10 Abilități și strategii esențiale de gestionare a timpului

Abilitățile de învățare și strategiile pentru a vă gestiona bine timpul sunt cruciale pentru a trăi genul de viață pe care doriți să îl trăiți.

Indiferent de modul în care îl priviți, fiecare dintre noi are aceleași 24 de ore în fiecare zi. Acest lucru este indiferent de rasa, rangul, inteligența sau soldul contului nostru bancar. Sunt aceleași 24 de ore pentru toată lumea.

Se pot spune multe despre oamenii de succes, dar un lucru pe care îl au în comun este acela că sunt deliberat atenți la modul în care își petrec timpul. Cu toții avem aceleași 24 de ore, deci este evident că diferența critică constă în cât de înțelepți ne folosim timpul .

În acest articol, vom aborda câteva dintre modalitățile prin care puteți deveni mult mai productiv gestionându-vă timpul eficient.

10 Abilități și strategii vitale pentru gestionarea timpului

1. Evaluează situația actuală
2. Mențineți un program
3. Prioritizează-ți sarcinile
4. Stabiliți limite pentru ceea ce așteptați să faceți
5. Eliminați toate distragerile
6. Controlează-ți gândurile
7. Ramai in continuare la plan
8. Găsiți-vă locul și timpul cel mai convenabil
9. Combinați sarcini similare împreună
10. Deveniți organizat

1. Evaluează situația actuală

Pentru început, trebuie să vă opriți și să faceți inventarul modului în care v-ați folosit timpul în ultima vreme. Aceasta este o autoevaluare personală care vă va oferi o imagine a modului exact în care utilizați această resursă de neînlocuit.

Este posibil să fi observat că ziua ta pare să alunece destul de repede. Înainte de a-ți da seama, cele 24 de ore au dispărut și cu greu ai reușit să realizezi ceea ce ți-ai propus. Dacă da, trebuie să începeți înregistrarea activităților zilnice.

Odată ce identificați activitățile care vă ocupă timpul, veți putea să vă izolați și să vă concentrați asupra celor care produc cele mai multe randamente. Așezați-vă și calculați cât timp petreceți pentru fiecare sarcină chiar din momentul în care vă treziți.

Deci, cum te descurci pentru a-ți urmări timpul? Există aplicații utile disponibile pe care le puteți descărca pentru a vă ajuta să vă urmăriți timpul în fiecare zi. Pentru mai multe informații, consultați această listă cu cele mai bune 10 aplicații de urmărire a timpului din 2020.

Stabilirea și menținerea unui program vă ajută să împărțiți proiectele mari în sarcini mai mici, care pot fi acționate - în acest fel, acestea nu sunt atât de intimidante și sunt mai ușor de realizat.

2. Mențineți un program

Pregătiți un șablon simplu pe care îl puteți completa cu sarcinile care trebuie efectuate pentru fiecare zi anume. Această listă de sarcini trebuie împărțită în categorii: activități personale, activități de familie, activități de afaceri etc.

Este necesar să împărțim proiectele mari în sarcini mai mici, acționabile, astfel încât să nu fie atât de intimidante și să fie mai ușor de finalizat.

3. Prioritizează-ți sarcinile

Dacă simți că ai întotdeauna mai multe de făcut decât orele într-o zi, atunci trebuie să dai prioritate. Aranjarea sarcinilor în funcție de prioritatea lor vă va permite să dedicați timp problemelor care contează cel mai mult în viața voastră.

Aici puteți efectua câteva experimente până când veți găsi aranjamentul care funcționează cel mai bine pentru dvs. Cu software-ul de procesare a documentelor, puteți utiliza codarea color pentru a distinge categoriile în ordinea lor de prioritate.

Alternativ, le-ați putea eticheta pur și simplu ca activități A, B și C, A fiind sarcinile cu prioritate maximă, B sarcinile cu prioritate moderată și C fiind sarcinile cu cea mai mică prioritate.

