Nvq nivel 3: utilizarea sistemelor de jurnal (scop, tipuri și multe altele)

Examinați utilizarea sistemelor de jurnal în administrarea afacerilor, inclusiv tipurile de jurnale disponibile, informațiile care ar trebui incluse și modul de stocare în siguranță a intrărilor.

Fotografie de Viktor Talashuk pe Unsplash

Introducere în această unitate

Aceasta este o unitate opțională de grup B la nivelul 2 cu un total de 3 credite. La finalizarea acestei unități, candidatul va avea o bună cunoaștere a scopului sistemelor de jurnal, cum să le folosească și de ce să le folosească. Ei vor ști ce informații sunt necesare pentru a menține un jurnal și de ce, și vor ști cum să facă în mod clar și cu precizie înregistrările jurnalului și de ce.

Candidații vor cunoaște scopul modificărilor și cum să le acorde prioritate și să le comunice, împreună cu înțelegerea necesității de a le comunica. Candidații vor ști, de asemenea, cum să raporteze și să rezolve orice probleme din înregistrările jurnalului și cum să le stocheze în siguranță, deoarece pot conține informații sensibile și confidențiale. Partajarea jurnalelor este acoperită, de asemenea, inclusiv nivelurile de partajare, ce drepturi are fiecare persoană pentru jurnal și cum să păstreze întâlnirile confidențiale și private la distanță de toți utilizatorii.

Am inclus și o declarație personală.

1.1 Care este scopul utilizării unui sistem de jurnal?

Timpul este foarte important și poate fi utilizat într-un mod foarte eficient prin menținerea unui sistem de jurnal. Planificarea și organizarea eficientă a propriului timp și a altor persoane este, prin urmare, una dintre cele mai importante activități cu care te poți implica.

Jurnalul este una dintre resursele majore din cadrul biroului, fără de care, niciunul dintre noi nu ar ști unde ar trebui să fim sau ce ar trebui să facem la un moment dat.

Jurnalul poate fi menținut manual sau electronic.

1.2 Descrieți diferitele tipuri de sisteme de jurnal.

Sistemele de jurnal pot fi practic împărțite în două tipuri:

Sisteme manuale

Cel mai comun tip de sistem de jurnal manual utilizat în birouri

este cartea legată în care sunt înregistrate programările.

Acestea pot fi:

• O zi pe pagină
• Două zile pe pagină
• O săptămână pentru a vizualiza
• Două săptămâni de vizionat

Atunci când selectați cel mai potrivit tip de jurnal manual de utilizat, va trebui să luați în considerare câte intrări este posibil să faceți într-o singură zi.

O alternativă la o carte legată este un sistem de frunze libere, adesea cunoscut sub numele de manager de timp. Aceasta are avantajul că secțiunea jurnal este continuă. Noile pagini sunt adăugate pur și simplu pe măsură ce trec anii, deci nu este nevoie să obțineți un jurnal nou spre sfârșitul fiecărui an.

Un alt sistem manual complet diferit este planificatorul de perete. Acestea sunt de obicei diagrame laminate care au un spațiu pe zi care acoperă întregul an.

Sisteme electronice

Agendele electronice pot fi păstrate pe un computer personal, un laptop, un palmtop sau un organizator electronic. Acestea au o serie de avantaje față de sistemele manuale:

• Evidențierea potențialului conflict între programări
• Intrarea evenimentelor regulate o singură dată
• Se folosește mai puțin hârtie.
• Protecție cu parolă.
• Este disponibil acces multiplu.
• Memento pe ecran al programărilor.
• Compatibilitatea bazei de date.
• Contact electronic.

Este important să verificați efectele modificărilor aduse intrărilor.

123rf.com

1.3 De ce ar trebui să obțineți informații relevante despre intrările și modificările solicitate în jurnal?

Cererile de modificări pot părea relativ mici, dar pot avea un efect knock-on care ar putea avea implicații majore. Întârzierea unei întâlniri poate face ca persoana care participă la întâlnire să întârzie sau chiar să nu poată participa la alte întâlniri aranjate pentru mai târziu în cursul zilei. Prin urmare, este important să verificați efectele pe care le va avea o modificare solicitată înainte de a fi de acord cu aceasta.

