Înțelegerea modului de gestionare a bugetelor

Pentru a gestiona bugetele în mod eficient și eficient, este necesar…

• monitorizează, controlează și înregistrează toate finanțele (venituri și cheltuieli),
• să știți cum să minimizați costurile în zonele de care sunteți responsabil,
• să fie capabil să investigheze sau să identifice domeniile problematice și să le corecteze și
• gestionați și autorizați eficient cheltuielile.

Acest articol se bazează pe unitatea NVQ Nivelul 4, „Gestionați bugetele”. Pentru a avea o idee clară și o înțelegere a scopului bugetelor, vă rugăm să citiți acest articol. Veți obține o înțelegere a scopului bugetelor, inclusiv avantajele gestionării eficiente și eficiente a resurselor financiare; cerințele legale, de reglementare și organizaționale pentru gestionarea unui buget; și diferitele tipuri de sisteme bugetare și caracteristicile acestora.

Acum veți avea nevoie de o înțelegere aprofundată a modului de gestionare a bugetelor. Procesul bugetar este de obicei responsabilitatea personalului de conducere și a personalului financiar. Acești membri ai personalului trebuie să aibă informații corecte și actualizate și cunoștințe despre procedurile bugetare eficiente.

Bugetele sunt elaborate pentru fiecare exercițiu financiar. Managerii și personalul implicat vor trebui să elaboreze bugete pentru propriile domenii de responsabilitate și apoi să le predea departamentului financiar. Aceste proiecte de buget sunt apoi revizuite de conducerea superioară și aprobate ulterior de un comitet sau ceva similar, în funcție de organizație.

Metode de monitorizare, control și înregistrare a veniturilor și cheltuielilor

Știți scopul bugetelor. Acum este responsabilitatea dumneavoastră să le gestionați. Gestionarea bugetelor necesită monitorizarea, controlul și înregistrarea constantă a veniturilor și cheltuielilor pentru a urmări fiecare mișcare financiară și rezultatul acesteia. Cum veți realiza acest lucru? Să ne uităm la câteva moduri sau metode.

Monitorizarea veniturilor și cheltuielilor

Monitorizarea bugetului se face pentru a se asigura că resursele sunt utilizate conform planurilor prezentate în buget. Urmărirea sau monitorizarea modului în care sunt utilizate resursele financiare este foarte importantă pentru fiecare departament și organizație. Este un proces continuu pentru a se asigura că obiectivele sunt îndeplinite, după cum se specifică în buget. Prin această monitorizare veți putea lua decizii bugetare și puteți lua măsuri adecvate ori de câte ori și ori de câte ori este necesar.

Veniturile și cheltuielile trebuie monitorizate pentru a găsi orice schimbare a tiparelor, astfel încât să poată fi luate măsurile adecvate. Această procedură de monitorizare se poate face la intervale regulate, ca în fiecare lună, de exemplu. Când monitorizați datele, luați în considerare faptul că bugetul a fost planificat pentru anul următor, precum și cheltuielile și veniturile până în prezent.

Uitați-vă la soldul rămas pentru restul perioadei din exercițiul financiar curent și efectuați o prognoză a situației la această rată până la sfârșitul anului financiar. Uită-te la orice variație, atât pozitivă, cât și negativă, și ia măsurile necesare pentru a le corecta. În fiecare etapă, este important să documentați (să înregistrați) toate faptele și acțiunile.

Cel mai bine este să monitorizați veniturile și cheltuielile la titularul bugetului și la nivelurile superioare de conducere prin întâlniri periodice. Trebuie să existe o gestionare eficientă a fluxurilor de numerar, deoarece este foarte importantă pentru serviciile și produsele pe care le oferă afacerea.

Bugetele pot fi împărțite în funcție de centrele de costuri sau alte coduri sau niveluri, astfel încât să fie mai ușor de monitorizat. Acest lucru va ajuta la identificarea domeniilor care depășesc și realizează prea puțin.

Ar trebui să puteți analiza și furniza o explicație pentru orice variație față de cheltuielile propuse, fie ele pozitive sau negative. Acest lucru trebuie să fie însoțit de un plan de acțiune. Acest lucru va asigura că resursele au fost utilizate economic, eficient și eficient.

