27 Sfaturi despre cum să pregătiți și să oferiți angajaților o evaluare a performanței

Evaluarea performanței unui angajat

Revizuirea performanței unui angajat poate fi cel mai greu lucru pe care îl faci ca lider. Practic, trebuie să le luați performanța pe o perioadă de timp stabilită și să o rezumați în câteva bucăți de hârtie care ar putea determina viitorul lor cu organizația dvs. Dacă dați o recenzie slabă, persoana ar putea fi blocată în poziția sa actuală pentru totdeauna. Dacă dați o recenzie stelară, atunci le-ați putea propulsa spre lucruri mai bune. Cel mai rău este că ați putea face o analiză inexactă care ar putea înrăutăți lucrurile în viitor.

Acest ghid vă va ajuta în toate aspectele procesului de revizuire a performanței angajaților.

Revizuirea incomodă a performanței

Cum să vă pregătiți pentru o revizuire a performanței angajaților

Înainte de a vă gândi să scrieți sau să efectuați o recenzie a performanței, trebuie să vă pregătiți pentru aceasta. Sfaturile de mai jos explică cum să faceți acest lucru.

Păstrați un jurnal al activităților lor. Notați, fie într-o hârtie, fie într-un jurnal computerizat, activitățile angajatului. Nu scrieți sarcinile de bază pe care se așteaptă să le îndeplinească. În schimb, luați notă de orice acțiune pozitivă sau negativă întreprinsă de aceștia care le-ar afecta evaluarea performanței. Rețineți că unele organizații pot cere angajaților să fie conștienți dacă este păstrată o documentație asupra lor.
Păstrați copii ale lucrărilor efectuate. Dacă un angajat face o treabă excelentă la un raport, păstrați o copie a acestuia. Dacă primiți un e-mail de la o altă persoană care îl felicită pe angajat pentru o treabă bine făcută, păstrați și o copie a acestuia. Același lucru este valabil pentru orice rău în ceea ce privește angajatul. La fel ca și ultimul sfat, este posibil ca angajatul să fie informat cu privire la orice documentație păstrată asupra lor.
Oferiți feedback periodic. Nu așteptați până la recenzie pentru a oferi feedback cu privire la performanța lor. Oferiți-le feedback continuu, astfel încât să știe dacă fac o treabă bună sau dacă există domenii la care trebuie să lucreze. Acest lucru le oferă timp să se îmbunătățească în domeniile pe care le-ați discutat. Dacă un angajat nu reușește să se îmbunătățească, atunci puteți spune în evaluare că i-ați sfătuit unde trebuie să se îmbunătățească, dar nu au reușit.
Vorbește cu propriul tău supraveghetor. Dacă aveți o evaluare dificilă de pregătit, discutați-o cu propriul dvs. supraveghetor. Sfătuiți-i cu privire la îngrijorările voastre și la gândurile voastre. Este întotdeauna mai bine să respingi unele idei de pe altcineva. În plus, dacă este o recenzie slabă, superiorul dvs. ar trebui să fie informat.
Revedeți standardele. Asigurați-vă pentru fiecare revizuire că respectați standardele stabilite de organizația dvs. Acest lucru vă va asigura că nu veți acorda cuiva un rating bun, atunci când ar putea fi doar standard. Sau, acordând un rating standard atunci când cineva ar putea fi de fapt sărac. Încercați să rămâneți cât mai consecvenți posibil.

Notarea notelor în timp ce scrieți o recenzie a performanței angajaților vă va asigura că nu ratați nimic.

Prin StartupStockPhotos, domeniu public, prin Pixabay

Cum se scrie o revizuire a performanței angajaților

Acum că sunteți pregătit pentru o revizuire a performanței angajaților, este timpul să o scrieți. Pașii de mai jos sunt îndrumări pe care ar trebui să le urmați atunci când îl tastați.

