Cum să organizați întâlniri eficiente la locul de muncă

Cum să împiedicați întâlnirile să fie o pierdere de timp

Întâlnirile sunt unul dintre cele mai comune moduri în care oamenii comunică între ei la locul de muncă. La finalizarea corectă, întâlnirile pot reduce neînțelegerile, pot genera idei noi, pot consolida obiectivele comune ale echipei și pot rezolva probleme. În majoritatea organizațiilor, întâlnirile reprezintă o parte importantă a procesului decizional. Dar un lider inteligent știe, de asemenea, că de fiecare dată când convocă o întâlnire, angajații săi sunt luați de la munca pe care au fost angajați să o facă. Atunci când nu sunt planificate și executate corespunzător, întâlnirile pot lăsa oamenii frustrați, luați de la sine înțeles și suprasolicitați.

Participanții ar trebui să părăsească întâlnirile simțindu-se împuterniciți și inspirați, nu confundați și dezamăgiți. Iată câteva sfaturi și sugestii pentru a vă ajuta să conduceți întâlniri eficiente și plăcute la locul de muncă. Când sunt planificate cu atenție, întâlnirile se încheie cu toată lumea simțind că s-a realizat ceva semnificativ.

Organizarea unei întâlniri eficiente începe cu alegerea spațiului potrivit pentru a aduna. Asigurați-vă că vă rezervați sala de ședințe cu mult timp în avans, astfel încât să fie disponibilă atunci când aveți nevoie de ea.

9 moduri de a organiza o întâlnire de lucru eficientă și productivă

1. Alegeți locul potrivit pentru întâlnire.

Alegeți locația potrivită pentru întâlnire și asigurați-vă că ați rezervat-o cu un buffer rezonabil de timp înainte și după întâlnire, astfel încât să puteți configura camera, să salutați oaspeții și să răspundeți la întrebările lor ulterior. Creând spațiu înainte și după partea principală a ședinței, veți evita acele situații incomode în care oamenii apar înainte de a fi gata sau întâlnirea rulează ore suplimentare și trebuie să vă grăbiți din cameră, astfel încât grupul programat după dvs. începe la timp.

2. Înțelegeți ce tip de întâlnire veți avea (și urmați obiectivul respectiv).

Va fi o întâlnire de colaborare în care se va aștepta ca toată lumea să participe la discuție sau va fi o întâlnire în care vorbiți cea mai mare parte a discuției? În general, există trei tipuri principale de întâlniri bazate pe fluxul de informații.

Întâlniri de diseminare a informațiilor: liderul prezintă fapte, explică o nouă direcție de politică sau demonstrează un proces sau procedură. Este posibil ca participanții să aibă timp să pună întrebări după prezentarea principală, dar, în cea mai mare parte, informațiile curg de sus în jos.
Întâlniri de colectare a informațiilor: Liderul solicită contribuții și feedback de la participanți. De exemplu, președinților subcomitetelor li se poate cere să prezinte concluziile grupului lor. Sau poate liderul ședinței are nevoie de idei pentru a ajuta la îmbunătățirea proceselor de fabricație sau administrative și dorește să ofere personalului șansa de a-și oferi ideile. În acest tip de întâlnire, fluxul de informații este de la participanții la grup până la lider.
Întâlniri de colaborare: sesiuni de brainstorming, ateliere interactive, planificare strategică și întâlniri al căror scop este de a genera idei pentru a rezolva o problemă sau de a dezvolta un plan care avansează apel pentru un flux reciproc de informații înainte și înapoi. În aceste tipuri de sesiuni, liderul întâlnirii servește adesea ca facilitator care menține lucrurile fără probleme și canalizează energia creativă a grupului în soluții utile care servesc întreaga organizație.

3. Circulați o agendă în avans.

Trimitând din timp o agendă tuturor participanților la întâlnire, oamenii se pot pregăti corespunzător pentru rolul lor. Vor ști ce probleme sunt discutate, despre ce secțiuni se va aștepta să vorbească și despre cine va mai fi la întâlnire. Este pur și simplu neprofesional și ineficient să ne așteptăm ca oamenii să se prezinte la o întâlnire pentru care nu se pot pregăti. Organizați o întâlnire de afaceri, nu o petrecere surpriză, așa că asigurați-vă că furnizați informații clare.

