Cum să vă gestionați e-mailul mai eficient la locul de muncă

Nu ar fi frumos dacă Mesaje primite ar putea arăta ca grămada de hârtie din dreapta, nu cea din stânga? Iată cum puteți începe sortarea prin e-mail.

Cum să gestionați e-mailul eficient la locul de muncă

Simți că primești prea multe e-mailuri la serviciu? Îți dai ochii peste cap și suspin când îți deschizi contul de e-mail și găsești sute de mesaje care așteaptă să fie deschise, scanate, șterse sau tratate?

În unele zile, se pare că este nevoie de mai mult timp pentru a participa la sarcinile de e-mail decât pentru a efectua orice lucru. E-mailul nu a fost menit să ne facă zilele lucrătoare mai ocupate. E-mailul a fost dezvoltat ca o modalitate de a accelera livrarea mesajelor importante și de a reduce excesul de deșeuri de hârtie. Dar realitatea este că tehnologia de e-mail nu este un panaceu pentru îmbunătățirea eficienței comunicațiilor dvs. de afaceri. De ce? Deoarece la fel ca toate tehnologiile, e-mailul depinde complet de modul în care alegeți să îl utilizați pentru a vă satisface nevoile. Adagiul „gunoi în, gunoi în afara” se aplică modului în care utilizați (sau abuzați) conturile de e-mail de la serviciu.

În cartea sa Managing Your E-mail: Thinking Outside the Inbox, expertul în comunicare Christina Cavanagh oferă sfaturi despre cum să:

• Controlați eficient și filtrați ce se termină în Mesaje primite

• Identificați și gestionați mesaje banale și de valoare redusă care creează aglomerație în Mesaje primite

• Înțelegeți și gestionați problemele cauzate de e-mailurile de grup și listele de distribuție

Cartea oferă, de asemenea, sfaturi și sugestii utile pentru a evita problemele legale cauzate de utilizarea inadecvată a e-mailului la locul de muncă. Iată câteva memento-uri simple pentru a vă ajuta să evitați capcanele obișnuite ale e-mailurilor.

1. Amintiți-vă întotdeauna că e-mailurile sunt înregistrări permanente.

Nu există așa ceva ca poșta electronică ștearsă. Chiar dacă un e-mail poate părea eliminat din sistemul dvs., nu aveți de unde să știți dacă mesajul dvs. a fost șters de către destinatar. De fapt, după ce trimiteți un e-mail, nu există nicio modalitate de a ști ce se va întâmpla cu acesta. Poate fi redirecționat, copiat sau salvat ca captură de ecran. Folosiți e-mailul de serviciu numai pentru mesaje profesionale și legitime. Evitați întotdeauna să includeți orice informații în e-mailurile dvs. legate de muncă pe care nu ați dori să le cunoașteți public sau să le examinați supraveghetorii.

2. Nu lăsați niciodată e-mailul nesupravegheat.

Protejați-vă întotdeauna contul de e-mail cu parole și asigurați-vă că programele dvs. de e-mail nu sunt lăsate deschise pe laptop sau computer. Cavanagh observă că, dacă altcineva accesează contul dvs. de e-mail pentru a trimite informații jignitoare, potențial ilegale sau dăunătoare în numele dvs., poate fi foarte dificil să demonstrați că nu ați fost autorul acelui mesaj.

3. Fiți transparent cu privire la politicile organizației dvs. cu privire la utilizarea, stocarea și monitorizarea e-mailurilor la locul de muncă.

Utilizați bannere la sfârșitul e-mailurilor pentru a notifica utilizatorii (atât expeditori, cât și destinatari) cu privire la drepturile și responsabilitățile lor legale în ceea ce privește transmiterea e-mailurilor. Bannerele pot fi utilizate pentru a notifica utilizatorii de e-mail dacă și cum vor fi monitorizate transmisiile lor de e-mail. Un extras din Gestionarea e-mailului dvs. oferă un exemplu de formulare pentru un banner care notifică utilizatorii rețelei de e-mail guvernamentale despre limitele de confidențialitate:

Data viitoare când trimiteți sau primiți un e-mail de la o corporație sau un organism guvernamental, priviți cu atenție și vedeți dacă utilizează un banner de divulgare în e-mailurile lor.

