Cum să scrieți politici și proceduri pentru afacerea dvs.

Acesta este un ghid despre cum să scrieți politica și procedura pentru locul de muncă.

David Livermore

Ce este o politică și o procedură?

Deci, ce este o politică și o procedură? Pur și simplu, sunt instrucțiuni pas cu pas despre cum să faci ceva în organizația ta. Ar putea fi ceva general, cum ar fi ceea ce se așteaptă de la toți angajații sau ar putea fi cum să îndeplinești o sarcină specifică. Oricum, o politică și o procedură pot pune aceste gânduri pe hârtie pentru ca toată lumea să le vadă și să le urmeze.

Acest articol va acoperi următoarele:

• Ce trebuie să includă într-o politică și procedură
• Cum să formatați o politică și o procedură.
• Un exemplu
• sfaturi
• Avantajele și dezavantajele utilizării unei politici și a unei proceduri.

Ce trebuie să includă într-o politică și procedură

Mai jos este ceea ce este necesar în fiecare politică și procedură.

• Antet - Acesta ar trebui să includă numele organizației dvs., departamentul etc. Acesta va identifica pentru cine este destinată procedura.
• Titlu - Titlul procedurii. Încercați să nu faceți acest lucru prea lung. Faceți mai ușor să vă amintiți și să consultați.
• Număr procedură - Acesta este și pentru referință ușoară. Acest lucru permite ca procedurile să fie într-o anumită ordine într-o carte, liant, bază de date online etc. Nu numai că acestea ar trebui să fie în ordine numerică, ar trebui să existe o distanță egală între numărul procedurii (adică 100, 105, 110 etc.).
• Data intrării în vigoare - Data la care procedura a intrat în vigoare. Poate fi important în încercarea de a stabili o linie de timp pentru o anumită sarcină de serviciu.
• Data revizuită - Dacă s-au făcut modificări la procedură la un moment dat, atunci această dată trebuie modificată la data la care procedura a fost revizuită. Acest lucru ține pe toată lumea la curent cu modificările actuale.
• Data revizuirii - Dacă procedura a fost revizuită pentru a vedea dacă trebuie făcute modificări, atunci această dată trebuie modificată. Nu contează dacă nu s-au făcut modificări, această dată ar trebui modificată pentru a indica data ultimei revizuiri.
• Autorizat de - Numele persoanei care a autorizat eliberarea politicii și procedurii. Acesta ar fi un șef de departament sau un supraveghetor.
• Politică - Aceasta ar trebui să intre în cine, ce, când, unde, de ce și cum. Cu toate acestea, această porțiune ar trebui să fie scurtă. Cel mult ar trebui să fie o prezentare generală a motivului pentru care politica este în vigoare.
• Directivă - Dacă trebuie făcut ceva sau dacă există o instrucțiune generală pe care persoana trebuie să o urmeze, aceasta ar trebui să figureze în directivă. Nu includeți acest lucru decât dacă există ceva critic care trebuie remarcat imediat.
• Procedură - Aceasta va fi majoritatea politicii și procedurii dvs. Acesta oferă pașii detaliați cu privire la modul de realizare a ceea ce dictează politica.
• Număr pagină - ar trebui să existe un număr de pagină pe fiecare pagină.
• Anteturi de pagină - Anteturile de pagină ar trebui să includă titlul și numărul procedurii politicii și procedurii.
• Inițiale - Aceasta ar trebui să fie inițialele ultimei persoane care a examinat politica și procedura. De asemenea, ar trebui să includă data ultimei revizuiri.
• Exemple - Acestea vor fi pe pagini separate care nu vor avea un antet, numere de pagină etc. Acestea sunt exemple de ceea ce este descris la pașii importanți ai procedurii.

Cum să formatați o politică și o procedură

Există câteva reguli de bază atunci când vine vorba de redactarea unei politici și a unei proceduri:

• Font - Fontul ar trebui să fie unul utilizat în mod obișnuit și recunoscut, dar nu este considerat neprofesional. Comic Sans, de exemplu, este un font neprofesionist.
• Dimensiunea fontului - Cel mult nu ar trebui să aveți o dimensiune mare a fontului utilizată pe tot parcursul procedurii. Ar trebui să fie întotdeauna consecvent de la procedură la procedură.
• Culori - Culorile nu sunt cu adevărat necesare. Procedura trebuie să fie pe un fundal alb cu un font negru. Cu toate acestea, culorile pot fi folosite în exemple.
• Spațiere - partea de procedură trebuie spațiată corespunzător pentru o citire ușoară. Dacă nu există spații între pași, textul va rula împreună când cineva citește politica.
• Marje - Acestea ar trebui să fie făcute la orice standard din organizația dvs. pentru alte documente. Acest lucru îi face pe utilizatori mai înclinați să citească și să utilizeze procedura.

