Integrarea datelor externe cu hris-ul companiei dvs.

Integrarea datelor externe în HRIS

Acest articol oferă o imagine de ansamblu cuprinzătoare a integrării datelor externe într-un sistem HRIS de bază, oportunitățile și provocările acestei integrări și oferă cele mai bune practici pe care trebuie să le aveți în vedere atunci când planificați integrarea. În timp ce acest subiect este aplicabil tuturor domeniilor de resurse umane și date de resurse umane, accentul principal al acestui articol examinează integrarea anchetelor salariale și a datelor de piață.

Un sistem de informare a resurselor umane (HRIS) este definit ca un sistem de înregistrare pentru toate datele despre resurse umane. HRIS eficient oferă organizațiilor capacitatea de a gestiona fluxurile de lucru ale activităților comune de resurse umane, cum ar fi recrutarea, integrarea, urmărirea beneficiilor și raportarea (Celergo.com, 2017). Nu este neobișnuit ca diferitele funcții ale resurselor umane să utilizeze un sistem specializat pentru a gestiona activitatea de zi cu zi a funcției. În mod tradițional, organizația achiziționează un HRIS de bază care servește ca sistem de operare fundamental și găzduiește date despre resurse umane, cum ar fi angajații:

Nume
abordare
cod numeric personal
titlul poziției
Statutul FLSA etc.

Odată ce sistemul de bază este stabilit, organizațiile găsesc de obicei nevoia de a se conecta la sisteme suplimentare pentru a satisface nevoile tot mai mari ale afacerii. Într-o lume perfectă, nevoile suplimentare ale funcției HR pot fi satisfăcute prin achiziționarea și implementarea modulelor sistemului de bază. În unele situații, suplimentele sistemului de bază nu acceptă în mod adecvat procesele de afaceri. În aceste cazuri, trebuie luată o decizie fie de a schimba procesele organizaționale, de a achiziționa un software diferit care să susțină procesul actual de afaceri, fie de a dezvolta sisteme personalizate de acasă. Din ce în ce mai mult, experții HRIS sunt chemați să integreze diverse sisteme HR (Kavanagh și Johnson, 2018). Pe lângă integrarea sistemului, experților HRIS li se poate solicita, de asemenea, să integreze elemente de date în sistem care să asiste liderii organizaționali în luarea deciziilor.

Sisteme informatice integrate

Kavanagh și Johnson (2015) definesc sistemele de informații integrate ca „sisteme construite pe platforme comune care permit utilizarea unei singure instanțe de date în mai multe aplicații și transferul continuu de date între sisteme” (p. 165). În mod minim, integrarea datelor implică conectarea informațiilor în două sisteme, dar necesitatea afacerii poate necesita mai mult de două legături. Integrările implică adesea conectarea operațiunilor tranzacționale într-un sistem care dă startul unei acțiuni în sistemul ulterior. Un exemplu în acest sens este un sistem de urmărire a solicitantului (ATS) care este conectat la mai multe sisteme. De exemplu, după selectarea și confirmarea unui candidat,ATS declanșează intrarea în sistemul de salarizare care declanșează intrarea în sistemul de timp și prezență și alertează departamentul de badging că începe un nou angajat și că ar trebui creată o insignă, astfel încât angajatul să poată glisa în interiorul și în afara orei de timp. În acest exemplu, datele sunt transferate fără probleme, fără a fi nevoie de intervenție umană suplimentară dincolo de declanșatorul inițial în ATS. Acest tip de asistență pentru fluxul de lucru scutește profesioniștii de resurse umane de o mare parte a sarcinilor tranzacționale și administrative care în mod tradițional făceau parte din funcția de resurse umane și oferă resurselor umane capacitatea de a deveni parteneri strategici de afaceri și de a sprijini luarea deciziilor organizaționale.datele sunt transferate fără probleme, fără a fi nevoie de intervenții umane suplimentare dincolo de declanșatorul inițial în ATS. Acest tip de asistență pentru fluxul de lucru scutește profesioniștii de resurse umane de o mare parte din sarcinile tranzacționale și administrative care în mod tradițional făceau parte din funcția de resurse umane și oferă resurselor umane capacitatea de a deveni parteneri strategici de afaceri și de a sprijini luarea deciziilor organizaționale.datele sunt transferate fără probleme, fără a fi nevoie de intervenții umane suplimentare dincolo de declanșatorul inițial în ATS. Acest tip de asistență pentru fluxul de lucru scutește profesioniștii de resurse umane de o mare parte a sarcinilor tranzacționale și administrative care în mod tradițional făceau parte din funcția de resurse umane și oferă resurselor umane capacitatea de a deveni parteneri strategici de afaceri și de a sprijini luarea deciziilor organizaționale.

