Cum să rămâi organizat cu o listă de verificare

Acest articol va detalia modul de utilizare a listelor de verificare pentru a rămâne organizat.

mohamed_hassan, CC0, prin PIxabay

Simți că ai pierdut controlul?

Ați avut vreodată una dintre acele zile în care părăsiți munca simțind că nu ați realizat nimic?

Biroul dvs. arată mai aglomerat decât atunci când ați ajuns.
Mesaje primite maximizate săptămâna trecută.
Notele post-it acoperă ecranul computerului.
Nu mai este loc pentru picioarele tale sub birou.
Și acea întâlnire de dimineață s-a încheiat în sfârșit acum o oră.

A rămâne organizat este o provocare. Informațiile ne bombardează din toate direcțiile. Mesajele text, rețelele de socializare, e-mailul, răspunsurile la formularele web, solicitările de întâlnire, conversațiile trecute, apelurile telefonice și e-mailurile standard concurează pentru atenția noastră.

Nu este de mirare că nivelurile de stres sunt ridicate. Asociația Americană de Psihologie (APA) raportează că 39% dintre americani au suferit în 2017 de „stres semnificativ” până la „stres semnificativ” cauzat de „o sarcină de muncă prea grea” la locul de muncă.

Dezorganizarea locului de muncă

Rolurile nerealiste sau incerte s-au numărat, de asemenea, printre primele cinci stresuri la locul de muncă din sondajul APA din 2017. Aceste aspecte negative, alături de prea multă muncă, fac dificilă menținerea pe partea de muncă.

Și nu doar angajații de birou se luptă cu o supraîncărcare de sarcini și constrângeri de gestionare a timpului. De asemenea, comercianții, lucrătorii cu amănuntul și animatorii se luptă să facă lucrurile.

Majoritatea locurilor de muncă vă oferă o descriere a postului care evidențiază îndatoririle și sarcinile. Uneori, sunt depășite sau nu acoperă tot ceea ce faci. Și, deși ar putea comunica o listă de responsabilități, le lipsește specificul.

Chiar și atunci când un loc de muncă are proceduri documentate pas cu pas, puteți avea în continuare prea multe de făcut. Știind cum să prioritizați și să gestionați o sarcină grea de lucru cu o listă de verificare are avantaje. Iar listele de verificare servesc ca un instrument organizațional esențial.

Dacă vă simțiți copleșiți la locul de muncă, organizați-vă cu ajutorul unei liste de sarcini. La începutul fiecărei dimineți, scrieți tot ce trebuie să faceți. Fii specific.

Păstrați o listă zilnică care transportă

O listă de sarcini și activități zilnice:

Acționează ca un memento
Vă ajută să vă acordați prioritate zilei
Arată dacă vă angajați în exces
Vă economisește timp

Gestionați-vă timpul și prioritățile în sus

O listă de verificare ajută, de asemenea, la fluxul de lucru. Dacă sunteți secretar sau asistent personal care răspunde la mai mult de un manager de linie, o listă de verificare vă ajută să vă descurcați în sus. Includeți o coloană în listă pentru a înregistra o estimare a timpului pentru finalizarea fiecărei sarcini.

Încurajați-vă managerii să înregistreze sarcinile pe care vi le dau pe lista de sarcini. Lista de verificare le crește gradul de conștientizare a volumului de muncă. Ei văd ce altceva mai trebuie să faci și când este necesar. Lista le gestionează așteptările.

Chiar dacă aveți doar un manager de linie, o listă de verificare este o dovadă vitală a volumului de muncă. Folosiți lista de sarcini pentru:

Descoperiți procese de lucru mai eficiente
Ușurați-vă volumul de muncă
Solicitați ajutor
Argumentează pentru un asistent sau un nou membru al echipei

Cu toate acestea, ceea ce urmează să vă împărtășesc cu voi nu este o listă de sarcini obișnuite. Este un organizator de listă de verificare.

De ce aveți nevoie pentru a vă crea lista de verificare

Notebook (am recomandat utilizarea unei cărți de dimensiunea A5.)
Cel puțin patru pixuri colorate, precum verde, galben, violet și roșu
Conducător (opțional)
Autocolante stea (orice culoare)

După ce ați finalizat toate sarcinile de pe pagină, acordați-vă o stea.

Organizator listă de verificare în 7 pași

Deschideți notebook-ul la prima pagină disponibilă.
Scrieți data de azi în partea de sus.
Notați toate lucrurile pe care trebuie să le finalizați înainte de a pleca acasă.

* Includeți sarcini noi chiar și pe cele de care nu aveți nevoie pentru a finaliza ziua respectivă.

* Folosiți o linie pentru fiecare activitate.

* Prioritizați fiecare sarcină cu pixuri colorate (consultați ghidul de culori de mai jos).

Sfat: poate doriți să împărțiți unele sarcini în mai multe sarcini pentru a le gestiona mai ușor.
Reglați o linie dreaptă prin fiecare sarcină pe măsură ce o finalizați. Sau puneți o bifă la sfârșitul liniei.
Începeți o nouă listă pe o nouă pagină mâine.
Reveniți în fiecare zi la carte și găsiți paginile fără stele. Evaluează orice sarcini neterminate. Dacă trebuie să aduceți o sarcină înainte la o pagină nouă, finalizați sarcina pe pagina veche, astfel încât să nu continuați să o revizitați.
Recompensați-vă cu o stea când lista unei zile este completată. Plasați autocolantul stea pe pagină, unde îl puteți vedea cu ușurință. Când vă răsplătiți eforturile vizual, acesta indică, de asemenea, că fiecare element de pe pagină este finalizat. O pagină fără stea are probleme neterminate.

