Cum să vă organizați înregistrările financiare

An după an am trăit cu stresul grămezilor de hârtie dezorganizate împrăștiate prin casă. Erau mici stive ici și colo, lângă intrare, în bucătărie și pe biroul meu. Am avut un sistem de intrare / ieșire, dar nu a funcționat eficient. Facturile s-ar pierde, declarațiile ar fi ajuns rar în dosarele lor și nu aș putea găsi niciodată ceea ce aveam nevoie când aveam nevoie de el. În modul cel mai de bază, finanțele mele nu au fost organizate corect.

Gestionarea eficientă a finanțelor dvs. necesită un sistem de urmărire a tuturor facturilor, situațiilor financiare, polițelor de asigurare și a altor documente importante. Nu este nevoie să salvați fiecare bucată de hârtie, chitanță sau factură care vă trece prin mâini. Mai jos este un ghid care vă ajută să determinați la ce trebuie să vă țineți și ce puteți distruge. Odată ce ați știut clar aceste cerințe, vă puteți curăța fișierele vechi și teancurile de hârtii și puteți configura un sistem rapid și ușor de urmărit zilnic.

Sistem de depunere la domiciliu

Ce ar trebui depus? Ce ar trebui aruncat?

Majoritatea dintre noi economisim prea multe documente, ceea ce devine o povară de gestionat. Nu este necesar să salvați fiecare chitanță bancară sau factură prin cablu. Cât de des ați avut nevoie de ele pentru referință? Obișnuiește-te să parcurgi toate e-mailurile în fiecare zi și să scapi de orice nu ai nevoie. Rămâneți constant pe fluxul de hârtie în casă, prin birou sau stivuite pe birou.

După ce ați stabilit un sistem de lucru, va dura doar câteva minute în fiecare zi pentru a-l menține în ordine.

Iată o privire rapidă asupra unora dintre documentele financiare pe care trebuie să le agățați și să le depuneți și pe cele pe care le puteți arunca. Rețineți când „aruncați” că mărunțirea și reciclarea este cel mai responsabil mod de a merge - pentru protecția identității și a planetei.

• Cote de salariu: după ce ați verificat cotele de plată pentru acuratețe, acestea nu sunt necesare. Puteți salva cea mai recentă, în cazul în care aveți nevoie de ea pentru dovada angajării atunci când solicitați un împrumut.
• Extrase de cont bancare , cecuri anulate: salvați și depuneți extrase de cont bancare pentru trei ani fiscali complet. Acestea vor fi necesare dacă sunteți auditat și vă pot servi drept chitanță pentru a dovedi facturile achitate. Cecurile anulate ar trebui salvate cel puțin un an. Când declarațiile și verificările nu mai sunt relevante, ardeți-le sau distrugeți-le.
• Facturi de utilități: nu este necesar să salvați facturile de utilități de luni sau ani. Când vine o factură, verificați dacă ați fost creditat pentru ultima plată, apoi aruncați sau sfărâmați vechea factură. Salvați doar cele mai actuale.
• Extrase de card de credit: la fel ca în cazul facturilor de utilități, verificați pentru a fi sigur că ați fost creditat pentru ultima dvs. plată și păstrați doar extrasul cel mai actual. Nu este nevoie să vă înfundați fișierele cu extrasele vechilor carduri de credit, cu excepția cazului în care aceste carduri au fost utilizate pentru cheltuieli deductibile din impozite.
• Polițe și facturi de asigurare: Păstrați-le pe durata actuală și în vigoare. Politicile anulate și declarațiile aferente pot fi aruncate.
• Bonuri de depunere, chitanțe de card de debit și bonuri de bancomat: salvați-le numai până la sosirea următorului extras bancar pentru a le putea verifica și a verifica sumele. Atâta timp cât nu reprezintă o cheltuială deductibilă de impozite și nu vor fi necesare ca dovadă pentru o cerere de garanție, le puteți arunca.
• Înregistrări imobiliare: Înregistrările imobiliare trebuie păstrate pe durata dreptului de proprietate. Dacă există șansa ca înregistrările să fie necesare în scopuri fiscale, salvați-le în urma unui transfer de proprietate sau vânzare.
• Înregistrări de investiții: Toate înregistrările de investiții și extrasele de cont bancare legate de investiții ar trebui să fie salvate. Dacă declarațiile dvs. sunt cumulative, puteți păstra doar cele mai recente și distruge documentele învechite.