Prin integrarea sistemelor și a altor date, experții HRIS au potențialul de a crea și produce metrici semnificative și de a oferi un sprijin cuprinzător în luarea deciziilor. Prin integrarea compensației, a pieței muncii și a timpului pentru completarea datelor pentru activitatea de recrutare, HR poate fi capabil să identifice elemente care pot fi acționate pentru a îmbunătăți recrutarea și / sau administrarea compensațiilor. Pentru a ilustra acest punct, se oferă următorul exemplu de recrutare a asistentelor medicale:

Exemplu de recrutare a asistentelor medicale

Timpul mediu general pentru ocuparea posturilor vacante la Centrul Medical ABC este de 40 de zile. Cu toate acestea, timpul mediu pentru ocuparea posturilor de asistent medical este de 70 de zile. Unii ar putea susține că există o lipsă de asistență medicală care duce la timpul mai lung pentru a umple cifra. Combinând date, un profesionist HRIS calificat descoperă, totuși, că atunci când recrutorii fac publicitate pentru posturile vacante folosind percentila 75 a salariului de referință pe piață, timpul de ocupare a scăzut la 50 de zile…

… în comparație cu momentele în care a fost utilizată filozofia standard de compensare a companiei și timpul de umplere a fost în medie de 80 de zile. Cu aceste informații, conducerea poate lua decizia de a schimba filozofia de compensare a Centrului Medical ABC în ceea ce privește asistenții medicali. În acest exemplu simplist, datele au fost extrase din HRIS de bază, ATS și piața muncii și utilizate pentru a lua o decizie care are impact asupra bugetului organizației. Integrarea datelor oferă organizației capacitatea de a înțelege condițiile în schimbare și de a realiza impactul acestora în timp - sau imediat - de a influența schimbarea.

Avantajele integrării datelor

Există mai multe motive pentru care o organizație ar alege să integreze date externe cu HRIS de bază. Așa cum se explică în exemplul de mai sus, datele integrate permit liderilor să obțină analize la timp, precum și raportări ad hoc. Prin integrarea seturilor de date, HRIS creează valoare în punerea la dispoziție a capacităților de raportare ghișeu unic. În cazul planificării compensației, sistemele integrate pot include îndrumări de merit în funcție de locație și în intervalul salarial adecvat pe baza ratingurilor de performanță. În acest fel, integrarea datelor elimină necesitatea ca managerii să interpreteze o matrice complexă și reduce probabilitatea de erori pe baza calculelor manuale și a interpretării politicilor. În plus, planificarea compensării care nu se realizează utilizând un sistem integrat, în timp real, necesită mult timp și costă.Într-un sondaj de autoservire în domeniul resurselor umane din 2002, Cedar Group a estimat că în America de Nord, companiile au înregistrat economii de 5,29 dolari pe tranzacție medie cu un sistem automatizat de planificare a compensației (Wright, 2004). Dacă această cifră este adevărată, chiar și companiile mici și mijlocii pot câștiga din integrarea datelor și automatizarea planificării compensării pentru a crea acest tip de aplicație de autoservire a managerului.

HRIS integrat oferă, de asemenea, respectarea raportărilor federale fără griji. Pentru organizațiile care trebuie să raporteze date anual, eforturile de colectare a datelor pot fi obositoare și consumatoare de timp. Un sistem integrat care urmărește instruirea necesară, de exemplu, ar putea fi ușor manipulat pentru a crea rapoarte standard ale Comisiei mixte. Același lucru este valabil și pentru raportarea EEO-1 și a veterinarilor-100. În plus față de conformitatea planificată, sistemele integrate permit organizațiilor să ofere răspunsuri în timp util auditorilor și să producă date pentru a efectua auto-audituri. Integrarea datelor de pe platformele web de autoservire a angajaților crește, de asemenea, eficiența și scade erorile, prin faptul că angajații își trimit propriile date în HRIS.

