Cum să gestionați furtul angajaților

Cum să gestionați furtul angajaților

Autor

Furtul angajaților: Ți se poate întâmpla

Dacă sunteți proprietarul unei afaceri mici, încrederea în angajații dvs. este atât necesară, cât și riscantă. Pe de o parte, aveți nevoie de oameni care vă pot ajuta cu toate aspectele legate de gestionarea afacerii, de la interacțiunea cu clienții și clienții, până la relațiile cu furnizorii, preluarea plăților, evidența contabilă, urmărirea cheltuielilor și stocarea rafturilor. Cu toate acestea, chiar și unii angajați cu CV-uri și referințe impresionante pot fi necinstiți. Atunci când un astfel de angajat este responsabil cu preluarea plăților, achiziționarea de articole legate de afaceri și / sau echilibrarea conturilor, tentația de a scăpa de afacerea dvs. poate fi prea mare. Unii angajați sunt pricepuți să-și ascundă furtul, dar alții se implică direct în fraude.

Statisticile privind furtul angajaților sunt surprinzătoare, dacă nu chiar șocante.

În 2011, un sondaj realizat de Federația Națională de Vânzare cu amănuntul a constatat că pierderile rezultate din furtul angajaților, furtul magazinelor, erorile în hârtii și frauda furnizorilor s-au adăugat la 34,5 miliarde de dolari sau 1,41 la sută din vânzările cu amănuntul. Din acest total, 43,9% a fost atribuită furtului angajaților, semnificativ mai mult decât pierderile din furtul de magazine (35,7%).

În timp ce unii furturi de angajați pot fi clasificate ca fiind relativ mici (furtul de rechizite de birou, folosirea echipamentului companiei pentru uz personal), apar pierderi mai semnificative din falsificarea înregistrărilor de timp, furtul informațiilor comerciale proprietare, cum ar fi listele de clienți și conturile și înregistrările de doctorat pentru a pune mai mulți bani în buzunarul angajatului.

Din păcate, pentru acest autor, am descoperit că un angajat de încredere care fusese cu firma mea de avocatură din ziua deschiderii sale se plătea în exces prin salarizare și folosea cardul de credit pentru o mare varietate de achiziții personale pe o perioadă de 5 luni în 2019 Ea era singurul meu angajat și lucrasem cu ea când am fost amândoi angajați la o altă companie anul precedent. Această angajată se ocupa de admiterea clienților, de salarizare (pentru noi doi), de creanțe și, de asemenea, a servit ca secretară și paralegală a mea. Avea acces atât la un card de credit al companiei, cât și la conturile de verificare ale companiei. Angajatul a înființat, la cererea mea, serviciile noastre de salarizare, site-ul web, publicitate și marketing. Ea mi-a spus în repetate rânduri: „Vreau să te poți concentra asupra practicării avocaturii - mă voi ocupa de orice altceva”.Aceste cuvinte s-au întors să mă bântuie, deoarece furtul angajatului ei m-a costat puțin peste 20.000 de dolari în cinci luni scurte.

Cinci semne ale furtului angajaților

Ce trebuie să faceți dacă descoperiți sau suspectați furtul angajaților

1. Cu excepția cazului în care îl prinzi pe angajat în fapt (vezi # 7 de mai jos), raportează imediat furtul suspectat departamentului tău de resurse umane, dacă ai unul, și coordonează-te cu departamentul, urmând oricare și toate procedurile publicate din manualul angajaților. Poate doriți să discutați problema cu departamentul dvs. de contabilitate, dacă aveți și unul.
2. Dacă angajatul are acces la carduri de credit de afaceri, numerar, conturi bancare, conturi de clienți sau mărfuri, restricționați imediat sau înghețați accesul. Aceasta include raportarea furtului suspectat către bănci și îndepărtarea angajatului ca semnatar autorizat sau agent pe toate conturile. Restricționați accesul angajaților la sediul afacerii și la orice locație în care este desfășurată afacerea dvs., dacă este posibil.
3. Dacă nu aveți un departament de resurse umane și / sau nu aveți un manual publicat pentru angajați, aranjați ca un terț să fie prezent la un apel telefonic sau la o întâlnire cu angajatul suspectat de furt.
4. Pregătiți-vă pentru un apel telefonic sau o întâlnire cu angajatul, aducând dovezi că aveți documente sau susțineți o suspiciune de furt.
5. Suspendați imediat sau revocați angajatul, în funcție de dovezile dvs. și dacă există un manual al angajaților, după ce ați urmat politicile și procedurile publicate. Este sugerat să aveți o a treia persoană prezentă în timpul acestei întâlniri sau apeluri telefonice.
6. Raportați furtul la poliție imediat.
7. Dacă îl prindeți pe angajat în caz de furt, sunați imediat la poliție înainte de a permite angajatului să plece.
8. Raportați imediat furtul către clienți sau clienți dacă angajatul a avut acces la informații sensibile, inclusiv, dar nu limitat la numerele de securitate socială, numerele de cont bancar și / sau numerele cardurilor de credit.
9. În cazul în care angajatul are eliberat un computer laptop sau alt dispozitiv portabil pe care sunt stocate informații sensibile despre client sau client, asigurați imediat returnarea unui astfel de computer sau dispozitiv (e). Toate proprietățile companiei trebuie solicitate înapoi, inclusiv telefoanele mobile, cardurile de membru și orice alte metode prin care pot fi efectuate cheltuielile companiei (de exemplu, cardurile de credit pentru combustibil).

