Cum se face alocarea resurselor în Excel

Introducere

Planificarea resurselor poate fi unul dintre cele mai provocatoare aspecte ale managementului de proiect, mai ales dacă solicitați să o faceți pentru mai multe echipe de proiect dintr-o întreagă organizație pe o perioadă lungă de timp. Dacă aveți Microsoft Project Server, puteți face alocarea resurselor destul de ușor, deoarece Microsoft Project Server poate privi toate proiectele din organizația dvs. și vă poate spune unde este alocată o anumită resursă. Cu toate acestea, ediția standard a Microsoft nu vă permite să faceți acest lucru și, în acel moment, este mai ușor să vă referiți la programele proiectului dvs. în Microsoft Project sau în altă parte și să creați documentația de alocare a resurselor în Excel. Acest articol vă prezintă tot ce veți avea nevoie pentru a vă documenta resursele în Microsoft Excel.

Lucrul la alocarea resurselor poate simți că rezolvați un puzzle foarte mare.

LinkedIn

Construiți o listă

Primul pas este să construiți o listă cu toate resursele pe care le veți răspunde pentru alocare. Dacă acest lucru este pentru un singur proiect sau un departament mic, probabil că puteți face acest lucru pe cont propriu, dar dacă efectuați alocarea resurselor pentru un departament mare în care angajații lucrează la sute de proiecte, poate fi necesar să lucrați printr-un departamentul de asistență pentru a vă asigura că aveți lista completă de nume. Puneți pe cineva să revizuiască lista. Nu doriți să începeți să mișcați oamenii și să reglați termenele proiectului, doar pentru a afla că au existat alte persoane care ar fi putut umple unele găuri.

Factor în munca de sprijin

La unele companii, angajații care lucrează la proiecte fac, de asemenea, o cantitate bună de sprijin. Procentul de muncă de sprijin pe care îl fac angajații variază de la companie la companie și de la angajat la angajat. Este important să înțelegeți ce procentaj din munca de sprijin trebuie să coaceți în numerele pentru fiecare angajat pe parcursul zilei de lucru sau săptămânii de lucru medii pe durata pentru care alocați resurse. Și dacă nu sunteți persoana care este suficient de familiarizată cu volumul de muncă al angajaților, asigurați-vă că primiți aceste informații de la cineva care este. Dacă faceți o presupunere și este greșit, vă va arunca numerele într-un mod mare care poate duce la multă durere.

Ce trebuie să faceți atunci când un proiect merge prost

Cunoașteți durata pentru care alocați

Ca punct de clarificare, verificați întotdeauna durata pentru care vi se cere să alocați resurse. Previziunea unde vor fi oamenii pe termen scurt este un lucru mai ușor de făcut, dar cu cât vi se cere să priviți mai jos, cu atât mai mare este riscul de a vă înșela și dacă nu trebuie să puneți un număr acolo, poate doriți să vă gândiți cu tărie să nu o faceți.

Adunați programele de proiect

Prognozele pe care le faceți ca parte a alocării resurselor devin mult mai exacte dacă aveți planuri complete de proiect ca intrare. Chiar dacă proiectul nu a început încă în mod oficial, ar trebui să fiți capabil să strângeți o schemă de proiect la nivel înalt, care să expună toate sarcinile cunoscute care vor trebui realizate. Cu toate acestea, în acea etapă, munca de dezvoltare va fi probabil o mare parte din timp, fără detalii, deoarece o structură de defalcare a lucrărilor care detaliază toate sarcinile nu va fi încă construită. Însă ar trebui să fiți capabili împreună numele indivizilor care fac munca de dezvoltare, împreună cu numele indivizilor asociați cu toate celelalte sarcini. După examinarea cazului de afaceri și o conversație cu entitatea de afaceri care a solicitat proiectul,Voi avea o senzație de nivel înalt pentru complexitatea proiectului și voi putea prognoza duratele pentru fiecare dintre sarcinile de la aceea. Dacă proiectul este deja în zbor și există o structură de repartizare a lucrărilor care solicită toate sarcinile asociate cu activitatea de dezvoltare, atunci veți avea informații și mai detaliate despre cine va lucra la ce și când.

Nivelarea resurselor este un pas final critic în lucrul la alocarea resurselor, întrucât ajută companiile să înțeleagă când să își scaleze forța de muncă în sus și în jos și ajută managerii de proiect să stabilească programe de proiect realiste.

Campioni în leadership și management de proiect

Construiți-vă foaia de calcul pentru alocarea resurselor

Pașii pentru canalizarea tuturor informațiilor pe care le-ați adunat într-o foaie de calcul de alocare a resurselor în Excel sunt după cum urmează:

1. Deschideți un nou registru de lucru în Excel și creați foi noi pentru fiecare resursă pentru care va trebui să faceți prognoză.
2. În prima foaie, începând cu o mână de rânduri în jos, începeți să conectați numele proiectelor la care va lucra individuale în prima coloană, fiecare proiect urmând propriul rând.
3. În rândul gol direct deasupra locului în care ați introdus primul proiect, treceți la a doua celulă din rând și începeți să introduceți fie zilele individuale, fie intervalele de date de o săptămână pentru durata pentru care trebuie să faceți alocarea resurselor pe acel rând. În cele din urmă, acest lucru depinde de cât de granular doriți să obțineți dvs. sau șeful dvs.
4. Deschideți programul proiectului pentru primul proiect din lista dvs. și filtrați până la sarcinile cu care a fost implicată resursa pe care o priviți. Găsiți durata pentru prima sarcină cu care a fost implicată resursa și pivotați în foaia de calcul de alocare a resurselor pe care o creați. Navigați la celulele din acel rând de proiect care se aliniază cu acea zi sau intervalul de o săptămână, apoi introduceți numărul de ore în care resursa respectivă este plasată în acel interval de timp. Repetați acest pas pentru toate sarcinile din toate proiectele pentru toți angajații.
5. Introduceți o formulă în partea de jos a fiecărei coloane a intervalului de date de o zi sau de o săptămână, care să însumeze numărul total al nostru din acea coloană, care să ia în considerare și activitatea de asistență necesară pentru resursa respectivă.
6. Examinați totalurile. Dacă ați folosit zile de lucru unice, standard, decât orice zile în care se pare că un angajat va depune mai mult de opt ore este un steag roșu și trebuie analizat. Este foarte normal să aveți acest lucru atunci când mergeți la suma sumelor și evidențiază cu adevărat modul în care majoritatea organizațiilor își alocă în exces resursele și nici nu își dau seama până nu trec printr-un exercițiu de genul acesta.
7. Nivelați-vă resursele. Aici treceți prin exercitarea fie a mutării muncii către alte persoane, fie a prelungirii duratei sarcinilor, astfel încât toată lumea să fie alocată în mod corespunzător.

© 2017 Max Dalton