originale, împreună cu pagina de garanție a ceasului cu alarmă și informații cu privire la numărul de serie."

Dacă aveți un produs deteriorat pe care doriți să îl reparați, asigurați-vă că menționați și acest lucru.

Exemplu: Vă rugăm să găsiți și anexată camera defectă la care am făcut referire în scrisoarea mea.

Pasul 6: setați o limită de timp

De ce să stabiliți o limită de timp? Ei bine, companiile primesc zeci de scrisori în fiecare zi, dacă nu chiar sute. Șansele sunt, poate dura de la 6 săptămâni la 3 luni pentru a primi un răspuns de la o companie și, dacă doriți o reparație, va dura chiar mai mult. Acum este o așteptare destul de lungă!

Cele mai multe companii vor arunca o privire asupra scrisorii dvs. la aproximativ 2 săptămâni după ce ați trimis-o, din cauza restanței. Pentru a nu le arunca pe backburner, puteți seta un interval de timp când doriți un răspuns. Acum este minunat.

Exemple: aș dori un răspuns cât mai curând posibil, în orice moment din 16 august până la 30 august. Acest lucru ar fi foarte apreciat.

Pasul 7: scrieți un final puternic

Puteți să vă terminați scrisoarea spunând că sperați că problema va fi rezolvată și vă veți putea înscrie cu Yours Faithfully - dacă nu le cunoașteți numele sau cu sinceritate - dacă le cunoașteți numele.

Exemplu: Sper că această problemă va fi rezolvată și am cea mai mare încredere că veți remedia problema.

Trimiteți-vă scrisoarea și ar trebui să vă așteptați la un răspuns în intervalul de timp indicat.

Motive pentru a scrie o scrisoare de plângere

Mulți oameni ignoră un produs care îi dezamăgește fără să facă nimic. În calitate de consumator, aveți dreptul de a primi produsul rambursat sau înlocuit cu altul. Iată câteva motive pentru care scrierea unei scrisori de plângere este eficientă:

Compania va fi notificată cu privire la orice produse defecte din linia lor care ar putea cauza mai multe pericole altora. Contactându-i, ei pot vedea de ce a fost defect și pot împiedica să se repete.
Companiile urăsc să vadă un client nemulțumit, astfel încât să aveți șanse mari să primiți produsul înlocuit sau rambursat.
Pentru băuturi și produse alimentare, în locul unui înlocuitor, puteți primi cupoane gratuite sau chiar produse gratuite! Companiile le lipesc întotdeauna pentru a vă îndulci.
Un restaurant sau o altă companie care oferă un serviciu poate fi adusă la cunoștința unui membru al personalului care este posibil să nu-și facă treaba în mod corespunzător.
Dacă ceva nu este în regulă, fesează-te! V-ați plătit banii pentru acel produs sau serviciu, astfel încât să aveți un produs de înaltă calitate. Nu stați niciodată liniștiți, pentru că veți rezolva problema dvs. destul de repede!

Următoarea scrisoare este o reclamație pentru un smartphone defect.

William, domeniu public, prin Pixabay

Exemplu de scrisoare pentru un smartphone defect

Dragă domnule doamnă, Recent am achiziționat un smartphone Samsung Galaxy S5 la Super Stores, Baker Street, Londra pe 17 iulie. Garanția este valabilă timp de un an, iar numărul de referință de pe cutie este SSF319.

Smartphone-ul a fost defect și sunt foarte dezamăgit de produsele dvs. Smartphone-ul continuă să afișeze ecranul meniului, dar nu îmi permite să accesez aplicații sau să deschid o fereastră nouă. Ecranul rămâne înghețat pe ecranul meniului.

Vă cer să reparați telefonul cât mai curând posibil, de preferință în intervalul de timp menționat mai jos.

Vă rugăm să găsiți anexată garanția furnizată împreună cu telefonul împreună cu chitanța pe care mi-a dat-o magazinul la cumpărare. Veți găsi toate codurile de referință necesare pe aceste documente.