Provocări de luat în considerare

Integrarea datelor externe nu este totul pozitivă și aduce cu siguranță o serie de provocări pe care o organizație trebuie să le ia în considerare. Integrarea datelor și a sistemelor este costisitoare și deseori necesită soluții sau patch-uri pentru a furniza date utile pentru sprijinirea deciziilor. Dacă o organizație dorește să integreze un sistem propriu cu un sistem furnizor sau să integreze două sau mai multe sisteme furnizor, va fi necesar un expert HRIS cu cunoștințe tehnice de protocoale și limbaje de programare pentru partajarea datelor între sisteme (Kavanagh și Johnson, 2018). Dacă acest programator nu face parte în prezent din personalul organizației, liderul HRIS va trebui să bugeteze pentru postul suplimentar. În timp ce HRIS extrem de integrativ poate oferi o eficiență mai mare prin utilizarea Self Service-ului solicitantului, angajatului și managerului,unii susțin că aceste sisteme pot transfera munca de la resurse umane la manageri și angajați, supraîncărcând astfel managerii de linie și angajații de linie. Se spune că aceasta are efectul pe termen lung al scăderii productivității globale în organizații. Este posibil ca sistemele de beneficii să nu fie bine primite de angajații care consideră că au nevoie de sprijin suplimentar în luarea deciziilor (Stone, și colab. 2015). În plus, este posibil ca unii angajați să nu se simtă confortabil cu utilizarea tehnologiei și pot prefera formulare pe hârtie decât intrarea pe computer.este posibil ca unii angajați să nu se simtă confortabil cu utilizarea tehnologiei și pot prefera formulare pe hârtie decât intrarea pe computer.este posibil ca unii angajați să nu se simtă confortabil cu utilizarea tehnologiei și pot prefera formulare pe hârtie decât intrarea pe computer.

O altă provocare majoră care ar trebui luată în considerare este flexibilitatea sistemului - care este esențială pentru succesul integrării datelor. În exemplul automatizării compensării, planurile de compensare se modifică în timp și HRIS trebuie să poată ține pasul cu aceste modificări. Modificările ar putea include eligibilitatea, regulile comerciale (ex: sume minime și maxime de creștere), bugete, linii directoare, date de acces, calcule și chiar prezentări pe ecran. Adăugarea sau eliminarea componentelor de plată de bază, planurilor bonus sau planurilor de stocuri este necesară pentru a oferi flexibilitate pentru modificările tipice ale programului (Wright, 2004). De asemenea, sistemele trebuie să ofere flexibilitatea necesară pentru a satisface și nevoile în schimbare legate de conformitate. Planificarea compensației pentru angajații scutiți și angajații neexentați, de exemplu, poate urma diferite orientări.Integrarea datelor de compensare poate oferi, de asemenea, managerilor indicatori pentru a indica potențiale probleme de conformitate - de exemplu, indicatori pentru femeile și angajații minoritari atunci când salariile lor scad sub angajații de sex masculin și majoritari calificați în mod similar. Acest tip de semnal poate fi complicat de implementat, deoarece necesită ca sistemul să extragă date din mai multe sisteme diferite (HRIS de bază, ATS, date privind piața salarială), să aplice calcule (raportul compa bazat pe rata orară sau salariul anual în funcție de statutul FLSA), și să trimită un indicator sau un indicator către manager pe baza definiției companiei a ceea ce constituie un element care necesită revizuire (Wright 2004).Acest tip de semnal poate fi complicat de implementat, deoarece necesită ca sistemul să extragă date din mai multe sisteme diferite (HRIS de bază, ATS, date privind piața salarială), să aplice calcule (raportul compa bazat pe rata orară sau salariul anual în funcție de statutul FLSA), și să trimită un indicator sau un indicator către manager pe baza definiției companiei a ceea ce constituie un element care necesită revizuire (Wright 2004).Acest tip de semnal poate fi complicat de implementat deoarece necesită ca sistemul să extragă date din mai multe sisteme diferite (HRIS de bază, ATS, date privind piața salarială), să aplice calcule (raportul compa bazat pe rata orară sau salariul anual în funcție de statutul FLSA), și să trimită un indicator sau un indicator către manager pe baza definiției companiei a ceea ce constituie un element care necesită revizuire (Wright 2004).

