Proiectarea unei pagini de acoperire a propunerii de afaceri

Analizând Internetul, am observat că există o serie de termeni care sunt folosiți în mod interschimbabil cu „copertă” care ar putea crea confuzie. Foaia de însoțire, pagina de titlu și scrisoarea de intenție sunt elemente diferite utilizate în scopuri diferite.

O pagină de copertă este ceea ce precede un raport lung de un fel - cum ar fi propuneri de contracte sau de proiecte, propuneri de granturi sau rapoarte de afaceri - iar procesul de proiectare este practic același pentru fiecare. În acest caz, voi folosi exemplul unei propuneri de contract (sau a unei oferte) care este scrisă ca răspuns la o „Cerere de propunere” emisă de o agenție guvernamentală (în afara stilului APA).

Pagina de copertă concepută pentru o propunere (nu reală) - pentru a pregăti un manual de instrucțiuni despre modul de efectuare a auditurilor sistemului de irigare. Rețineți cât de bine fotografia ilustrează proiectul, dar nu domină.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (ambele)

Ce este o cerere de propunere (RPF)?

O cerere de ofertă este un document detaliat, de obicei postat de o agenție guvernamentală, care permite publicului să știe că are un proiect pe care dorește să îl liciteze. O cerere de ofertă bine scrisă descrie obiectivul pe care îl urmărește agenția, motivul proiectului, fundalul acestuia și detalii despre ceea ce își doresc să facă.

Dacă scrieți o propunere ca răspuns la o cerere de ofertă, este important să o scrieți în aceeași ordine solicitată de agenție. Dacă nu, agenția o va arunca. De ce? Ei consideră că ofertantul nu dorește să adere la nevoile agenției, ceea ce înseamnă că se pot aștepta la probleme în timpul contractului, dacă sunteți cel selectat. Acestea fiind spuse, există un mod standard în care sunt organizate majoritatea propunerilor.

Format propunere de afaceri

Într-o propunere de afaceri standard, paginile de pe coperta din față și din spate conțin documentul. Coperta din față este ca o copertă de revistă cu grafică, un design frumos, afișând informații cheie și imprimată pe carton.

O propunere foarte mare ar putea avea o pagină de titlu care, dacă cer una, intră chiar în interiorul copertei. Pagina de titlu trebuie să fie aproape sau numai text, de obicei tipărit în alb și negru într-un format ușor de citit, cu titlul propunerii proeminent.

Urmează fie scrisoarea executivă a companiei, fie cuprinsul (TOC), în orice ordine solicită RFP. Apoi vine restul conținutului, cu fiecare secțiune și număr de pagină listate în TOC. Coperta din spate extinde schema de culori de bază a frontului, dar nu are mult altceva.

Coperta din spate urmează schema de culori, dar este păstrată minim. Singurul text de pe această copertă este numele și adresa companiei. Ar putea fi la fel de ușor un citat asemănător, în funcție de tipul raportului.

Exemple și caracteristici ale paginii de copertă

O pagină de copertă a propunerii este primul lucru pe care îl va vedea oricine din propunerea dvs. Trebuie să reflecte ceea ce ești mai bun și să fii recunoscut. O pagină de copertă bună are următoarele calități:

• Arată îngrijit și curat.
• Componentele sunt informative și bine organizate, dar destul de simple.
• Aspectul este atractiv într-un mod care reflectă compania sau proiectul.
• Textul include numele companiei, adresa și sigla, numele propunerii, data scadenței și către cine se adresează propunerea.

Exemplele de mai jos au fost proiectate de serviciile de apă sau de organisme guvernamentale legate de Departamentul de Stat pentru Resurse de Apă. Toate au acoperit cererile de acordare a plăților pentru proiecte de protecție a apei sau de restaurare. După cum puteți vedea, acestea sunt foarte diferite între ele. Fiecare are punctele forte și punctele sale slabe.

