Gestionați bugetele: înțelegeți cum să raportați performanța în raport cu bugetele

Gestionarea banilor este o parte foarte importantă a fiecărei afaceri și a vieții personale și ajută la controlul asupra banilor într-un mod mai eficient și mai eficient. Bugetele sunt instrumente financiare pentru o afacere, iar rapoartele de performanță sunt evaluări pentru sarcini sau proiecte în mediile de afaceri. Rapoartele de performanță ajută la identificarea sau urmărirea diferențelor în bugete; de exemplu unde s-au cheltuit bani și de unde s-au generat venituri. Rapoartele de performanță pot include, de asemenea, alte informații decât finanțele; de exemplu cerințe pentru echipamente noi, stocuri, personal etc.

3: Înțelegeți cum să raportați performanța împotriva bugetelor

Acest articol răspunde la unitatea NVQ Nivelul 4, „Gestionați bugetele” și are o valoare a creditului de „5”.

Pentru a obține o înțelegere clară a scopului bugetului, care este prima parte a acestei unități, vă rugăm să urmați linkul de mai jos

Gestionați bugetele - Înțelegeți scopul bugetelor

Pentru o înțelegere detaliată a modului de gestionare a bugetelor, care este a doua parte a acestei unități, vă rugăm să urmați linkul de mai jos

Gestionați bugetele - Înțelegeți cum să gestionați bugetele

3.1 Explicați scopul și avantajele raportării informațiilor privind performanța împotriva bugetului

Pentru a raporta informații privind performanța în raport cu bugetul, trebuie să monitorizați dacă bugetele estimate se potrivesc cu rezultatele reale care sunt atinse. Titularul bugetului sau administratorul bugetului este responsabil pentru monitorizarea atentă a tuturor acestor fapte și date. Este, de asemenea, datoria celorlalți angajați implicați să furnizeze managerului informații exacte în funcție de propriul nivel de responsabilitate. În schimb, managerii trebuie să ofere feedback cu privire la performanță și, de asemenea, să ofere sugestii și sfaturi cu privire la orice acțiuni sau variații planificate.

Raportarea informațiilor despre performanță este un proces în care sunt colectate toate datele de la elementele de bază și se dezvoltă informații despre performanță care clarifică detalii despre modul în care resursele sunt utilizate și obiectivele sunt atinse.

Scopul și beneficiile raportării informațiilor privind performanța în raport cu bugetul sunt:

• Acesta îmbunătățește eficiența raportării financiare
• Acesta ajută să examineze orice riscuri sau estimare viitoare riscuri și perspective
• Ajută la identificarea și compararea performanței dintre exercițiul financiar curent și trecut și la elaborarea unei estimări pentru procedurile bugetare viitoare.
• Ajută la identificarea diferențelor în buget și a rezultatelor obținute. În plus, ajută la planificarea și stabilirea obiectivelor pentru performanțele viitoare. Variantele dacă sunt favorabile indică o performanță bună, în timp ce variațiile care nu sunt favorabile indică o performanță slabă.

• Ajută la reducerea costurilor și la creșterea profitului - practic controlul cheltuielilor.
• Excesul de bani de la buget poate fi folosit pentru extinderea sau dezvoltarea afacerii. Rapoartele de performanță joacă un rol bun aici.
• Ajută la planificarea următorilor pași care trebuie parcurși pentru ca o sarcină să fie finalizată.
• Ajută la completarea previziunilor pentru orice proiecte potențiale viitoare, necesitatea unor acțiuni de gestionare sau modificări ale politicilor și procedurilor

• Ajută la identificarea erorilor în orice moment al sarcinii sau proiectului real sau a oricărui lucru legat de afacere
• Vă ajută să decideți dacă bugetul și cheltuielile sunt rezonabile.
• Ajută la identificarea cine răspunde față de cine și pentru ce și reflectă și planurile financiare
• Ajută la corectarea problemelor care necesită acțiuni, iar acest lucru se poate face înainte ca problema să scape de sub control.

3.2 Explicați cum să verificați acuratețea calculelor bugetare.

Precizia în bugetare este o abilitate foarte importantă atunci când vine vorba de gestionarea unei companii sau organizații. Variațiile bugetului față de cel prognozat pot duce la deficiențe și pot pune compania în pericol. Dacă cineva este detaliat pe tot parcursul procesului de bugetare, atunci este probabil să dezvolte un buget mai precis.

Cum se poate verifica acuratețea calculelor bugetare? Să ne uităm la câteva metode de a face acest lucru!

• Asigurați-vă întotdeauna că fiecare element de cheltuieli și venituri aferente afacerii sunt incluse în buget; de exemplu, chiar și elemente minore, cum ar fi facturile mici, cheltuielile zilnice mici etc.
• Verificați dacă ați adăugat toate informațiile legate de funcționarea zilnică a activității în procesul de bugetare; chiar și sarcinile minore și cheltuielile acestora
• Atunci când estimați costurile, faceți întotdeauna ipoteze realiste; acest lucru poate fi realizat prin cercetări aprofundate asupra acelui anumit post din buget. Ar trebui să puteți explica presupunerea dvs. împreună cu raționamentul logic.

