Cuprins:
accountingmatters.com
Este posibil să fiți îngrijorat de multe probleme atunci când vine vorba de bugetare. Bugetarea se referă la bani, banii organizației / companiei, banii sponsorului, banii altor finanțatori privați, în funcție de modul în care funcționează organizația / compania, dar în fiecare scenariu aveți de-a face cu bani.
Este posibil să aveți atât de multe lucruri, plângeri de la clienți, probleme cu furnizorii, furnizorii de servicii s-ar putea să fi închis; s-ar putea să vă gândiți să adăugați acei bani în plus pe lângă bugetul de anul trecut, pentru orice eventualitate! Transmiteți bugetul dezvoltat unui contabil și apoi relaxați-vă! Sau intenționați să cheltuiți tot ce este alocat la un buget! Sau gândurile care rămân în limita unui buget vă vor dovedi a fi un angajat / manager de buget eficient! Nu, răspunsul este NU. Trebuie să vă asumați responsabilitatea pentru fiecare acțiune și parte a bugetului, să înțelegeți scopul bugetelor și să știți cum să le gestionați.
Bugetarea nu este un proces simplu dezvoltat și lăsat ca atare, ci este un sistem continuu care necesită monitorizare, control, înregistrare, raportare și multe altele, respectând în același timp cerințele legale și de reglementare ale organizației. Acest lucru, în sine, se explică de la sine, spunându-ne că procedura de bugetare nu se oprește cu elaborarea și aprobarea bugetelor, ci implică imensa responsabilitate a gestionării bugetelor; în asta se referă afacerile; nu poți spune niciodată că nu mai ai nimic de făcut, există întotdeauna o muncă sau alta.
Acest articol se bazează pe unitatea NVQ Nivelul 4 „Gestionați bugetele” și are o valoare de credit de 5.
1: Înțelegeți scopul bugetelor
1.1 Explicați scopul și beneficiile gestionării resurselor financiare în mod eficient și eficient.
Gestionarea eficientă și eficientă a resurselor financiare este un standard pentru managementul financiar și al performanței, ceea ce înseamnă o valoare rezonabilă pentru bani. Eficiența în gestionarea resurselor financiare înseamnă că afacerea obține performanțe maxime cu un aport minim și cu foarte puține deșeuri. Eficacitatea în gestionarea resurselor financiare înseamnă că afacerea este capabilă să furnizeze / livreze cu succes servicii și produse prin îndeplinirea tuturor obiectivelor și obiectivelor sale.
Scopul și beneficiile gestionării eficiente și eficiente a resurselor financiare sunt:
- Aveți un plan pe termen scurt pentru cheltuielile companiei; de obicei pentru o perioadă de un an.
- Veți avea o idee bună despre alocarea resurselor financiare, obiectivele sau obiectivele pentru care fiecare resursă financiară va fi alocată și veți fi gata să căutați alternative în caz de probleme; cu alte cuvinte, fluxul de numerar va fi adecvat și perfect
- Obțineți beneficii maxime pentru bani pe care îi cheltuiți.
- Puteți analiza costurile și beneficiile fiecărui obiectiv sau obiectiv și puteți acorda prioritate în consecință
- Aveți șansa de a evalua diferite obiective și de a finanța cel mai rentabil
- Puteți specifica obiective și obiective pentru perioada de bugetare.
- Atunci când un obiectiv / obiectiv / sarcină nu trece de la fluxul normal, dar are abateri de la planul real, puteți evalua motivele abaterilor și luați măsurile necesare pentru a le corecta.
- Puteți evita cheltuielile excesive, sub cheltuieli și, de asemenea, să acoperiți cheltuielile neașteptate
- Sunteți capabil să planificați și să controlați banii sau finanțele și acest lucru se face prin monitorizare, evaluare și revizuiri constante.
