Cum să scrieți rapoarte și prezentări de afaceri mai bune

Gândiți-vă la rapoarte și prezentări ca la o călătorie - pentru dvs. și publicul dvs.

Pixabay (modificat de Catherine Giordano)

În afaceri, suntem deseori chemați să scriem un raport sau o notă sau să prezentăm o prezentare. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să fiți un comunicator mai eficient.

Să ne gândim la această sarcină ca la o călătorie. Există lucruri de făcut la începutul unei călătorii, lucruri de făcut pentru a face călătoria mai ușoară și mai plăcută și lucruri de făcut la sfârșitul unei călătorii.

Sfaturi pentru prezentări de la început până la final

1. Începeți cu un contur
2. Puneți primul lucru pe primul loc
3. Mergeți de la imaginea mare la detalii
4. Urmați concluziile cu suporturi
5. Este OK să începi din mijloc
6. Utilizați engleza simplă
7. Fii concis și direct
8. Nu abuzați de Power Point
9. Asigurați-vă că formatarea funcționează bine
10. Faceți din Spațiul Alb prietenul dvs.
11. Scrie pentru publicul tău
12. Legați totul împreună cu un rezumat
13. Îndeplinește-ți obiectivul

Începeți bine cu planificarea și organizarea.

Pixabay (modificat de Catherine Giordano)

Începând călătoria

Înainte de a începe o călătorie, vă recomandăm să colectați informații - de exemplu, cercetarea opțiunilor de transport și cazare și obținerea de broșuri pentru destinație. În mod similar, prima etapă pentru pregătirea unui raport sau prezentare de afaceri este colectarea și organizarea informațiilor despre faptele și datele pe care doriți să le includeți.

Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să începeți.

1. Începeți cu un contur

Enumerați toate punctele pe care doriți să le faceți în raport, notă sau prezentare. Grupați-le în domenii tematice. Decideți ce puncte sunt concluziile dvs. și care sunt dovezile dvs. de susținere.

Aceasta este harta ta rutieră. Hartați-vă traseul - cum veți ajunge de la început până la concluzie. Este posibil să găsiți un traseu mai bun pe măsură ce mergeți, așa că nu ezitați să faceți modificări pe măsură ce progresați.

2. Puneți primul lucru pe primul loc

Dacă plănuiți o călătorie, trebuie să știți mai întâi anumite lucruri înainte de a putea continua. De exemplu, nu ați decide ce îmbrăcăminte să împachetați înainte de a vă decide destinația.

La fel, într-un raport, punctele dvs. trebuie prezentate în ordinea corectă. Nu începeți să discutați un punct înainte de a introduce toate informațiile de care publicul dvs. va avea nevoie pentru a înțelege acest punct.

Dacă utilizați un termen tehnic pe care publicul dvs. s-ar putea să nu-l cunoască, ar trebui să îl definiți înainte de al introduce în raport sau prezentare.

3. Mergeți de la imaginea mare la detalii

Dacă ați fi într-o călătorie rutieră, ați începe cu autostrada, apoi veți trece pe drumurile de stat și, în cele din urmă, veți ajunge pe străzile orașului sau pe drumurile de pământ.

Când scrieți un raport, doriți să începeți cu imaginea de ansamblu - problemele majore, cele mai importante puncte. De acolo, veți trece la detalii și puncte mai puțin importante.

4. Urmați concluziile cu suporturi

Aici va fi util schița dvs.

Fiecare paragraf ar trebui să înceapă cu o concluzie. Apoi, veți furniza dovezile care susțin această concluzie. Fiecare concluzie ar trebui să conțină două sau trei declarații justificative.

Dacă aveți o listă lungă de declarații justificative, trebuie să vă regândiți schița. Poate că încercați să îmbinați două sau trei concluzii diferite într-o singură concluzie. Încercați să vă regrupați punctele în două sau chiar trei rubrici în loc să le puneți pe toate sub o singură rubrică.