Merită cu adevărat acea carte electronică gratuită pe care ați obținut-o pentru a vă înscrie la un e-buletin informativ?

4. Opriți-vă să vă înscrieți pentru abonamente de e-mail pe care nu le veți citi niciodată.

Odată am avut un cont de e-mail suplimentar care arăta exact ca acesta. Am tot amânat să mă ocup de e-mailuri și așa au continuat să se acumuleze. În cele din urmă am decis să închid tot contul. Îl configurasem să citesc e-newsletter, feed-uri și alte abonamente gratuite, dar pur și simplu nu am avut timp să citesc toate scrisorile electronice gratuite la care m-am înscris.

5. Folosiți e-mailul mai rar.

Controlarea numărului de e-mailuri pe care le generați vă ajută să controlați cantitatea de e-mailuri pe care le primiți în schimb.

Dacă doriți să reduceți cantitatea de e-mail nedorit și informațiile inutile pe care le primiți, țineți cont de cât de multe e-mailuri trimiteți altor persoane. Cavanagh remarcă faptul că ceea ce ne place cel mai mult la e-mail este, de asemenea, ceea ce urăm cel mai mult la asta. Ea spune: „Ne place pentru că putem transmite același mesaj multor persoane cu o singură apăsare de tastă; îl urâm pentru că primim prea multe din aceste mesaje”.

De la utilizarea funcției „Răspundeți la toți” în loc să vă alocați timp pentru a selecta destinatarii corespunzători, la redirecționarea scrisorilor în lanț „inspiraționale sau amuzante”, majoritatea dintre noi s-au angajat în practici de e-mail proaste care ne încetinesc pe noi și pe colegii noștri de muncă. Încercați să adoptați câteva obiceiuri bune de e-mail, cum ar fi acestea:

• Păstrați mesajele scurte și la obiect.

• Mențineți listele de distribuție actualizate și eliminați destinatarii de e-mail care nu mai fac parte dintr-un departament sau nu sunt implicați activ într-un proiect comun.

• Nu utilizați listele de distribuție ale organizației dvs. pentru a promova proiecte personale sau următoarea acțiune de strângere de fonduri a copilului dumneavoastră. Împărtășiți aceste tipuri de notificări în sala de prânz sau pe o tablă comună.

Ce crezi? Care sunt cele mai mari urări ale animalelor tale despre gestionarea e-mailului? Împărtășiți-vă gândurile în comentarii.

Memento: Nu vă bazați prea mult pe e-mail!

Indiferent cât de eficient deveniți în gestionarea e-mailului și evitarea preluării zilei de lucru, uneori un apel personal este cel mai bun mod de a face față unei situații. Dar dacă gândul de a ridica telefonul și de a vorbi cu o ființă umană reală te face să fii nervos, relaxează-te, ești într-o companie bună. Există mulți oameni care ar prefera să trimită un text sau un e-mail decât să vorbească la telefon. Un articol online din Știința noastră oferă câteva sfaturi și idei de la psihologi cu privire la motivul pentru care unii dintre noi se tem să facă apeluri telefonice și ce putem face pentru a trece peste această frică.

• Psihologii vă explică anxietatea telefonului și cum să treceți peste ea

Sfat bonus prin e-mail: Dacă unul dintre lucrurile care te înnebunește în legătură cu utilizarea e-mailului este faptul că oamenii își iau veșnic răspunsul la mesajele tale, poate că este timpul să examinezi capătul mesajului tău. Încheiați mesajul dvs. de e-mail cu un îndemn specific și clar la acțiune sau deconectarea dvs. este prea dorită?

În loc să închideți un mesaj lung cu „Ce părere aveți despre acest plan?” încercați să puneți o întrebare mai specifică. Ați putea încerca să întrebați: „Care dintre cele cinci puncte pe care le-am enumerat credeți că ar trebui să le implementăm imediat?” Puneți o întrebare specifică care se referă la punctele pe care le-ați adus în e-mailul dvs. și creați un sentiment de urgență întrebând ce articole au nevoie de cea mai mare atenție acum.

© 2013 Sally Hayes