Primul exemplu, din orașul Upland, este destul de bine prezentat și conține majoritatea informațiilor necesare. Cu toate acestea, nu este foarte atractiv, având unicul grafic sigla Upland alb-negru. Ar putea beneficia de apropierea întregului text, astfel încât există mai mult spațiu alb în jurul marginilor. Sigla și a doua casetă de text ar putea fi mutate puțin mai aproape de numele orașului, așa că formează un grup mare. De asemenea, are nevoie de o dată de trimitere, pe care aș adăuga-o la sfârșitul celei de-a doua casete de text.

Al doilea exemplu, din districtul de control al inundațiilor al județului Riverside, folosește logo-ul mai colorat al județului ca grafic - bine plasat și mărit. Micul text din partea dreaptă sus este data trimiterii propunerii. Prima casetă de text principală pare puțin ciudată cu linia de ani scurți urmată de linia programului de grant lung, iar apoi din nou de linii scurte. Aș schimba acest lucru în mai multe moduri minore, dar eficiente:

1. Mutați data trimiterii doar sub cuvintele „PROPUNERE DE SUBVENȚIE” și măriți dimensiunea acesteia. Ridicați ambele linii, astfel încât acestea să fie o grupare separată de restul. Acestea devin apoi „titlul” documentului.
2. În următoarea casetă de text, ștergeți anii și mutați cea mai lungă linie în partea de jos a grupării respective. Apoi devine un program al Departamentului pentru resurse de apă, care este. Din punct de vedere vizual, face ca grupul de text de deasupra siglei să arate similar (dar inversat) cu grupul de sub siglă. Împreună încadrează logo-ul.

Al treilea exemplu, din Reclamation District 2107, are o fotografie frumoasă a unei zone inundate, direct legată de proiectul pentru care solicită finanțare, dar formatarea nu este foarte atractivă. Ar fi mult mai bine cu fotografia puțin mai mică și încadrată ușor, iar textul mai mare, așezat puțin mai aproape de fotografie. Data ar putea rămâne mică. Pentru a arăta echilibrat, spațiul alb din partea de sus și de jos a paginii trebuie să fie mai mare decât spațiile dintre text și fotografie.

Rețineți lucrurile pe care toate cele trei le au în comun:

• Text care precizează care este documentul (finanțarea propunerii 13, propunerea de finanțare, cererea de finanțare).
• Numele proiectului pentru care solicită finanțare.
• Numele agenției care depune (ei înșiși).

Ce nu au în comun, dar este de dorit:

• Doi au întâlniri.
• Doi au sigle.
• Numai județul Riverside listează agenția căreia i se acordă subvenția.

Trei mostre de pagini de copertă reale. Toate sunt solicitări de subvenții din partea agențiilor guvernamentale pentru proiecte de apă (deci sunt de domeniul public).

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Elemente de dorit într-o pagină de copertă

Cele trei mostre de pagină de copertă prezentate mai sus conțin unele dintre aceste elemente, dar niciunul dintre ele nu conține toate. Județul Riverside se apropie cel mai mult.

Articol	Muntii	Riverside	Districtul 2107
Tip de document	X	X	X
Numele proiectului	X	X	X
			X
Trimiteți la nume		X
Trimiteți numele	X	X	X
Logo-ul expeditorului	X	X
Trimiteți data		X	X

Proiectarea unei pagini de copertă

Dacă scrieți multe propuneri (sau rapoarte) care necesită pagini de copertă, vă ajută întotdeauna să stabiliți o rutină de proiectare. Iată ordinea pe care o sugerez:

1. Verificați cererea de ofertă pentru orice cerințe de copertă.
2. Alegeți textul.
3. Alegeți graficele legate de tipul de propunere (inclusiv sigla). Coperta și conținutul propunerii trebuie să se potrivească, deoarece coperta este introducerea conținutului. Dacă propunerea este pentru un proiect care efectuează audituri de apă, puneți o fotografie pe pagina de copertă a cuiva care face un test de uniformitate a irigației sau care urmărește aspersoare cu un clipboard în mâini sau ceva care reflectă natura propunerii. Nu puneți o fotografie cu dvs. vorbind unui grup de oameni, chiar dacă ar putea arăta bine, dacă abilitatea respectivă nu este solicitată.
4. Alegeți o schemă de culori care să se potrivească fie cu sigla, fie cu culorile din fotografia principală.
5. Elaborați un aspect de bază. Adăugați o schemă de culori, apoi casete de text și text, apoi grafică și orice text le însoțește.
6. Schimbați graficele și casetele de text, experimentând diferite locații și linii, până când întreaga copertă este exact așa cum doriți.
7. La un moment dat, veți dezvolta o copertă despre care știți că este uimitoare. Dacă da, transformați-l într-un șablon atunci când îl salvați, astfel încât să îl puteți utiliza din nou cu alte propuneri.

