Cele 6 proceduri obligatorii conform ISO 9001: 2008

Standarde ISO 9001 și proceduri de calitate

ISO 9001: 2008 este un standard internațional care definește cerințele pentru un sistem de management al calității: sistemul prin care compania dvs. garantează că toate procesele dvs. sunt controlate și repetabile pentru a asigura calitatea produselor și serviciilor dvs.

Procesele dvs. sunt controlate în mod normal prin prezența și auditarea procedurilor ISO 9001 de calitate scrisă care definesc ce trebuie făcut. ISO 9001: 2008 definește cele mai bune practici pentru fiecare proces din cadrul organizației dvs. pentru a asigura controlul. Cu toate acestea, standardul definește doar 6 proceduri obligatorii pe care trebuie să le aveți;

6 Proceduri obligatorii pentru ISO 9001: 2008

1. Controlul documentelor (4.2.3)
2. Controlul înregistrărilor (4.2.4)
3. Audituri interne (8.2.2)
4. Controlul produselor neconforme (8.3)
5. Acțiune corectivă (8.5.2)
6. Acțiune preventivă (8.5.3)

Organigrama procedurii ISO 9001

LeanMan

Organigrama procedurii ISO 9001

LeanMan

Ce este o procedură de calitate?

O procedură este o declarație a ceea ce se va face, când se va face și de către cine. Este un set de instrucțiuni și intenții pe care le poate urma oricine din companie (nu este un document de companie secret pentru ochii conducerii doar așa cum mi-a spus odată un manager de calitate!) Este un mod specific de a efectua un proces, un set de instrucțiuni la care personalul poate face referire pentru a-i ajuta să înțeleagă și să-și desfășoare activitatea zilnică într-un mod eficient și repetabil.

ISO 9001 spune că numai anumite cerințe din sistemul dvs. de management al calității trebuie să aibă o procedură documentată. Alte cerințe de procedură depind de mărimea și complexitatea proceselor și de sistemul general, precum și de competența personalului.

Procedură simplă ISO 9001

LeanMan

Diagramă: proceduri ISO 9001 vs documente Word

LeanMan

Scrierea unei proceduri ISO 9001

O procedură ISO 9001 nu trebuie să fie un document de o sută de pagini care să indice individului cum și când să ridice un stilou, verificați dacă există cerneală de nuanță corectă înainte de a forma litere în caseta evidențiată în mod special în formularul nr. XYZ. Prea mulți oameni și organizații își complică excesiv procedurile ISO 9001.

Dacă vă împărțiți procedurile și instrucțiunile de lucru, atunci procedurile în sine pot fi foarte simple, amintiți-vă că trebuie să conțină doar cantitatea adecvată de informații pentru ca persoanele care fac treaba să o facă eficient și în cel mai bun mod interzis. Dacă oamenii dvs. sunt de înaltă calitate, bine pregătiți, cu experiență sau procesul este foarte simplu și evident, este posibil să nu fie deloc nevoie de o procedură.

Prefer să folosesc diagrame simple pentru a crea proceduri, să folosesc software cum ar fi Visio în suita de programe office. Trebuie să fie doar o instrucțiune simplă pas cu pas care să spună ce trebuie făcut, apoi următorul pas din secvență. Nu trebuie să fie prea complexe.

Pentru nivelul de instruire a muncii, există și posibilitatea de a clarifica procesul folosind lucruri precum fotografii pentru a evidenția și clarifica lucruri specifice.

Prea multe organizații depășesc vârful în ceea ce privește procedurile ISO 9001, considerând că ponderea manualului lor de proceduri reflectă eficacitatea sistemului lor. Prea multe proceduri prea complicate duc doar la confuzie și probabil că sistemul nu va fi citit și urmat niciodată.

Video ISO 9001 Proceduri

Proceduri ISO 9001 obligatorii

În cadrul ISO 9001 există doar șase proceduri care sunt obligatorii. Trebuie să documentați aceste șase. Acest lucru nu înseamnă că puteți scăpa doar cu aceste șase; procedurile de care aveți nevoie vor depinde foarte mult de dimensiunea și complexitatea organizației dvs. Cu toate acestea, aceste șase sunt cele pe care trebuie să le aveți.

4.2.3 Controlul documentelor

O procedură scrisă pentru a controla aprobarea și reaprobarea procedurilor înainte de eliberare, precum și pentru a se asigura că este afișat starea actuală a revizuirii. Pentru a vă asigura că documentele sunt lizibile și că versiunile actuale sunt disponibile la punctul de utilizare. De asemenea, asigurați-vă că documentele învechite sunt controlate și documentele de la părți externe, cum ar fi clienții dvs.

4.2.4 Controlul înregistrărilor

O procedură pentru controlul identificării, stocării, protecției, recuperării, păstrării și eliminării înregistrărilor.

8.2.2 Audit intern

O procedură pentru definirea unui program planificat de audituri pentru a vă asigura că procesele dvs. îndeplinesc atât cerințele ISO 9001, cât și propriile cerințe. De asemenea, pentru raportare, urmărire și înregistrări ale acestor audituri.

8.3 Controlul produsului neconform

O procedură pentru a se asigura că produsul neconform nu este utilizat și că se iau măsuri.