Toate informațiile relevante trebuie obținute deoarece trebuie să vă asigurați că toți cei care participă la ședință sau orice întâlnire au comoditate și li se oferă toate detaliile, astfel încât să nu existe nicio eroare în niciun moment.

2.1 Ce informații sunt necesare pentru a face înregistrări în jurnal?

Informații precum ora, durata, data, locul de desfășurare, participanții, scaunul, vizitatorii trebuie să facă înregistrări în jurnal.

2.2 / 3 De ce ar trebui să acordați prioritate solicitărilor și cum faceți asta?

Este esențial să acordați prioritate acțiunilor pe care trebuie să le întreprindeți în cazul în care primiți în același timp o serie de cereri sau modificări ale aranjamentelor. Evident, schimbările sunt tratate cel mai bine în ordine cronologică. De asemenea, toți cei implicați în ședință trebuie să fie contactați și asigurați-vă că este convenabil pentru toată lumea înainte ca solicitările sau modificările să fie confirmate. Modificările care afectează întâlnirile în ziua în care primiți modificările vor trebui să fie tratate, înainte de modificările la întâlniri sau întâlniri în viitor.

Un exemplu de software jurnal.

2.4 De ce ar trebui să încercați să echilibrați nevoile tuturor celor implicați?

Fiecare persoană implicată în programare sau întâlnire trebuie să aibă suficient timp pentru planificare, călătorie și pentru alte nevoi, astfel încât întâlnirea să se desfășoare fără probleme, fără probleme pentru nimeni. Pentru ca o întâlnire să aibă succes, toți cei implicați trebuie să fie prezenți și să li se acorde suficient timp de pregătire.

2.5 De ​​ce ar trebui să comunicați modificările celor afectați?

Modificările trebuie comunicate la timp și, dacă sunteți responsabil pentru jurnalele altor persoane, este vital să le comunicați în timp util orice schimbare pentru a le permite să se pregătească pentru orice întâlnire sau călătorie implicată. De asemenea, este important să lăsați suficient timp în timpul zilei pentru ca aceștia să se ocupe de probleme de rutină și un timp suficient de călătorie între întâlniri, dacă este necesar.

Alții care sunt afectați de schimbări vor avea și alte întâlniri în jurnalele lor. Este important să nu le dați impresia că se fac modificări fie ușor, fie dimpotrivă, pentru că a apărut ceva mai important.

Sistemele electronice de jurnal pot comunica automat modificările celor implicați ale căror sisteme sunt conectate în rețea cu ale dvs., dar va trebui să luați legătura cu oricine altcineva afectat. În funcție de intervalele de timp implicate, acest lucru se poate face prin telefon, e-mail, fax, scrisoare sau verbal.

Un exemplu de jurnal manual.

getentrepreneurial.com

2.6 De ce ar trebui să mențineți un sistem de jurnal actualizat?

Păstrarea jurnalului la zi când s-au convenit modificări este extrem de importantă. Trebuie să vă asigurați că ați șters orice programare anulată. Este atât enervant, cât și jenant să sosiți pentru o întâlnire, doar să vi se spună că a fost anulat, precum și că este o pierdere de timp.

Un jurnal care nu este ținut complet actualizat va avea tot felul de confuzii. Îi va face pe oameni să-și piardă încrederea și să-și piardă timpul.

La comunicarea amendamentelor la aranjamente pot exista probleme de securitate și confidențialitate. Pot exista negocieri care ar putea avea impact asupra viitorului organizației. Dacă sunteți conștienți de acestea ca urmare a organizării întâlnirilor, este important să nu puneți aceste informații la dispoziție.

Se poate spune că eficiența întregii organizații depinde de întreținerea corectă a sistemelor de jurnal utilizate. Deși poate părea, pe de o parte, un rol foarte minor, ar fi foarte dificil dacă fiecare membru al personalului ar trebui să-și amintească ce numiri au avut și unde ar trebui să fie la un moment dat.