Scoateți toată documentația referitoare la angajat. Aceasta ar include orice notă pe care ați luat-o, copii ale documentelor referitoare la angajat, dosarul acestora și standardele de angajare. De asemenea, nu este niciodată rău să folosiți acest ghid și ca referință.
Scrieți numai pe baza performanței lor. Nu scrieți evaluarea pe baza sentimentelor personale ale angajatului sau a ceea ce alte persoane susțin că angajatul face sau nu. Evaluarea trebuie să se bazeze pe o performanță de lucru observabilă și numai aceasta.
Începeți cu care sunt sarcinile generale ale angajatului. Nu scrieți ceea ce vă așteptați de la ei, dar precizați de ce sunt responsabili. Acest lucru vă va ajuta atunci când vă referiți la performanța reală a muncii.
Nu folosiți niciodată cuvântul „de obicei” atunci când scrieți despre performanța lor reală. Cineva nu poate fi de obicei bun sau rău la ceva. Ori sunt sau nu sunt. De obicei este prea vag dintr-un cuvânt.
Nu folosiți niciodată cuvântul „atitudine”. Acest cuvânt are întotdeauna o conotație negativă cu el. Chiar dacă spui că cineva are o atitudine bună, tot sună negativ. În schimb, folosiți cuvinte precum „comportament” sau „perspectivă”.
Nu începe prea multe propoziții cu cuvântul „tu”. Dacă începeți mai multe propoziții la rând cu cuvântul „dvs.”, sună de parcă ar fi îndreptat spre ele, chiar dacă este menit să fie pozitiv. De exemplu, "Ați făcut această sarcină bine. Ați făcut-o eficient. Ați finalizat-o rapid." Tot ce aud când citesc că este „tu, tu, tu”.
Începeți cu cele bune, apoi terminați cu cele rele. Angajatul dvs. va fi întotdeauna nervos când veți începe să citiți evaluarea. Dacă începeți cu pozitivele, acestea se vor relaxa. Apoi puteți intra în negativ, dacă există.
Nu spuneți doar că cineva este bun sau rău. Trebuie să furnizați această justificare. Nu spuneți doar „Sunteți minunat să tastați mai multe forme simultan”, fără a spune de ce este minunat. Economisește timp? Ajută un proces prin a fi mai rapid? Ce? Acest lucru este valabil mai ales dacă aveți ceva rău de spus. De exemplu, „Nu ați reușit să finalizați mai multe sarcini în timp”. De ce au eșuat? Ce impact a avut? Acest lucru nu numai că va justifica evaluarea dvs. despre angajat, dar le va deschide ochii pentru a o vedea pe hârtie.
Dacă o eroare a apărut doar o dată sau de două ori sau nu a fost de natură gravă, nu o luați în considerare. Dacă cineva face o greșeală majoră într-o perioadă de un an, acesta este de fapt un record destul de bun. Nu ar trebui să arpați asupra acelei greșeli în evaluarea lor.
Dacă primesc notițe în timpul perioadei de evaluare, le puteți menționa în evaluare, dar păstrați-le pe scurt. Dacă erorile sau comportamentul exemplar au continuat după redactare, atunci nu ezitați să documentați acest lucru în evaluare. Acest lucru va ajuta la justificarea evaluării performanței și mai mult. Dacă nu au făcut nimic altceva remarcabil după scriere, notează și asta.
Oferiți câteva obiective. La fiecare evaluare, oferiți-le obiective pentru îndeplinirea lor pentru următoarea perioadă de rating. Direcționați aceste obiective spre negativele lor, astfel încât să știe la ce vă așteptați. Dacă nu există negative, atunci spuneți ce altceva ați dori să vedeți angajatul realizând.
Dacă acordați o evaluare generală bună sau proastă, asigurați-vă că aveți mai multe alte evaluări care să susțină acea evaluare generală. Cineva nu poate fi ușor bun într-o categorie și merită un rating general excelent. Același lucru este valabil dacă le acordați un rating general slab. Doar câteva greșeli nu justifică un rating oribil în ansamblu.
Dacă doriți ca aceștia să semneze evaluarea, asigurați-vă că o parte din evaluare se află pe una dintre paginile pe care le semnează. Nu o faceți pe o pagină separată. Dacă semnează pe o pagină care are parte din evaluare, va dovedi că a fost aceeași evaluare pe care au primit-o. Dacă se întorc să se plângă mai târziu că nu a fost aceeași evaluare, puteți arăta că a fost.
Puneți pe altcineva să corecteze evaluarea. Acesta ar trebui să fie cineva la același nivel cu tine sau mai mare, ca șeful tău. Un alt set de ochi este întotdeauna bine să trebuiască să vezi dacă ai greșit, ai pierdut ceva etc.
Până la urmă, mergi cu instinctul tău intestinal. Îl cunoști pe angajat. Ați interacționat cu ei. Mergi cu ceea ce simți că este corect.