Când stabiliți cum să acordați prioritate sarcinilor, trebuie să vă puneți următoarele întrebări:

• Ce sarcini trebuie făcute astăzi?
• Ce sarcini pot fi reprogramate?
• Ce sarcini pot fi delegate?
• Ce sarcini sunt centrale pentru obiectivele mele personale?
• Ce sarcini pot fi eliminate?

4. Setați limite pentru ceea ce așteptați să faceți

Realizați că nu trebuie să consimțiți la toate sau la cererile tuturor. Învață să spui nu. Dacă lista dvs. de sarcini este mult prea lungă, este probabil că există lucruri la care vă dedicați timpul și care sunt prescindibile.

Fii ferm în hotărârea ta și stabilește limite clare în viața ta. Înainte de a fi de acord sau de acord cu ceva, puneți-vă următoarele întrebări:

• Am cu adevărat capacitatea și timpul pentru a face față acestui lucru?
• Va fi profitabil?
• Este în conformitate cu prioritățile, misiunea și obiectivele mele?
• Care ar fi costul nerealizării acestei sarcini?

5. Eliminați toate distracțiile

Oriunde te întorci azi, sunt nenorociți de timp. Distragerea abundă. Opriți-vă și luați în considerare pentru o clipă lucrurile neașteptate care apar în viața dvs. de zi cu zi, care sunt neplanificate și vă consumă timpul.

Ar putea fi orice, de la e-mailuri și mesaje text de pe telefon la întâlniri sociale neplanificate. Puteți rezista acestei tendințe asigurându-vă că vă dezactivați e-mailul atunci când lucrați. Dacă un membru al familiei sau un prieten vă oferă un apel social, întrebați-l politicos dacă ați putea returna apelul ulterior.

Întreruperile pot fi perturbatoare atunci când lucrați la gestionarea timpului, mai ales atunci când aceste întreruperi nu sunt nici urgente, nici importante. Aici trebuie să exersați disciplina de a rămâne la o sarcină de la început până la sfârșit. Dacă apare altceva care trebuie îngrijit, notați-l în lista dvs. și continuați să lucrați la proiectul sau sarcina la îndemână.

6. Controlează-ți gândurile

Cu toate acestea, nu toate distracțiile sunt externe. Multe dintre ele sunt interne și au legătură cu „viața noastră de gândire”. Poate uneori simți că mintea ta conspiră împotriva ta și îți sabotează eforturile.

S-ar putea să încercați din greu să vă dedicați atenția unei sarcini, dar apoi gândurile referitoare la ceva care s-a întâmplat în trecut sau la o veste îngrozitoare pe care ați primit-o recent sau la un schimb emoțional pe care l-ați avut cu cineva, vă strecoară și vă deraiază de la obiectivul dvs..

O persoană medie are aproximativ 70.000 de gânduri pe zi. Dacă veți face lucruri în viața voastră, va trebui să vă gestionați mintea. Ori de câte ori vă aflați într-un tren distractiv de gândire în loc să vă concentrați asupra proiectului dvs., opriți-vă imediat și întrebați-vă:

Practicați acest lucru și veți observa că va fi ușor să eliminați gândurile care vă distrag atenția și să vă concentrați atenția asupra a ceea ce contează cu adevărat în timpul prezent.

7. Rămâneți la plan

Acest lucru este atât de important încât are nevoie de o secțiune proprie. Odată ce v-ați creat strategia de gestionare a timpului, trebuie să vă păstrați fidelitatea, indiferent de ce se întâmplă.

Realizați că o mulțime de oameni care nu sunt interesați să-și gestioneze timpul vor avea situații de urgență cu care se vor aștepta să vă ocupați. Cu alte cuvinte, lucrurile nu merg bine în viața lor din cauza lor proasta gestionare a timpului, apoi se întoarce în jurul și doriți să rezolvați problema.