Preveniți furtul angajaților în afacerea dvs.

Pași pe care îi puteți lua pentru a preveni sau a minimiza furtul angajaților

Angajarea angajaților este o practică delicată. Este posibil să doriți să consultați un avocat pentru ocuparea forței de muncă pentru a vă asigura că practicile dvs. de angajare nu sunt discriminatorii. Un avocat vă poate ajuta, de asemenea, să dezvoltați un manual al angajaților care să abordeze situații precum furtul angajaților. Un acord de neconcurență poate fi, de asemenea, recomandabil pentru a proteja secretele comerciale și listele de clienți.

Fii proactiv în prevenirea pierderilor de la început. Acest lucru, combinat cu practici de examinare atentă și legală a angajaților, poate oferi o anumită asigurare proprietarului unei mici întreprinderi.

Iată câțiva pași pe care îi puteți face pentru a preveni sau minimiza furtul angajaților:

• Solicitați și contactați cel puțin trei referințe profesionale enumerate de un potențial angajat înainte de angajare
• În cazul în care angajatul va avea acces la numerar și / sau conturi, efectuați audituri regulate și echilibrați frecvent cărțile (nu mai puțin de o dată pe lună)
• Explicați și solicitați angajatului să semneze politici și proceduri privind ocuparea forței de muncă privind utilizarea autorizată a cardurilor de credit ale companiei și plata cu fondurile companiei a oricăror achiziții legate de afaceri
• Explicați și solicitați angajatului să semneze politici și proceduri de angajare care interzic utilizarea cardurilor de credit ale companiei și plata cu fondurile companiei pentru orice cheltuieli personale
• Luați în considerare solicitarea unui avocat pentru a redacta un acord executoriu de neconcurență pentru a proteja listele de clienți proprietari și strategiile de marketing ale companiei
• Luați în considerare necesitatea preautorizării oricărei cheltuieli pentru o achiziție de afaceri care depășește o sută de dolari într-o singură tranzacție și pentru orice situație în care mai multe tranzacții de afaceri depășesc trei într-o săptămână dată
• Luați în considerare obligarea fiecărui angajat (nu la un ceas de timp) să țină cont de orele petrecute zilnic în sarcinile de lucru cu o descriere a fiecărei sarcini
• Dacă sunteți de acord să plătiți pentru asigurarea de sănătate sau alte cheltuieli (de exemplu, serviciul de telefonie mobilă), luați în considerare aranjarea plății directe către furnizor, mai degrabă decât rambursarea directă a angajatului

Cunoașteți-vă drepturile dacă un angajat v-a furat

Autor

Furtul angajaților: Take-Away

Lecțiile pe care le-am învățat ca urmare a furtului angajaților au fost dificile. Începând cu data acestei scrieri, problema se află în proceduri de justiție penală. Încă nu am stabilit dacă să-mi urmăresc fostul angajat în procedurile judiciare civile.

Este posibil ca acest mic proprietar să nu recupereze niciodată pierderile pe care le-am suferit. Cu siguranță nu voi recupera nenumăratele ore petrecute la depunerea rapoartelor la poliție și FBI, întâlnindu-mă cu instituțiile bancare și de carduri de credit, urmărind clienții pentru a-i alerta cu privire la furt și tratând potențialul compromis al informațiilor sensibile ale clienților. De data aceasta, iar valoarea emoțională pe care a luat-o depășește cu mult suma reală de bani furată din mica mea afacere.

De când am descoperit furtul angajaților, am aflat că multor alți prieteni și colegi li s-au întâmplat situații similare. Deși cred că prevenirea completă este dificil de realizat, întreprinderile mici pot lua cu siguranță anumite măsuri pentru a minimiza riscul de pierdere.

Cât de frecvent este furtul angajaților?

Vorbind cu străini: Ce ar trebui să știm despre oamenii pe care nu îi cunoaștem

Pot fi necesare acțiuni în justiție în cazul furtului angajaților

Autor

© 2020 Stephanie Marshall