Cele 4 etape ale unei întâlniri eficiente, explicate

Fotografie de rawpixel.com prin Unsplash

Aproape în fiecare episod din versiunea americană a The Office , ciudatul Michael Scott al lui Steve Carell și-a condus angajații în sala de conferințe pentru o întâlnire care a început prost, n-a mers nicăieri și, de obicei, s-a încheiat cu cineva fiind amenințat cu încetarea, rănirea fizică sau un nedorit îmbrăţişare. În viața reală, întâlnirile la locul de muncă (sau întâlnirile oriunde, într-adevăr - biserica, programele post-școlare sau chiar ședința cu familia) se pot simți la fel de arbitrare și inconfortabile. Dacă scopul este să faceți o brainstorming și, în cele din urmă, să ajungeți la soluții, atunci să vă înghesuiți în jurul unei mese de săli de ședințe sau să rotunjiți 40 de angajați prin Zoom fără o direcție definită este ca și cum ați sări într-un velier fără pânze. Nu pleci serios nicăieri.

Urmați acești pași pentru întâlniri mai bune care încep și se termină puternic, cu o mulțime de progrese realizate între ele.

Sfaturi pentru a avea o întâlnire eficientă

Alegeți un moment și un loc care să nu distragă atenția membrilor. Întâlnirea cu o oră înainte de prânz într-un birou vizavi de cantină va fi cu totul neinteresantă pentru participanți.
Dacă puteți conduce întâlnirea practic, faceți-o. Nu există niciun motiv pentru a cere oamenilor să-și schimbe ziua pentru a se întâlni într-o singură locație.
Asigurați-vă că scopul dvs. are un scop solid și clar. Întâlnirea pentru a discuta modalitățile de reducere a bugetului trimestrului următor nu este suficient de restrânsă. Faceți tema „Deciderea a trei lucruri de care nu avem nevoie pentru a cheltui bani în trimestrul următor”.
Invitați numai persoane relevante pentru punctul de întâlnire. În general, oamenilor nu le place să meargă la întâlniri, așa că nu faceți să participe pe nimeni care nu este necesar pentru rezolvarea problemei.
Creați reguli de bază înainte de începerea întâlnirii și asigurați-vă că toți participanții au o copie - o regulă de bază universală este „să nu vă întrerupeți”.
Trimite e-mailuri de urmărire în termen de 24 de ore de la ședință, confirmând și deciziile luate și cine va îndeplini roluri specifice în aceste decizii.

4 etape ale întâlnirilor eficiente

Primul lucru pe care trebuie să îl recunoaștem despre desfășurarea unor întâlniri eficiente este că acestea nu se reunesc pur și simplu prin magie când pășești într-o sală de ședințe înfundată. Ca orice reuniune minunată, există un element de planificare și pregătire, fără de care, o întâlnire reală este complet lipsită de sens.

Cele patru etape ale întâlnirilor eficiente sunt:

Pregătirea. Acesta este momentul pentru a defini cu adevărat despre ce este vorba despre întâlnirea dvs. Este o sesiune de brainstorming despre cum să utilizați mai bine stagiarii de vară? Încercați să decideți unde să cheltuiți bani în plus în bugetul departamentului de artă? A avea un subiect de discuție bine format este cheia succesului întâlnirii, deoarece participanții vor să simtă că acest timp suplimentar scos din rutina lor merită.
Intalnirea. În timpul întâlnirii, va fi sigur să urmeze ordinea de zi ați format în timpul p reparație , astfel încât toate cheie punctele vorbesc sunt aduse în sus, și toată lumea este dat o șansă de a contribui de intrare fără a merge off-topic, ceea ce face întâlnirea mai mult decât aceasta trebuie să fi.
Închidere. Cu câteva minute înainte ca întâlnirea să se încheie, veți încheia discuțiile, veți stabili ora pentru următoarea întâlnire, dacă este necesar, și veți examina oportunitatea participanților de a vă contacta pentru orice întrebări suplimentare.
Urmare. Urmărirea este la fel de importantă pentru calitatea întâlnirii ca și etapa de pregătire. Aici închideți orice goluri și legați orice capete libere pentru a vă asigura că deciziile luate în timpul ședinței sunt implementate corect.

Dintre toate etapele unei întâlniri, cea care ar trebui să ia cel mai mult timp este pregătirea. Stabiliți-vă într-un mediu liniștit și stabiliți ce doriți de la următoarea întâlnire, concentrându-vă doar pe ceea ce va ajuta la implementarea îmbunătățirilor.

Fotografie de Alejandro Escamilla prin Unsplash

Pregătirea pentru o întâlnire eficientă

Decideți scopul întâlnirii

Aici ne aflăm în cea mai esențială etapă a planificării unei întâlniri - să decidem de ce vă întâlniți. Pentru a decide scopul întâlnirii, puneți-vă două întrebări simple:

Ce problemă trebuie abordată?
De ce trebuie abordată problema?

Răspunsurile la aceste întrebări vor fi scopul întâlnirii.

