Cum să-ți organizezi șeful dezorganizat

Ei sunt șefi pentru un motiv (dar abilitățile organizatorice nu sunt)

Ajutarea șefului dvs. să se organizeze îi va spori imaginea profesională. Ajutați-i să facă acest lucru fără a fi un show-off.

Maggie prin Flickr, CC-BY-SA 2.0, modificat de FlourishAnyway

Ajută-ți șeful să-și adune lucrurile (sau ei)

El este șeful dintr-un motiv bun, dar acest motiv nu este cu siguranță abilitățile sale organizatorice.

Uneori neglijează detaliile cheie. Biroul său este un munte de dosare deplasate. Când șeful tău nu poate găsi acel document important, termenele iminente pot face ca biroul să se simtă ca o oală sub presiune. Suna familiar? Dacă da, ajută-l pe șeful tău să-și gestioneze timpul și să acorde prioritate - tot timpul lăsându-l să creadă că a fost ideea lui .

Pe măsură ce șeful tău devine mai organizat, el își va îmbunătăți imaginea profesională. El va fi, de asemenea, mai conștient de ceea ce este în programul său și va dezvolta o mai mare stăpânire a timpului său. La rândul său, vă puteți culege beneficiile reziduale de mai puțin stres și mai multă eficiență.

Gândiți-vă la timpul și eforturile suplimentare necesare pentru a-l organiza ca o investiție. Prin gestionare, veți gestiona propriul progres în carieră și imaginea profesională în același timp.

Sunteți gata să începeți?

Ai asta!

Condus de exemplu. Mai întâi demonstrați singur abilități organizaționale solide.

StartUpStockPhotos prin Pixabay, Free Domain

First Build Trust

Înainte de a încerca să remediați ceva, trebuie să câștigați dreptul de a face acest lucru. Asta înseamnă construirea unei baze de încredere.

Condus de exemplu

Asigurați-vă că demonstrați singur abilități de organizare solide, reglând fin sistemul pentru a rămâne pe drumul cel bun. Păstrați propriul spațiu de lucru ordonat. Prezentați-vă la întâlnirile pregătite. Respectați toate termenele limită. În plus, demonstrați-vă abilitatea de a avea la îndemână cele mai frecvente informații bazate pe informații (de exemplu, contacte cheie, rapoarte accesate frecvent).

Căutați să înțelegeți

Pe măsură ce câștigi încrederea șefului tău, de asemenea, ascultă, acordând o atenție deosebită sentimentelor exprimate. Ascultați semnele că abilitățile organizaționale slabe ale șefului dvs. îi provoacă frustrare, conflicte sau chiar consecințe în organizație. Exemplele includ termenele limitate sau întâlnirile pierdute, documentele pierdute și comentariile celorlalți.

Evaluați mai întâi situația înainte de a intra în ajutor și, mai ales, evitați să-i oferiți feedback care ar putea să vă dea înapoi. (Amintiți-vă că vă aflați într-un mod de colectare a informațiilor.) Poate exista o metodă pentru nebunia sa, oricât de ineficientă, pe care trebuie să o înțelegeți.

De asemenea, oricât de iritat te-ar face necinstea, niciodată să nu dai cu cineva care-i face gură rău. Aerisirea dvs. ar putea reveni la el și astfel de comentarii critice sunt incompatibile cu intenția dvs. de a ajuta.

Construirea unui parteneriat de încredere este cheia succesului

Demonstrați-vă abilitățile organizaționale solide prezentându-vă la întâlnirile pregătite și menținându-vă propriul spațiu de lucru ordonat. Ascultați sentimentul cu ce sentimente sau consecințe sunt legate de slabele abilități organizatorice ale șefului.

rdubois vis Flickr, CC-BY-SA 2.0

Oferiți sprijin strategic

Asigurați-vă că atât rolul dvs., cât și comportamentul dvs. susțin cele mai bune performanțe ale șefului dvs., minimizând distracțiile și sporind eficiența acestuia.

Aliniați obiectivele

Aflați care sunt obiectivele șefului dvs. și cum este măsurat el în companie. Asigurați-vă că obiectivele dvs. de performanță sunt legate de ale sale. Dacă percepeți o deconectare, spuneți-i că doriți să căutați claritate în ceea ce privește modul în care obiectivele dvs. pot să le susțină mai pe deplin pe ale sale și ale organizației.

Minimizați întreruperile

Întrebați-l cum preferă să primească informații, atât în ceea ce privește canalul său (de exemplu, electronic, în persoană, telefon), cât și preferințele de sincronizare. Unii oameni sunt „oameni de dimineață” și se bucură de scufundări chiar în ziua lor, în timp ce alții se încălzesc lent.

Înțelege, de asemenea, modul în care dorește să fie tratate întreruperile și ajută-l să le evite pe cele care nu sunt necesare. Cercetările arată că angajații de la birou sunt întrerupți în medie o dată la trei minute. ¹ Având în vedere că poate dura până la 23 de minute pentru a reveni la sarcina inițială, nu este de mirare că oricine poate termina ce începe.

În loc să apară pentru a pune acea întrebare rapidă - care deseori nu este atât de rapidă, nu-i așa? - încercați această tehnică. Grupați mai multe articole mai puțin importante, apoi rezervați 15 minute în calendarul șefului dvs. pentru a avea grijă de toate într-o singură ședință. După ce ați folosit această tehnică de câteva ori, explicați-i că rațiunea dvs. este eficiența și minimizarea întreruperilor. Discutați cum funcționează pentru amândoi. S-ar putea să descoperiți că acesta este un început de conversație excelent în ceea ce privește eficiența.

Faceți un șef bun organizat

Fii succint în comunicări și ajută-l pe manager să evite distragerea atenției.

ernestoeslava prin Pixabay, Free Domain

Reader Poll

Comunică clar

Fii scurt

Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.

Use "Reply All" Sparingly

Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.

You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.

Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.

Sacha Quester-Séméon via Flickr, CC-BY-SA 2.0, modified by FlourishAnyway

Employ Consistent Labeling

Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.

Help Your Boss Share Information

In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!

Present Solutions, Not Problems

When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)

One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.

Manage Your Time and Help Your Boss Manage His

Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.

anlebed91 via Pixabay, Free Domain

Time Management

Help your boss with time management using the following tips:

Create and Share a Calendar

Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.

When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.

Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.

Meeting Management

If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.

Conquer Disorganization Together

Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.

rawpixel via Pixabay, Free Domain

Divide and Conquer

Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.

Label, File, and Store

Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.

First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.

Adopt the "One Touch" Rule

As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.

Yes, Change Is Possible

When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.

Jill Clardy via Flickr, CC-BY-SA 2.0

The Soft Sell

Small Changes and Buy-In

Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.

Don't Be a Know-It-All

Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:

"How about if I help you…"
"I bet we can figure out how to…"
"I've learned…"
"One thing I have found is…"
"What do you think if…?"
"Would you find it helpful…?"

Encourage

Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.

Sources

¹ The Wall Street Journal. „Distrageri la locul de muncă: Iată de ce nu vei finaliza acest articol”. Ultima modificare pe 11 decembrie 2012.