Cele mai bune practici pentru integrarea datelor

Wright (2004) oferă opt sugestii de observat atunci când integrează datele și le utilizează pentru a automatiza planificarea compensării. Sugestiile sunt aplicabile în toate funcțiile HR, iar experții HRIS ar trebui să țină cont de recomandări.

Planificați temeinic. Integrarea datelor nu ar trebui să fie o decizie de ultim moment sau o gândire ulterioară. Datele de la toate sistemele implicate în legătură trebuie mapate pentru a se asigura că seturile de date sunt compatibile pentru transfer.
Funcționalitatea ar trebui introdusă treptat în timp. Se recomandă ca organizațiile să nu încerce să facă prea mult prea repede. Prin implementarea în etape, organizațiile își oferă posibilitatea de a răspunde provocărilor și de a redirecționa resursele, dacă este necesar.
Este important să cercetăm și să respectăm cele mai bune practici specifice industriei. Nevoile unei instituții medicale ar fi probabil foarte diferite de cele ale unui producător. Nu există o soluție unică pentru toate nevoile de integrare a datelor, iar experții HRIS ar trebui să fie conștienți de acest lucru atunci când încep un proiect.
HR ar trebui să verifice frecvența excepțiilor de la regulile comerciale pentru a determina dacă noul sistem integrat ar trebui configurat pentru a se potrivi excepțiilor.
Organizațiile ar trebui să ia în considerare implicațiile calculelor care se bazează pe rotunjire. Acest sfat este specific datelor de compensare, dar este important de luat în considerare. Dacă cifrele sunt rotunjite, aceasta poate afecta bugetul într-un mod neașteptat și poate perturba proiecțiile bugetare. Acest lucru pare a fi o problemă mică, cu toate acestea, în timp, s-ar putea dovedi costisitor.
Validați datele necesare în HRIS de bază și planificați timpul pentru a implementa curățarea planificată a datelor, dacă este necesar.
Wright subliniază necesitatea de a testa orice modificare a sistemului înainte de a intra în funcțiune. Este important ca toate scenariile posibile să fie testate în sistem pentru a se asigura că securitatea este intactă și că sistemul integrat funcționează așa cum era anticipat.
Și, în cele din urmă, cea de-a opta recomandare este de a planifica comunicarea gestionării schimbărilor. Se spune că implementările HRIS nu reușesc din cauza problemelor hardware sau software, ci din cauza liderului schimbării și a problemelor de ordin personal și organizațional legate de schimbare (Kavanagh și Johnson, 2015).

În concluzie, integrarea datelor externe are mai multe beneficii. Integrarea datelor permite un suport decizional mai bun și metrix. Deși eficiența se realizează în cele din urmă, există costuri inițiale asociate cu integrarea datelor pe care trebuie să le ia în calcul experții HRIS. În plus, unii angajați și manageri pot fi rezistenți la utilizarea funcțiilor de autoservire de care depind datele integrate. Dacă liderii aplică metode eficiente de gestionare a schimbărilor și planifică resursele în consecință, integrarea datelor va avea probabil un impact pozitiv asupra funcției HR și asupra afacerii în general.

Surse:

Integrarea HRIS cu salarizarea globală - patru chei ale succesului. (2017, 06 octombrie). Adus pe 24 februarie 2018, de pe

Kavanagh, MJ și Johnson, RD (2018). Sisteme de informare a resurselor umane (ediția a IV-a). Los Angeles, CA: Înțelept.

Stone, DL, Deadrick, DL, Lukaszewski, KM și Johnson, R. (2015). Influența tehnologiei asupra viitorului managementului resurselor umane. Revizuirea managementului resurselor umane, 25 (Managementul resurselor umane: trecut, prezent și viitor - volumul 2), 216-231. doi: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002

Wright, A. (2004). Nu vă mulțumiți cu mai puțin: programele de compensare globală au nevoie de instrumente de compensare globală. Revizuirea planului de beneficii pentru angajați, 58 (9), 14.