Formatul general al paginii de copertă de mai sus este una dintre cele trei benzi, fiecare crescând în profunzime, cu cea mai grea în partea de jos. Partea superioară este banda verde și albastru, reprezentând culorile mediului și ale apei. Al doilea din centru arată numele proiectului, cu o fotografie care ilustrează tipul de manual care trebuie scris și abilitățile relevante enumerate alături. Acest lucru pune proiectul și calificările mele pentru acesta în poziția cea mai centrală, atrăgătoare. Banda de jos este alcătuită dintr-un bloc de text format din detalii de trimitere: Compania și adresa mea, compania și adresa acestora și data trimisă. Ochiul se mișcă în mod natural spre dreapta către elementul mic „logo” verde, care se potrivește, legându-le inconștient într-o bandă largă, de jos.Spațiile albe dintre benzi se echilibrează reciproc și fac ca capacul să pară „curat”.

Analizarea paginilor de copertă ca aceasta îți poate antrena cu adevărat ochiul. Când proiectați și analizați unul dintre dvs., poate fi înspăimântător de câteva ori. Dar procesul va deveni mai interesant pe măsură ce vă relaxați, veți deveni mai creativi și veți începe să vedeți rezultate.

Pentru a trece de înspăimântări, uneori vă ajută să utilizați un șablon realizat de altcineva - programul dvs. software sau online - sau o propunere care acoperă altcineva înainte de a veni.

Mai întâi am plasat culorile și linia centrală ca ghid. Apoi a adăugat titlul propunerii, apoi adresele și fotografia siglei.

Am terminat cu fotografia aleasă pentru a reprezenta proiectul, împreună cu câteva abilități relevante. Apoi mișcați obiectele ușor lateral, și în sus și în jos, pentru a găsi cel mai bun echilibru.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (ambele)

Șablon de pagină de copertă

Dacă decideți să încercați să utilizați un șablon, găsiți colecția în software-ul dvs. sau una pe Internet și căutați câteva șabloane care au un aspect similar cu afacerea dvs. Ținând cont de componentele de proiectare pe care le-ați stabilit deja (culori, text, grafică) începeți să înlocuiți obiectele din unul dintre șabloane cu propriul material și să vedeți ce se întâmplă. Pe măsură ce procedați la fel cu ceilalți, probabil că veți descoperi că unul se distinge ca fiind mult mai bun decât ceilalți.

Apoi, dacă ești ca mine, vei vedea probabil câteva modificări pe care vrei să le faci pe cea care îți place cel mai mult. Vei face modificările și vei vedea altul. Înainte să-l știți, veți fi făcut propriul șablon. Asigurați-vă că îl salvați într-un loc separat, astfel încât să fie ușor de găsit din nou. Odată ce ați creat șablonul, va fi mult mai ușor să creați pagini de copertă în viitor, utilizând același aspect.

Rețineți că, deși pagina de copertă dă o primă impresie, nu este singura impresie. Un evaluator bun se va uita și la conținut, așa că nu vă supărați prea mult dacă pagina dvs. de copertă va fi suficient de bună sau nu. Prea multă îngrijorare poate inhiba creativitatea.

Acest tutorial arată cum să creați un design de bază folosind Microsoft Publisher - un software ușor și mai mult decât adecvat. Alte programe software pe care le puteți utiliza sunt Word sau InDesign (Mac). Am proiectat coperțile de mai sus modificând un șablon în InDesign. De fapt, prefer Publisher, dar nu va rula pe un Mac.