Mai jos sunt cerințele de stil recomandate pentru fiecare dintre categoriile pe care le-am enumerat mai sus.

• Antet - Antetul trebuie să fie întotdeauna centrat, aldin, cu majuscule, și chiar în partea de sus a politicii. De asemenea, ar trebui să aibă fontul cu cea mai mare dimensiune în comparație cu restul politicii și procedurii.
• Titlu și număr de procedură - Ambele ar trebui să fie pe aceeași linie, deoarece ambele sunt utilizate pentru referință în politică și procedură. Acestea pot avea aceeași dimensiune sau puțin mai mici decât antetul, dar ar trebui să fie îngroșate și cu toate literele mari. Titlul ar trebui să fie în extrema stângă, cu numărul procedurii în extrema dreaptă.
• Data efectivă, revizuită și revizuită - le-am văzut realizate într-o varietate de moduri. Uneori sunt în propria coloană, în timp ce alteori i-am văzut în rândul lor. Este o preferință personală, dar acestea ar trebui să fie întotdeauna sub titlu și să aibă un font de dimensiuni mici. La fel ca și categoriile anterioare, acestea ar trebui să fie cu caractere aldine și cu majuscule.
• Autorizat de - Acesta poate fi ultimul rând din partea superioară a politicii și procedurii. Aceasta trebuie să fie în caractere aldine, cu majuscule și în partea stângă a documentului.
• Politică - Ar trebui să existe ceva care să indice că politica începe în acest moment. De obicei, puteți face cuvântul „politică” cu toate literele majuscule și cu caractere aldine, în timp ce politica în sine este explicată nu cu litere aldine sau cu majuscule. Veți dori să justificați și textul de pe document.
• Directivă - Acesta este un lucru pe care, de obicei, doriți să-l evidențiați, deci va fi cu caractere aldine și cu majuscule. Justificați paragraful, astfel încât să arate bine în ceea ce privește politica și procedura.
• Procedură - Aceasta este cea mai greu de explicat, deoarece este atât de detaliată. Practic, veți dori să vă separați pașii cât mai mult posibil. Nu doriți paragrafe de informații, doriți să urmăriți textul simplu. Deci, rupeți-vă cât de mult puteți utilizând diferite tipuri de liste la diferite indentări. De exemplu, A.1.ia, fiecare la o indentare diferită de cea dinaintea sa. Cu toate acestea, atunci când treceți la „B”, trebuie să fie aceeași indentare ca „A” dinaintea sa. Exemplul de mai jos va arăta un exemplu real în acest sens.
• Număr pagină - Ar trebui să fie centrat în subsolul documentului. Fie faceți numărul pentru fiecare pagină, fie afișați pagina curentă și numărul total de pagini (adică Pagina 1 din 2). Prima pagină nu trebuie să aibă un număr de pagină pe ea.
• Anteturi de pagină - Antetul paginii de pe fiecare pagină următoare după prima ar trebui să arate la fel ca pentru titlu, iar numărul procedurii este pe prima pagină.
• Inițiale - La sfârșitul fiecărei proceduri, persoana care revizuiește / revizuiește procedura ar trebui să includă inițialele sale și data la care a fost revizuită / revizuită ultima dată.
• Exemple - Acestea sunt separate de procedura scrisă. Acestea pot include capturi de ecran dintr-un program, tabele la care să revizuiți, etc. La punctul relevant al procedurii, ar trebui să faceți referire la exemplu (de exemplu, Exemplul A). Apoi, în colțul din dreapta sus al fiecărui exemplu ar trebui să existe o referință la exemplul respectiv.