Alegeți cel mai bun timp și locație

Gândiți-vă la un moment și un loc care vor fi favorabile pentru brainstorming și discuții deschise și ce tip de decor va fi cel mai potrivit pentru dimensiunea grupului dvs.

Dacă alegeți o locație la distanță, puteți utiliza un serviciu de chat video precum Zoom, o simplă conferință telefonică sau chiar o discuție prin chat printr-un serviciu de mesagerie. Un avantaj imens al întâlnirilor la distanță este că timpul poate fi mult mai flexibil, deoarece participanții se pot alătura prin telefonul lor oriunde se află.

Dacă alegeți să vă întâlniți personal, luați în considerare alegerea unei perioade în care burtele nu vor fi zumzetate și ochii nu se vor uita la ceas. O întâlnire chiar înainte de muncă se lasă sau chiar înainte de prânz este probabil o idee proastă.

Creați agenda

Apoi, va trebui să creați o agendă. Uneori numită „foaie de parcurs”, agenda va ghida întâlnirea și vă va ajuta ca dirijor și toți ceilalți implicați, să țineți cont de locul în care vă aflați și unde ar trebui să mergeți.

O agendă de întâlnire bună va include:

Subiecte care trebuie discutate
Puncte cheie de vorbire legate de fiecare subiect specific
O oră de început și sfârșit definită pentru întâlnire
Cameră pentru întrebări înainte de ora de încheiere

O agendă ar putea arăta cam așa:

Programul întâlnirii

15:00 Începe întâlnirea

3: 00-3: 05 Introducerea participanților și subiect

3: 05-3: 20 Discuție despre subiect și puncte de discuție

3: 20-3: 30 Întrebări

15:30 Întâlnirea se încheie

Ora de încheiere: 15:30

Principalul subiect de îngrijorare: Unde ar trebui să punem noile distribuitoare automate?

Vor fi trei automate noi - două pentru gustări și una pentru băuturi
Ar trebui ca toate distribuitoarele automate să fie amplasate într-un singur loc sau întinse în clădire?
Codul de incendiu precizează că automatele nu pot fi amplasate în apropierea ieșirilor din clădire

Vă rugăm să trimiteți un e-mail la [email protected] până pe 28 iunie cu întrebări și nelămuriri suplimentare.

Această agendă funcționează deoarece stabilește linii directoare clare pentru calea întâlnirii. Imprimați agenda dvs. și împărțiți-o fiecărui participant la începutul ședinței sau trimiteți-o prin e-mail în prealabil, astfel încât toată lumea să aibă șansa de a revizui agenda și de a se referi la ea pe tot parcursul ședinței. Este, de asemenea, o idee bună să o postați oriunde vă întâlniți, astfel încât să fie întotdeauna în fața dvs. și a participanților pe tot parcursul discuției.

Alegeți și invitați membrii la întâlnire

Decideți cine ar trebui să fie la întâlnire și de ce
Trimiteți solicitări membrilor prin e-mail, text sau printr-o altă formă de comunicare profesională

Stabiliți reguli de bază

Limitele ajută la menținerea unei societăți care funcționează într-un stat majoritar civil. Gândiți-vă la întâlnirea dvs. ca la o mini-societate și stabiliți niște limite, numite Reguli de bază. Pentru a stabili reguli de bază pentru o întâlnire eficientă, fiți specifici și abordați posibilele distrageri, cum ar fi:

Tehnologie. Ar trebui să fie permise telefoanele și computerele în timpul ședinței?
Respectând ceilalți membri. Întreruperea, vorbirea tare, una peste alta sau prea mult timp ar trebui să fie descurajată.
Pauze. Dacă întâlnirea va fi lungă, vor exista pauze și când și unde ar trebui să se aștepte membrii să se întâlnească?

Obiective ale regulii de bază

Regulile de bază ar trebui să fie specifice și să asigure că toți cei prezenți la ședință au șansa de a se angaja și de a participa la un mediu productiv.

Atribuiți roluri critice

La fel ca orice mașină bine unsă, o întâlnire de succes necesită mai mult decât persoana care o conduce. Va trebui să atribuiți trei roluri critice în cadrul întâlnirii pentru a vă menține zumzetul de la început până la sfârșit.

Facilitatorul

Facilitatorul menține ședința pe drumul cel bun, aplică regulile de bază și îi ajută pe membrii să-i îndrume înapoi la scopul întâlnirii, dacă conversația este în afara subiectului.

Cronometru

Cronometrul va ține evidența orelor de început și de sfârșit definite ale ședinței, reamintind periodic membrilor cât timp a trecut și cât timp a rămas.

Recorder

Înregistratorul înregistrează ideile aduse în timpul ședinței și se asigură că solicită clarificări dacă conversația devine confuză, astfel încât toate informațiile înregistrate să fie utile și să poată fi utilizate ca referință eficientă după întâlnire.

Procurați și organizați materiale

Decideți ce materiale sunt necesare pentru întâlnire și adunați-le înainte de ora întâlnirii. Deci, dacă veți folosi un laptop, verificați dacă nu va începe să se actualizeze doar la jumătatea întâlnirii și dacă vă așteptați ca toată lumea să ia notițe, luați suficiente pixuri și blocnotesuri pentru a trece. Dacă intenționați să prezentați date, alocați-vă timp pentru a crea câteva imagini care să vă susțină numerele.

