Cum să delegați sarcini subordonaților

Delegarea responsabilităților demonstrează credința supraveghetorului în suboronații săi.

Autor

Arta delegării

Cu bugete reduse și mai puțini angajați pentru a face aceeași cantitate de muncă, angajatorii au trebuit să învețe să lucreze cu mai puțin. Faptul este că provocările economice din ultimii ani au necesitat schimbări în modul în care angajatorii își desfășoară activitatea. Managerii au fost nevoiți să delege sarcinile subordonaților și să reasigure munca din cauza sarcinilor grele de muncă care nu mai pot fi gestionate de o singură persoană. Locul de muncă nu este ceea ce a fost. Angajatorii au învățat o nouă modalitate de a face afaceri vechi în timp ce continuă să crească. Arta delegării este un instrument care a fost folosit frecvent de manageri de-a lungul anilor, deoarece știu că nu pot face totul. Atunci când munca este delegată în mod corespunzător, managerii pot îndeplini obiectivele organizației într-un mod eficient și eficient. Ulterior,angajații beneficiază de posibilitatea de a străluci pe măsură ce cresc și se dezvoltă profesional din experiență.

Care este definiția delegării?

„Delegația”, așa cum este definită de Dicționarul Free Merriam-Webster, este „actul de a împuternici să acționeze pentru altul”.

Ce sarcini ai putea delega subordonaților?

La locul de muncă, supraveghetorii delegă deseori responsabilități, sarcini specifice sau îndatoriri unui angajat. Delegarea unor astfel de sarcini permite acestui angajat să ia anumite decizii pe care în mod normal nu le-ar lua. Actul de a împuternici un angajat să execute o sarcină sau să preia o responsabilitate este o resursă excelentă pentru orice organizație, deoarece permite angajaților să câștige experiență de lucru valoroasă. Experiența practică care trebuie dobândită prin efectuarea efectivă a muncii, comparativ cu privirea altora cum o poate face, poate fi plină de satisfacții.

În unele organizații, supraveghetorii sunt reticenți în delegarea responsabilităților. Pentru acești supraveghetori, este nevoie să dețină controlul total asupra tuturor lucrurilor aflate sub autoritatea lor. Alții duc mai departe această filozofie de control presupunând că singura modalitate de a face ceva corect este să o faci singur. A crede că se poate face totul singur este o prostie, deoarece este nevoie de efortul întregii echipe pentru a avea cu adevărat succes. Motivele pentru care supraveghetorii delegă responsabilități subordonaților variază. Cu toate acestea, rezultatul final poate fi satisfăcător pentru angajat, supraveghetor și la locul de muncă.

De ce deleagă supraveghetorii?

Supervizorii aleg să delege sarcini subordonaților din mai multe motive. Motivele comune pentru delegare sunt:

Oportunitate de creștere profesională - Angajaților cărora le sunt delegate noi responsabilități li se oferă posibilitatea să exceleze într-o sarcină care a fost încredințată îngrijirii și direcției lor. Supraveghetorii care delegă anumite sarcini selectează pe cineva care poate îndeplini munca într-un mod care va duce la un rezultat de succes.
Pregătire încrucișată - Supraveghetorii inteligenți știu că o organizație eficientă include un personal bine rotunjit, care poate să acționeze pentru a acoperi atunci când supraveghetorul este plecat din cauza bolii sau a vacanței. Delegarea sarcinilor permite această oportunitate.
Proiecte și sarcini noi pentru angajator - Dacă organizației i se conferă o nouă responsabilitate, autoritățile de supraveghere ar putea găsi noua sarcină ca o oportunitate excelentă pentru delegarea de noi responsabilități. Deoarece sarcina delegată ar trebui să fie una pe care ar face-o supraveghetorul, noua sarcină ar putea fi ceva nou pentru organizație care ar putea necesita diligența subordonatului cu supravegherea supraveghetorului. În timp ce supraveghetorul nu ar trebui să fie preponderent sau să examineze fiecare mișcare, supraveghetorul ar trebui să se pună la dispoziție în cazul în care subordonatul cu noua sarcină delegată are nevoie de asistență sau direcție.
Personal limitat în organizație - Reducerea personalului din constrângerile bugetare necesită organizații să reasigure sarcini din când în când. Supraveghetorii își evaluează adesea personalul pentru punctele forte și punctele slabe ale acestora, pentru a determina cea mai bună persoană care să îndeplinească sarcina delegată. Deoarece supraveghetorii vor fi întinși pentru a continua să fie „practici” în mare parte a activității, devine adesea necesar să delegăm unele responsabilități subordonaților.
Necesitatea de a demonstra sprijin pentru echipă - Delegarea responsabilităților demonstrează încrederea pe care supraveghetorul o are pentru ca subordonații săi sub supravegherea lor să preia responsabilitatea.