5. Este OK să începi din mijloc

Când călătoriți, nu puteți începe în mijlocul unei călătorii. Din fericire, când scrieți, este bine să începeți din mijloc.

Uneori avem blocul scriitorilor. Pur și simplu nu găsim calea corectă pentru a începe. Când se întâmplă asta, uită-te la schița ta. Găsiți partea cu care vă simțiți cel mai confortabil. Scrie acea parte. După ce ați făcut acest lucru, restul va curge adesea cu ușurință.

Puteți rearanja ulterior părțile raportului sau ale prezentării pentru a obține fluxul corect.

Mergeți la clasa întâi. Scrie mereu cu stil.

Pixabay (modificat de Catherine Giordano)

Călătorind în stil

Într-o călătorie, este întotdeauna plăcut să călătorești cu stil - dacă îți permiți.

Din fericire, nu costă în plus să scrii cu stil. Ar trebui să scrieți întotdeauna cu stil, deoarece modul în care scrieți sau vorbiți poate fi la fel de important ca ceea ce spuneți.

Iată câteva sfaturi de scris și prezentat cu stil.

6. Utilizați engleza simplă

Uitați de cuvintele și jargonul buzz. S-ar putea să încercați să sunați ca un insider sau să încercați să vă impresionați publicul, dar s-ar putea să ajungeți să pară pompos.

Folosiți un limbaj obișnuit pe care toată lumea îl poate înțelege. Luați un ton conversațional cât mai mult posibil. Acest sfat nu este doar pentru prezentări, ci și pentru rapoarte scrise și note.

7. Fii concis și direct

Nu te complica. Dă concluzia și declarațiile justificative și apoi treci mai departe. Nu fi repetitiv. Nu blocați prezentarea. Nu-l supraîncărcați cu trucuri.

Dacă utilizați diagrame sau tabele, limitați cantitatea de informații despre fiecare la elementele esențiale.

• Încercați să aveți doar una până la trei coloane într-o diagramă - cinci ar trebui să fie maximul. Puteți furniza oricând datele rămase într-o altă diagramă sau tabel.
• Cititorul sau vizualizatorul ar trebui să poată analiza graficul sau tabelul dintr-o privire. Puteți furniza tabele detaliate în apendicele raportului sau într-un document separat.

8. Nu abuzați de Power Point

Doar pentru că software-ul Power Point vine cu o mulțime de clopote și fluiere, nu înseamnă că trebuie să le folosești pe toate într-o singură prezentare. Nu doriți să vă uimiți publicul; vrei să îi informezi.

Păstrați diapozitivele la minimum. Uneori este suficient un cuvânt sau o scurtă propoziție. Scopul diapozitivului este de a acționa ca un indiciu pentru punctul pe care doriți să îl faceți și de a concentra atenția publicului asupra subiectului.

• Nu doriți ca oamenii să vă citească diapozitivele în timp ce vorbiți.
• În plus, atunci când există o mulțime de text pe un diapozitiv, textul devine prea mic pentru a fi văzut de cei din spatele camerei.

Dacă este nevoie de două sau trei diapozitive pentru a finaliza punctul pe care doriți să îl faceți, repetați antetul pe fiecare diapozitiv. Repetarea antetului îi permite publicului să știe că încă mai faceți același punct. De exemplu, să presupunem că vreau să raportez o listă a cifrelor de vânzări pentru douăsprezece piețe importante. Antetul meu este „Cifre de vânzare” și aș repeta acel antet pentru fiecare diapozitiv, cu doar trei sau patru piețe listate pe fiecare diapozitiv.

9. Asigurați-vă că formatarea funcționează bine

Nu lăsați diapozitivele să pară „prea ocupate”. Dacă doriți să utilizați imagini sau efecte speciale, reduceți-le la minimum.

Decideți o schemă de formatare și fiți consecvenți pe tot parcursul raportului sau prezentării. Revizuirea finală ar trebui să includă o verificare a formatului.

