Cum să creați o cronologie corectă a proiectului și o estimare a costurilor

Aflați cum să faceți estimări mai bune ale proiectului - și să le faceți mai rapide.

Canva

De ce este importantă precizia

În calitate de manageri de proiect, suntem adesea presați să creăm estimări foarte repede și cu prea puține informații. Mai rău, suntem presați să spunem ce vor să audă sponsorii executivi: "Am doar 15.000 de dolari pentru această actualizare a bazei de date. Puteți face asta, nu? Și trebuie să se facă și în două luni!"

Cu toate acestea, dacă spunem da, și pur și simplu nu este posibil, asta înrăutățește lucrurile. Nu arătăm prea bine două luni și cincisprezece mii de dolari mai târziu când ne întoarcem și cerem încă zece mii de dolari și încă o lună. Și totuși, 3 luni și 25.000 de dolari au fost cele mai bune pe care le-a putut face oricine și am fi putut ști asta în față.

Lumea profesională se așteaptă la estimări proaste

Din păcate, multe organizații s-au obișnuit să accepte estimări reduse și să calculeze că majoritatea proiectelor vor depăși bugetul și vor fi livrate târziu. Potrivit Institutului de Management al Proiectelor, 55% din toate proiectele nu dau rezultate satisfăcătoare. Procentul de proiecte care oferă rezultate satisfăcătoare la timp și sub buget este cu mult sub acest.

Și managerii de proiect au ajuns să creadă că nu putem face estimări realiste sau, chiar dacă am putea, nu o putem face în timpul disponibil. Și, dacă am putea, șeful nu ar vrea să audă.

Mai simplu spus, lumea profesională a ajuns să se aștepte la estimări proaste.

De ce avem nevoie de estimări bune

Asta înseamnă că vom arăta foarte bine dacă putem face estimări bune. Acum, voi fi sincer, prezentarea lor nu va fi ușoară. Convingerea șefilor noștri că avem nevoie de informații bune și suficient timp pentru a estima bine va fi o provocare. Furnizarea unor estimări realiste va însemna, la început, prezentarea unor bugete mai mari ale proiectelor și programe mai lungi - mai multe argumente. Dar uite ce se întâmplă pe de altă parte: începem să ne livrăm proiectele la timp și în limita bugetului - sau să ne apropiem. Și noi suntem singurii care o fac.

Asta își merită greutatea în aur.

Ochiul legat de justiția femeilor este un semn al orbirii sale față de agendele personale, statutul, mita și alte elemente care ne îndepărtează de adevăr.

Prin lucrare proprie (retușat), prin Wikimedia Commons

Eliminarea prejudecății

În estimare, părtinirea este o presiune care ne determină să venim cu o estimare care este fie prea mică, fie prea mare. Deci, primul lucru pe care trebuie să-l facem este să dorim să facem o estimare exactă. Amintiți-vă doar că, la sfârșitul proiectului, doriți să vă uitați înapoi și să spuneți: Estimarea mea a fost corectă; managementul meu a fost bun și am livrat chiar la țintă.

De fapt, o modalitate de a înțelege părtinirea este să gândești că este ceva care te face să nu te orientezi constant . În tir cu arcul, un vânt transversal va arunca săgețile de pe țintă în direcția vântului. Asta e părtinire. Compensăm părtinirea conștientizând presiunea și refuzând să ne lase să ne aruncăm.

Iată câteva lucruri care ne-ar putea arunca și ce să facem pentru fiecare:

Bugete obligatorii sau impuse și declarații ale fondurilor disponibile. Un buget necesar sau impus este o declarație a ceea ce sponsorii proiectului sau clientul sunt dispuși să cheltuiască. O declarație a fondurilor disponibile indică câți bani sunt în buget. Fii clar că niciuna dintre acestea nu are nicio legătură cu o estimare. Fie nu știți suma respectivă înainte de a estima (cum ar fi justiția doamnă oarbă din figura # 2), fie, dacă o cunoașteți, lăsați-o deoparte. După ce vă faceți estimarea realistă, puteți prezenta o comparație între bugetul estimat și bugetul necesar.
Gândire doritoare sau resentimentată. Dacă ne place șeful nostru, vom dori să ne încadrăm în ceea ce spune el că își poate permite. Dacă credem că șeful nostru este nerealist, vom dori să cerem de două ori mai mult. Acestea sunt reacții naturale, umane, de prietenie sau resentimente. Vă rog să le lăsați deoparte. Concentrați-vă asupra mândriei profesionale care vine odată cu crearea unei estimări realiste și exacte a muncii de realizat, a costului și a timpului acesteia.
Doriți să folosiți doar o copie a unei estimări de proiect vechi. Nu copiați pur și simplu o estimare dintr-un alt proiect. Dacă veți face, vor exista două erori. În primul rând, această estimare poate să nu fi fost exactă. Utilizați întotdeauna exacte reale declarații de costuri și programe, nu estimări din trecut. În al doilea rând, nu există două proiecte similare. Chiar dacă proiectul dvs. este foarte asemănător cu un proiect trecut, concentrați-vă pe diferențe, nu pe asemănări.
Estimarea întregului proiect ca pe un singur lucru. Acest lucru nu funcționează. Estimările exacte sunt construite pe baza detaliilor. Gândiți-vă cât va costa fiecare piesă a proiectului și cât va dura. Veți obține o imagine mai precisă. De asemenea, dacă un articol este ridicat și altul este scăzut, totul se va echilibra.