• Nu vă decideți singuri asupra estimărilor; mai degrabă luați informații și idei de la toți membrii implicați ai organizației. În acest fel, este foarte puțin probabil ca acuratețea să devieze.
• Aveți întotdeauna niște fonduri suplimentare pentru a acoperi diferențele, acest lucru va ajuta afacerea să funcționeze în limita bugetului alocat, evitând astfel abaterile de la acuratețe
• Uitați-vă la fiecare linie de pe postul bugetar, cum ar fi costurile de instruire, donații, evenimente de strângere de fonduri, staționare etc. și evaluați cu cea mai mare atenție. Pe scurt, enumerați TOATE veniturile și cheltuielile.
• Clasificați articolele, astfel încât să fie mai ușor să verificați fiecare sarcină sau obiectiv pentru detaliile bugetare. De exemplu, cheltuieli pentru instruire, cheltuieli pentru salariul personalului, cheltuieli pentru renovare, transport, servicii juridice, asigurări etc. Faceți acest lucru atât pentru venituri, cât și pentru cheltuieli.

• Adăugați cât mai multe detalii posibil, astfel încât să aveți o cifră exactă.
• Faceți o estimare a totalului, o estimare a articolelor individuale și adăugați-le împreună pentru a obține totalul; ambele ar trebui să se potrivească; de exemplu, găsiți subtotalele categoriilor și suma sumelor totale; găsiți totalul total al tuturor articolelor. Totalul total ar trebui să fie egal cu suma subtotalurilor.
• Aveți un format standard în care vă veți lista articolele bugetare și veți face calculele. Elaborați totalurile folosind formule și, de asemenea, manual. Întotdeauna calcule de verificare dublă / triplă.

• Faceți liste de verificare și luați ajutorul celorlalți pentru a verifica acuratețea articolelor, estimărilor și calculelor.
• Notați sumele / costurile pentru fiecare articol individual
• Fiți gata să răspundeți la orice întrebări sau îndoieli care pot apărea din documentele bugetare. Adăugați note și comentarii ori de câte ori este necesar, deoarece acest lucru va economisi timp răspunzând la întrebări, va face bugetul mai clar și transparent. Consultați bugetul și situațiile financiare anterioare și faceți comparații.
• Luați feedback înainte de finalizare, nu doar de la o singură persoană, ci implicați un număr suficient de oameni calificați și experimentați. De exemplu, oameni din departamentul financiar, contabili, echipa de proiect, director, consiliu etc.

3.3 Explicați scopul și avantajele înregistrării informațiilor care vor ajuta la pregătirea viitoare a bugetelor

Când pregătiți un buget pentru un anumit an, păstrați o evidență a tuturor informațiilor pe care le-ați utilizat pentru a elabora bugetul, inclusiv note, comentarii, declarații și documentație care vă vor ajuta la bugetarea viitoare pentru organizație sau afacere.

Scopul și beneficiile acestui lucru sunt:

• Ajută la coordonarea procesului de bugetare în diferite domenii funcționale și integrarea acestora în scopul organizației. Știți că aveți planurile și materialele pregătite pentru următorul exercițiu financiar în mână, mai degrabă decât să începeți lucrurile de la zero.
• Te ajută să înveți și să eviți greșelile din ceea ce ai învățat și trăit în ultimul an.
• Ești motivat și procesul devine mult mai ușor. Nu priviți bugetarea ca pe o sarcină agitată, ci mai degrabă o faceți cu motivație. Îmbunătățește satisfacția la locul de muncă.

• Ajută la îmbunătățirea continuă, ajutându-vă să evitați greșelile din trecut și să luați măsuri alternative pentru a obține rezultate mai bune.
• Ajută la îmbunătățirea performanței departamentelor și a organizației în ansamblu. Aveți elementele de bază în mână și știți unde să căutați resurse și cum să le cheltuiți cu înțelepciune.
• Aveți o mai bună înțelegere a monitorizării, controlului și revizuirii bugetelor. De asemenea, puteți îmbunătăți raportarea performanței și puteți vedea cu siguranță o diferență uriașă în rapoartele de bugetare și performanță.
• Reduce incertitudinile în majoritatea domeniilor, reduce eventualele conflicte care pot apărea și îmbunătățește luarea deciziilor.

• Vă ajută să vă concentrați și să urmăriți în ce direcție merge afacerea. Puteți să vă relaxați și să examinați performanțele și factorii care contribuie sau afectează creșterea afacerii
• Vă ajută să vă concentrați mai degrabă asupra viitorului afacerii decât asupra situațiilor și performanțelor prezente.

Sper că ați găsit informațiile de aici utile și interesante. Vă rugăm să nu ezitați să ne faceți feedback și să ne împărtășiți gândurile și experiențele.

Vă mulțumesc că ați trecut pe aici. Toate cele bune.

Livingsta.