Faceți-vă timp să parcurgeți toate lucrările dvs. - inclusiv fișierele vechi - pentru a șterge orice nu mai este necesar. Acest lucru va face sarcina organizării evidențelor financiare mai ușoară și mai puțin aglomerată. În cele din urmă, veți avea un sistem de înregistrare organizat care vă va permite să găsiți ceea ce aveți nevoie la un moment dat.

The Bill Payer, set de organizare financiară la domiciliu.

Configurați un sistem de înregistrare

Există mai multe tipuri diferite de sisteme de înregistrare de luat în considerare. În funcție de nevoile dvs., ar putea fi necesar orice, de la un fișier portabil de acordeon până la un dulap mic. După ce ați curățat toate excesul de documente financiare, evaluați cât spațiu veți avea nevoie pentru a stoca restul fișierelor. Mergeți puțin mai mare decât aveți nevoie în prezent, astfel încât să nu vă faceți griji cu privire la trecerea la un sistem mai mare mai târziu și puteți depune hârtiile rapid și ușor.

Folosesc un sistem de înregistrare tradițional simplu cu file pentru fiecare categorie (a se vedea secțiunea de mai sus pentru categoriile generale). În plus, am fișiere separate pentru a stoca hârtii importante pentru fiecare dintre copiii mei, facturile medicale și asigurarea. Fiecare poliță de asigurare și declarație aferentă au și propriul lor dosar.

Configurați o stație de plată a facturilor. Aceasta poate fi o cutie simplă de stocare mică care conține tot ce aveți nevoie pentru a vă plăti facturile, un organizator de fișiere desktop sau un produs de organizare pe bază de calendar conceput special pentru această sarcină. Chiar dacă plătiți majoritatea facturilor dvs. online, va trebui în continuare în mod inevitabil să plătiți facturile impare în modul „de modă veche” și să vă solicitați carnetul de cecuri, ștampile etc. într-o locație convenabilă. În loc de un singur fișier „de plătit”, folosesc un sistem bazat pe calendar. Plătirea cât mai multor facturi online ajută la menținerea hârtiei la un nivel minim și îmi pot marca calendarul și pentru acele plăți datorate.

Documente care ar trebui stocate într-un seif

Pentru a fi în siguranță, luați în considerare depozitarea următoarelor documente importante, adesea de neînlocuit, într-o cutie de valori închiriată sau într-un seif ignifug în casa dvs.

• Certificatele de naștere, deces și căsătorie
• Actele de soluționare, custodie și divorț
• Acte de adopție sau cetățenie
• Acte de proprietate, titluri de autovehicule
• Acțiuni, obligațiuni de economisire din SUA
• Contractele ipotecare și terestre sau orice acorduri obligatorii din punct de vedere juridic
• Hârtii militare
• Brevete, drepturi de autor
• O listă a inventarului dvs. de acasă, inclusiv fotografii și chitanțe.

În caz de urgență

Ești singurul din familia ta care se ocupă de plata facturilor și depunerea financiară? S-ar putea soțul sau altcineva drag să găsească documentele necesare în absența ta?

Lăsați-vă timp pentru a configura un fișier „În caz de urgență” care explică sistemul dvs., clarifică unde sunt stocate informații juridice și de asigurare importante și instrucțiuni despre cum să găsiți ceea ce ar putea fi necesar în caz de urgență. Includeți numere de telefon importante, cum ar fi cele pentru contabil, avocat și broker de investiții. Marcați fișierul clar, astfel încât să poată fi găsit cu ușurință în absența dvs. Păstrați-l actualizat în mod regulat.

Asigurați-vă un angajament

Cheia pentru a face ca orice sistem de depunere să funcționeze și să vă păstreze înregistrările financiare bine organizate este să vă angajați să țineți pasul cu acesta zilnic. Odată ce sistemul dvs. este pus în funcțiune, luați câteva minute în fiecare zi pentru a sorta e-mailurile, a înregistra extrase și a fi la curent cu facturile dvs.

În curând, veți fi stabilit un obicei care este esențial pentru sănătatea dvs. financiară pe termen lung și va reduce o parte din stresul generat de gestionarea finanțelor.

Video util despre cum să vă organizați documentele