Cel mai bun mod de a organiza încasări

Acești pași simpli vă pot ajuta să vă organizați chitanțele.

VirginiaLynne CC-BY prin Hubpages

Sisteme de organizare a primirii rapide și ușoare

Petreceți prea mult timp încercând să găsiți o chitanță pentru a returna un articol? Sunteți pregătit pentru impozite sau este o greșeală să o faceți la timp pentru 15 aprilie? Dacă sunteți ca mine, s-ar putea să fiți tentați să lăsați chitanțele să se îngrămădească până când acestea sunt o mizerie de neorogat. De aceea, cel mai bun mod de a organiza încasări este să vă păstrați sistemul:

• Simplu de reținut.
• Rapid pentru a depune hârtii.
• Ușor de găsit ceea ce aveți nevoie.

Ținând cont de aceste trei obiective vă va ajuta să utilizați următorii patru pași simpli pentru a crea un sistem care să funcționeze pentru dvs.

1. Alegeți un sistem

Niciun sistem de înregistrare nu este perfect. Întotdeauna trebuie să cântăriți costul de a avea un sistem detaliat care face ca chitanțele să fie ușor de găsit cu timpul necesar pentru a depune acele chitanțe. Iată patru sisteme diferite cu avantajele și dezavantajele fiecăruia.

Binder System for Receipts este ceva mai funcțional, dar vă ajută să găsiți lucrurile rapid. Utilizați divizoarele index buzunar pentru a depune chitanțe mai mici.

VirginiaLynne CC-BY prin HubPages

Lianți

Cu un liant care are cărți index pentru a separa tipurile de chitanțe, puteți găsi cu ușurință ceea ce aveți nevoie. Acest sistem funcționează cel mai bine pentru persoanele care deseori se întorc și se uită la chitanțe, deoarece puteți întoarce cu ușurință înainte și înapoi la diferite secțiuni și pentru că liantul păstrează hârtiile în ordine. Dacă depuneți întotdeauna hârtii noi fie în partea din față a unei secțiuni, fie în spate, puteți căuta rapid chitanțele cronologic.

Am folosit acest sistem pentru organizarea chitanțelor părinților soțului meu atunci când acesta avea tutela asupra lor, pentru că ni se cerea să facem rapoarte periodice cu privire la veniturile și cheltuielile lor și trebuia să pot găsi chitanțe cu ușurință.

Puncte pro și contra utilizării lianților

• Durează cel mai mult timp pentru a înregistra
• Cel mai ușor să păstrați fișierele în ordinea lunii.
• Cel mai bun pentru chitanțe la care trebuie să vă referiți des
• Frumos și ușor de păstrat pe un raft.
• Limitat de dimensiunea notebook-ului sau puteți folosi mai multe.

Dosarele de fișiere sunt rapide, ușoare și extensibile.

VirginiaLynne, CC-BY, prin HubPages

Dosare de fișiere

Sistemul de dosare de fișiere este cel mai simplu și mai rapid sistem de utilizat, astfel încât să aveți șanse mai mari de a păstra lucrurile organizate. După ce am rămas cu 6 luni în urmă în depunerea sistemului de notebook-uri pentru chitanțele familiei noastre, am decis în cele din urmă să mă întorc în dosarele de fișiere. Am pus hârtii neîncărcate în față și, în general, le așez la loc atunci când zona din față este umplută sau aproximativ o dată pe lună.

Indicație: păstrați împreună hârtiile despre care știți că veți avea nevoie mai târziu într-un fișier. Am pus toate informațiile mele fiscale, inclusiv contribuțiile de caritate, într-un singur fișier.

Pro și contra utilizării folderelor de fișiere

• Ieftin și simplu.
• Aveți nevoie doar de dosare de fișiere și dulap de fișiere sau cutie.
• Rapid la dosar.
• Extensibil la orice dimensiune și număr de fișiere.
• Este mai greu să găsești o hârtie decât Notebook System.

VirginiaLynne, CC-BY prin HubPages

Extinderea fișierelor

Pentru un proiect de organizare mai mic, apucați un fișier în expansiune care are secțiuni și file. Dacă sunteți un student cu doar câteva tipuri de chitanțe sau dacă doriți să organizați chitanțe dintr-un proiect, cum ar fi un proiect de renovare a casei, acesta este un mod minunat de a face acest lucru. De asemenea, am folosit acest sistem pentru toate documentele pentru adoptarea noastră și folosesc adesea un mic fișier extins pentru planurile de vacanță.

Argumente pro și contra utilizării fișierelor extinse

• Păstrează totul într-un fișier portabil îngrijit.
• Excelent pentru organizarea chitanțelor pe care doriți să le păstrați permanent.
• Bun pentru loturile mici de hârtie.
• Portabil.
• Nu funcționează pentru o mulțime de hârtii.

Fișiere digitale

Încep să rămân fără hârtie și s-ar putea să fii și tu. O mulțime de companii doresc să „rămâneți fără hârtie” și vă pot oferi un bonus pentru a face acest lucru. Acum, unele magazine precum Home Depot vă permit să primiți o chitanță de e-mail mai degrabă decât una pe hârtie. Mai mult, puteți scana pentru a face fotografii de chitanțe care nu sunt digitale. Cu toate acestea, va trebui să vă amintiți:

• Organizați fișiere digitale: nu aruncați doar chitanțele într-un singur fișier, petreceți ceva timp creând grupurile de fișiere și asigurați-vă că etichetați fiecare chitanță pe măsură ce o creați sau veți avea durerea de cap de a fi nevoie să le deschideți când încerci să găsești ceva.
• Copie de rezervă: virușii de computer sau căderile de computer pot interfera cu sistemul dvs., așa că asigurați-vă că aveți chitanțele pe un computer care are o copie de rezervă în cloud, cum ar fi Carbonite.

Chitanțele digitale pot ameliora o mulțime de dureri de cap în documentele de depunere, dar numai dacă sunteți atent. Ar trebui să fiți sigur că descărcați de fapt chitanțele oricăror extrase importante de care ați putea avea nevoie mai târziu, deoarece multe companii păstrează doar o evidență de 12 luni a chitanțelor extrase. De exemplu, când m-am dus să depun o cerere de garanție extinsă a cardului de credit pe o mașină de spălat vase spartă, au solicitat declarația noastră inițială din 15 luni în urmă. Nu era disponibil niciunul