- Puteți face toate modificările necesare numai dacă există o gestionare adecvată a resurselor financiare
- Îmbunătățește funcționarea generală a companiei / organizației
1.2 Identificați cerințele legale, de reglementare și organizaționale pentru gestionarea unui buget.
Pentru organizații, în funcție de modul lor de funcționare și de dependența de guvern și de alte sisteme, gestionarea bugetului trebuie să respecte cerințele legale, de reglementare și organizaționale. Bugetarea este un proces complex și trebuie integrat cu strategiile organizației, serviciile, valorile, obiectivele etc.
Unele dintre cerințele legale, de reglementare și organizaționale pentru gestionarea unui buget sunt:
- Monitorizarea performanței în raport cu bugetul organizației
- Coerență în bugetare
- Acuratețe și transparență în bugetare
- Fiți înțelepți și evitați greșelile în gestionarea bugetelor
- Estimări puternice și ferme pentru buget
- Resurse adecvate (nivel minim de) resurse pentru finanțarea diferitelor servicii necesare pentru funcționarea organizației
- Raportați eventualele deficiențe cu mult timp în avans către organizație
- Monitorizați bugetul și controlul, îmbunătățind astfel performanța
- Luați măsurile necesare în caz de deficiențe sau cheltuieli excesive
- Sistemul de planificare financiară trebuie să fie corect și la fața locului.
- Orice modificare a serviciilor trebuie să fie prognozată, modificările politicilor trebuie să fie înlocuite cu altele și să se prevadă costurile pentru viitor
- Respectați cerințele, resursele ar trebui să se potrivească cheltuielilor
- Analizați performanța în raport cu bugetele, acordați prioritate articolelor din buget în funcție de importanța livrărilor de servicii
- Aveți întotdeauna înregistrări ale estimărilor pentru viitor
- Aveți în mână planuri pe termen lung
- Aveți îndrumări detaliate privind diverse cheltuieli cu motive
- Consultați bugetul anului precedent și utilizați-l ca bază, căutați modificări ale serviciilor, modificări ale costurilor etc.
- Deciziile sunt luate de un consiliu sau un comitet care este implicat în finanțe și bugetare
- Implică oameni care se vor ocupa direct de bugete
- Uitați-vă la implicațiile fiecărui element asupra bugetului, obiectivele organizației, obiectivele stabilite, fapte practice despre buget etc.
- Planurile și rezervele trebuie să fie gata în perioade de deficit
- Aveți proceduri adecvate de monitorizare, control și raportare + revizuire pentru bugetare
1.3 Descrieți diferite tipuri de sisteme bugetare și caracteristicile acestora.
Sistemele bugetare fac parte din procesul de planificare și control al unei afaceri. Atunci când planificați afaceri, ar putea fi un plan pe termen scurt ( mai puțin de un an ), un plan pe termen lung sau un plan pe termen mediu. În funcție de plan, de tipul de organizație și luând în considerare diversele fapte implicate, ar trebui să puteți alege tipul corect de sistem bugetar. Există diferite tipuri de sisteme bugetare. Vom analiza câteva dintre acestea și caracteristicile lor.
Bugetare tradițională:
În acest tip de bugetare, se iau în considerare informațiile și cifrele din anul precedent, iar bugetul este creat pentru anul următor, cu variații minore ori de câte ori este necesar. Aceste sisteme de bugetare sunt ușor de dezvoltat și implementat. De asemenea, sunt eficiente din punct de vedere al costurilor și al timpului. Cu toate acestea, există unele dezavantaje în utilizarea acestui sistem, deoarece acestea urmează procesul de bugetare de sus în jos, în care bugetul este impus de o conducere superioară. De asemenea, acestea nu sunt foarte flexibile și nu pot fi utilizate pentru sistemele de bugetare pe termen lung.
Bugetare bazată pe activitate (ABB):
Bugetarea aici se bazează pe activitățile care au cauzat o cheltuială. Pe baza activității și a modului în care aceasta beneficiază, resursele sunt alocate. Acestea sunt extrem de precise în sensul lor, urmărirea costurilor pentru fiecare serviciu / obiectiv este mai ușoară. Consumă mult timp, este complex și costă mai mult.
