Cum se creează o diagramă de bază

Diagramele de flux sunt diagrame care reprezintă începutul până la sfârșitul modului în care funcționează un flux de lucru, un proces sau un algoritm. Aceste diagrame sunt utilizate pentru documentarea, proiectarea și analiza în toate domeniile de activitate.

Creat de Joshua Crowder

Cum să planificați o diagramă de flux

Crearea unei diagrame pentru un proces este ușoară. Trebuie doar să ai instrumentele potrivite și puțină imaginație. Pentru a descărca o foaie de calcul cu instrumente pentru diagramă, faceți clic aici. Fișierul conține toate simbolurile de bază pe care majoritatea profesioniștilor le vor putea citi și înțelege. Există peste 80 de simboluri pe care le-ați putea folosi, dar nu are rost să le învățați dacă spectatorii dvs. nu știu ce reprezintă. Prin urmare, fișierul conține cele mai populare simboluri.

Înainte de a începe, trebuie doar să știi cât de descriptiv vrei să fii. Graficarea proceselor mari cu o mulțime de detalii poate fi minuțioasă. Este recomandat să desenați o diagramă de câteva ori manual, înainte de a utiliza instrumente electronice.

Pasul 1: Luați în considerare direcția de curgere

Când porniți un proces, există un dreptunghi rotunjit care se numește terminal care oferă utilizatorului o coadă. Cel mai bun loc pentru a începe procesul este plasând terminalul de pornire în colțul din stânga sus al diagramei. Nu există reguli reale despre cum trebuie să creați diagrame, dar am găsit cel mai bine să încep un proces în colțul din stânga sus și să încheiați procesul în colțul din dreapta jos al zonei diagramei.

Începând din zona din stânga sus și trecând în zona din dreapta jos, se arată un flux clar pentru activitate. Unii oameni folosesc o abordare de sus în jos și este în regulă, atâta timp cât este consecventă.

Creat de Joshua Crowder

Pasul 2: Adăugați linii de diagramă

Când creați o diagramă de flux, nu doriți cu adevărat ca datele dvs. să fie peste tot. Articolele din procesul dvs. vor fi mai ușor de înțeles dacă le grupați. Mai jos este un exemplu de diagramă de flux care este separată prin „benzi”. Deși nu este obligatoriu și uneori va fi dificil de urmat, utilizarea benzilor va menține graficul organizat.

În general, atunci când se utilizează benzile de acest fel într-o diagramă de flux, numele diagramei este denumit de obicei o diagramă de flux de bandă de înot.

Creat de Joshua Crowder

Pasul 3: Utilizați simbolurile Start, Stop și Tranziție

Pentru a începe o diagramă de flux trebuie să aveți un terminal. Acest simbol începe procesul de flux, precum și îl oprește. Nu există într-adevăr alte motive pentru a avea mai mult de două terminale.

S-ar putea să ajungeți într-un punct în care să nu vă mai puteți încadra graficarea datelor pe o singură pagină. În acest moment, veți utiliza un conector off-page. Deci, în loc să utilizați un terminal pentru a termina procesul, utilizați un conector off-page și o referință la acesta ca „a”. Când începeți pe pagina următoare, faceți referire la acel conector off-page cu „a” cu un alt conector off-page. Referința vă va ajuta să identificați unde să preluați din nou.

Conectorul fără pagini funcționează la fel, dar este utilizat atunci când nu există suficient spațiu pe o pagină pentru a desena o săgeată către o altă parte a procesului. În acest caz, săriți săgeata și utilizați o referință a conectorului de pe pagină pentru a vă apropia de cealaltă parte a procesului. Un exemplu este dacă aveți mai multe procese care salvează pe un disc, dar discul este situat în partea de sus a paginii când procesele dvs. care trebuie salvate sunt toate în partea de jos a paginii. În această situație, poate fi o idee bună să utilizați conectorul de pe pagină pentru a împiedica liniile să confunde alte părți ale proceselor dvs.

Conform ghidului general al diagramei de flux, aceste forme sunt singurele simboluri care reprezintă un punct de început sau de sfârșit în cadrul unui diagramă de flux.