Autocolantele cu stele indică faptul că articolele de pe listă sunt fie completate, fie reportate pentru o altă zi.

Prioritizează-ți lista cu culori

Sarcinile roșii au un sentiment de urgență. Ele trebuie finalizate în acea zi.
Sarcinile albastre sunt repetitive.
Sarcinile ecologice sunt pentru proiecte lungi. Vă așteptați să dureze mai mult de o săptămână.
Sarcinile negre sunt sarcini generale pe care le-ați putea găsi în fișa postului dvs.

Puteți utiliza alte culori pentru o clasificare ulterioară. De exemplu, poate doriți să utilizați diferite culori pentru a face diferența între sarcinile repetitive zilnice și săptămânale.

Rămâneți organizat acasă cu lista dvs. de verificare

Un organizator de listă de verificare funcționează oriunde. Poate doriți să păstrați două caiete: unul pentru muncă și unul pentru viața personală.

Păstrați-vă casa curată și gazonul tăiat, adăugând treburi la lista de verificare a organizatorului de acasă. De asemenea, îl puteți folosi pentru:

Organizează-ți nunta
Vânătoare de locuri de muncă
Planifică petrecerea de pensionare a unchiului Ben
Prioritizați și plătiți facturile
Aranjați-vă următoarea vacanță în străinătate

Îl puteți folosi pentru a gestiona majoritatea tipurilor de evenimente sau circumstanțe de viață.

Organizatori ai listei de verificare digitale

Aveți un proces la locul de muncă care necesită verificări frecvente? Luați în considerare automatizarea organizatorului listei de verificare pentru utilizare pe un smartphone sau tabletă. Creați un formular PDF sau încercați una dintre aplicațiile enumerate mai jos.

Formular de organizare a listei de verificare PDF

Locurile de muncă în care clienții au acces la facilități încep adesea ziua cu un audit de amplasament pentru a inspecta echipamentele și facilitățile. Creați o listă prioritară, precum cea de mai jos, pentru ca un angajat desemnat să verifice sau să comenteze. Odată finalizat, angajatul salvează și trimite prin e-mail lista de verificare a auditului către un manager sau un ofițer OH&S.

Lista de verificare Aplicații pentru PC, smartphone-uri și tablete

Dacă nu doriți să purtați un notebook, aceste aplicații vă pot ajuta, de asemenea, să vă organizați.

IOS-ul Apple vine cu o aplicație standard Reminder. Folosiți acest lucru ca un proces alternativ pentru a vă menține organizat.

Găsiți aplicația Apple Reminder care limitează sau nu folosește un dispozitiv IOS? Încercați Todoist: Listă de sarcini și Manager activități. Este disponibil gratuit pe mai multe dispozitive, dar vine și cu o opțiune premium. Conectați-vă la aplicație cu contul dvs. Google sau Facebook sau creați unul nou. Îl folosesc pe computerul meu Windows 10.

Alte aplicații de listă de verificare și organizaționale (unele au o taxă mică sau conțin achiziții în aplicație) includ:

Wunderlist
Google Keep
Habitica (o listă de sarcini gamificate)
OmniFocus 2
2Do (listă de sarcini, sarcini și note)

Aplicații versus liste de verificare pe hârtie

Aplicațiile automatizează listele de verificare. Acestea facilitează partajarea și integrarea fluxului de lucru cu alte persoane, programe și procese de lucru. Cu toate acestea, atunci când un sistem de calculatoare se oprește sau se întrerupe alimentarea, un organizator de listă de verificare manuală vă ține controlul.

O listă de verificare pe hârtie este un instrument esențial pentru situații de urgență. Luați în considerare păstrarea la îndemână a unei copii tipărite a listei de verificare digitale.

Dacă controlați siguranța la locul de muncă, păstrați un clipboard și o copie pe hârtie a listelor de verificare a sănătății și siguranței la locul de muncă într-un loc ușor de accesat. Ar putea fi, de asemenea, o idee bună să aveți o listă de verificare pentru procedurile de oprire.

Păstrați liste de verificare pe hârtie pentru momentul în care se oprește curentul.

De ce ar trebui să rămâi organizat cu o listă de verificare

Utilizând un organizator de listă de verificare, cum ar fi o listă de sarcini, vă preluați controlul asupra muncii. În loc să vă amintiți constant tot ce trebuie să faceți, scrierea sarcinilor vă eliberează gândurile pentru a vă concentra asupra slujbei la îndemână.

Un organizator al listei de verificare se extinde și dincolo de lista de sarcini de zi cu zi. Folosiți-l pentru a finaliza un proces specific, cum ar fi o verificare a securității și sănătății la locul de muncă sau un audit al amplasamentului. Sau pentru a organiza tot ce trebuie să faceți pentru a vă relaxa și a vă bucura de un weekend departe.

Făcând listele de verificare parte a zilei dvs., vă ameliorați stresul la locul de muncă. De asemenea, puteți utiliza o listă de sarcini pentru:

Propuneți un caz de afaceri pentru mai multe resurse
Actualizați o descriere a postului și atribuiți responsabilități

Mai presus de toate, listele de verificare vă ajută să gestionați și să organizați vizual fie un proces, fie lucruri pe care trebuie să le faceți. Ca rezultat, acea căpușă finală îți ia o grămadă de presiune.

Cum rămâi organizat? Folosești liste?

Vor engleza pe 01 mai 2013:

neorganizat? Asta-i în fiecare zi lol. Este de mirare că sunt încă sănătos. De fapt am un iphone și folosesc tot timpul aplicația „Reminder”, nu știu cât de organizat sunt, datorită lui, dar ajută foarte mult. Bun hub.