Buget continuu:
Acestea sunt bugete pe termen scurt în care se adaugă bugete pentru fiecare perioadă continuă. De exemplu, un buget ar fi putut fi dezvoltat pentru doar 3 luni și, atunci când expiră această perioadă, se va adăuga un nou buget, luând în considerare faptele și cifrele din perioada anterioară. Deoarece acest buget analizează planurile pe termen scurt, bugetele sunt întotdeauna actualizate și realiste. Necesită mai mult timp, deoarece bugetul trebuie pregătit destul de des (la fiecare câteva luni ), mai degrabă decât o dată pe an.
lurnq.com
Bugetare de sus în jos:
Bugetul este pregătit de conducerea superioară și este transmis cu autoritate angajaților din organizație. Acestea sunt frecvente în organizațiile mici sau în întreprinderile noi. Uneori, managerii cărora le lipsesc abilitățile de bugetare, care nu conștientizează rezultatele pozitive ale altor sisteme de bugetare, impun bugete angajaților care folosesc acest proces. Cu toate acestea, este posibil să nu fie întotdeauna cazul și uneori nu toți angajații vor fi de acord cu bugetul. Această procedură de bugetare consumă mai puțin timp și poate necesita motivație pentru acord.
Bugetare ascendentă:
Managerii se reunesc pentru discuții și iau decizii cu privire la bugete. Acesta este exact opusul bugetării de sus în jos. Abilitățile și ideile de la diferiți oameni sunt reunite la elaborarea bugetului și, prin urmare, calitatea procesului de bugetare este bună. Aceste sisteme sunt utilizate în organizații / companii mari care sunt bine stabilite. Managerii implicați vor avea bune abilități bugetare și ideile sunt colectate de la personal cu experiență din fiecare departament. Acest tip de bugetare consumă mult timp.
Bugetare bazată pe zero (ZBB):
Bugetele în acest caz sunt pregătite de la nivelul de bază, adică de la baza zero. În procesul de bugetare bazată pe zero, sunt pregătite toate sarcinile / serviciile care vor ajuta la realizarea obiectivelor organizației. Managerii decid cu privire la prioritatea fiecărui serviciu pe baza modului în care organizația va beneficia. Pe baza acestei priorități, resursele sunt alocate. Unele domenii în care ZBB poate fi utilizat sunt, instruirea, cercetarea și dezvoltarea, nu pentru servicii de profit etc. Aceasta este o formă foarte eficientă de sistem de bugetare, dar consumă mult timp. Managerii trebuie să fie foarte calificați pentru a dezvolta un sistem ZBB.
Bugetare incrementală:
Acesta este un tip de sistem de bugetare în care se ia în considerare orice anticipare în ceea ce privește creșterea sau scăderea veniturilor pentru afacere în timpul dezvoltării bugetului. Acest tip de bugetare este simplu și eficient din punct de vedere al costurilor, dar nu va include alte cheltuieli, cum ar fi cheltuieli unice, cheltuieli de urgență, etc..
Bugetare bazată pe motive de profit:
Acest tip de bugetare se bazează pe realizări de profit; adică pe baza sumei de venituri sau profit așteptate pentru un anumit exercițiu financiar. Majoritatea întreprinderilor folosesc acest tip de bugetare ca metodă comună de bugetare, dar nu pot fi considerate o metodă formală de bugetare. Deoarece acest buget se bazează pe profit, dacă vânzările sunt afectate, acesta va afecta și bugetul.
Lecturi suplimentare
- Gestionați bugetele: înțelegeți cum să raportați performanța împotriva bugetelor
Gestionarea unui buget nu se oprește doar cu gestionarea, ci implică și raportarea performanței în raport cu bugetele. Aceasta are propriul scop și beneficii și, de asemenea, ajută la previziunile bugetare viitoare
- Înțelegerea modului de gestionare a bugetelor
Gestionarea unui buget este o abilitate esențială pentru orice afacere. Supravegherea bugetului implică monitorizarea, controlul, înregistrarea cheltuielilor, minimizarea costurilor și identificarea situațiilor care necesită acțiuni corective.