4. Invită persoanele potrivite.

Ai stat vreodată într-o ședință și te-ai întrebat de ce pe pământ ai fost acolo? Problemele discutate nu vă afectează departamentul, nu aveți experiența sau cunoștințele specializate necesare pentru a contribui la discuție sau aveți un termen limită pentru un proiect departamental propriu și pur și simplu nu aveți timp să vă pierdeți. Da, din păcate, unii manageri planifică întâlniri cu o mentalitate „cu cât mai mult, cu atât mai bine” și în loc să invite doar persoanele care au cel mai mult nevoie să discute problemele de pe ordinea de zi, se trimite o invitație generală și oamenii din toate colțurile organizației se așteaptă să participe.

Dacă doriți să planificați o întâlnire eficientă, fiți selectivi atunci când vă redactați lista de participanți. O modalitate de a decide dacă cineva ar trebui să participe la o ședință este să vă întrebați dacă persoana respectivă va trebui sau nu să ia vreo decizie luată la ședință. Dacă răspunsul este da, atunci includeți acea persoană pe lista de invitați.

Cei mai eficienți planificatori de întâlniri sunt cei care apreciază timpul participanților lor la fel de mult ca și pe al lor.

5. Setați tonul la început.

Sosiți devreme și organizați-vă materialele înainte de începerea întâlnirii. Configurați și testați echipamentul AV înainte ca participanții să înceapă sosirea. Când trec prin ușile sălii de ședințe, ar fi trebuit să aveți timp să faceți o verificare rapidă de îngrijire și apoi să fiți gata să le întâmpinați cu un zâmbet prietenos și un salut agreabil. Lăsați-i pe participanții la întâlnire ușor și asigurați-vă că știu că prezența lor este apreciată - când începe întâlnirea, vor fi mai predispuși să acorde atenție și să rămână implicați în ceea ce se întâmplă.

6. Alegeți configurația potrivită a camerei pentru întâlnire.

Tipul de întâlnire pe care îl aveți (oferirea de informații, preluarea de informații sau rezolvarea problemelor) vă va ajuta să decideți cum să configurați mesele și scaunele. De exemplu, într-o întâlnire de informare în care o persoană face cel mai mult --- dacă nu chiar --- vorbirea, ar fi adecvat să aranjăm mesele și scaunele în stilul clasei cu participanții cu fața în față. Într-o întâlnire mai interactivă, cum ar fi o întâlnire de rezolvare a problemelor, în care doriți ca oamenii să poată vorbi și asculta unul pe celălalt, apoi un set de potcoavă (un pătrat sau dreptunghi cu scaune și scaune pe trei dintre cele patru laturi) fi potrivit.

7. Asigurați-vă că sunteți odihnit corect și plin de energie.

În calitate de lider al ședinței, stabiliți tonul pentru modul în care se va desfășura întâlnirea. Dacă sufocați căscături sau vă plimbați în jurul camerei ca și cum bateriile vă vor muri, atunci nu vă puteți aștepta ca ceilalți din cameră să rămână implicați și interesați de ceea ce spuneți.

8. Oferiți băuturi răcoritoare adecvate.

Dacă aveți o întâlnire lungă, care va dura aproape toată dimineața sau după-amiaza, ori de câte ori este posibil, este o idee bună să oferiți un fel de băuturi răcoritoare ușoare, cum ar fi ceai, cafea, fructe și biscuiți de ceai, pentru a ajuta oamenii să treacă peste. Cel puțin, furnizați apă. Dacă nu puteți oferi băuturi răcoritoare, asigurați-vă că faceți o pauză în timpul întâlnirii, astfel încât oamenii să își poată mânca propriile gustări sau să ia ceva de la chioșcul de cafea.

9. Obțineți practică suplimentară cu privire la modul de desfășurare a întâlnirilor eficiente, urmând cursuri și programe de instruire.

Sfaturile și sugestiile prezentate în acest articol despre cum să organizați o întâlnire eficientă au fost inspirate de o organizație care predă abilități de vorbire și leadership de aproape 100 de ani: Toastmasters International. La o întâlnire Toastmasters, nu numai că înveți cum să-ți calmezi temerile de a vorbi cu un public, înveți și cum să planifici și să conduci o întâlnire, să gestionezi timpul în mod eficient, să faci față distragerilor și să oferi feedback și sprijin semnificativ colegilor tăi. Înveți chiar cum să-ți păstrezi calmul și să gândești în picioare atunci când lucrurile nu merg așa cum am planificat.

Dezvoltând abilitățile de planificare a întâlnirilor și evenimentelor ca parte a angajamentului dvs. continuu față de dezvoltarea profesională, vă veți pregăti pentru succes pe măsură ce avansați în carieră. Cine nu iubește un angajat care poate strânge cu măiestrie o întâlnire plăcută și productivă?