Povestea de groază a revizuirii performanței angajaților

În acel moment, supraveghetorul meu a oferit unui alt angajat analiza performanței. O parte a revizuirii a fost o copertă în care evaluările individuale ale angajatului puteau fi verificate. Supraveghetorul meu intenționa să acorde angajatului câteva evaluări „peste standard”, iar restul să fie „standard”. În schimb, ea a acordat din greșeală câteva ratinguri „remarcabile”, iar restul „Above Standard”. A descoperit acest lucru după ce a efectuat evaluarea.

Ea a încercat să o corecteze după aceea, dar angajatul a refuzat să semneze noua evaluare, ceea ce a cauzat doar probleme suplimentare.

Cum să oferiți o evaluare eficientă a angajaților

Cum să efectuați o revizuire a performanței angajaților

Este timpul pentru cea mai grea parte a procesului - efectuarea revizuirii în sine. Mai jos sunt câteva sfaturi generale cu privire la proces.

Nu citiți evaluarea cuvânt cu cuvânt. Rezumați și discutați cu angajatul. Uită-te la ei în față și fii semi-casual în legătură cu asta. Se vor simți mai în largul lor. Lasă-i să vorbească și ei. Reacția lor vă va ajuta să vă duceți unde să mergeți pe parcursul evaluării.
Nu arătați prea multă emoție. Am avut angajați să plângă, să țipe și să-mi arunce evaluarea înapoi când nu au fost de acord cu asta. Nu te enerva sau supăra. Dacă dai dovadă de emoție, atunci angajatul va simți că nu susții ceea ce ai scris, sau ar putea să-ți folosească emoțiile împotriva ta.
Fii pregătit pentru neașteptat. S-ar putea să credeți că știți cum va reacționa angajatul, dar nu este întotdeauna cazul. Fiți pregătit să susțineți evaluarea cu exemple de performanță pentru a contracara orice izbucnire sau reacție surprinsă.
Încheiați întotdeauna evaluarea oferind cuvinte pozitive și încurajatoare. Nu o terminați cu o notă proastă, chiar și cu o evaluare oribilă. Încurajați-i să se îmbunătățească și să vă ofere sprijin.
Dați evaluările proaste chiar înainte de zilele libere ale personalului. Acest lucru le va permite să se răcească și să se întoarcă cu o dispoziție mai bună în săptămâna următoare.
Puneți întotdeauna pe cineva să stea cu dvs. în timpul evaluării. Ei vor servi ca martor și vă vor ține la lumină dacă apare ceva rău. În plus, pot păstra note dacă vă așteptați să fie o evaluare dificilă.
Furnizați angajatului orice notă sau copie păstrată pe tot parcursul anului. Acest lucru le va permite să vadă cum progresează, să le reamintească anumite incidente etc. Rețineți că anumite documente interne pot să nu fie pentru ei, deci asigurați-vă că respectați politicile organizației dvs. în acest sens.
Întrebați angajatul dacă are întrebări la sfârșitul evaluării. Acest lucru le va permite să părăsească camera cu o idee clară a ceea ce tocmai s-a întâmplat.

După analiza performanței angajaților

Există câteva lucruri de făcut după efectuarea evaluării:

Ștergeți orice notă și scoateți toate documentele care pot avea legătură cu anul precedent. Dacă este o revizuire anuală, atunci ele încep de la capăt pentru anul următor. Ar trebui să aibă întotdeauna un nou început.
Furnizați o copie a evaluării angajatului. Acest lucru ar putea fi făcut de propriul departament de resurse umane, dar dacă nu, asigurați-vă că furnizați o copie a evaluării către angajat direct.
Revedeți procesul de evaluare în ansamblu. Revedeți tot ce ați făcut în pregătirea, scrierea și efectuarea evaluării. Încercați să găsiți domenii pe care le-ați putea îmbunătăți pentru următoarea evaluare pe care o procesați.

Amintiți-vă - evaluarea nu ar trebui să fie o surpriză pentru angajat. Aceștia ar trebui să fie conștienți de progresele lor pe parcursul perioadei de evaluare.