Creat de Joshua Crowder

Pasul 4: Conectați simbolurile cu linii

Liniile sunt ceea ce utilizați pentru a vă conecta simbolurile. O linie dreaptă reprezintă trecerea dintr-o parte a procesului în alta. O linie dreaptă se mișcă doar într-o singură directă și nu implică niciodată curgerea înapoi prin proces. →

Există, de asemenea, o linie bidirecțională și o legătură de comunicații și ambele au două săgeți. Linia bidirecțională arată un proces care poate merge fie în direcție, fie înainte și înapoi. Puteți utiliza o linie bidirecțională pentru a salva un program de computer pe disc, dar indicați înapoi locul în care ați fost, astfel încât procesul să poată fi continuat. Legătura de comunicații arată o linie de comunicație, de la computer la computer, computer la server. telefon la telefon, fax la telefon sau chiar persoană la persoană.

Diagrama de flux nu este limitată la utilizarea liniilor de mai sus. Sunt disponibile mai multe linii pentru o diagramă de flux mai avansată.

Creat de Joshua Crowder

Pasul 5: Adăugați simboluri de stocare

Mai jos sunt simbolurile care reprezintă un anumit tip de stocare. Discul este utilizat atunci când salvați un anumit tip de proces pe computer, așa cum sa menționat anterior.

Un alt simbol de stocare este banda și denumit în principal simbolul de date secvențiale. Acesta este utilizat pentru backupul unui server. De obicei, banda este considerată un disc de rezervă care este îndepărtat pentru stocare sigură sau un disc care este utilizat pentru recuperarea informațiilor. De fapt, puteți face referință la o unitate flash cu acest simbol.

Simbolul triunghiului cu partea plană în sus este pentru stocarea manuală a fișierelor. Ați indica în interiorul triunghiului modul în care sunt sortate fișierele (de exemplu, „A” pentru alfabetic, „N” după nume).

Simboluri de stocare

Creat de Joshua Crowder

Pasul 6: Adăugați simboluri de proces

Un simbol dreptunghiular așezat pe partea lungă reprezintă un proces computerizat. Ați dori să utilizați acest simbol atunci când este utilizat orice tip de activitate bazată pe program. Dacă această sarcină implică salvarea, atunci procesul computerului ar trebui să actualizeze un disc. Trapezul servește ca proces manual. Aceasta ar putea fi orice acțiune fizică, cum ar fi o inspecție sau o sarcină care necesită mișcare. Forma de diamant este pentru luarea deciziilor. Trebuie să vă asigurați că vă așezați da / nu și săgețile în pozițiile corespunzătoare.

Simboluri de proces

Creat de Joshua Crowder

Pasul 7: Adăugați simboluri de ieșire de intrare

În cele din urmă, avem simbolurile care reprezintă datele de intrare și ieșire. Aveți ocazia să mutați un singur document sau mai multe documente prin proces. Trapezul reprezintă o intrare cu cheie. Acest lucru într-adevăr ia forma unei tastaturi și reprezintă orice intrări de date tastate.

Simboluri de ieșire de intrare

Creat de Joshua Crowder

Exemplu Diagrama 1: Explicație

Exemplul de mai jos prezintă un proces care reprezintă viața unei comenzi într-o companie care distribuie rășină plastică. După cum puteți vedea, banda discutată anterior menține procesul organizat, informând utilizatorul documentului unde se află în proces.

Exemplul 1 Diagrama de flux. Acest proces a fost scris pentru procesarea comenzilor de distribuție a rășinii plastice. Când apar probleme și procesul nu atinge un punct final, acesta rămâne reciproc până când se finalizează o comandă.

Creat de Joshua Crowder

Exemplu Diagrama 2: Explicație

Exemplul 2 prezintă un proces de la aceeași companie. Mai detaliat, acest grafic arată pașii exacți parcurși pentru a începe o ofertă a clienților în cadrul sistemului CRM. După cum puteți vedea, procesul este continuat pe o altă pagină cu un conector off-page.

Exemplul 2 Diagramă de flux

Creat de Joshua Crowder

In concluzie

Sper că ați putut beneficia de acest scurt tutorial. Nu am vrut să dau prea multe dintre regulile mele, deoarece diagrama de flux nu ar trebui să aibă prea multe restricții. Sarcina ta este de a face procesul evident pe hârtie, astfel încât publicul să știe ce se întâmplă în capul tău. Acestea fiind spuse, păstrați organigramele simple, cu excepția cazului în care oamenii au nevoie de mai multe detalii. Nu este nimic mai rău decât angajații care petrec timp pe diagrame pe care nimeni nu-și va lua timp să învețe. Bine, este mai rău…

© 2018 Joshua Crowder