Învață să faci diferența dintre ceea ce este o urgență adevărată și ceea ce pur și simplu te va întoarce. Alocați-vă termene pentru proiectele pe care le aveți în listă și organizați-vă pentru a respecta aceste termene. Când apar distrageri, aveți la dispoziție un sistem de filtrare pentru a evita pierderea timpului.

8. Găsiți-vă locul și timpul cel mai convenabil

Când parcurgeți activitățile pe care le-ați planificat pentru ziua respectivă, efectuați sarcinile care necesită cel mai înalt nivel de gândire în momentul în care sunteți cel mai proaspăt.

Ești cel mai productiv dimineața sau ești o bufniță de noapte? Programați-vă planul astfel încât să puteți face față celor mai exigente sarcini atunci când sunteți cel mai productiv.

Asigurați-vă că spațiul pe care îl desemnați pentru munca dvs. este liber de orice dezordine și distrageri. Pe cât posibil, setarea ar trebui să aibă o senzație de inspirație care să te motiveze să creezi rezultate cu timpul tău.

9. Combinați împreună sarcini similare

Examinați lista pe care ați creat-o. Dacă există activități care au o natură similară sau aparțin aceleiași subcategorii, grupați-le și faceți-le într-o singură secvență.

De fapt, acest lucru vă va economisi mai mult timp trecând între diferite sarcini din subcategorii și veți putea să vă procesați activitățile mai repede.

Atunci când combinați sarcinile în acest fel, creierul dvs. va fi mai ușor să navigați prin ele. De-a lungul timpului, veți începe să vă condiționați să lucrați sistematic, spre deosebire de abordarea comună a vieții, care este atât de răspândită în epoca noastră modernă.

10. Deveniți organizat

Când totul este la locul potrivit, economisiți timp și faceți loc pentru a vă concentra asupra sarcinii la îndemână. Organizarea personală variază de la o persoană la alta, pentru că nu suntem toți la fel atunci când vine vorba despre modul în care abordăm situațiile.

Acesta este motivul pentru care angajații dintr-o companie se pot simți prinși și înăbușiți până la niveluri contraproductive atunci când managementul implementează un proces organizațional general care este prea specific și nu le permite să își stabilească propriul ritm.

Deci, cum ne putem organiza în viața noastră personală?

O mulțime de timp în zilele noastre este petrecut în diferite forme de comunicare. O modalitate de a fi organizat este să vă aranjați listele de telefoane sau contactele în grupuri și să le etichetați în funcție de modul în care le utilizați, de exemplu: familie, rude, prieteni, colegi și așa mai departe.

Grupați-vă e-mailurile în categorii și creați dosare pentru fiecare. Dacă primiți în mod regulat o mulțime de e-mailuri din anumite surse, cel mai bine ar fi să configurați o regulă a căsuței de e-mail care să transfere automat toate aceste mesaje în folderele relevante. În loc să folosiți mai multe calendare sau planificatori pentru a urmări întâlnirile de lucru, alte evenimente și întâlniri, programați-le pe toate într-una.

Așa cum s-a menționat anterior, deconectați spațiile de lucru pentru a vă asigura că nimic nu vă afectează concentrarea. Obișnuiește-te să pregătești tot ce ai nevoie pentru ziua din seara precedentă înainte de pensionare.

Când vă gestionați timpul în mod corespunzător, veți realiza mai mult cu mai puțin efort. Nu lăsați niciodată timpul să treacă. Mai degrabă preia controlul și controlul.

Deveniți selectivi în modul în care vă petreceți timpul. Dedicați concentrarea activităților care sunt în ton cu viziunea și obiectivele dvs.

La început nu va fi ușor, dar cu cât vei obține obiceiul de a-ți monitoriza, măsura și gestiona timpul, cu atât vei începe să vezi rezultate de succes în viața ta. Recompensele vor merita eforturile.