Vino la întâlnire gata să abordezi una sau două probleme bine definite. Prea multe puncte de discuție ar putea împiedica progresul adevărat și ar putea duce la o discuție tangentă.

Fotografie de Tim Gouw prin Unplash

Intalnirea

Introduceri

Realizați o scurtă introducere pentru a-i familiariza pe toți membrii întâlnirii, apoi spuneți scopul întâlnirii și treceți peste regulile de bază, astfel încât toată lumea să înțeleagă clar cum va merge întâlnirea.

Indicați scopul reuniunii

Treceți peste scopul întâlnirii, de ce sunteți cu toții acolo și ce sperați să realizați (pentru a ajunge la o decizie unanimă cu privire la cea mai bună locație sau locații pentru cele trei noi distribuitoare automate).

Revedeți agenda

Pentru întâlnirile în persoană, distribuiți copii tipărite ale agendei care includ subiecte pentru discuție, puncte de discuție și orele de început și de sfârșit.

Pentru întâlnirile la distanță, verificați de fiecare dată dacă toată lumea a fost trimisă și are acces la agendă înainte de a începe. Acordați un minut suplimentar participanților, astfel încât aceștia să-l poată ridica înainte de a intra în discuție.

Stabiliți o oră pentru încheierea întâlnirii și respectați-o. Angajații și colegii dvs. vă vor aprecia decisivitatea. Încurajați-i pe toți să vă trimită prin e-mail orice întrebări suplimentare, astfel încât nimeni să nu se simtă lăsat cu capetele libere.

Fotografie de Eder Pozo Perez prin Unsplash

Închiderea întâlnirii

Încheierea

Chiar dacă întâlnirea merge foarte bine și toată lumea vine cu idei grozave, este important să rămâneți la ora finală finală stabilită la începutul întâlnirii. Dacă mai sunt multe de discutat, acest lucru se poate face în timpul fazei de urmărire .

Pentru a avea o închidere lină:

Acordați câteva minute la sfârșitul ședinței pentru ca membrii să pună și să răspundă la întrebări.
Decideți dacă s-a ajuns la o soluție sau dacă va fi discutată din nou la următoarea ședință.
Dacă s-a ajuns la o soluție, creați un plan de acțiune cu un calendar specific.
Dacă nu s-a ajuns la o soluție, veniți cu un alt moment de întâlnire care va avea loc în viitorul apropiat.

Crearea unui plan de acțiune

Când este timpul să creați un plan de acțiune, va trebui să includeți următoarele elemente:

Soluția. Soluția este de a muta toate cele trei distribuitoare automate într-o locație centrală, cu mașina de băuturi în mijloc, astfel încât mașinile să fie ușor de localizat, iar toate gustările să poată fi achiziționate într-un singur loc.
Cum se implementează soluția. Pentru a implementa această soluție, mașinile vor fi mutate pe întinderea holului de vizavi de băi.
Cine va face parte din implementarea soluției și a rolurilor lor specifice. Jackie va contacta vânzătorii pentru a-i anunța unde ar trebui instalate mașinile, iar Juan îi va întâlni în ziua instalării pentru a se asigura că mașinile sunt instalate în locația corectă.
O cronologie pentru procesul soluției. Jackie va suna vânzătorii luni dimineață cu informațiile și va stabili o dată de instalare, în timp ce Juan își va contacta managerul pentru a solicita o pauză de la sarcinile sale obișnuite de dimineață pentru a se întâlni cu furnizorii.

În decurs de o săptămână de la întâlnire, urmați participanții prin e-mail pentru a clarifica orice întrebări și pentru a rezolva problemele care apar după întâlnire. Păstrați liniile de comunicare deschise pentru a beneficia pe deplin de întâlnirea dvs.

Fotografie de Andrew Neel prin Unsplash

Urmare

Trimite e-mailuri de urmărire

Păstrați impulsul întâlnirii după terminarea acesteia, trimițând notele înregistratorului participanților la întâlnire într-un e-mail de urmărire. Amintiți-vă tuturor de îndatoririle lui Jackie și Juan și asigurați-vă că toată lumea are informațiile dvs. de contact dacă apar probleme sau întrebări.

Trimiteți e-mailuri individuale de urmărire

Pentru cei aleși pentru a îndeplini sarcini specifice pentru implementarea soluției, trimiteți un e-mail pentru a verifica progresul și discutați orice probleme care ar putea împiedica calendarul. Asigurați-vă că Juan a primit aprobarea de la managerul său pentru a lua timp liber pentru a se întâlni cu furnizorii și verificați din nou luni după-amiază dacă Jackie a luat legătura cu furnizorii pentru a confirma ora și locația instalării.

Urmarea acestor linii directoare simple pentru o întâlnire scurtă și extrem de eficientă vă va ajuta pe dvs. și colegii dvs. să rămâneți la curent cu problemele, fără a deveni total deraiat de ei.