• Folosiți un singur font. Dacă variați dimensiunea fontului, fiți consecvenți. De exemplu, un antet ar putea fi într-un font mai mare. Dacă da, verificați dacă ați utilizat fontul de aceeași dimensiune pentru fiecare antet.
• Folosiți indentări sau puncte glonț? Dacă da, verificați dacă acest format este utilizat într-un mod uniform și că numărul de spații indentate este același.
• Folosiți efecte speciale în PowerPoint? Dacă da, alegeți un singur efect special și utilizați-l într-un mod consecvent. De exemplu, declarațiile de asistență ar putea fi introduse, dar nu anteturi sau concluzii.

Dacă utilizați un format de schiță, nu treceți de două niveluri. Dacă faceți acest lucru, textul dvs. va fi atât de departe în dreapta încât va părea că este pe punctul de a cădea de pe pagină.

10. Fă din spațiul alb prietenul tău

Paginile dense de text nu sunt ușor de citit. Spațiile albe sunt ca micile zone de odihnă de pe marginea autostrăzii.

Păstrați-vă paragrafele scurte. Țineți graficele scurte. Utilizați liniuțe pentru a separa afirmațiile justificative din concluzii.

Trebuie să vă ghidați publicul către destinație.

Pixabay (modificat de Catherine Giordano)

Ajungând la destinație

Ești aproape acolo - Doar câteva opriri și călătoria ta este completă.

Iată câteva sfaturi pentru o „aterizare fericită”.

11. Scrie pentru publicul tău

Ai scris pentru publicul tău? Ați luat în considerare ceea ce știu deja și ce vor să știe? Ați abordat orice percepții greșite pe care le-ar putea avea? Le spuneți informații despre care vor fi fericiți să audă sau vor dori să vă respingă?

Examinați textul cu aceste întrebări în minte și faceți modificări după cum este necesar. Doriți să anticipați întrebări și obiecții și să le răspundeți în timpul raportului sau în timpul prezentării.

12. Legați totul împreună cu un rezumat

Rezumatul nu este un loc pentru a repeta datele prezentate în partea principală a raportului sau a prezentării. Este un loc pentru a relata povestea. Este un loc pentru a le lega pe toate.

Într-o prezentare scrisă, rezumatul va preceda de obicei textul. Într-o prezentare, va veni la final. Este un rezumat.

Evitați utilizarea numerelor în rezumat. În schimb, raportați semnificația din spatele numerelor. Accesați cele mai importante momente și discutați despre implicațiile informațiilor pe care le-ați furnizat.

Nu este nevoie să prezentați faptele în aceeași ordine pe care ați folosit-o pentru raport. Asta este o reheat, nu o însumare. Menționează faptele în ordinea care spune cel mai bine povestea. Eliminați informațiile tangențiale sau neimportante.

Utilizați rezumatul pentru a explica orice contradicții din date. Dacă nu puteți explica contradicțiile din date, nu sunteți gata să trimiteți raportul sau să susțineți prezentarea. Lucrați cu datele până găsiți răspunsurile.

13. Îndeplinește-ți obiectivul

Unde vrei să ajungă cititorii și ascultătorii tăi? Scopul tău este să promovezi un curs de acțiune? Vrei ca publicul tău să ajungă la o anumită concluzie?

Este posibil să fi stabilit obiectivul înainte de a începe să scrieți, dar uneori obiectivul nu este clar până când nu ați lucrat cu datele. După ce ați finalizat prima schiță, examinați-vă munca și editați-o pentru a vă asigura că vă îndepliniți obiectivul.

Gândiți-vă la voi înșivă că vă luați publicul de mână și îl conduceți pas cu pas către locul în care doriți să mergeți. Când ajungeți la concluziile sau recomandările finale, doriți ca publicul să dea din cap, da, da, da. Le-ai adus exact acolo unde vrei să fie.

Spuneți o poveste, nu aruncați o grămadă de date. Publicul ar trebui să poată vedea cum se potrivesc toate piesele poveștii. La fel ca intriga unei povești, fiecare informație duce la final.