Cel mai bun font de utilizat pentru politică și procedură

Există patru fonturi pe care le recomand:

1. Arial - Acest font este considerat standardul industrial pentru majoritatea documentelor. O mulțime de calculatoare implică acest font și este ușor de citit. Nu puteți greși niciodată cu acest font.
2. Times New Roman - Un alt standard industrial. De asemenea, este utilizat ca font implicit pentru unele programe de calculator. Unii oameni consideră acest lucru un stil vechi pe care prima generație de utilizatori de computer îl recunoaște.
3. Calibri - Pentru o abordare mai ușoară puteți merge cu acest font. Este ușor pentru ochi și netezește aspectul unui document. Deoarece politica și procedura pot fi plictisitoare pentru citire și scriere, acesta ar putea fi unul dintre cele mai bune fonturi de utilizat.
4. Georgia - Acesta este un font folosit neobișnuit, dar care poate sări peste tine. O consider o încrucișare între Arial și Times New Roman.

Nu aș folosi niciun front care să fie prea greu de citit sau să arate neprofesionist. Nimeni nu va lua în serios politica și procedura dacă se folosește un font neprofesionist.

Imaginea de mai jos prezintă toate cele patru fonturi în acțiune.

Exemple de fonturi menționate mai sus.

David Livermore

Un exemplu de politică și procedură.

David Livermore

Formatare utilizată în exemplul de politică și procedură de mai sus

Acest tabel acoperă formatarea pe care am folosit-o în exemplul de mai sus. Fontul utilizat este Arial, iar textul este implicit în partea let, cu excepția cazului în care se specifică altfel.

Categorie	Format
Antet	14 pct., Bold, Center
Titlu	14 pct. Bold
Număr procedură	14 pct. Bold
Datele	12 pct., Bold, Center
Autorizat de	12 pct., Bold, Center
Politică	12 pct. „Politică” este îndrăzneață, justificată
Directivă	12 pct., Îndrăzneț, justificat
Procedură	12 pct., Justificat
Numărul paginii	10 pct., Centru
Antet pagină	12 pct., Îndrăzneț
Inițiale	12 pct.

Sfaturi privind politica și procedura

Iată câteva sfaturi generale de urmat în ceea ce privește politica și procedura.

• Revedeți des procedurile. Doar pentru că scrieți o procedură nu înseamnă că s-a făcut. Periodic trebuie să vă întoarceți și să revizuiți procedura pentru orice modificare. Unii recomandă revizuirea lor la fiecare câțiva ani, dar îmi place să le revizuiesc în fiecare an, dacă este posibil. Mai mult, atunci când se schimbă ceva în organizație care afectează o procedură, politica și procedura ar trebui schimbate imediat.
• Verificați procedura înainte de a fi disponibilă. Solicitați câtorva persoane să verifice procedura pentru a verifica dacă are sens. Includeți angajați noi, precum și pe cei cu experiență în acest proces. Acestea vă pot oferi informații la care poate nu v-ați gândit. Dacă aveți un comitet regulat care revizuiește procedurile, este chiar mai bine.
• Solicitați tuturor să confirme că au revizuit procedura odată ce a fost lansată. După ce termin să scriu sau să revizuiesc o procedură, o trimit pe tot personalul meu. Ei semnează și datează când o revizuiesc. De asemenea, trimit un e-mail personalului pentru a vă informa despre modificările aduse unei politici și proceduri. În acest fel am documentație pe care am sesizat-o pe toată lumea. În organizațiile mari, acest lucru ar trebui să fie gestionat de supraveghetori la nivel de echipă sau secțiune.
• Elaborați un cuprins. Dacă ajungeți să dezvoltați o mulțime de politici și proceduri, elaborați un cuprins pentru a facilita localizarea unei politici specifice.
• Lăsați loc să vă mișcați într-o procedură. Nu ar trebui să se aștepte ca personalul să respecte politicile și procedurile la curent. Ar trebui să servească drept ghid pentru a face treaba. Atâta timp cât nu s-au comis erori și nu s-au încălcat legile, atunci poate fi permisă o anumită marjă de manevră atunci când urmează o procedură.
• Păstrați procedura cât mai scurtă posibil. Nu includeți fiecare scenariu sau situație care ar putea apărea. Dacă se întâmplă ceva o dată pe an, de ce să dezvoltăm o procedură pe aceasta? Cel mai bine ar putea fi difuzat într-o notă sau un e-mail.
• Verificați dacă nu încălcați nicio regulă sau lege într-o procedură. În organizațiile mari, trebuie să verificați dacă nu puneți angajatorul sau angajatul în pericol atunci când dezvoltați o procedură. Dacă este necesar, includeți baza legală pentru care a fost elaborată o politică și o procedură în partea de politică a procedurii.
• Cauta pe Google. Înainte de a începe să scrieți o politică, căutați online pentru a vedea dacă vreo altă organizație a scris o politică similară. Nu plagiați procedura. În schimb, citiți-l și creați-l pe al tău pe baza ideilor celei pe care o găsești.