2.7 Descrieți diferitele tipuri de probleme care pot apărea atunci când se fac noi cereri și soluții la aceste probleme.

Cererile noi pe un sistem de jurnal pot fi făcute pentru o întâlnire sau o întâlnire sau pentru o rezervare de cameră sau pentru o modificare a unei rezervări existente. Cererile depind de rolurile în care este implicat titularul jurnalului. Când se fac cereri, solicitantul ar fi putut sau nu să fi căutat prin sistemul de jurnal sloturi disponibile sau timp liber, iar acest lucru s-ar putea datora faptului că nu au acces la informațiile necesare. Când se fac noi solicitări, se pot întâmpla următoarele probleme

• Implicații pentru solicitările existente - acestea se pot baza pe următorii factori, cum ar fi suprapunerea și duplicarea
• Suprapunerea mai multor cereri - trebuie avut grijă ca solicitările să nu se suprapună, deoarece pot crea haos și pot împiedica oamenii să participe la întâlniri sau întâlniri.
• Rezervări duble sau duble - o eroare comună care apare atunci când jurnalul este gestionat de mai multe persoane și comunicarea este slabă
• Comunicarea solicitărilor sau modificarea cererilor - o comunicare deficitară eșuează în întregul sistem
• Nu se confirmă cererile - cererile trebuie confirmate, altfel nu va fi sigur dacă cererea va continua. Uneori, acest lucru face ca sloturile să rămână vacante, punând oamenii în nevoie în așteptare
• Nu se înregistrează cererile - acest lucru va fi afișat ca vacant atunci când există efectiv o cerere
• Prioritizarea cererilor - solicitarea de reprogramare a cererilor atunci când intră unele cereri cu prioritate ridicată / urgență / urgență
• Actualizarea solicitărilor - pentru a evita comunicarea greșită și dezinformarea
• Protejarea datelor
• Securitate

Soluții

Soluțiile la aceste probleme sunt:

• Având o cunoaștere aprofundată a sistemelor de jurnal, cum să le utilizați, cum să planificați și să coordonați solicitările evitând duplicarea și suprapunerea
• Cunoștințe despre obținerea de informații relevante despre o cerere și tipurile de informații necesare
• Prioritizarea cererilor în funcție de necesități și urgență și înregistrarea lor în format corect și, de asemenea, acordarea accesului personalului solicitat
• Comunicarea este un alt aspect important, care, dacă nu este utilizat, va eșua funcționarea organizației
• Actualizarea evită dezamăgirile și erorile în multe feluri
• Respectarea politicilor și procedurilor organizațiilor legate de protecția și securitatea datelor.
• Folosind sistemul de fișiere înregistrat, astfel încât nimeni să nu poată accesa fișierele fără ca acesta să fie conectat la sistem

Partajarea calendarului

2.8 Explicați scopul urmăririi procedurilor de securitate și confidențialitate atunci când utilizați un sistem de jurnal.

Un jurnal poate fi folosit în diverse scopuri. Unul înregistrează întâlniri personale sau confidențiale, întâlniri pentru întâlniri, discuții și alte informații în jurnalul lor. Pot exista, de asemenea, intrări legate de informații confidențiale ale altor persoane, care sunt sensibile și personale. Deci, fiecare intrare din jurnal trebuie să aibă setări precum „privat” pentru informații private și să se asigure că numai persoanele corespunzătoare văd orice intrări făcute, altfel va exista o încălcare a confidențialității. Nu vrem ca cineva să vadă informațiile confidențiale ale noastre sau ale altcuiva. Exemple sunt o întâlnire pentru sănătatea muncii, o revizuire formală, o ședință disciplinară, o reuniune de reabilitare sau de salvgardare etc. Așadar, accesul la informații de către oameni trebuie menținut și monitorizat.

Când vine vorba de probleme de securitate, dacă calendarul sau jurnalul nu au fost protejate, oricine va avea acces la informațiile din jurnal și poate chiar să editeze sau să șteargă informații importante. Când persoanelor li se oferă acces la calendare, li se acordă anumite niveluri de permisiune atunci când iau în considerare drepturile de acces și drepturile de editare. De asemenea, jurnalul ar trebui să fie deschis numai persoanelor care au nevoie de acele informații și să fie închis de la oricine altcineva.

Deci, pentru ca organizația sau departamentul să funcționeze și să funcționeze corespunzător, trebuie respectate procedurile de confidențialitate și procedurile de securitate.

Noroc cu studiile tale

Sper că acest lucru ți-a fost de folos. Vă rugăm să nu ezitați să lăsați comentariile sau feedback-ul dvs. Dacă aveți întrebări sau aveți nevoie de ajutor și sfaturi, nu ezitați să mă contactați. Mulțumesc.