Acum știi cum să eviți presiunile care creează părtinire. Să ne uităm la câteva sfaturi pentru a face o estimare excelentă.

Prea des, oamenii de la serviciu se certă fără să asculte. Aducerea unor estimări realiste șefilor noștri poate fi o provocare în cultura dvs. corporativă.

Tambako Jaguar (CC BY-ND), prin flickr

Sfaturi pentru a face o estimare excelentă

Iată câteva lucruri pe care le puteți face pentru a face o estimare excelentă:

Asigurați-vă că știți ce se presupune că va furniza proiectul. Fără un domeniu clar definit, este imposibilă o estimare exactă.
Acordați-vă cât de mult timp puteți. Primele estimări cu o nouă metodă vor merge încet. După aceea, veți ști cât timp aveți nevoie.
Obțineți informații bune. Nu buzz doar câteva e-mailuri. Faceți-vă timp pentru a vorbi cu oamenii, pentru a explica ce faceți, pentru a vă asigura că înțeleg și pentru a vă asigura că se gândesc la ceea ce cereți și pentru a vă oferi informații bune.
Concentrați-vă mai întâi pe piesele unice. Fiecare proiect are câteva elemente unice. Stimați-le mai întâi cu atenție. Apoi, puteți copia din bugetul real al proiectului trecut și programele pentru părțile mai obișnuite.
Nu lăsați nimic deoparte. După eliminarea prejudecății, cele mai mari erori de estimare apar din simpla uitare a unei părți din planul de proiect.

Proces și tehnici de estimare

Într-un proiect de dimensiuni medii sau mari, putem crea două estimări. Prima estimare, sau estimarea timpurie, se face după ce avem o declarație de domeniu de aplicare clară, dar înainte de a fi elaborată exact în structura defalcării lucrului. Estimarea timpurie poate fi creată prin comparație cu proiectele timpurii, prin metoda Bucket sau printr-o tehnică sofisticată (și costisitoare) numită Delphi cu bandă largă modificată.

După completarea WBS și a listei de activități, se creează estimări foarte precise folosind PERT, tehnica de evaluare și revizuire a proiectului. Relația dintre procesul de planificare a proiectului și estimarea timpurie și tardivă este descrisă mai detaliat în Tehnici de estimare a timpului și costului de management al proiectului: Prezentare generală.

Oriunde vă aflați în procesul de planificare a proiectului și oricare dintre tehnicile de estimare pe care le utilizați, se aplică toate metodele din acest articol pentru a preveni părtinirea și pentru a facilita estimarea.

Efectuarea unei estimări bune - rapid

Pe măsură ce faceți primele estimări, veți dori să configurați lucrurile pentru ao face mai repede data viitoare. Iată cum:

Organizați-vă și stocați-vă datele. Veți folosi frecvent date reale din proiecte anterioare (programe și bugete). Asigurați-vă că este ușor disponibil, bine organizat și, dacă este posibil, în formate standard și căutabile. În mod ideal, ar trebui să fie într-un format ușor de copiat, cum ar fi o bază de date, o foaie de calcul sau un document editabil, mai degrabă decât un document pregătit pentru tipărire, cum ar fi un fișier PDF.
Faceți o listă de contacte. Veți găsi că anumite persoane sunt foarte utile. Înțeleg tipul de date pe care îl doriți. Unii vor fi alți manageri de proiect. Unii vor fi contabili. Unii vor fi furnizori care sunt fericiți să facă o estimare rapidă, în speranța că veți cumpăra de la ei. Realizați o listă de contacte cu oameni care sunt deosebit de buni în a vă oferi informații despre estimări și notați domeniile lor de expertiză.
Construiți șabloane. Construiți-vă propriile șabloane de estimare, formulare și foi de calcul. Acest lucru va face lucrurile foarte rapide data viitoare. Asigurați-vă că ștergeți toate datele din estimarea actuală din șablonul dvs. - nu doriți să pătrundă erorile. Având, de asemenea, aceste șabloane, este foarte ușor să instruiți pe alții pentru a vă ajuta să vă efectuați estimările mai rapid.
Construiește o echipă. Cel mai rapid mod de a verifica numerele este ca o persoană să citească sursa, în timp ce cealaltă verifică documentul final. De asemenea, puteți împărți părți ale proiectului și solicitați lucrătorilor să-și estimeze timpul și costurile. Acest lucru este mult mai precis și încurajează, de asemenea, să dețină estimarea, astfel încât să încerce să fie la înălțimea a ceea ce au spus că ar putea face.

În cele din urmă, când proiectul este finalizat, comparați ceea ce sa întâmplat efectiv cu proiectul cu estimarea dvs. Dacă estimarea dvs. a fost corectă, aveți un proces minunat. Dacă estimarea dvs. a fost dezactivată - și este în regulă, uneori o să fie - atunci intrați și aflați de ce și actualizați șabloanele pentru a vă îmbunătăți procesul.

Veți fi un estimator rapid și precis în cel mai scurt timp. Ei bine, nu, nu este exact. Asta e o tendință de părtinire. Veți fi un estimator rapid și precis foarte curând și mai devreme dacă îi depuneți tot efortul!