Controlul veniturilor și cheltuielilor

Următoarea problemă importantă este controlul veniturilor și cheltuielilor. Fără acest pas, cineva va cheltui banii nepotrivite. Pentru a controla veniturile și cheltuielile, cel mai bine este să implicați direct persoana responsabilă de controlul finanțelor și performanței unui departament în timp ce dezvoltați bugetul. Bugetul disponibil ar trebui comunicat cu tot personalul relevant.

Pot exista diferite secțiuni ale bugetului care vor fi controlate de personal diferit, deci este mai bine să alocați și să acordați autoritate persoanelor care sunt direct implicate - de exemplu, aprobatorul bugetului și managerul bugetului. Departamentele sau echipele ar trebui să fie conștientizate de persoana care este responsabilă de controlul veniturilor și cheltuielilor.

Valoarea totală a finanțelor disponibile pentru un anumit an ar trebui să reflecte cheltuielile totale planificate pentru acel an.

Înregistrarea veniturilor și cheltuielilor

Înregistrarea veniturilor și a cheltuielilor se poate face manual sau electronic. Înregistrarea trebuie făcută instantaneu și zilnic. Toate conturile legate de venituri și cheltuieli, orice venituri datorate, orice plăți care au fost primite, chitanțe și facturi emise, datorii etc., trebuie înregistrate clar cu data și scopul.

Înregistrarea veniturilor este o modalitate de a determina dacă afacerea realizează sau nu profit, deoarece include detalii despre banii primiți și cheltuiți.

5 instrumente excelente pentru urmărirea cheltuielilor de afaceri

Înregistrați detaliile domeniilor de activitate în ordine, începând de la cele mai profitabile la cele mai puțin profitabile. Acest lucru vă va ajuta automat să analizați și să luați măsuri în domeniile care generează pierderi uriașe.

Pentru cheltuieli mici, este bine să utilizați un cont de numerar mic pentru a utiliza și urmări cheltuielile mici. Înregistrarea acestora va ajuta la rambursarea eficientă a banilor și vor fi rambursate numai banii înregistrați. Acesta este un mod eficient de înregistrare a cheltuielilor mici, care altfel pot trece neobservate.

Modalități în care costurile pot fi reduse la minimum în zona de responsabilitate

Reducerea costurilor în afaceri este un mod eficient de gestionare a bugetelor sau a fondurilor disponibile. Dacă fiecare minimizează costurile în propria sa zonă de responsabilitate, aceasta va însuma cu totul economii uriașe pentru afacere. Trebuie să știi să faci alegeri corecte atunci când vine vorba de cheltuirea banilor pe anumite domenii ale afacerii.

Modalitățile prin care costurile pot fi reduse la minimum în propria zonă de responsabilitate sunt:

Utilizarea eficientă a tehnologiei

Există multe tehnologii avansate disponibile în aceste zile, chiar de la cumpărături online la plata facturilor etc. Folosiți eficient următoarele tehnologii pentru a economisi timp și bani.

• Întâlnirile pot fi organizate folosind teleconferințe, ceea ce înseamnă că economisiți bani în călătorii, amenajarea camerelor / locurilor, economisiți timp la organizarea și planificarea sălilor de ședințe etc.
• Puteți face o utilizare eficientă a tehnologiei neimprimând pe hârtie și folosind stocarea electronică pentru fișiere și alte date comerciale. Acest lucru economisește timp, bani și mediu.
• Unele companii pot fi gestionate online în funcție de natură sau cel puțin marketingul se poate face online. Acest lucru va ajuta la economisirea multor bani cheltuiți pentru personalul de marketing, spații de birouri, echipamente etc.

Datorii

Cardurile de credit au rate de dobândă ridicate și, prin urmare, trebuie plătite cât mai curând posibil. Acest lucru va ajuta afacerea pe termen lung.

Buget

Elaborați întotdeauna un buget pentru zona dvs. de responsabilitate și respectați-l. Orice abatere de la acesta poate fi destul de dăunătoare, dar vă va oferi un plan clar despre ce să faceți și ce să nu faceți și ce să evitați.

Reducerea cheltuielilor

Cumpărați numai echipamentele staționare, echipamentele, mobilierul, programele necesare pentru desfășurarea zilnică a activității. Reduceți orice alte cheltuieli nedorite. Cumpărați mașini eficiente din punct de vedere energetic și utilizați becuri de energie, astfel încât să puteți economisi la facturile de energie. Utilizați ușile și ferestrele izolate corespunzător. Uneori producătorii vând articole recondiționate la prețuri mult mai mici și, dacă par a fi de bună calitate, alegeți-le.