Aș dori să primesc un răspuns în intervalul de timp 27 iulie - 10 august și aș dori ca telefonul să fie complet reparat și să funcționeze normal.

Sper că acest lucru nu se va mai întâmpla și pentru alți clienți. Voi continua să fiu clientul dvs. dacă problema va fi modificată. Sper că problema va fi remediată și am cea mai mare încredere că va fi.

Cu stimă, Susan Wells

Exemplu de scrisoare pentru un serviciu slab la restaurant

Dragă domnule doamnă, Vă scriu pentru a detalia experiența mea dezamăgitoare la Taco Hut, miercuri, 26 iulie. În calitate de client obișnuit de-al tău, sunt foarte supărat să spun că am avut cea mai groaznică experiență la restaurantul tău.

Când mi-am comandat tacurile, personalul a întârziat complet procesul ignorând comanda mea! Când i-am întrebat să pot comanda, au luat-o, dar erau foarte șmecheri și nepoliticoși. Un membru al personalului cu numele de „Emma” a servit comanda, dar nu a fost ceea ce am comandat eu în primul rând. Ea nu a schimbat comanda și am rămas să mănânc alimente pe care nu le-am cerut în primul rând!

Cred că personalul are nevoie de o schimbare de atitudine față de clienții săi. Mi-aș dori să își facă treaba corect și să fie prietenoși și de ajutor. Arătarea lor și atitudinea „ugh, un alt client” ar trebui să dispară. și Singura cale către un restaurant de succes este cu personalul prietenos, care este dispus să vă ajute.

Voi continua să fiu clientul dvs. după ce problema a fost modificată. Vă rugăm să mă anunțați când a existat o modificare.

Cu stimă, Susan Wells.

Care este cel mai bun mod de a vă plânge: scrisoare sau e-mail?

Poate fi greu să decideți dacă scrieți un e-mail sau o scrisoare. Ambele au avantajele și dezavantajele lor, dar în general este preferat dacă ați scris o scrisoare scrisă manual. Acest lucru se datorează faptului că compania vă va lua mai în serios și vă poate trimite reparația / înlocuirea prin poștă mult mai repede.

Cu toate acestea, unele companii (cum ar fi Apple) nu au o adresă validă la care puteți scrie pentru o reparație, așa că va trebui să le trimiteți prin e-mail către departamentul relevant.

Sfaturile cele mai bune

Următoarele sfaturi de top vă vor ajuta în cursul dvs. pentru a rezolva problema!

Fii concis. Orice fel de discuții despre acest subiect va duce doar la confuzie și frustrare pentru cititor și acesta este ultimul lucru pe care îl doriți! Companiile doresc scrisori concise și formale care pot fi scanate cu ușurință și apoi utilizate pentru a prelua informații vitale, cum ar fi ceea ce nu este în regulă, intervalul de timp în care doriți un răspuns și ce va rezolva problema. Acest lucru va face procesul rapid și ușor.
Nu jurați, vă faceți urât sau arătați temperament! Aceasta este o atmosferă foarte proastă de dat și va înrăutăți lucrurile!
Nu faceți nici o amenințare la adresa companiei decât dacă ați consultat un avocat. Pentru probleme mici, cum ar fi produsele defecte, nu este necesar să se facă amenințări legale.
Asigurați-vă că le dați impresia că veți continua să fiți clientul lor dacă rezolvă problema. Dacă spuneți că nu le veți mai cumpăra niciodată produsele, acestea vă pot ignora scrisoarea și nu vor rezolva niciodată problema. Dar spunând că, dacă vă rambursează / schimbați problemele, atunci vor face acest lucru pentru a vă menține în calitate de client.
Oferiți un interval de timp când doriți un răspuns sau o rezoluție. Acest lucru menține lucrurile rapide și funcționează fără probleme. Fără un interval de timp, este posibil ca compania să nu răspundă timp de săptămâni.

Toate comentariile sunt apreciate! Ați experimentat vreodată un produs sau un serviciu nesatisfăcător? Împărtășiți-vă experiența de mai jos. Mulțumesc pentru lectură!