8.5.2 Acțiune corectivă

O procedură scrisă care să asigure identificarea cauzelor profunde ale problemelor și acțiunile întreprinse pentru a le corecta, acțiunile trebuie verificate pentru a asigura eficacitatea

8.5.3 Acțiune preventivă

O procedură scrisă similară cu cea pentru acțiuni corective, dar organizația ar trebui să ia măsuri pentru a identifica problemele POTENȚIALE și a le elimina înainte de apariția unei probleme.

Implementarea procedurilor ISO 9001

Structura procedurii de calitate

O procedură poate avea diferite forme. Poate fi o imagine de ansamblu a unui proces care să precizeze pur și simplu ce trebuie făcut, de către cine și când sau poate fi instrucțiuni specifice detaliate. Majoritatea companiilor încearcă să separe cele două niveluri de documentare din motive de claritate, având proceduri și apoi instrucțiuni de operare standard, instrucțiuni de lucru sau alte documente detaliate la un nivel „local” inferior în sistem cu instrucțiuni detaliate „cum să”.

O procedură ar trebui să detalieze câteva secțiuni simple înainte de detaliul real al procedurii, astfel încât să puteți menține controlul asupra procedurii specifice.

• Domeniu de aplicare: Care este domeniul acoperit de procedură, adică livrarea primită a articolelor consumabile, fără a include articolele intercompaniilor. ”
• Responsabilitate: Cine este proprietarul și persoana responsabilă pentru această procedură, la urma urmei, acestea sunt documente specifice procesului, astfel încât managerul de calitate nu este responsabil pentru aprobarea și crearea procedurilor de cumpărare, de exemplu, acesta ar fi locul șefului de achiziții!
• Control sau problemă: care este data emiterii, aprobarea etc. Trebuie să păstrați controlul procedurilor dvs., acestea trebuie aprobate, oamenii trebuie să poată fi siguri că aceasta este revizuirea actuală etc.
• Referințe sau documente conexe: enumerați celelalte documente și formulare care pot fi legate și relevante pentru această procedură.

După aceste secțiuni va veni corpul efectiv al procedurii.

Proceduri generice, off-the-Shelf

Dacă doriți să dezvoltați procedurile sistemului de management al calității ISO 9001, vă recomandăm să luați în considerare o alternativă la producerea de la zero. Există multe sisteme pe care le puteți cumpăra, care au proceduri și formulare generice deja concepute și formatate. Prin introducerea numelui companiei și a altor informații, acestea pot crea documente de bază care îndeplinesc cerințele ISO 9001.

Aceste sisteme sunt OK ca un punct de plecare pentru a vă economisi efortul de a proiecta din nimic, acestea vă vor asigura, de asemenea, că acoperiți toate cerințele procedurale ISO 9001, inclusiv procedurile obligatorii. Majoritatea consultanților cu experiență în instalarea sistemelor ISO 9001 vor folosi așa ceva, fie un pachet cumpărat, fie ceva de casă.

Feriți-vă de companiile care fac publicitate pentru a vă crea toate procedurile și vă oferă un certificat care să spună că îndepliniți cerințele ISO 9001, multe dintre aceste companii sunt escrocherii și certificatele sunt inutile. Cu excepția cazului în care sunt înregistrate la UKAS (linkul de mai jos), atunci acestea nu sunt un organism acreditat care poate emite un certificat ISO 9001.

Ajutor suplimentar cu procedurile dvs.

Următoarele sunt câteva linkuri utile care vă vor ajuta să obțineți informații suplimentare cu privire la standardele ISO 9000;

Organizația Internațională pentru Standardizare; Site-ul ISO unde puteți afla despre alte standarde internaționale și puteți monitoriza schimbările și evoluțiile standardelor.

British Standards Institute; British Standards Institute este un alt organism de certificare bine stabilit care funcționează la nivel global, și ei pot oferi audituri de certificare și instruire pentru a vă ajuta să vă implementați procedurile ISO 9001: 2008.

Organizația Americană pentru Standarde; (ANSI) Organizația Americană pentru Standarde vă poate ajuta să vă implementați procedurile ISO 9001 în același mod ca Lloyds și BSI de mai sus.

Registrul internațional al auditorilor autorizați (IRCA); Registrul internațional al auditorilor certificați este locul în care mergeți pentru a verifica calificările unui instructor sau auditor individual.

UKAS; Serviciul de acreditare din Regatul Unit este responsabil pentru acreditarea organismelor de certificare pentru a putea efectua audituri ISO 9001. Au o listă a tuturor organismelor acreditate care sunt capabile să furnizeze certificarea ISO 9001 validă a procedurilor dvs. ISO 9001.

Chartered Quality Institute (CQI); Chartered Quality Institute (fostul Institut de Asigurare a Calității). Sunt capabili să ofere mult sprijin în toate domeniile legate de calitate, dacă sunteți un profesionist de calitate, aș recomanda calitatea de membru.

Societatea Americană pentru Calitate (ASQ); Societatea americană pentru calitate vă poate ajuta în același mod în care CQI vă poate ajuta în Marea Britanie.

Linkurile de mai sus vă pot ajuta cu standardele ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004, certificare, audit, instruire, sisteme de management al calității, proceduri, îmbunătățirea continuă a calității etc.