Cum să formatați și să scrieți o scrisoare de afaceri profesională

O scrisoare de afaceri este un ritual zilnic pentru unii.

De Petar Miloševi? (Lucrare proprie), CC-BY-SA-3.0, prin Wiki Commons

Comunicarea de afaceri este cheia conducerii unei companii profitabile, respectate. O scrisoare de afaceri este un ritual zilnic pentru multe companii și angajații lor. O scrisoare de afaceri poate face sau rupe o afacere și, evident, o scrisoare bine scrisă este mai capabilă să sigileze afacerea.

Eșantion format de scrisoare de afaceri profesională. Numerele se referă la componentele principale ale unei scrisori de afaceri.

Teresa Coppens, 2012

Componentele principale ale unei mari scrisori de afaceri

Există zece componente principale ale unei mari scrisori de afaceri:

Adresa expeditorului
Data
Adresa destinatarului
O primă impresie bună (salut)
Motivul scrisului (corpul scrisorii)
Sfârșindu-se la scrisoare
Referindu-ne la contactul viitor
Închiderea scrisorii
Incinte
Inițiale pentru dactilografi

1. Adresa expeditorului

Această componentă este adesea inclusă pe antetul companiei. Cu toate acestea, dacă nu utilizați hârtie cu antet, adresa expeditorului apare justificată la stânga la doi centimetri de partea de sus a paginii. Includeți numai adresa de stradă, orașul și codul poștal, urmate de un număr de telefon de contact, un număr de fax și o adresă de e-mail, dacă este cazul. Fontul adecvat pentru scrisoarea dvs. ar trebui să fie ușor de citit și formal. Fontul larg acceptat este Times New Roman, dimensiunea 12, care este un font conservator.

2. Data

Această componentă este utilizată pentru a indica data la care a fost scrisă scrisoarea. Dacă ați durat câteva zile să compuneți scrisoarea, utilizați data la care scrisoarea a fost terminată. Când scrieți companiilor din Statele Unite, utilizați formatul de dată american care se plasează în luna precedentă zilei (12 aprilie 2012). Linia de date ar trebui să fie justificată la stânga și să apară cu o linie sub adresa expeditorului.

3. Adresa destinatarului

Lăsați o linie goală după adresa expeditorului, urmată de adresa destinatarului, care ar trebui, de asemenea, să fie lăsată justificată. Pentru adresele internaționale, tastați numele țării cu majuscule pe ultima linie. Dacă este posibil, ar trebui să scrieți unei anumite persoane. Apelați compania sau discutați cu angajații companiei dacă nu aveți numele persoanei respective. Includeți un titlu personal corect, cum ar fi doamna, doamna, domnul sau doctorul.

4. O primă impresie bună (salut)

Prima impresie asupra cititorului va fi salutarea scrisorii tale. Asigurați-vă că numele și titlul persoanei sunt corecte și ortografiate corect. Dacă a fost imposibil să găsiți numele persoanei, „Stimate domn sau doamnă:” Dacă nu sunteți sigur de sexul persoanei, puteți folosi numele complet într-o salutare. De exemplu, ați putea scrie Dragă Chris Williams: dacă nu ați fi sigur de genul lui Chris. Numele din salutarea dvs. ar trebui să fie același nume ca și cel utilizat pentru adresa destinatarului. Lăsați o linie goală după salut.

5. Motivul pentru care ați scris o scrisoare de afaceri (corpul scrisorii)

Scrisorile de afaceri pot fi scrise din mai multe motive, cum ar fi:

Cerere (pentru a cere informații)
Cerere (pentru a cere cuiva să facă ceva)
Scuze (pentru a spune scuze)
Plângere (pentru a vă plânge de o problemă)

Scriind o scrisoare de anchetă sau cerere, ați putea începe scrisoarea dvs. spunând: „Ai putea…” sau „Ți-aș fi recunoscător dacă ai vrea…” Când dai vești proaste sau îți ceri scuze, ar trebui să fii tacticos și politicos, dând motivul pentru problema. „Din păcate, nu vom putea procesa comanda dvs. la timp din cauza…” sau „Din păcate, nu ne vom putea întâlni în acest moment din cauza angajamentelor anterioare copleșitoare.”

Utilizați un format bloc atunci când vă scrieți scrisoarea. Nu indentați paragrafele, ci faceți un spațiu unic. Lăsați un spațiu gol între paragrafe. Este foarte important atunci când scrieți o scrisoare de afaceri să vă amintiți că concizia este esențială. În primul paragraf, deschideți în mod prietenos și apoi menționați-vă scopul în scris. Următorul paragraf ar trebui să ofere detalii care să justifice motivul scrisului. Un al treilea paragraf poate furniza informații generale și detalii justificative.

6. Încheierea scrisorii de afaceri

Paragraful de închidere ar trebui să reitereze scopul scrisorii și, dacă este necesar, să solicite un anumit tip de acțiune. „Vă rugăm să ne contactați dacă aveți întrebări suplimentare.” „Aș dori să ne întâlnim cu dumneavoastră, pentru a discuta în continuare această chestiune.” De asemenea, dacă documentele trebuie anexate, acest lucru ar trebui indicat în paragraful final. "Vă rog găsiți anexata…"

7. Permiterea contactului viitor

Paragraful de închidere ar trebui să se refere și la contactele viitoare, cum ar fi „Aștept cu nerăbdare să ne întâlnim miercurea viitoare”.

8. Încheierea scrisorii

Încheierea scrisorii dvs. depinde de relația dvs. cu destinatarul. „Cu sinceritate” este mult mai formal decât „Cu sinceritate”. Dacă cititorul vă este bine cunoscut, atunci se poate utiliza „Cu respect”. După închiderea corespunzătoare, urmată de o virgulă, lăsați patru rânduri pentru semnătura dvs., apoi introduceți numele și poziția.

9. Carcase

Dacă sunt incluse incinte cu scrisoarea, indicați acest lucru scriind „Enc”. o linie sub închidere. Dacă sunt incluse mai multe documente, este adecvat să se denumească fiecare document.

10. Inițiale pentru dactilografi

Dacă ați scris scrisoarea, dar altcineva a scris-o sau ați scris scrisoarea pentru altcineva, inițialele dactilografului apar după incinte. Dacă sunteți expeditorul și ați scris singură litera, omiteți inițialele de dactilografiere.

Nu vă grăbiți!

Scrisorile profesionale de afaceri urmează un contur formal care le oferă un aspect lustruit. Cu toate acestea, conținutul este cea mai importantă caracteristică care va asigura un rezultat pozitiv scopului scrisorii dvs. Este imperativ ca ortografia și gramatica dvs. să fie imaculate. Prin urmare, corectați-vă lucrarea de două sau trei ori înainte de a o trimite. Asigurați-vă că formularea dvs. este politicoasă, tactică și la obiect. Executivii au constrângeri de timp și este puțin probabil să-și petreacă timpul citind prozele care rătăcesc și durează prea mult pentru a ajunge la acest punct. Faceți-vă timp pentru a urma instrucțiunile din acest articol și editați cu atenție conținutul concis, iar rezultatul va fi o scrisoare profesională.