Pe măsură ce prezentați fiecare fapt nou, arătați cum se potrivește cu celelalte fapte date anterior.

E timpul să sărbătorim o treabă grozavă.

Pixabay (modificat de Catherine Giordano)

Bucură-te de excursie

Dacă ați urmat sfaturile de mai sus, vă veți simți încrezători atunci când vă trimiteți raportul sau nota sau când vă prezentați prezentarea. La fel de important, publicul dvs. va fi fericit.

Deci, acum poți avea acel mai-tai pe plajă. Ai castigat-o.

© 2016 Catherine Giordano

Salut întrebările și comentariile dvs.

Catherine Giordano (autor) din Orlando Florida pe 12 septembrie 2016:

Mulțumesc Larry Rankin. Ma bucur ca ti-a placut.

Larry Rankin din Oklahoma pe 12 septembrie 2016:

Analiză de proces minunată.

Catherine Giordano (autor) din Orlando Florida pe 25 august 2016:

teahes12345 Este atât de grozav să ai un profesor să-mi spună că eseul meu despre scrierea de rapoarte și prezentări mai bune (în special Power Point) este util. Partea care îmi place cel mai mult este partea privind privirea unui raport sau prezentare ca o călătorie și scriitorul / prezentatorul ca un ghid care conduce publicul la concluzie.

Dianna Mendez pe 25 august 2016:

Mi s-au părut excelente sfaturile tale despre Powerpoint. Aceasta este informația pe care am oferit-o elevilor pentru prezentări și ajută la evidențierea punctelor culminante. Articolul dvs. oferă cititorilor informații valoroase care vor duce la succes.

Catherine Giordano (autor) din Orlando Florida pe 21 august 2016:

AudreyHowitt: Thamks pentru că mi-a spus că îți plac abilitățile pe care le-am predat în acest articol.

Catherine Giordano (autor) din Orlando Florida pe 21 august 2016:

heidithorne: Mulțumesc mult pentru că ți-ai arătat aprecierea. Mă bucur că ai găsit unul dintre sfaturile mele utile.

Audrey Howitt din California pe 21 august 2016:

Ce articol informativ - există o mare abilitate în prezentări eficiente de afaceri -

Heidi Thorne din Chicago Area pe 21 august 2016:

Câteva sfaturi excelente despre diapozitivele PowerPoint și spațiul alb. Distribuie aici pe HP!

Catherine Giordano (autor) din Orlando Florida pe 21 august 2016:

ChitrangadaSharan: Vă mulțumim pentru comentariu. Se pare că știați deja majoritatea acestui lucru, dar sper că ați luat un sfat sau două. După cum spuneți, scrierea de rapoarte și prezentări bune este o abilitate importantă în afaceri.

Chitrangada Sharan din New Delhi, India pe 21 august 2016:

Prezentarea afacerii este o abilitate pe care o au mulți profesioniști, în timp ce alții o învață prin experiență.

Ați explicat foarte frumos punct cu punct cum să scrieți rapoarte și prezentări mai bune. Cu adevărat impresionant.

Sunt sigur că va ajuta mulți profesioniști preocupați.

Vă mulțumim pentru distribuire!

Catherine Giordano (autor) din Orlando Florida pe 21 august 2016:

FlourishAwayway: Sunt de acord. Prezentările PowerPoint prea ocupate sunt mai enervante decât informative. Este sarcina vorbitorului să completeze detaliile. Textul din PowerPoint este doar pentru a concentra atenția privitorului asupra subiectului. Fotografiile trebuie folosite numai dacă adaugă ceva la prezentare, nu doar de dragul de a avea poze. Multumesc pentru comentariul tau.

Flourish Oricum din SUA pe 21 august 2016:

Sfaturi excelente aici pentru rapoarte de afaceri și prezentări. Una dintre urechile mele de animale de companie este un diapozitiv PowerPoint plin de blocaje, care este atât de ocupat încât atenția publicului este îndreptată spre lectură, mai degrabă decât ascultare. Niciun motiv pentru vorbitor.