Avantajele utilizării politicii și procedurii

Mai jos sunt avantajele dezvoltării unei politici și proceduri:

• Permite un mod uniform de a face lucrurile. Fără a avea o politică și o procedură în vigoare, ar putea permite oamenilor să facă lucrurile așa cum vor. Acestea pot face greșeli sau pot provoca erori în proces. Politica și procedura rezolvă această problemă.
• Elimină întrebarea constantă a personalului. Ca supraveghetor, primesc constant întrebări de la personalul meu. Acum, că politica și procedura noastră sunt complet actualizate, pot să le îndrept spre procedura de răspuns la întrebările lor. Cu toate acestea, uneori este necesară clarificarea procedurii.
• Politica și procedura îi responsabilizează pe angajați. Dacă se face corect, utilizarea politicii și procedurii vă poate menține personalul la un anumit standard. Cineva nu poate spune că nu a fost conștient de ceva sau că nu este nimic la care să se refere. Prin politică și procedură, acesta menține personalul conștient de ceea ce se așteaptă de la ei.
• Excelent pentru instruirea noilor angajați. Când primesc un nou angajat, îmi petrec prima sau două zile lucrând îndeaproape cu ei. Le arăt cea mai mare parte a slujbei, dar apoi plec. Singurul lucru pe care i-am lăsat este politica și procedura. Deoarece au întrebări, le îndrept către acea procedură. Ei învață despre meserie și unde să meargă dacă au întrebări. În plus, asta mă eliberează pentru a-mi face treaba.
• Poate stabili obiective. Lucrul grozav despre a avea sarcini de serviciu în scris este că poate stabili obiective pentru personalul dvs. Procedura poate contura ce trebuie făcut și când trebuie să se culce. Personalul poate trata acest lucru ca un obiectiv pentru ei înșiși, într-un efort de promovare, câștig de măriri etc.

Contra utilizării politicii și procedurii

Mai jos sunt dezavantajele dezvoltării unei politici și proceduri:

• Suprimă creativitatea. Personalul se simte ca și cum nu ar avea libertate în luarea deciziilor. Nu vor gândi în afara casetei și nu vor găsi soluții noi, creative la o problemă, dacă consideră că trebuie întotdeauna să urmeze o procedură stabilită. Îi spun întotdeauna personalului meu că procedurile sunt menite să fie orientări, nu reguli dure și rapide. Atâta timp cât atingi obiectivul cu succes, cum nu contează.
• Necesită actualizare constantă, care poate consuma mult timp. Ori de câte ori se schimbă ceva, cineva trebuie să revină la o politică pentru ao revizui. Când apare o nouă sarcină de serviciu, cineva trebuie să scrie procedura pentru a o face. Este un proces care consumă mult timp. În fiecare săptămână mă ocup de actualizarea, revizuirea sau planificarea modului de actualizare a unei politici și a unei proceduri.
• Poate împiedica creșterea unei organizații. Mulți angajați se întorc la expresia că ceva „s-a făcut întotdeauna așa, de ce să-l schimbăm?”. Nu este același lucru cu oprirea cuiva de a fi creativ. În schimb, politica și procedura pot împiedica schimbarea într-o organizație dacă cineva are un document care afirmă că ceva a fost întotdeauna făcut într-un anumit mod.
• Angajații pot interpreta un pas într-o procedură în mai multe moduri. Cineva poate citi un pas într-un fel, în timp ce altul poate citi un pas într-un mod diferit, atunci când autorul procedurii ar fi putut însemna ceva complet diferit. Cuvintele de pe o bucată de hârtie sunt deschise interpretării. Deci, atunci când se dezvoltă o procedură, în special una lungă, ar trebui să existe o comunicare verbală despre aceasta.
• Sunt plictisitori să scrie. Uneori am petrecut mai multe zile la rând scriind și revizuind procedura. Poate fi un proces foarte lung și desenat, deci nu este cel mai interesant lucru din meseria mea. Problema cu faptul că este plictisitor este că sunteți mai apt să faceți greșeli, motiv pentru care este important ca mai multe persoane să verifice politica după orice revizuire.

© 2014 David Livermore