Concluzia pentru majoritatea supraveghetorilor este că nu pot face totul singuri. Orice supraveghetor care crede că poate este prostesc pentru că este nevoie de contribuția tuturor celor din echipă pentru ca o organizație să aibă succes. Supervizorii ar trebui să-și amintească că atunci când angajații lor strălucesc, la fel și ei. În plus, prin încredințarea anumitor responsabilități angajaților, supervizorul își demonstrează încrederea și credința în echipă. Fiecare angajat dintr-o organizație are o contribuție de adus la succesul organizației. A crede că orice obiective atinse sau orice succes experimentat nu se datorează angajaților care ajută la atingerea acestor obiective este lipsit de vedere de către supraveghetor. Este necesară o conducere excelentă pentru a conduce și a oferi exemple bune pentru echipă. In orice caz,este nevoie de eforturile întregii echipe pentru a avea succes. Delegarea sarcinilor către personalul corespunzător va ajuta supraveghetorul să îi conducă pe ceilalți către propria lor dezvoltare profesională.

Selectarea persoanei potrivite pentru slujbă

Odată ce un supraveghetor a stabilit necesitatea delegării unei responsabilități, următorul pas va fi selectarea celei mai bune persoane pentru sarcină. Delegarea sarcinilor către angajați trebuie să se facă într-un mod care să asigure o experiență de succes pentru angajatul căruia i se încredințează noua oportunitate. Deși există cu siguranță multe niveluri de responsabilități și semnificație a sarcinilor realocate, există câteva lucruri similare de luat în considerare din partea supraveghetorului. Câteva lucruri utile de luat în considerare atunci când decideți să delegați responsabilități sunt:

Nu delegați niciodată o sarcină unui subordonat cu furie. Lăsați capetele mai reci să predomine examinând cu adevărat natura muncii și cine din echipă are capacitatea de a avea succes la realizarea ei. Delegarea unei sarcini nu trebuie făcută niciodată cu mânie sau ca pedeapsă.
Selectați persoana cu experiență și pregătire relevante. Pentru a selecta cea mai bună persoană pentru sarcină, supraveghetorii ar trebui să arunce o privire asupra experienței, educației și instruirii pe care o au membrii individuali ai echipei. Deoarece supraveghetorul dorește ca angajatul să aibă succes, va fi important să selectați angajatul care are capacitatea de a îndeplini sarcinile delegate.
Nu luați nu ca răspuns. Deoarece oportunitatea de a prelua responsabilitatea poate fi oarecum descurajantă pentru angajatul selectat, va fi necesar să oferiți sarcina într-un mod de susținere pentru a anunța angajatul că nu vor fi „aruncați la lupi”. Mai degrabă, supraveghetorul ar trebui să fie într-o comunicare constantă pentru a arăta sprijin pentru acest angajat și credința lor că vor face treaba.
Recompensați performanța bună. Delegarea unei sarcini este o oportunitate de a recompensa performanțele bune și de a oferi o nouă ocazie de a vedea un angajat strălucind și crescând profesional.
Nu lăsați prejudecățile personale să fie factorul determinant pentru selectarea angajatului. Supraveghetorii trebuie să selecteze întotdeauna angajatul într-o manieră exclusiv din motive de afaceri. Lăsarea tuturor prejudecăților în afara selecției angajatului este primordială, deoarece această sarcină poate fi văzută ca un avantaj. Delegarea nu ar trebui să fie o ocazie pentru afișarea favoritismului.

Comunicarea este crucială

Odată ce decizia de delegare a fost luată și subalternul a fost selectat, va fi important ca supraveghetorii să revină periodic cu angajatul pentru a oferi orice sprijin sau îndrumare necesare. Comunicarea cu acel angajat devine crucială deoarece oferă o altă oportunitate de a afișa credința care i-a încredințat angajatului responsabilitatea delegată. Supraveghetorii pot alege să solicite acestor angajați să furnizeze periodic actualizări cu privire la progresul sarcinii. În plus, în timpul ședințelor periodice și al reuniunii anuale de evaluare a performanței, supraveghetorii pot oferi un feedback important cu privire la progresul responsabilității delegate. Angajații vor aprecia oportunitatea de a oferi feedback supraveghetorului.

Delegația poate consolida locul de muncă

Așa cum s-a menționat mai sus, fiecare angajat la locul de muncă are o contribuție valoroasă pentru a atinge obiectivele locului de muncă. Legăturile consolidate care vor exista între supraveghetori și angajați vor fi rezultatul direct al experienței dobândite de angajat prin încredințarea unei sarcini delegate. Necesitatea ca angajatul și supraveghetorul să lucreze unul cu altul pentru a comunica orice probleme care apar vor fi satisfăcute atunci când atât angajatul, cât și supraveghetorul se vor întâlni în mod regulat pentru a discuta despre munca efectuată. Relația de lucru poate fi cu siguranță îmbunătățită, deoarece încrederea este stabilită în mod regulat între supraveghetor și subordonat. Angajatorii care utilizează delegația din motivele adecvate și pentru persoanele care pot gestiona responsabilitatea vor avea mai mult succes datorită performanței unificate a supraveghetorilor și subordonaților.