Lucrand de acasa

Aceasta este o modalitate eficientă de a economisi bani din spațiul de birouri și din costurile combustibilului. În timp ce reduceți costurile, este înțelept să le reduceți în zonele potrivite, deoarece reducerea costurilor în zonele greșite poate avea un efect dezastruos sau negativ. Căutați întotdeauna o valoare bună pentru bani și acest lucru poate fi realizat prin menținerea unei relații bune cu furnizorii și organizațiile de parteneriat.

Cum se identifică situațiile în care pot fi necesare acțiuni corective

Sunt necesare acțiuni corective în domenii care nu sunt conforme cu politicile, procedurile sau procesele organizației. Motivele acestor neconformități trebuie identificate și trebuie luate măsuri preventive pentru ca acestea să apară în viitor și aceasta se numește acțiune corectivă. Acțiunile corective ar putea fi luate ca urmare a unei reclamații sau a unui audit sau a efectelor adverse asupra finanțelor companiei și așa mai departe. Pentru a întreprinde acțiunile corecte, trebuie efectuată o investigație cu privire la problema respectivă.

Unele situații care pot necesita acțiuni corective sunt:

• Bugetele proiectului scapă de sub control. al său poate fi evitat dacă supravegheați îndeaproape bugetul și, de asemenea, dacă angajații știu că supravegheați bugetul. Examinați și revizuiți bugetul săptămânal.
• Muncă care durează mai mult timp decât este planificat și, prin urmare, necesită buget suplimentar, efort și timp.
• Când unul sau mai mulți membri ai echipei renunță la un proiect.

• Atunci când o sarcină sau un proiect este în afara programului sau depășește bugetul din cauza constrângerilor tehnice sau financiare.
• O sarcină importantă, un proiect sau un obiectiv care este ratat.
• Când munca sau sarcinile îndeplinite nu îndeplinesc obiectivele.
• Clienții nu sunt mulțumiți de servicii sau produse deoarece nu îndeplinesc specificațiile sau așteptările.
• Când o resursă sau un sponsor eșuează.
• În timpul evaluărilor riscurilor, auditurilor sau inspecției de asigurare a calității.

Acțiunile corective ar putea fi, de exemplu, re-planificarea proiectelor, realocarea resurselor, reorganizarea echipelor, gestionarea proiectelor în mod diferit, reproiectarea proceselor sau a produselor etc. Identificați cauza principală și întreprindeți acțiunile necesare.

Domeniul de aplicare al autorității proprii pentru gestionarea unui buget și autorizarea cheltuielilor

Gestionarea unui buget nu înseamnă doar păstrarea corectă a numerelor de finanțare, ci și gestionarea persoanelor implicate. De exemplu, angajații sau membrii echipei. Trebuie să aveți bune abilități de gestionare pentru a gestiona bugetele și pentru a autoriza cheltuielile. Titularul bugetului are responsabilitatea pentru banii alocați pentru un anumit buget și, prin urmare, trebuie să verifice dacă cheltuielile sunt legitime și apoi să autorizeze bugetul. Autoritatea de a cheltui nu înseamnă că se poate cheltui pur și simplu banii alocați, așa; înseamnă că banii trebuie cheltuiți în mod responsabil și înțelept. Se poate intra în probleme dacă există eșecuri în gestionarea bugetului și, de asemenea, pot fi recompensați dacă au avut succes în gestionarea bugetului.

În timp ce gestionează bugetele și cheltuiește banii bugetari, titularul bugetului trebuie să țină cont de obiectivele și obiectivele organizației. Vor exista obiective și responsabilități specifice care trebuie luate în considerare pentru a atinge țintele sau obiectivele. De asemenea, trebuie să țineți cont de reglementările legale și cerințele organizaționale atunci când gestionați / gestionați bugetele. Luați întotdeauna măsurile necesare pentru a reduce la minimum costurile și, de asemenea, acțiunile adecvate în cazul în care s-a depășit cheltuielile bugetare.

Monitorizați, controlați și înregistrați veniturile și cheltuielile. Creați documente care să contureze performanța organizației în raport cu bugetul. Păstrați toate înregistrările actualizate și exacte.

Sper că ați găsit utile aici informațiile. Vă rugăm să nu ezitați să vă lăsați gândurile și experiențele. Toate cele bune și vă mulțumesc că ați trecut pe aici.